7 Zeiterfassungstools im Check: Worauf Gründer bei der Auswahl achten sollten

11.01.2018

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Nervt es euch, beim Rechnungsschreiben Stundenzettel abzutippen oder arbeitet ihr bereits mit Zeiterfassungstools? Mit einem modernen Zeiterfassungstool für Gründer erstellt ihr eure Kundenrechnung auf Knopfdruck. Die Zeiten erfasst ihr online, egal ob auf dem Desktop oder dem Smartphone. Damit ihr eine Vorstellung davon bekommt, wie einfach Zeiterfassung heute geht, haben wir einen Überblick über Anbieter moderner Zeiterfassungstools zusammengestellt.

#1 - Clockodoo – die Lösung mit den vielen Schnittstellen

Clockodoo sieht sich als der Zeiterfassungsanbieter für kleine und mittlere Unternehmen. Zeiterfassung im Team steht im Mittelpunkt.

Welche Funktionen bietet Clockodoo?

Arbeitszeiterfassung auf allen Endgeräten entweder manuell oder via Stoppuhr.
Zeiterfassung auf Projektbasis
Urlaubsplanung

Welche Schnittstellen bietet Clockodoo?

Für Gründer ist die Vielzahl an Schnittstellen zu Fakturierungsprogrammen und Buchhaltungsprogrammen interessant. Dabei findet ihr Programme, die gerade für Gründer sehr gut geeignet sind. Über eine API könnt ihr Clockodoo auch in eine komplexere Business-Software einbinden.

Beurteilung von Clockodoo?

Der Schwerpunkt bei Clockodoo liegt in der Zeiterfassung im Team. Auch der Einzelkämpfer wird mit dem System zurechtkommen und kann, wann immer er mag, zusätzliche Mitarbeiter hinzufügen. Insgesamt wirkt das System sehr strukturiert und nutzerfreundlich und ist mit Kosten unter 10 € pro Nutzer und Monat erschwinglich.

Bei der Wahl des passenden Zeiterfassungstools stehen Funktionen, Schnittstellen sowie Kosten im Fokus.

#2 - Mite – Usability is King

Das Zeiterfassungstool von Mite richtet sich an Freiberufler und Projektteams. Ein wesentliches Nutzenversprechen ist die bequeme Bedienbarkeit auf allen Endgeräten.

Welche Funktionen hat Mite?

Anwesenheitserfassung auf einer Vielzahl von Endgeräten und Software-Applikationen
Zeiterfassung für Projekte
Kunde kann Projektstatus einsehen

Bedienbarkeit ist ein Hauptvorteil. Ihr könnt beispielsweise über Projektmanagement-Software, über Browserapps oder sogar über Twitter direct messages Zeiten erfassen.

Welche Schnittstellen bietet Mite?

Es gibt Anbindungen an

Billomat, easybill oder smallinvoice und viele andere
diverse Projektmanagement Tools
Gripp als Angebotssoftware
Proffix als Business Software für KMUs

Was kostet Mite?

Mite könnt ihr nach der 30-tägigen Testphase für 5 € inkl. MwSt. pro Nutzer und pro Monat verwenden.

Wie ist mite einzuschätzen?

Mite eignet sich für den Einzelkämpfer wie für das Team und ihr könnt es flexibel an eure bestehenden Systeme anbinden. Funktionen wie Urlaubsplanung fehlen allerdings. Auch ist das System aktuell nicht im Offline-Betrieb einsetzbar.

#3 - Jephi – Minimallösung für Einzelkämpfer

Jephi versteht sich als das Zeiterfassungssystem für Freelancer unter den Zeiterfassungstools. Teamfähigkeit ist nicht gegeben. Insgesamt macht das System einen sehr schlanken Eindruck. Für Gründer ist jedoch interessant, dass es kostenlose Einstiegsversionen gibt.

Welche Funktionen hat Jephi?

Anwesenheitserfassung auf einer Vielzahl von Endgeräten und Software-Applikationen
Projektzeiterfassung
Eure Kunden können den Projektstatus einsehen
Fakturierung aus dem System heraus

Wie ist die Bedienbarkeit von Jephi?

Auch Jephi könnt ihr auf allen Endgeräten benutzen. Der entscheidende Vorteil aber ist, dass ihr Rechnungen aus dem System heraus erstellt. Ihr braucht also keine Anbindung oder Schnittstelle zu einem Rechnungsprogramm. Zeiten erfassen und dem Kunden zuordnen, Rechnung drucken, fertig.

Zusätzliche Schnittstellen gibt es zu Debitoor und außerdem könnt ihr Zeiterfassungen in Excel exportieren.

Was kostet Jephi?

Die Version für Einzelkämpfer schlägt mit 5 € im Monat pro User zzgl. MwSt. zubuche. Die Business Pro-Version für Teams kostet 10 € im Monat pro User zzgl. MwSt. mit Rechnungsstellung und Schnittstellen.

Beurteilung von Jephi?

Wenn ihr als Gründer wisst, dass ihr immer alleine arbeiten werdet, ist Jephi eine gute Sache. Stellt ihr mittelfristig Mitarbeiter ein, ist das System nicht ausreichend.

#4 - primaERP – mit 3 Modulen vom Einzelkämpfer zum KMU

Das System von primaERP legt sich nicht explizit auf eine Zielgruppe fest. Es ist skalierbar und umfasst 3 Module. Damit könnt ihr das System als Freelancer, als Leiter eines Projektteams oder als Inhaber einer kleinen Firma verwenden.

Welche Module hat primaERP?

Reine Zeiterfassung als separat zu buchendes Modul
Projektzeiterfassung als separat zu buchendes Modul mit Kunden und Aufgabenverwaltung
Fakturierung als zusätzliches Modul

Mit diesem speziellen Konzept primaERP wächst das Zeiterfassungstool mit eurem Unternehmen. Mit der API könnt ihr weitere Business-Software-Lösungen anschließen.

Was kostet primaERP?

Das hängt davon ab, welche Module ihr bucht. Aktuell sind Zeiterfassungsmodul und Projektmodul bis 3 User und das Rechnungsmodul bis 1 User kostenlos. Bei mehr Mitarbeitern bleiben die Kosten unter 10 € pro User.

Selbst bei einem Team mit 3 Projektmitarbeitern, 3 Verwaltungsmitarbeitern und einer Buchhaltungskraft, die das Rechnungsmodul bedient, ist das System noch kostenlos.

Wie ist primaERP zu beurteilen?

PrimaERP eignet sich durch den modularen Aufbau für Einzelgründer, kleine Teams und KMUs. Der Hauptvorteil ist die Skalierbarkeit.

#5 - Timicx – die Projektsoftware

Bei Timicx steht die Projektzeiterfassung im Vordergrund. Besonders gut eignet sich Timicx dann, wenn Projekte wachsen und komplexer werden.

Welche Funktionen hat Timicx?

Arbeitszeiterfassung
Projektzeiterfassung

Timicx wächst mit deinem Projekt, das ist der Hauptvorteil.

Schnittstellen von Timicx?

Es gibt keine Anbindung an Standard-Business-Software mit definierten Schnittstellen. Über eine API könnt ihr Timicx in eure Software-Architektur einbinden.

Bedienbarkeit von Timicx?

Aktuell könnt ihr das System nur auf dem Desktop nutzen. An einer Version für mobile Endgeräte und Offline-Arbeiten wird gerade gearbeitet.

Wie ist Timicx zu beurteilen?

Grundsätzlich kann ein Freelancer timicx einsetzen. Dann wird er aber den Vorzug der komplexen Projektverwaltung nicht brauchen. Gut ist das System für Unternehmen, die eine ausgebuffte Projekt-Planung brauchen. Auch Timicx kostet unter 10 € pro User und Monat.

#6 - Timetac – flexible Module mit Urlaubsverwaltung und Einsatzplanung

Timetac richtet sich an Einzelgründer und an KMUs mit einer bereits gewachsenen Struktur. Das ist für die Gründer interessant, die ein bestehendes Unternehmen übernehmen. Möglich ist das System für alle Unternehmen und alle Branchen, denn ihr könnt bei Timetac ähnlich wie bei primaERP Module einzeln dazubuchen.

Welche Funktionen hat Timetac?

Diese Module stehen euch zur Verfügung:

Reine Zeiterfassung
Projektbasierte Zeiterfassung
Urlaubsverwaltung
Personaleinsatzplanung

Welche Schnittstellen bietet Timetac?

Bei Timetac verbindet ihr eure Business-Software mit einer API-Schnittstelle. Außerdem gibt es definierte Schnittstellen zu gängigen Lösungen im Bereich ERP, User Management, SSO, Lohnbuchhaltung und Rechnungssoftware. Weitere Integrationen bietet Timetac auf Anfrage.

Wie bedient ihr Timetac?

Timetac bietet als einziger der vorgestellten Anbieter Zeiterfassungsterminals. Ansonsten bucht ihr eure Zeiten online und könnt auch offline arbeiten.

Was kostet Timetac?

Bei Timetac gibt es eine monatliche Basisgebühr für den Firmenaccount und separate Gebühren für die Arbeitszeiterfassung, die Projektzeiterfassung, die Urlaubsverwaltung und die Personaleinsatzplanung.

Ihr könnt also mit der Projektzeiterfassung beginnen und mit der Zeit das System ausbauen.

Ist Timetac für Gründer sinnvoll?

Für Einzelgründer ist Timetac geeignet, es gibt aber bequemere Lösungen. Wollt ihr mit eurem Unternehmen wachsen, ist Timetac mit seinem Baukasten-Preissystem eine interessante Wahl.

#7 - Timr – auch das Fahrtenbuch ist mit dabei

Arbeiten eure Mitarbeiter auswärts und sind mit dem Auto unterwegs? Dann solltet ihr euch Timr ansehen.

Funktionen von Timr

Arbeitszeiterfassung
Projektzeiterfassung
Fahrtenbuch

Timr bietet die Arbeitszeiterfassung, die Projektzeiterfassung und das Fahrtenbuch. Ihr könnt Timr auf allen Endgeräten verwenden. Die Zeiterfassung offline ist möglich.

Schnittstellen von Timr

Nur API-Schnittstellen
Keine Anbindung an typische Gründersoftware.

Ihr könnt das System an eure Softwarelösungen anbinden. Allerdings braucht ihr Zeit für die Konfiguration.

Ist Timr für Gründer geeignet?

Dieses Zeiterfassungstool ist bedingt für Gründer geeignet. Gut ist es, wenn eure Mitarbeiter außer Haus arbeiten. Dann ist gerade das Fahrtenbuch eine praktische Sache. Die Bedienbarkeit ist gut, die Konfiguration braucht aber Zeit.

Fazit: Das solltet ihr bei der Wahl des Zeiterfassungstools bedenken

Bevor ihr in Zeiterfassungstools investiert, solltet ihr euch folgende Fragen stellen.

Soll das System teamfähig sein?
Projektzeiterfassung, reine Anwesenheitserfassung oder beides?
Ist eine Urlaubsplanung wichtig?
Braucht ihr eine Personaleinsatzplanung?
Auf welchen Endgeräten wollt ihr Zeiten erfassen? Braucht ihr auch klassische Zeiterfassungsterminals?
Wollt ihr Zeiten offline erfassen und automatisch synchronisieren lassen?
Sollen Rechnungen aus dem System heraus verschickt werden?
Sind definierte Schnittstellen zu Standard-Business-Programmen wichtig? Beispielsweise, weil ihr solche Software verwendet?
Welche Zusatzfunktionen sind euch wichtig? Zum Beispiel ein Fahrtenbuch?

Überlegt euch also genau, was euer System können soll. Denn die Entscheidung für ein falsches System kostet euch Zeit und Stress im Team, nach dem Motto: "Was, schon wieder ein neues System?"

Ansonsten bieten alle hier vorgestellten Zeiterfassungstools faire und übersichtliche Konditionen, keine Mindestlaufzeiten und bieten hohe Sicherheitsstandards bei Datentransfer und Datensicherheit. Die Zeiterfassungsfunktionen sind an deutsches Arbeitsrecht angepasst.