Reisekostenabrechnung richtig erstellen: Worauf Sie achten sollten

Sie waren auf Geschäftsreise und möchten die entstandenen Reisekosten abrechnen? Bei der Reisekostenabrechnung müssen Sie einiges beachten, damit es nicht zu Beanstandungen durch das Finanzamt kommt. Hierfür stellen wir Ihnen eine kostenfreie Vorlage als Download zur Verfügung.

Im Folgenden erfahren Sie, was alles zu einer Reisekostenabrechnung gehört und warum sich die Anschaffung einer Software für die Reisekostenabrechnung für Sie lohnt.

Wofür braucht man eine Reisekostenabrechnung?

Mit einer Reisekostenabrechnung können Geschäftsreisen von der Steuer abgesetzt werden. Dazu müssen Sie alle Belege sammeln und sämtliche entstandene Kosten auflisten. Die wichtigsten Fakten zum Thema Reisekostenabrechnung auf einen Blick:

  • Die Reisekosteabrechnung ist an keine formalen Vorgaben gebunden – rein theoretisch genügt ein handschriftlicher Zettel. Warum Sie sich trotzdem besser auf eine Software für die Reisekostenabrechnung verlassen sollten, zeigen wir Ihnen weiter unten.
  • Eine Reisekostenabrechnung ist dann notwendig, wenn der Mitarbeiter eine Dienstreise außerhalb der Stadtgrenze antritt. Hierzu zählen Kundentermine, Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen, der Besuch einer Messe o. Ä. Die Maximaldauer beträgt drei Monate – alles, was darüber liegt, zählt nicht mehr als Dienstreise.
  • Alle Rechnungen und Quittungen, die im Laufe der Geschäftsreise anfallen, müssen vom Mitarbeiter gesammelt und abgegeben werden. Mit einer Reisekostenabrechnungssoftware können Sie diese ganz bequem von unterwegs einscannen und danach entsorgen.
  • Vergessen Sie nicht die Reisenebenkosten – von Parkgebühren über Reisegepäckschäden bis hin zu Diebstahl können Mitarbeiter sich alle im Zusammenhang mit der Dienstreise stehenden Kosten erstatten lassen. Im Zweifelsfall gilt hier auch ein Eigenbeleg.

Reisekostenabrechnung: Was gehört rein?

Damit eine Reisekostenabrechnung vom Finanzamt anerkannt wird, sollten einige Angaben auf dem entsprechenden Beleg zu finden sein – das gilt sowohl für Fremd- als auch Eigenbelege! Aber auch auf Notbelegen müssen folgende Angaben zu finden sein:

  • Mitarbeiterinformationen: Name, Adresse, ggf. Mitarbeiternummer der reisenden Person
  • Angaben zur Reise: Ziel, Dauer und Anlass
  • Steuerliche Zuordnung: Warum und für welche Tätigkeit wurde die Reise angetreten? (freiberuflich, nebenberuflich, privat, etc.)
  • Entstandene Kosten: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten

Vorlage zur Reisekostenabrechnung

Eine Vorlage für Ihre Reisekostenabrechnung erlaubt es, alle anfallenden Kostenpunkte Ihrer Geschäftsreise zusammenzuführen. Um hier den Überblick zu behalten, ist eine übersichtliche Vorlage zur Reisekostenabrechnung hilfreich.

Eine fertige Vorlage – ob Word oder Excel, spielt dabei keine Rolle – ist für Sie als Unternehmer und Ihre Mitarbeiter eine große Arbeitserleichterung. Die Vorlage kann noch mit Ihrem Logo und einer Fußzeile versehen werden, in der Ihre Unternehmensdaten stehen.

Wir haben für Sie eine kostenfreie Word-Vorlage erstellt, die Sie in Ihrem Unternehmen zur Reisekostenabrechnung nutzen können:

Jetzt Vorlage zur Reisekostenabrechnung downloaden

Reisekostenabrechnung: Digital oder händisch?

Welche Möglichkeiten es für die Reiskostenabrechnung gibt, zeigen wir nachfolgend auf:

#1 Manuelle Reisekostenabrechnung

Das papierlose Büro setzt sich zwar immer mehr durch, doch gibt es weiterhin viele Unternehmer, die ihre Reisekosten manuell über Papier und eine Excel-Tabelle abrechnen. Die manuelle Reisekostenabrechnung erfolgt dabei entweder durch Sie selbst, Ihre Assistenz oder durch – bei größeren Unternehmen – die Buchhaltungsabteilung. In kleineren Betrieben übernimmt meist der Unternehmer selbst die Verbuchung. Für die manuelle Abrechnung gibt es mittlerweile zuhauf Vorlagen, die das Procedere etwas erleichtern können. So richtig effizient ist eine manuelle Reisekostenabrechnung jedoch nicht, was anhand des langwierigen Prozesses deutlich wird:

  1. Sammeln aller Belege der anfallenden Kosten wie Zugticket, Hotelrechnung etc.
  2. Im Anschluss an die Reise: Reiseabrechnungsformular ausfüllen
  3. Vorlage der Reisekostenabrechnung inklusive aller Belege bei der entsprechenden Stelle im Unternehmen
  4. Genehmigung der Reisekostenabrechnung
  5. Übertragung zur Buchhaltung sowie Überprüfung der Abrechnung
  6. Kontierung und Verbuchung der Belege
  7. Reisekostenrückerstattung auf das Konto des Mitarbeiters

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist also ein sehr langwieriger Prozess und mit viel Aufwand verbunden. Vollautomatisierte Software-Lösungen können hier Abhilfe schaffen und den Ablauf deutlich vereinfachen – und das sowohl für Sie als auch Ihre Mitarbeiter. Wenn Sie nur hin und wieder eine Reise abrechnen müssen, können Sie dies natürlich auch weiterhin von Hand erledigen.

Vorteile                                                  Nachteile
Einfache HandhabungKeine Transparenz
Für Laien leicht erstellbarSehr zeitintensiv
Keine GebührenBei häufiger manueller Abrechnung fällt Arbeitszeit an, die im Endeffekt teurer als eine Software ist
 Hoher Papierverbrauch und Papierchaos
 Lange Wartezeiten bis zur Rückerstattung
 Komplexer Abrechnungsprozess
 Fehleranfällig
 Reisepauschalen müssen recherchiert werden

Da die manuelle Reisekostenabrechnung deutlich zeitaufwändiger und im Endeffekt teurer als eine automatisierte Abrechnung ist, ist diese lediglich für kleinere Unternehmen geeignet, in denen Geschäftsreisen seltener vorkommen.

Eine Reisekostenabrechnung per Software eignet sich dagegen für Unternehmer, die selbst oder deren Mitarbeiter viel unterwegs sind und nicht viel Zeit haben, sich um die Abrechnung der Reisekosten zu kümmern.

#2 Reisekostenabrechnung per Software

Wenn Sie sich nicht mehr mit Excel- oder Wordvorlagen herumschlagen möchten, oder die Reisekostenabrechnungen immer mehr werden, schaffen Sie mit einer Softwarelösung schnell Abhilfe.

Um mit einer Reisekostenabrechnungssoftware zu arbeiten, müssen Sie auch einige Aufgaben zunächst selbst leisten, die Software gibt allerdings nicht zu unterschätzende Hilfestellungen bei diesem Prozess.

  1. Digitalisierung aller Belege und Rechnungen, die während der Reise zusammenkommen
  2. Nach der Reise: Ausfüllen des Formulars für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen
  3. Automatische Errechnung der Pauschalbeträge für die einzelnen Kostenpunkte
  4. Speicherung der eingegebenen und errechneten Werte in der Software
  5. Koordinierung der Genehmigung der Abrechnung durch einen Workflow
  6. Erneute Prüfung der hinterlegten Belege auf Richtigkeit
  7. Kontierung und Buchung der Vorgänge
  8. Auszahlung der Reisekosten

Sie sind lediglich dafür zuständig, die Belege zu erfassen und den Bearbeitungsprozess zu starten. Am Ende kann eine Software zur Reisekostenabrechnung Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.

Eine solche Software lohnt sich in den meisten Fällen für Unternehmen und Selbstständige, bei denen Geschäftsreisen zur Tagesordnung gehören.

Fazit Reisekostenabrechnung

Es ist wichtig, dass die Reisekostenabrechnung immer sorgfältig von Ihnen angefertigt wird. Andernfalls drohen Steuernachzahlungen, wenn beispielsweise bei einer Betriebsprüfung Fehler aufgedeckt werden. Eine Reisekostenabrechnungssoftware kann Ihnen hierbei gut unter die Arme greifen, damit Sie solche Fehler in Zukunft vermeiden.

Ob kleiner Handwerksbetrieb oder großer Konzern, eine Software zur Reisekostenabrechnung kann für jede Unternehmensgröße genutzt werden. Da es Software-Lösungen schon ab einem geringen monatlichen Betrag zu erwerben gibt, stellt dies keinen hohen Investitionsbedarf dar, erleichtert Ihnen aber im Gegenzug enorm den Alltag und schont so Ihre Ressourcen. Nutzen Sie am besten unseren Vergleich, um Ihre passende Reisekostenabrechnungssoftware zu finden.

Zum Software-Vergleich für die Reisekostenabrechnung