Kontenrahmen und Kontenplan für die doppelte Buchführung: hilfreiche Instrumente für Ihr Unternehmen

Für die Finanzbuchhaltung nach der doppelten Buchführung bildet der Kontenrahmen die Grundlage für die ordnungsgemäße Verbuchung der Geschäftsvorfälle. Mit dem Kontenrahmen wird ein detaillierter und eindeutiger Kontenplan erstellt.

Häufig verwenden Unternehmen Standardkontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04. Allerdings können auch Anpassungen am Kontenplan und Kontenrahmen vorgenommen werden. Dies und die korrekte Verbuchung übernimmt Ihre Steuerberatung für Sie. Wir empfehlen Ihnen gerne den passenden Steuerberater.

Wann müssen Sie einen Kontenrahmen nutzen?

Für Einzelkaufleute, Handels- und die meisten Personengesellschaften (außer GbR) besteht laut Handelsgesetzbuch (HGB) eine Buchführungspflicht. Mit der Eintragung im Handelsregister erlangt der Unternehmer Kaufmannseigenschaft und muss sowohl nach Handelsrecht als auch nach Steuerrecht eine doppelte Buchführung einrichten und eine Bilanz erstellen.

Um die Buchhaltung zu ordnen, brauchen Sie einen sogenannten Kontenrahmen. Zwar könnte jeder Unternehmer theoretisch auch willkürlich Konten verwenden, dies wäre jedoch unübersichtlich und für den Datenaustausch mit dem Steuerberater oder dem Finanzamt nicht praktikabel. Deshalb sollten Sie sich mit Ihrem Steuerberater abstimmen und für Ihre Buchhaltung auf jeden Fall auf einen Standardkontenrahmen zurückgreifen. Für die meisten kleineren Unternehmer kommen vor allem die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 in Betracht.  

SKR 03 und SKR 04

Für alle Gründer, die eine Kapitalgesellschaft gegründet haben und die Buchhaltung selbst übernehmen, ist der Standardkontenrahmen Pflicht.

Um entscheiden zu können, ob SKR 03 oder SKR 04 zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie beide Kontenrahmen prüfen. Laden Sie hierzu als erstes den kostenlosen Standardkonterahmen SKR 03 und SKR 04 runter.

Was ist der Kontenrahmen?

Der Kontenrahmen bildet die Grundlage für die korrekte Verbuchung der Geschäftsvorfälle im Rahmen der doppelten Buchführung - wenn Sie hingegen die Buchführung nach der EÜR vornehmen, benötigen Sie keinen Kontenrahmen.

Bei der Bilanzierung ergibt sich aus dem Kontenrahmen ein strukturiertes System zur Verbuchung. Die verschiedenen Kontenrahmen für die unterschiedlichen Wirtschaftszweige wie beispielsweise Einzel- und Großhandel und Banken, sind so weit generalisiert, dass alle Unternehmen sich daraus einen individuellen Kontenrahmen zusammenstellen können. Der Kontenrahmen wiederum fasst den Kontenplan ein. Der Kontenplan wird für jedes Unternehmen spezifisch festgelegt, damit die Geschäftsvorfälle – im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) – akribisch und nachvollziehbar erfasst werden können. Damit wird jeder Bilanz- oder GuV-Position ein Konto des Kontenrahmens zugeordnet.

Wozu braucht ein Unternehmen Kontenrahmen?

Die Buchführung eines jeden Unternehmens braucht Zahlen als Grundlage für Entscheidungen und für die zukünftige Planung. Diese Zahlen können nur bei Entscheidungen helfen, wenn diese mit den Zahlen der Vorjahre oder mit denen branchengleicher Betriebe verglichen werden. Dieser Vergleich gelingt nur bei einem allgemeingültigen Ordnungsschema. Der Vergleich garantiert, dass alle Konten eines Unternehmens und branchengleicher Unternehmen einheitlich benannt werden.

Dadurch ist Ihr Unternehmen also leichter in der Wirtschaftlichkeit zu beurteilen, wenn alle Unternehmen nach gleichen Standards arbeiten und nach einem einheitlichen System ihre Daten erfassen. Hier kommt nun also der Kontenrahmen ins Spiel. Ein Kontenrahmen ist quasi eine Auflistung aller in einem Wirtschaftsbetrieb anfallenden Einnahme- und Ausgabemöglichkeiten. Auch Anlageformen werden im Kontenrahmen gelistet. Mit Hilfe dieses Ordnungsschemas fällt es den Buchhaltern der Unternehmen sehr viel leichter, alle Vorgänge korrekt zu erfassen.

Kurz gesagt, Sie benötigen einen Kontenrahmen:

  • als Orientierung für die eigene Aufstellung von Kontenplänen
  • Buchungen von gleichen Geschäftsvorgängen werden vereinfacht und einheitlich
  • Vergleichen zwischen einzelnen Betrieben werden möglich

Der Kontenrahmen ist also nicht nur ein hilfreiches buchhalterisches Instrument im Unternehmen, sie helfen Ihnen auch dabei, den Überblick zu behalten.

Kontenplan und Kontenrahmen: wo liegt der Unterschied?

Ein Kontenrahmen ist in der Regel sehr umfassend, doch nicht jedes Unternehmen benötigt alle Konten, die im Kontenrahmen gelistet sind. Kleine Unternehmen verfügen zum Beispiel längst nicht über das gleiche Ausmaß an wirtschaftlichen Vorgängen wie etwa ein großer Konzern. Das kleine Unternehmen leitet sich deshalb aus der Vielzahl der Konten des Kontenrahmens seinen eigenen, betriebsspezifischen Kontenrahmen ab. Dieser wird dann Kontenplan genannt. Die Benennung der einzelnen Konten verändert sich hierbei nicht, sodass die Übersichtlichkeit weiterhin gewährleistet ist. Ein Kontenplan ist also ein auf ein Unternehmen spezifisch zugeschnittener Kontenrahmen - die Kontenklassen sowie die Nummerierung der Konten werden dabei vom Kontenrahmen übernommen.

Ausgehend vom zugrunde gelegten Kontenplan sind drei Anpassungen denkbar:

  • Auswahl der wirklich benötigten Konten. Eine Versicherung benötigt z. B. kein Konto "Rohstoffe”.
  • Unterteilung bestimmter Konten in spezifische Unterkonten. Das Konto "Kreditoren” wird in mehrere Lieferantenkonten untergliedert (z. B. Lieferant A, Lieferant B, usw.)
  • Aus Vereinfachungsgründen können die einzelnen Konten individuell umbenannt werden.

Zur Verdeutlichung: stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie produzieren mehrere Produkte. Diese verkaufen Sie an die verschiedensten Interessenten. Für die Herstellung Ihrer Produkte müssen Sie nun

  • zuerst Rohstoffe einkaufen,
  • es fallen Lohnkosten für die Mitarbeiter an,
  • es müssen evtl. Maschinen für die Herstellung angeschafft werden und auch
  • fixe Kosten wie z. B. Strom oder Miete sind einzukalkulieren.

All diese Kosten erfassen Sie in den jeweiligen Konten Ihres Kontenplans. Im Gegenzug verbuchen Sie Zahlungseingänge von Ihren Kunden, die sie auch entsprechend erfassen. So entsteht über das Wirtschaftsjahr hinweg eine detaillierte Einnahmen- und Ausgabenstatistik. Anhand dieser können Sie die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens beurteilen. Auch die Notwendigkeit von Einsparungen oder Investitionen sind anhand dieser Daten leicht zu erkennen.

Wie finden Sie den passenden Kontenrahmen für Ihr Unternehmen?

Es gibt drei Arten von Kontenrahmen:

  1. Standardkontenrahmen
  2. Industriekontenrahmen
  3. Gemeinschaftskontenrahmen

Der Standardkontenrahmen

Der Standardkontenrahmen ist ein systematisches Verzeichnis aller Buchführungskonten, die in einer bestimmten Branche gebraucht werden. Er dient Ihnen als Vorlage. Aus ihm wählen Sie diejenigen Konten aus, die Sie für die Buchhaltung benötigen. Da es Standardkontenrahmen für den Einzelhandel, die Land- und Forstwirtschaft, das Hotel- und Gaststättengewerbe sowie etliche andere Branchen gibt, sollten Sie sich zunächst für eine geeignete Vorlage entscheiden. Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten und ihm am Jahresende Ihre Daten überspielen wollen, sollten Sie sich unbedingt abstimmen.

Wenn Sie sich für einen Standardkontenrahmen entschieden haben, müssen Sie die Konten auswählen, die Sie für die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen brauchen.

Zusammenfassend gesagt:

  • gibt es Standardkontenrahmen für die verschiedensten Branchen
  • in der Praxis wird von sogenannten DATEV-Kontenrahmen gesprochen

Praxis-Beispiel für den Standardkontenrahmen

Sie sind selbstständig und wollen aus dem Standardkontenrahmen SKR 03 die Konten filtern, die Sie für die Buchführung Ihres Einzelunternehmens benötigen. Sie haben ein Büro gemietet, in dem Aktenschränke, ein Computer und ein Schreibtisch stehen. Außerdem besitzen Sie einen Geschäftswagen. Ihre Rechnungen zahlen Sie grundsätzlich über dasselbe Bankkonto, auf dem auch die Geldeingänge Ihrer Kunden verbucht werden. Zu Ihren regelmäßigen Ausgaben gehören: Büromiete, Kfz-Kosten, Büromaterial, Telefonkosten, Fachliteratur. Um die richtigen Konten zu finden, müssen Sie sich nun nacheinander die Konten der verschiedenen Bereiche ansehen.

Aus dem Bereich Anlagevermögen benötigen Sie dann beispielsweise folgende Konten:

SKR 03               BezeichnungWas buchen Sie auf das Konto?
0320PKWDie Anschaffung und die Abschreibung des PKW
0420BüroeinrichtungDie Anschaffung und die Abschreibung der Büromöbel
0490Sonstige Betriebs- und GeschäftsausstattungDie Anschaffung und die Abschreibung der Computer

Der Industriekontenrahmen und der Gemeinschaftskontenrahmen

Der Industriekontenrahmen (IKR) und der Gemeinschaftskontenrahmen (GKR) gehen auf den Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) zurück und sind für alle Industrieunternehmen gültig. Der IKR folgt dabei dem Abschlussgliederungsprinzip (Grundlage sind Bilanz und GuV) Der GKR entspricht dem Prozessgliederungsprinzip (Grundlage ist der Geschäftsprozess) Obwohl der IKR 1971 den GKR ursprünglich ablösen sollte, gelang dies nur zum Teil. Beide Kontenrahmen existieren weiterhin parallel.

TIPP

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Wie ist der Kontenrahmen im Detail aufgebaut?

In einem Kontenrahmen sind alle notwendigen Konten aufgelistet. In der Regel wird der Kontenrahmen nach dem dekadischen System in 10 Kontenklassen in der Nummerierung 0-9 eingeteilt. Jedes Sachkonto im Kontenrahmen bekommt eine vierstellige Nummer von 0001 bis 9999. Die Ziffern der Kontenrahmen stellen verschiedene Gliederungsebenen dar.

Beispiel für den Aufbau einer Kontennummer: Konto 0731 im SKR 03

  • Erste Stelle: Die erste Nummer des Sachkontos entspricht der Kontenklasse, also beispielsweise 0 (für Anlage-, und Kapitalvermögen)
  • Zweite Stelle: Die zweite Stelle gibt die Kontengruppe an, z.B. 7 (für Verbindlichkeiten)
  • Dritte Stelle: Die dritte Nummer repräsentiert die genaue Kontengruppe, also z.B. 3 (für Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaften)
  • Vierte Stelle: Die vierte Stelle bezeichnet das jeweilige Einzelkonto, beispielsweise 1 (für Restlaufzeit bis 1 Jahr)

Das Konto 0731 zeichnet also alle Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaften mit einer Restlaufzeit von bis zu 1 Jahr auf.

Neben den Sachkonten gibt es in jedem Unternehmen auch Personenkonten. Diese können allerdings nicht standardisiert werden, da sie für alle Unternehmen unterschiedlich sind. Es sind lediglich Bereiche für diese Personenkonten reserviert. Personenkonten bekommen mindestens eine fünf-stellige Kontonummer zugeordnet. In DATEV sind in der Debitorenbuchhaltung, die die Schuldner des Unternehmens umfasst, die Bereiche 10000-69999 vorgesehen. Kreditoren, als Gläubiger, haben im Kontenrahmen die Gruppen 70000-99999.

Beispiel: Die Kontenklassen des SKR 04

KlasseAnlageBeschreibung
0Anlagevermögendie Konten für den langfristigen Vermögenswerte des Unternehmens
1Umlaufvermögendie Konten für den Warenverkehr und die kurz- und mittelfristigen Finanzen sowie die aktive Rechnungsabgrenzung
2EigenkapitalKonten für das Eigenkapital (einschließlich der Unterkonten) sowie für Kapital- und Gewinnrücklagen
3FremdkapitalKonten für alle Verbindlichkeiten sowie für die passiven Rechnungsabgrenzungen
4ErträgeKonten für Erträge aus Umsatz, Dienstleistungen, Bestandsveränderungen, gewährte Boni und Skonti u.a.
5AufwendungenKonten zum Materialaufwand, erhaltene Boni und Skonti u.a.
6AufwendungenKonten für die betriebsnotwendigen Aufwendungen, z.B. Lohn und Gehalt, Abschreibungen, Miete
7Weitere Erträge / Weitere AufwendungenKonten für Zinsaufwendungen und Erträge, Gewerbe- und Grundsteueraufwand u.a.
9Privatkonten / Sonstige KontenKonten für Privateinlagen und -entnahmen sowie Eröffnungs- und Schlussbilanzkonto
TIPP

Haben Sie erst einmal einen individuellen Kontenrahmenplan für Ihr Unternehmen entwickelt, so gehen viele folgende Prozesse leichter von der Hand.

Spezielle Kontenrahmen

Neben den generellen Kontenrahmen, die als Basis für den Kontenplan ausreichen, gibt es auch spezielle Kontenrahmen für bestimmte Branchen, manchmal auch für einzelne Unternehmen. Die folgende Übersicht zeigt einen Auszug speziellerer Kontenrahmen. Teilweise sind es die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04, die detaillierter gegliedert wurden oder zusätzliche Konten beinhalten - alle Kontenrahmen mit dem Zusatz "Basis SKR XX".

Teilweise werden aber auch unternehmensspezifische Kontenrahmen entwickelt, da die Besonderheiten der Branchen zu spezifisch sind und zu weit von dem gängigen Standardkontenrahmen abweichen. Diese sind mit dem Firmennamen versehen:

KontenrahmenBasis
Kontenrahmen für bestimmte Branchen
ÄrzteSKR 03, SKR 04 oder SKR 81 (Arztpraxen)
Autobahn-ServicebetriebeSKR 03
GartenbauSKR 03
Hotels und GaststättenSKR 03, SKR 04 oder SKR 70
Kfz-Branche/Kfz-BetriebeSKR 51 oder SKR 93
Kommunale UnternehmenSKR 04
KrankenhäuserSKR 99
Land- und forstwirtschaftliche BetriebeSKR 14
Schulen in freier TrägerschaftSKR 03
Soziale Einrichtungen nach PBVSKR 45
TankstellenSKR 03
Vereine/Stiftungen/gGmbHSKR 49
ZahnärzteSKR 03, SKR 04 oder SKR 80
Kontenrahmen für bestimmte Unternehmen
BMWSKR 54
Burger KingSKR 03
FiatSKR 55
McDonaldsSKR 03 oder SKR 04
PeugeotSKR 57

Erstellung eines Kontenplans im Kontenrahmen

Die Erstellung des Kontenplans im Kontenrahmen ist auch für Gründer und junge Unternehmer sehr einfach. Sie nehmen den bevorzugten Kontenrahmen und passen ihn den individuellen Bedürfnissen Ihres neu gegründeten Unternehmens an. Wenn es keinen speziellen Kontenrahmen für die eigene Branche gibt, wird in der Regel auf die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 zurückgegriffen. Die Auswahl zwischen diesen beiden Kontenrahmen ist ausschließlich abhängig von den Präferenzen bezüglich der Gliederung.

Die Buchung der Geschäftsvorfälle wird auf der untersten Gliederungsebene des Kontenplans vorgenommen. Das heißt, jeder Buchungsvorgang wird auf den Einzelkonten durchgeführt. Die Aggregation in die höheren Gliederungsebenen der Konten(unter)gruppen oder Kontenklassen erfolgt zu bestimmten Stichtagen oder zur Analyse. Daraus wird dann auch der Jahresabschluss in Form von Bilanz und GuV erstellt.

So verbuchen Sie richtig: Kontenrahmen Praxisbeispiel

Um Ihnen die Thematik der Kontenrahmen praktisch näher zu bringen, hier ein kleines Beispiel:

Sie möchten Ihrem Mitarbeiter ein Gehalt von 1.800 € überweisen. Welche Konten sind hier betroffen? Wir gehen davon aus, dass Sie den Kontenrahmen SKR 04 nutzen. Da Sie das Geld überweisen ist in jedem Fall das Konto "1800 Bank" anzugeben. Da es sich um Löhne bzw. Gehälter handelt ebenfalls das Konto "6000 Löhne und Gehälter".

  1. "1800 Bank" ist ein aktives Bestandskonto, hier werden Zugänge also im Haben gebucht. "6000 Löhne" ist ein Aufwandskonto, hier werden also Aufwendungen bzw. Zugänge an Aufwendungen im Soll gebucht.
  2. Wo findet eine Mehrung bzw. eine Minderung statt? Da Sie das Gehalt ja bezahlen, muss dieses also von Ihrem Konto "Bank" abgehen, wird dort also im Haben gebucht. Auf dem Konto "6000 Löhne" findet eine Mehrung des Aufwands bzw. grundsätzlich ein Aufwand statt, wodurch dieser nach der Regel dort im Soll gebucht wird.
  3. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto "Bank" im Haben.
  4. Bei der Buchung tragen Sie das Gehalt also in die entsprechenden Kontennummern mit der Bezeichnung Löhne und Gehälter im Soll ein.

Der Buchungssatz zu diesem Geschäftsvorfall für SKR04 lautet also: SKR 04 (Soll) 6000 Löhne an SKR 04 (Haben) 1800 Bank: 1.800 €

Hier nochmal beispielhaft für die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 erfasst:

Kontenrahmen KontennummerKontenklasseKontenbezeichnungBetrag
SKR 03 Soll41006Löhne und Gehälter1.800 €
SKR 03 Haben12001Bank1.800 €
Kontenrahmen KontennummerKontenklasseKontenbezeichnungBetrag
SKR 04 Soll60006Löhne und Gehälter1.800 €
SKR 04 Haben18001Bank1.800 €

Sollten Sie sich bei manchen Ihrer Kontenrahmen Buchungen immer noch fragen: welches Konto ist denn jetzt das Richtige? Wie lautet der zugehörige Buchungssatz? Dann sollten Sie über eine Buchungssoftware nachdenken, die Ihnen Ihre Geschäftsvorgänge ohne großen Aufwand richtig bucht.

Zusammenfassung: Kontenrahmen in der doppelten Buchführung

Das Thema rund um Kontenrahmen und Kontenplan deckt ein komplexes Feld der Buchführung ab.Der Begriff Kontenrahmen ist die Definition für ein allgemein gültiges Verzeichnis aller Konten eines Unternehmens, das einen Vergleich in den entsprechenden Wirtschaftszweigen ermöglicht. Der Kontenplan dagegen ist das Verzeichnis für die jeweiligen Konten. Alles auf einen Blick:

  • Kontenrahmen: systematisch gegliedertes Verzeichnis aller Konten der Buchführung in einer Branche
  • Zahlenvergleiche innerhalb der Branche sind wichtig für zukünftige Entscheidungen
  • Ein Kontenplan ist ein spezifischer Kontenrahmen, der auf ein Unternehmen zugeschnitten ist

Zum Abschluss geben wir Ihnen noch einen Tipp für den Kontenrahmen mit auf den Weg: viele Ihrer Geschäftsvorfälle sind immer wiederkehrend. Einmal gewusst wie, sind die richtigen Konten im nu richtig ausgewählt. Doch kommt ein heikler neuer Fall dazu, kann man hier doch ins Schwitzen kommen. Daher empfiehlt sich bei vielen Selbstständigen, entweder gemeinsam mit dem Steuerberater zu arbeiten oder einer guten Buchhaltungssoftware die Buchung Ihrer Geschäftsvorfälle zu überlassen.

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