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- Entscheidend: Rechnungen stellen ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf § 19 UStG (Kleinunternehmer-Paragraph)
- Gute Programme bündeln Rechnungen, Belege, Kontobewegungen und Auswertungen.
- Für Kleinunternehmer zählen primär einfache Bedienung, schnelles Onboarding und ein günstiger Tarif.
- E-Rechnungen sollten sich empfangen, verarbeiten und sicher archivieren lassen.
- Skalierbare Lösungen begleiten das Unternehmen auch nach Ende der Kleinunternehmerregelung.
| 6 Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer im Überblick
Im Folgenden stellen wir aus unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich die Programme sevdesk, Lexware Office, WISO Steuer, Papierkram, orgaMAX und Accountable vor. Sie eignen sich für Kleinunternehmer besonders gut.
| sevdesk | Lexware Office | WISO MeinBüro | Papierkram | orgaMAX | Accountable | |
|---|---|---|---|---|---|---|
 |  |  |  |  |  | |
| Note Buchhaltungssoftware Vergleich | 1,1 | 1,2 | 1,4 | 1,8 | 2 | 2,2 |
| Rechnungen schreiben gemäß $ 19 UStG (Kleinunternehmerparagraph) | ||||||
| Belegverwaltung, Geschäftskontoabgleich | ||||||
| E-Rechnung empfangen, buchen, bezahlen, archivieren | ||||||
| BWA und EÜR | ||||||
| Besonderheit | Skalierbarkeit, Erweiterungen | Skalierbarkeit, Erweiterungen, Geschäftskonto, Automatisierung | Skalierbarkeit, Schnittstelle WISO Steuer | Projektabrechnung | Skalierbarkeit und Erweiterungen | Steuererklärungen, Geschäftskonto |
| Bester Tarif für Kleinunternehmer | Buchhaltung | L | S | S | S | Buchhaltung |
| Preis pro Monat (auf Jahresbasis) | 25,90 € | 21,90 € | 19,00 € | 9,90 € | 25,90 € | 19,90 € |
| Aktuelles Angebot | 60 % Rabatt | 6 Monate kostenlos | 50 % Rabatt | - | 50 % Rabatt | 3 Monate gratis |
| Aktueller Angebotspreis | 10,36 € | 0,00 € | 9,50 € | 9,90 € | 12,95 € | 0,00 € |
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Die wichtigsten Funktionen sind erfüllt
Alle Programme erfüllen die wichtigsten Funktionen, die eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer erfüllen muss.
- Rechnungen ohne Umsatzsteuer: Alle 6 Programme erlauben es, Rechnungen mit Hinweis auf den Kleinunternehmer-Paragraphen (§19 UStG) zu stellen.
- Tägliche Buchhaltungsaufgaben: Belege erfassen, Rechnungen schreiben, Zahlungsabgleich auf dem Geschäftskonto
- Tauglich für die E-Rechnung: E-Rechnungen empfangen ist dabei für Kleinunternehmer am wichtigsten.
- BWA und EÜR: Mit der BWA die Gewinne im Blick behalten und die Gewinne mit der Anlage EÜR ermitteln
- Günstiger Preis: Alle Programme sind günstig und die meisten Anbieter bieten attraktive Einstiegsangebote.
Kleinunternehmerregelung auf einen Blick
Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Vereinfachung für Unternehmen mit geringen Umsätzen. Sie ist keine eigene Rechtsform.
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Umsatzgrenzen: Der Vorjahresumsatz darf 25.000 € und der Umsatz im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten. Im Gründungsjahr gilt eine Grenze von 25.000 €.
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Keine Umsatzsteuer: Kleinunternehmer berechnen auf ihre steuerfreien Umsätze keine Umsatzsteuer.
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Rechnungshinweis: Auf Rechnungen muss auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hingewiesen werden.
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Kein Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer aus betrieblichen Einkäufen kann grundsätzlich nicht vom Finanzamt zurückgefordert werden.
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Steuerpflichten bleiben: Einnahmen und Ausgaben müssen erfasst, Belege aufbewahrt und der Gewinn ermittelt werden. Auch Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer fallen weiterhin an.
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E‑Rechnungen: Kleinunternehmer müssen E‑Rechnungen empfangen können, sind aber von der umsatzsteuerlichen Pflicht zur Ausstellung ausgenommen. )
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Freiwilliger Verzicht: Die Regelbesteuerung kann freiwillig gewählt werden. Diese Entscheidung bindet mindestens fünf Kalenderjahre.
Ob die Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist, hängt ab von der Kundenstruktur, den Investitionen und der erwarteten Umsatzentwicklung.
Besonderheiten der 6 Programme
Folgende Besonderheiten weisen die Programme auf:
- sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro und orgaMAX zeichnen sich durch ihre Erweiterbarkeit aus. Das ist für Kleinunternehmer interessant, die ein geschäftliches Wachstum planen.
- Lexware Office und Accountable bieten zusätzlich ein eigenes Geschäftskonto. Damit bieten diese Programme die wichtigsten Tools, um die Buchhaltungsaufgaben optimal zu organisieren.
- Der USP von Papierkram ist die Projektverwaltung und die Abrechnung auf Stundenbasis. Das ist für Kleinunternehmer in Kreativbranchen oder im Handwerk attraktiv.
- Accountable bietet zusätzlich ein Modul für die Steuererklärungen. Damit ist Accountable das einzige Programm, das den gesamten Buchhaltungsprozess begleitet, vom Beleg bis zur Gewinnermittlung und den Steuern.
6 Programme aus unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich sind aus unserer Sicht für Kleinunternehmer nicht ideal:
- BuchhaltungsButler: Ist eine hervorragende Software für GmbHs, auch exzellent bedienbar, aber für Kleinunternehmer überdimensioniert.
- FastBill: Hat Schwächen bei der Bedienbarkeit, wenngleich es für Kleinunternehmer grundsätzlich möglich ist.
- Sage Active: Ist eine Software für KMUs und für Kleinunternehmer überdimensioniert.
- Kontolino! und Collmex: Die Nutzerfreundlichkeit dieser Programme ist nicht ideal. Buchhaltungsprofis werden mit diesen Programmen gut klar kommen. Nicht aber Kleinunternehmer.
- FreeFibu: Das Programm erwies sich im Test als nicht sehr nutzerfreundlich, insbesondere bei der Nutzerführung und bei der Anbindung des Geschäftskontos.
Ebenfalls nicht aufgenommen haben wir reine Rechnungsprogramme ohne Buchhaltungsfunktionen.
| Die 6 Buchhaltungsprogramme – Vorteile/Nachteile
Betrachten wir nun Vorteile und Nachteile der 6 Programme sevdesk, Lexware Office, WISO Steuer, Papierkram, orgaMAX und Accountable.
sevdesk ist ein Allroundprogramm für die Buchhaltung. Wer als Kleinunternehmer sevdesk nutzt, kann das Programm bei der Registrierung gemäß der Kleinunternehmerregelung konfigurieren. Dann werden Kundenrechnungen automatisch ohne Umsatzsteuer und den Kleinunternehmer-Hinweis erstellt.
Aktuell bietet sevdesk 68 Integrationen, was speziell für wachsende Unternehmen interessant ist.
Kleinunternehmer, die ein Unternehmenswachstum über die Kleinunternehmergrenze von 25.000 € hinaus planen, verfügen mit sevdesk über eine ausgezeichnete Lösung für die Buchhaltung und weitere Unternehmensprozess.
Lexware Office
Auch Lexware Office erstellt Rechnungen gemäß der Kleinunternehmerregelung. Auch bei Lexware lässt sich dies gleich beim Onboarding und der Programmeinführung einstellen. Lexware ist im Kern ein Belegbuchungsprogramm und seine Stärke ist die Belegverwaltung, die Belegbuchung und der automatisierte Geschäftskontoabgleich.
Vorteile / Nachteile Lexware Office
Auch Lexware Office ist ein Programm, das Kleinunternehmer im Wachstum begleitet. Wer größer plant und sehr viele Belege verwalten muss, fährt mit Lexware Office ausgezeichnet.
WISO MeinBüro ist ein ausgezeichnetes Büroprogramm, mit dem Kleinunternehmer sämtliche Büroabläufe verwalten können. WISO MeinBüro besitzt sogar einen eigenen Kleinunternehmer-Tarif. Der verfügt aber nicht über alle Buchhaltungsfunktionen. Dass WISO Kleinunternehmerrechnungen schreiben kann, ist also selbstverständlich.
Vorteile / Nachteile WISO MeinBüro
Die Nachteile sind aus Sicht von Kleinunternehmern nicht gravierend. Auch WISO MeinBüro ist eine Software, die über den Kleinunternehmerstatus hinaus skalierbar ist.
Papierkram
Papierkram ist ein einfaches Buchhaltungsprogramm mit dem besonderen Schwerpunkt der Projektabrechnung. Auch Papierkram lässt sich von Anfang an auf die Kleinunternehmerregelung einstellen. Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit Hinweis auf den Kleinunternehmer-Paragraphen erstellt das Programm dann automatisch.
Vorteile / Nachteile Papierkram
Besonders empfehlenswert ist Papierkram also für Kleinunternehmer, die projektbasiert arbeiten.
orgaMAX
Auch orgaMAX erstellt Kleinunternehmerrechnungen. Es ist ein gutes Büroprogramm, das skalierbar und erweiterbar ist.
Vorteile / Nachteile orgaMAX
Auch orgaMAX ist eine gute Lösung für Kleinunternehmer, die wachsen wollen.
Accountable
Accountable ist nicht nur eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, sondern auch eine Lösung für die Steuererklärungen.
Vorteile / Nachteile Accountable
Accountable ist daher eine interessante Alternative für Kleinunternehmer, die eine Gesamtlösung für ihre Buchhaltung suchen, vom Beleg bis zur Steuererklärung.
| 8 Herausforderungen in der Buchhaltung
Viele Kleinunternehmer erledigen ihre Buchhaltung selbst. Dabei treffen ein knappes Budget und wenig Zeit auf gesetzliche Anforderungen und fehlende Fachkenntnisse. Eine gute Buchhaltungssoftware löst 8 Herausforderungen.
- Kleinunternehmer-Regelung bei den Rechnungen: Kleinunternehmer müssen Rechnungen ohne Umsatzsteuer stellen und mit dem Hinweis auf den Kleinunternehmer-Status
- Wenig Zeit für die Buchhaltung: Kurze Einarbeitung in das Programm, intuitive Bedienung und automatisierte Abläufe sind daher wichtig.
- Fehlende Übersicht: Eine Buchhaltungssoftware schafft Transparenz, die mit Word oder Excel nicht möglich ist.
- Belegchaos vermeiden: Papierbelege müssen vollständig und zeitnah erfasst werden. Dabei hilft die mobile App einer Buchhaltungssoftware.
- E-Rechnungen verarbeiten: Kleinunternehmer müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Auch wenn sie nicht verpflichtet sind, E-Rechnungen zu schreiben.
- Fehlende Buchhaltungskenntnisse: Gute Buchhaltungsprogramme sind nutzerfreundlich, übersichtlich und komplexe Buchungen laufen automatisch im Hintergrund ab.
- Auf Wachstum vorbereitet sein: Eine gute Buchhaltungssoftware sollte steigendes Belegvolumen problemlos verkraften können. Außerdem sollte der Wechsel in die Regelbesteuerung problemlos möglich sein.
| 8 Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer
Aus den Buchhaltungsherausforderungen ergeben sich 8 Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer:
1. Kleinunternehmerregelung flexibel konfigurierbar
Eine Buchhaltungssoftware flexibel für die Kleinunternehmerregelung konfigurieren heißt:
- Im Modus Kleinunternehmer erstellt die Software automatisch Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf den Kleinunternehmer-Paragraphen.
- Im Kleinunternehmer-Modus zieht die Software keine Vorsteuer aus den Eingangsrechnungen.
- Der Wechsel zur Regelbesteuerung muss jederzeit möglich sein, etwa wenn die Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen überschritten werden.
2. Schnelles Onboarding
Ein gutes Onboarding macht die Software zügig einsatzbereit. Einrichtungsassistenten sollten beispielsweise bei folgenden Schritten helfen:
- Angabe des Kleinunternehmer-Status
- Unternehmens- und Steuerdaten hinterlegen
- Rechnungsvorlagen erstellen
- Geschäftskonto verbinden
- vorhandene Kunden und Belege importieren
- Kleinunternehmerregelung korrekt einstellen
Tutorials, Checklisten und Beispieldaten erleichtern zusätzlich den Einstieg.
3. Einfache Bedienbarkeit
Kleinunternehmer sind meist keine Buchhaltungsprofis. Das Programm sollte deshalb verständliche Begriffe verwenden und klar durch die einzelnen Arbeitsschritte führen.
Eine übersichtliche Navigation, nachvollziehbare Buchungsvorschläge und verständliche Fehlermeldungen reduzieren den Einarbeitungsaufwand und das Risiko falscher Eingaben.
4. Tägliche Buchhaltungsaufgaben erledigen
Die Software sollte alle wiederkehrenden Aufgaben in einem System abbilden:
- Angebote und Rechnungen erstellen
- Eingangsbelege und E-Rechnungen erfassen
- Zahlungen mit dem Geschäftskonto abgleichen
- offene Rechnungen erkennen und Mahnungen versenden
- Belege digital und übersichtlich ablegen
Automatisierungen sparen dabei Zeit. Gute Programme lesen Belegdaten aus, schlagen Buchungskategorien vor und ordnen Kontobewegungen passenden Rechnungen oder Belegen zu.
5. Dashboard für Umsatz und Gewinn
Gute Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer haben ein Dashboard für Umsatz und Gewinn.
Denn Kleinunternehmer sollten jederzeit erkennen können, wie sich ihr Umsatz entwickelt.
- Umsatz laufendes Jahr > 25.000 €: Wechsel zur Regelbesteuerung im Folgejahr notwendig
- Umsatz laufendes Jahr > 100.000 €: Unverzüglicher Wechsel zur Regelbesteuerung nötig
Außerdem braucht es übersichtliche Auswertungen zu Ausgaben, offenen Forderungen und dem aktuellen Gewinn.
6. Modul für die Anlage EÜR
Ein Modul für die Anlage EÜR bereitet sämtliche gebuchten Einnahmen und Ausgaben für ELSTER auf. Die Software liefert einen Report, um die Anlage EÜR in ELSTER abzugeben, alternativ für eine Steuersoftware oder für den Steuerberater.
7. Erreichbarer Support
Bei Fragen zu Buchungen, Einstellungen oder technischen Problemen ist ein zuverlässiger Support wichtig. Hilfreich sind mehrere Kontaktwege, etwa Telefon, E-Mail oder Live-Chat.
Zusätzlich sollte der Anbieter verständliche Hilfetexte, Videos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereitstellen. Entscheidend ist, dass die Informationen auch für Nutzer ohne Buchhaltungskenntnisse verständlich sind.
8. Datenschutz und Datensicherheit
Eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer sollte erklären, wo die Daten gespeichert werden und wie das Programm sie schützt.
Wichtige Kriterien sind:
- Verarbeitung nach den Vorgaben der DSGVO
- verschlüsselte Datenübertragung
- sichere Server und regelmäßige Datensicherungen
- geschützte Benutzerkonten, idealerweise mit Zwei-Faktor-Authentifizierung
- nachvollziehbare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
- Unterstützung einer GoBD-konformen Belegablage
Eine GoBD-Zertifizierung oder Prüfung durch unabhängige Stellen kann ein hilfreicher Hinweis sein. Sie entbindet Kleinunternehmer jedoch nicht davon, die Software korrekt zu bedienen und Belege ordnungsgemäß aufzubewahren.
| Häufige Fragen
Nein, das Finanzamt schreibt keine bestimmte Buchhaltungssoftware vor. Kleinunternehmer müssen ihre Einnahmen und Ausgaben dennoch vollständig erfassen, Belege aufbewahren, ordnungsgemäße Rechnungen erstellen und ihren Gewinn ermitteln. Die Anlage EÜR ist grundsätzlich elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.
Eine Buchhaltungssoftware erleichtert außerdem die laufende Gewinnkontrolle. Nur wer den Gewinn regelmäßig, am besten monatlich, überwacht, erkennt rechtzeitig, ob die festgesetzten Steuervorauszahlungen noch zur Geschäftsentwicklung passen.
Das Hauptproblem ist, dass Buchhaltung mit Word und Excel nicht GOBD-konform ist. Außerdem lassen sich mit Word und Excel keine E-Rechnungen verwalten.
Für einzelne Rechnungen und einfache Übersichten können Word und Excel genügen. Auf Dauer fehlt jedoch häufig eine zentrale Verbindung zwischen Rechnungen, Belegen, Zahlungen und Gewinnermittlung. Zudem lassen sich Änderungen nicht automatisch nachvollziehen oder gegen nachträgliche Bearbeitung schützen.
Auch die Anforderungen der E-Rechnung sind mit Word und Excel allein nicht zuverlässig abgedeckt. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Kleinunternehmer strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt zwar für den Empfang, Word und Excel können strukturierte Rechnungsdaten im XML Format jedoch nicht automatisch prüfen, darstellen und weiterverarbeiten. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung muss außerdem im ursprünglichen Format aufbewahrt werden.
Ja, es gibt kostenlose Einstiegstarife. Papierkram bietet beispielsweise weiterhin einen kostenlosen Tarif an. Solche Angebote können für Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen und einfachen Abläufen ausreichen.
Vor der Auswahl sollte geprüft werden, ob der kostenlose Tarif auch Belegerfassung, E-Rechnungen, Kontenabgleich und EÜR unterstützt. Fehlen wichtige Funktionen, kann ein günstiger Bezahltarif langfristig mehr Zeit sparen.
Eine spezielle Software ist nicht vorgeschrieben. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer derzeit ausgenommen.
Eine geeignete Buchhaltungssoftware bietet dennoch Vorteile. Sie kann Formate wie XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellen, Rechnungsdaten übernehmen und den strukturierten Datensatz ordnungsgemäß aufbewahren.
Die Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmerregelung muss es erlauben, flexibel zur Regelbesteuerung zu wechseln. Das bedeutet:
- Rechnungen mit Umsatzsteuer stellen
- Vorsteuer aus Eingangsrechnungen, Belegen und Quittungen ziehen
- Umsatzsteuervoranmeldungen und Zusammenfassende Meldungen erstellen
- Umsatzsteuerdaten für die Umsatzsteuererklärung bereitstellen.
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