Reisekostenabrechnung richtig erstellen

Sie waren auf Geschäftsreise und möchten die entstandenen Reisekosten abrechnen? Dabei gibt es einiges zu beachten, damit das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnungen nicht beanstandet. Wir erklären die formalen Vorgaben, die Pflichtangaben sowie die Vor- und Nachteile einer digitalen Reisekostenabrechnung.

Für Unternehmer, die nur gelegentlich Dienstreisen tätigen, haben wir eine Vorlage für die Reisekostenabrechnung vorbereitet. Reisen Sie häufiger geschäftlich, lohnt sich der Einsatz einer Reisekostenabrechnungs-Software.

Wie wird eine Reisekostenabrechnung korrekt erstellt?

Mit einer Reisekostenabrechnung können Sie die Reisekosten, die für eine Geschäftsreise angefallen sind, als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Das gilt auch für Reisen, die Ihre Mitarbeiter unternommen haben. Welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und was es dabei für Selbstständige und Unternehmer sowie deren Mitarbeiter zu beachten gibt, erfahren Sie in unserem Artikel Reisekosten: Was sind Reisekosten und wer kommt dafür auf?

Formale Vorgaben

Die Reisekostenabrechnung ist an keine formalen Vorgaben gebunden – rein theoretisch genügt eine handschriftliche Aufstellung. Zusätzlich müssen sämtliche Rechnungen und Quittungen, die im Laufe der Geschäftsreise angefallen sind, gesammelt und abgegeben werden. Eine Reisekostenabrechnungs-Software erleichtert diesen Prozess mitunter ganz erheblich. 
Vergessen Sie nicht die Reisenebenkosten! Von Parkgebühren über eventuelle Reisegepäckschäden bis hin zu Diebstahlfolgen können Sie sich alle im Zusammenhang mit einer Dienstreise stehenden Kosten erstatten lassen – sofern diese angemessen sind. 

Pflichtangaben in der Reisekostenabrechnung

Damit Sie Reisekosten abrechnen können, müssen Sie in jedem Fall die folgenden Angaben machen:

  • Name der reisenden Person und ggf. Mitarbeiternummer
  • Reisedauer 
  • Reisedaten (inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise)
  • Reiseziel (Stadt/Land)
  • Reisezweck (geschäftlicher Anlass, freiberuflich, nebenberuflich etc.)
  • Unterschrift

Zusätzlich müssen alle entstandenen Kosten aufgelistet und durch Rechnungen oder Quittungen belegt werden. Dazu gehören:

Können Belege in Ausnahmefällen nicht erstellt werden, z. B. wenn Sie Trinkgeld geben oder Münzen in eine nichtfunktionstüchtige Parkuhr eingeworfen haben, können Sie auf einen Eigenbeleg zurückgreifen.

So erstellen Sie einen Eigenbeleg, um Reisekosten abzurechnen

Ein Eigenbeleg muss stets einzeln erstellt werden und einen betrieblichen Aufwand betreffen. Außerdem muss die Höhe der angegebenen Kosten glaubhaft sein. Auf dem Eigenbeleg müssen Sie folgende Angaben machen:

  • Vollständige Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Art der Kosten
  • Datum
  • Alle nötigen Kostendetails
  • Eine plausible Begründung, warum ein Eigenbeleg erstellt wird
  • Unterschrift

Eigenbelege sind übrigens nicht vorsteuerabzugsfähig. Wie auch für alle anderen Belege der Reise liegt auch hier die Aufbewahrungspflicht bei den üblichen zehn Jahren.

So erstatten Sie Reisekosten Ihrer Mitarbeiter richtig

Bevor Ihre Mitarbeiter eine dienstliche Reise unternehmen, sollten Sie genau klären, welche Kosten – beispielsweise für Unterkunft oder Verpflegung – Sie ihnen erstatten werden. Wenn zuvor abgesprochen ist, dass der Mitarbeiter in einem Mittelklassehotel übernachtet, gibt es hinterher keine Diskussionen über Abweichungen. 

Wichtig ist, dass Ihr Mitarbeiter Ihnen sämtliche Belege zur Verfügung stellt, denn nur dann können Sie diese Ausgaben als Betriebsausgaben geltend machen. Geht Ihr Mitarbeiter in Vorleistung, erstatten Sie anschließend die nachgewiesenen Kosten auf sein Konto. Es ist natürlich auch möglich (und zeitsparender), die Buchungen direkt über das Unternehmen vorzunehmen. 

So rechnen Sie als Angestellter Reisekosten korrekt ab

Wenn Ihr Arbeitgeber die Reisekosten erstattet, müssen Sie ihm – wie im obigen Abschnitt dargelegt – sämtliche Kostenbelege zur Verfügung stellen. In der Regel bekommen Sie die Kosten dann in voller Höhe steuerfrei erstattet. Kommt Ihr Arbeitgeber nicht für die Kosten auf, haben Sie die Möglichkeit, Reisekosten als Werbungskosten nachträglich anzusetzen. 

Vorlage zur Reisekostenabrechnung spart Zeit

Eine Vorlage für Ihre Reisekostenabrechnung erlaubt es Ihnen, alle anfallenden Kostenpunkte Ihrer Geschäftsreise unkompliziert zusammenzuführen. Je übersichtlicher diese Vorlage zur Reisekostenabrechnung gehalten ist, desto leichter fällt das Abrechnen der Reisekosten. 
Wir haben für Sie eine kostenfreie Word-Vorlage erstellt, die Sie in Ihrem Unternehmen zur Reisekostenabrechnung nutzen können. Diese Vorlage können Sie außerdem mit Ihrem Logo und einer Fußzeile versehen, in der Ihre Unternehmensdaten stehen.

Vorlage zur Reisekostenabrechnung downloaden

Reisekostenabrechnung: digital oder händisch?

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten, Ihre Reisekosten abzurechnen: digital oder händisch. Wir zeigen Ihnen die Vor- und Nachteile auf. 

#1 Manuelle Reisekostenabrechnung

Das papierlose Büro setzt sich zwar immer mehr durch, doch gibt es weiterhin viele Unternehmer, die Reisekosten manuell auf dem Papier und mittels einer Excel-Tabelle abrechnen. Die manuelle Reisekostenabrechnung wird dabei entweder von Ihnen selbst, Ihrer Assistenz oder der Buchhaltung erledigt. In kleineren Betrieben übernimmt meist der Unternehmer selbst die Verbuchung. 

Für die manuelle Reisekostenabrechnung gibt es mittlerweile zahlreiche Vorlagen, die das Prozedere etwas erleichtern können. Effizient ist eine manuelle Reisekostenabrechnung jedoch trotzdem kaum, da die folgenden Schritte alle von Hand erledigt werden müssen:

  • Sammeln aller Belege wie Zugtickets, Hotelrechnung etc.
  • Ausfüllen des Reiseabrechnungsformulars im Anschluss an die Reise
  • Vorlage der Reisekostenabrechnung inklusive aller Belege bei der entsprechenden Stelle im Unternehmen
  • Genehmigung der Reisekostenabrechnung
  • Übertragung zur Buchhaltung sowie Überprüfung der Abrechnung
  • Kontierung und Verbuchung der Belege
  • Reisekostenrückerstattung auf das Konto des Mitarbeiters

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist also ein recht langwieriger Prozess und mit erheblichem Aufwand verbunden. Vollautomatisierte Softwarelösungen können hier Abhilfe schaffen und das Abrechnen der Reisekosten deutlich vereinfachen – und das sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter. 

Wenn Sie nur hin und wieder eine Reise abrechnen müssen, können Sie dies natürlich auch weiterhin von Hand erledigen. Die manuelle Variante empfiehlt sich aufgrund des zeitlichen (und damit auch finanziellen) Aufwands jedoch eher für kleinere Unternehmen, in denen Geschäftsreisen seltener unternommen werden. 

Vorteile                                                  Nachteile
Einfache HandhabungWenig Transparenz
Für Laien relativ leicht erstellbarSehr zeitintensiv
Keine GebührenDie manuelle Abrechnung kostet Arbeitszeit, die ggf. teurer ist als die Anschaffung einer entsprechenden Software
 Papierverbrauch und Papierchaos
 Unter Umständen lange Wartezeiten bis zur Rückerstattung
 Komplexer Abrechnungsprozess
 Fehleranfällig
 Reisepauschalen müssen regelmäßig neu recherchiert werden

Für Unternehmer, die wenig Zeit haben und/oder viel unterwegs sind, ist eine Reisekostenabrechnung per Software sehr zu empfehlen. 

#2 Reisekostenabrechnung per Software

Wenn Sie sich nicht mehr mit Excel- oder Word-Vorlagen herumschlagen möchten oder die Reisekostenabrechnungen immer mehr werden, schaffen Sie mit einer Software-Lösung schnell Abhilfe. 

Folgende Schritte übernimmt oder erleichtert die Software, wenn Sie Reisekosten abrechnen:

  • Digitalisierung aller Belege und Rechnungen, die während der Reise zusammenkommen
  • Ausfüllen des Formulars für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen
  • Automatische Errechnung der Pauschalbeträge für die einzelnen Kostenpunkte
  • Speicherung der eingegebenen und errechneten Werte in der Software
  • Koordinierung der Genehmigung der Abrechnung
  • Erneute Prüfung der hinterlegten Belege auf Richtigkeit
  • Kontierung und Buchung der Vorgänge
  • Auszahlung der Reisekosten

Sie selbst sind lediglich dafür zuständig, die Belege digital zu erfassen und den Bearbeitungsprozess zu starten. So können Sie bei der Reisekostenabrechnung viel Zeit und Geld sparen.

TIPP

Sie planen den Einsatz einer Software zur Reisekostenabrechnung? Dann finden Sie bei uns einen Vergleich der Anbieter.

Reisekosten-Software im Vergleich

Fazit: Zeit sparen bei der Reisekostenabrechnung

Wenn Sie Reisekosten abrechnen, müssen Sie alle wichtigen Angaben machen, um sich vor Steuernachzahlungen (beispielsweise nach einer Betriebsprüfung) zu schützen. Dazu zählen etwa genaue Angaben zu Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Reisenebenkosten.

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist mit teils erheblichem Aufwand verbunden. In jedem Fall sollten Sie zumindest eine Vorlage zur Reisekostenabrechnung nutzen, damit Ihnen keine wichtigen Details entgehen und die Arbeit schneller von der Hand geht. Für Unternehmer, die wenig Zeit haben oder viel unterwegs sind, lohnt sich der Einsatz einer entsprechenden Software. 

Eine solche Reisekostenabrechnungs-Software bedeutet in der Regel keine große Investition, kann im Gegenzug aber den Aufwand enorm erleichtern und schont so Ihre Ressourcen. Nutzen Sie unseren Software-Vergleich, um Ihre passende Reisekostenabrechnungs-Software zu finden.

Zum Software-Vergleich für die Reisekostenabrechnung