Fahrtkosten berechnen und richtig von der Steuer absetzen

Als Unternehmer, Selbstständiger oder Arbeitnehmer können Sie Fahrtkosten für dienstliche (und unter Umständen auch private) Fahrten von der Steuer absetzen. Dabei entscheiden sowohl der Zweck der Fahrten als auch Ihre berufliche Situation darüber, ob die Absetzung als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben (oder ggf. sogar als Sonderaufwendungen) möglich ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Fahrtkosten berechnen und welche Strategie für Sie die größtmögliche Steuerersparnis bietet.

Welche Fahrtkosten können steuerlich abgesetzt werden?

Hauptsächlich sind Fahrtkosten im steuerlichen Kontext die Kosten, die aufgrund von Fahrten zur Arbeitsstätte oder aufgrund von anderen dienstlichen Fahrten entstehen. Unter bestimmten Umständen (bspw. bei Krankheit) können auch private Fahrten steuerlich berücksichtigt werden. Folgende drei Arten der steuerlichen Absetzbarkeit kommen infrage:

Werbungskosten für Selbstständige und Angestellte

Arbeitnehmer und Selbstständige können Kosten für Fahrten zum Arbeitsplatz als Werbungskosten geltend machen („Pendlerpauschale“).

Betriebsausgaben für Selbstständige und Unternehmer

Zu den Betriebsausgaben zählen beispielsweise Kosten für Fahrten zum Kunden, für Dienstreisen sowie die Fahrtkosten, die angestellten Mitarbeitern Ihres Unternehmens in diesem Zusammenhang entstehen. Auch Selbstständige, deren Fahrtkosten die Pauschalbeträge der Werbungskosten übersteigen, können diese als Betriebsausgaben abrechnen.

Sonderaufwendungen für Selbstständige, Unternehmer und Angestellte

Unabhängig von der beruflichen Situation können Fahrtkosten, die beispielsweise aufgrund von eigener Krankheit oder Krankheit/Behinderung eines nahen Angehörigen entstehen, als sogenannte „außergewöhnliche Belastung“ abgesetzt werden.

Fahrtkosten abrechnen als Selbstständiger oder Unternehmer

Bei der Fahrtkostenabrechnung für Selbstständige und Unternehmer muss zunächst bestimmt werden, ob das genutzte Fahrzeug dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zuzuordnen ist. Die Entscheidung wird je nachdem, für welchen Zweck und wie häufig der Firmenwagen verwendet wird, getroffen:

  • Bis 10 % betriebliche Nutzung: Privatvermögen
  • Betriebliche Nutzung über 50 %: Betriebsvermögen (Firmenwagen)
  • Betriebliche Nutzung zwischen 10 und 50 %: Sie dürfen die Zuordnung zu Privat- oder Betriebsvermögen selbst bestimmen

Ist der Pkw Teil des Privatvermögens, werden die Fahrtkosten in der Regel als Werbungskosten über die Entfernungspauschale (ähnlich wie bei Angestellten) abgerechnet. Ist der Wagen hingegen Teil des Betriebsvermögens, werden die Fahrtkosten als Betriebskosten abgerechnet.

Tatsächliche Fahrtkosten oder lieber pauschal abrechnen?

Die einfachste Art, Fahrtkosten zu berechnen, ist die Abrechnung über die Entfernungspauschale. Die Fahrtkosten werden dann als Werbungskosten abgerechnet. Die Entfernungspauschale gilt für die einfache Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstätte sowie für weitere dienstliche Fahrten mit dem privaten Pkw und wird pro Kilometer mit 30 Cent verrechnet.

Wichtig: Diese Pauschale darf nur auf Basis der tatsächlichen Arbeitstage im Jahr (etwa 220 bis 280 Tage) und nur einmal pro Arbeitstag berechnet werden. Pro Kalenderjahr werden maximal 4.500 € berücksichtigt. Über die Entfernungspauschale können Sie sogar dann Fahrtkosten abrechnen, wenn der Weg zur Arbeit gar nicht mit dem Pkw, sondern beispielsweise mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder sogar zu Fuß zurückgelegt wird.

Übersteigen die Fahrtkosten 4.500 € im Jahr, können Selbstständige diese als Betriebsausgaben geltend machen, auch wenn der Pkw zum Privatvermögen gehört. Dasselbe gilt, wenn mehrere unterschiedliche Tätigkeitsstätten besucht werden. In beiden Fällen müssen jedoch die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden. Zu diesen tatsächlichen Fahrtkosten gehören nicht nur die Ausgaben für Treibstoff, sondern auch Kosten für KFZ-Steuer, Versicherungen, Instandhaltung und Abschreibung.

Diese Kosten werden zusammengerechnet und durch die Anzahl der insgesamt gefahrenen Kilometer geteilt. So wird eine individuelle Kilometerpauschale errechnet, die die Entfernungspauschale von 30 Cent pro Kilometer übersteigen kann. Mithilfe dieser individuellen Kilometerpauschale und der dienstlich zurückgelegten Kilometer werden nun die tatsächlichen Fahrtkosten ermittelt.

Werden die Fahrten mit einem Dienstwagen erledigt, werden die Fahrtkosten grundsätzlich als Betriebsausgaben angesetzt. Um die Fahrtkosten zu berechnen und sauber von den Kosten für private Fahrten mit dem Dienstwagen zu trennen, können Sie die 1%-Regelung anwenden oder sich für das Führen eines Fahrtenbuchs entscheiden.

Wie Sie Fahrtkosten als Arbeitgeber abrechnen

Fahrtkosten, die Ihren Angestellten im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen, können Sie als Arbeitgeber als Betriebsausgaben absetzen. Dazu gehören beispielsweise Fahrten zum Kunden oder Fahrtkosten für Dienstreisen, die dem Arbeitnehmer in der Regel voll erstattet werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Angestellten einen Fahrtkostenzuschuss für den Weg zur Arbeitsstätte zu gewähren. Dieser ist – im Vergleich zu einer Lohnerhöhung – steuerlich günstiger für Sie beide, denn es fallen nur 15 % Lohnsteuer, jedoch keine Sozialabgaben an (ausgenommen sind ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Außerdem kann der Zuschuss ebenfalls komplett als Betriebsausgabe abgezogen werden.

Angestellte Geschäftsführer im eigenen Unternehmen

Sind Sie als Geschäftsführer im eigenen Unternehmen angestellt, gelten Sie steuerlich in Bezug auf Fahrtkostenabrechnungen ebenfalls als Angestellter. Somit greifen für Sie die folgenden Regelungen für Arbeitnehmer.

Fahrtkosten für Arbeitnehmer richtig abrechnen

Auch Arbeitnehmer können die Entfernungspauschale nutzen, um Fahrtkosten von der Wohnung zum Arbeitsplatz steuerlich abzusetzen – allerdings auch hier nur die einfache Fahrt und nur eine Fahrt pro Arbeitstag. Sollte eine doppelte Haushaltsführung aus beruflichen Gründen notwendig sein, kann zusätzlich eine einfache Fahrt pro Woche zwischen den Haushalten mit 30 Cent pro Kilometer abgesetzt werden.

Die Kosten für Dienstfahrten (Kundenbesuche, Dienstreisen etc.) übernimmt in der Regel der Arbeitgeber. Das bedeutet, dass diese Kosten auf Arbeitnehmerseite auch nicht steuerlich abgesetzt werden können, da die Fahrtkosten für den Arbeitnehmer keine Belastung bedeuten. Hierbei ist zu beachten, dass der Anspruch auf diese Kostenerstattung verfallen kann. Halten Sie also eventuelle Fristen ein, wenn es darum geht, die Erstattung von Fahrtkosten beim Arbeitgeber zu beantragen.

Wenn Fahrtkosten vom Arbeitgeber übernommen werden

Gewährt der Arbeitgeber einen Zuschuss zu den Fahrtkosten von der Wohnung zum Arbeitsplatz oder übernimmt er sie sogar vollständig, bedeutet das für den Arbeitnehmer einen finanziellen Vorteil. Der Zuschuss ist lediglich mit 15 % Lohnsteuer zu versteuern, Sozialabgaben fallen nicht an. Außerdem ist der Aufwand für den Arbeitnehmer deutlich geringer, da der Arbeitgeber die Fahrtkostenabrechnung beim Finanzamt übernimmt. Allerdings darf dieser Zuschuss natürlich nicht mehr in Form von Fahrtkosten vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht werden.

Ein möglicher Nachteil dieses Modells liegt darin, dass ein eventuelles Arbeitslosen- oder Krankengeld auf dem Lohn des Arbeitnehmers basiert. Während eine Lohnerhöhung sich also positiv auf diese Bezüge auswirkt, ist das bei einem Zuschuss zu den Fahrtkosten nicht der Fall.

Fazit: Fahrtkosten richtig zu berechnen spart Geld

Sowohl Selbstständige und Unternehmer als auch Arbeitnehmer profitieren davon, Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Dies ist entweder mittels Pauschalen oder aber über die Berechnung der tatsächlichen Kosten möglich. Fahrtkosten können als Werbungskosten, als Betriebsausgaben und unter Umständen auch als außergewöhnliche Belastung von der Steuer abgesetzt werden.

Zum Teil stehen verschiedene Möglichkeiten der Fahrtkostenabrechnung zur Auswahl. Da die Steuerersparnis unterschiedlich hoch ausfallen kann, lohnt es sich, sich auch zu weiterführenden Themen wie der 1%-Regelung, dem Führen eines Fahrtenbuchs oder Abschreibungen zu informieren.