Tipps fürs Kassenbuch: So sparen Sie sich Ärger mit dem Finanzamt
Selbstständige sind je nach Art, Größe, Jahresumsatz und Gewinn ihres Unternehmens dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Wird dieses nicht oder nur unzureichend sorgfältig geführt, droht die Schätzung vom Finanzamt – zu Ungunsten des Unternehmens. Rechtsanwältin Annika Haucke der felix1.de AG Steuerberatungsgesellschaft zeigt im Detail auf, was bei der Kassenbuchführung zu beachten ist. Beantwortet wird auch die Frage, ob ein elektronisches Kassenbuch möglich ist.
Für-Gründer.de: Hallo Frau Haucke. Ganz grundsätzlich, muss jeder Unternehmer ein Kassenbuch führen?
Annika Haucke von felix1.de: Nein. Nur, wer zur Buchführung verpflichtet ist und eine betriebliche Kasse hat, muss grundsätzlich ein Kassenbuch führen. Bilanzierungspflichtig sind Kapitalgesellschaften wie die GmbH, die AG oder die UG sowie bestimmte Personengesellschaften – beispielsweise die OHG. Wer 60.000 Euro Gewinn oder 600.000 Euro Jahresumsatz macht, muss ebenfalls eine Bilanz erstellen.
Wer seiner Pflicht, Kassenbuch zu führen, nicht nachkommt, muss mit hohen Strafen rechnen.
Für-Gründer.de: Wie sieht es mit Freiberuflern aus?
Annika Haucke von felix1.de: Freiberufler haben es gut: Sie sind grundsätzlich nicht zur Bilanzierung verpflichtet, sondern können alternativ eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. Damit müssen sie im Prinzip auch kein Kassenbuch führen. Allerdings rate ich Unternehmern, die viele Bargeschäfte tätigen, trotzdem dringend zur Führung eines Kassenbuchs.
Für-Gründer.de: Für wen ist die Kassenbuchführung in der Praxis unerlässlich?
Annika Haucke von felix1.de: Wer nicht nur vereinzelt Bareinnahmen hat, wird ohne Kassenbuch nicht auskommen. Sämtliche Bareinnahmen müssen nämlich grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden. Unerlässlich sind also die Angaben:
- Barzahlungsbetrag
- Inhalt des Geschäfts: Gegenstand des Kaufvertrags und Art der Tätigkeit
- Kunde und Verkäufer.
Das gilt für Bilanzierer genauso wie für Einnahmen-Überschuss-Rechner. Allerdings sind bestimmte Berufsgruppen von der Einzelaufzeichnungsplicht befreit, wenn sie Waren von geringem Wert verkaufen, die Zahl der Käufer groß und die Personen nicht feststellbar sind.
Einnahmen-Überschuss-Rechner müssen theoretisch, wenn sie eine Kasse führen, die Bestände nicht in ein Kassenbuch übertragen. Eine Erfassung auf einem Verrechnungs- oder Privatkonto reicht aus. Praktikabel ist das gerade bei vielen Bargeschäften aber nicht.
Erfolgen Einnahmen dagegen unbar und beschränken sich auch die Barausgaben auf ein Minimum, ist ein Kassenbuch nicht zwingend erforderlich. Dann darf auch der Bilanzierer davon absehen. Er muss dann allerdings auf andere Weise sicherstellen, dass er seinen Aufzeichnungspflichten nachkommt.
Für-Gründer.de: Wie ist ein Kassenbuch aufgebaut und was ist im Detail zu erfassen?
Annika Haucke von felix1.de: Ein Kassenbuch wird wie ein Konto geführt und besteht aus der eigentlichen Aufzeichnung und der geordneten Ablage von dazugehörigen Belegen. Es gilt der Grundsatz: Keine Erfassung ohne Beleg! Ausgangspunkt ist der Bargeldbestand vom Vortag. Alle Kassenein- und -auszahlungen werden chronologisch aufgeschrieben. Folgende Infos müssen Sie im Kassenbuch aufzeichnen:
- Betrag der Ein- oder Auszahlung
- Datum der Ein- oder Auszahlung
- Laufende Nummer des dazugehörigen Belegs
- Erläuterungen zu der Ein- oder Auszahlung
- Kassenbestand
Auch die Daten über Tageseinnahmen müssen im Kassenbuch enthalten sein. Wie genau die Tageseinnahmen ermittelt werden, hängt von der Art der Kasse ab. Erforderlich ist demnach:
- bei der offenen Ladenkasse – also der „Schubladenkasse", die ohne technische Unterstützung geführt wird: Kassenbericht mit Zählprotokoll
- bei der Registrierkasse: Tagesendsummenbons, sogenannte Z-Bons.
Für-Gründer.de: Welche Regelungen gibt es außerdem noch zur Kassenbuchführung, die unbedingt zu beachten sind?
Annika Haucke von felix1.de: Wichtig ist: Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse haben, müssen Sie diese dringend überprüfen. Denn bis zum 31. Dezember 2016 wird nicht beanstandet, wenn bestimmte Voraussetzungen an die Datenspeicherung nicht erfüllt werden. Spätestens ab dem 1. Januar 2017 müssen die Kassen aber zwingend in der Lage sein, folgende Daten zu speichern:
- Sämtliche Journaldaten
- Daten über Änderungen für Auswertungen, Programmierungen und Änderungen von Stammdaten
- Alle im System hinterlegten Artikel und Warengruppen, die entsprechenden Preise mit Historie
Denken Sie auch dringend daran, folgende Unterlagen aufzubewahren:
- Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung der Kasse
- Daten über den Einsatzort und die Einsatzzeit, wenn die Kasse an unterschiedlichen Orten genutzt wird wie zum Beispiel auf Messen oder Märkten
Rüsten Sie also Ihre Kassen unbedingt auf, wenn Ihre Kasse das nicht kann. Übrigens: Das gilt nicht für offene Ladenkassen – diese dürfen auch nach dem 31. Dezember 2016 noch geführt werden.
Für-Gründer.de: Was sind besonders häufige Fehler, die bei der Kassenbuchführung vorkommen?
Annika Haucke von felix1.de: Sie sollten als Selbstständiger darauf achten, dass Sie die Kasse nicht nur rechnerisch ermitteln. Wenn mehr Bargeld ausgegeben wird, als in der Kasse ist, wenn die Kasse also negativ wird, könnte der Betriebsprüfer unterstellen, dass Sie nicht alle Einnahmen erfasst haben.
Wichtig ist natürlich auch die Aufbewahrungsfrist: Selbstverständlich können Sie nicht einfach Ihre Kasse wegschmeißen, wenn sie kaputtgegangen ist. Das wird das Finanzamt nicht als Ausrede dafür anerkennen, dass die Daten weg sind.
Ein großer Fehler ist auch, bare und unbare Zahlungen zu vermischen. Kommen solche Fehler ans Tageslicht, wird das Kassenbuch verworfen. Folge: Das Finanzamt schätzt – selbstverständlich zu Ungunsten des Unternehmers.
Für-Gründer.de: In vielen Fällen, wenn Bargeldtransaktionen stattfinden, kommt eine Registrierkasse zum Einsatz. Was ist dann noch bei der Kassenbuchführung zu beachten?
Annika Haucke von felix1.de: Das hängt davon ab, welche Art von Registrierkasse Sie haben.
Hat Ihre Registrierkasse keinen Datenspeicher, werden vermutlich Papierstreifen erzeugt:
- einer für Kundenrechnungen: Bonrollen
- einer für Umsätze: Journalrollen.
Diese Rollen müssen nicht aufbewahrt werden, wenn Z-Bons erstellt werden. Denn über die Z-Bons wird die Vollständigkeit der Kassenberichte und der Einnahmen nachgeprüft. Z-Bons müssen also ordentlich aufbewahrt und lückenlos und fortlaufend vorgelegt werden. Fehlt hier irgendwo ein Z-Bon, verstößt der Unternehmer gegen seine Kassenführungspflicht.
Hat die Kasse anstelle der Papierjournalrolle einen Journalspeicher, reicht dem Finanzamt die Einreichung dieser Daten.
Wichtig: Für die erstgenannten Registrierkassen mit zwei Papierrollen läuft die Schonfrist bis Ende des Jahres. Danach muss aufgerüstet werden und eine Speichermöglichkeit der bereits genannten Daten ist Pflicht.
Für-Gründer.de: Stichwort elektronisches Kassenbuch: Welche Lösungen gibt es, wenn ich nicht handschriftlich tätig sein möchte, geht die Kassenbuchführung auch per Excel?
Annika Haucke von felix1.de: Ein Kassenbuch per Excel zu führen, ist nicht verboten. Allerdings sind die Daten im Regelfall im Nachhinein änderbar. Und das ist für den Betriebsprüfer ein No-Go. Insofern gilt: Finger weg von Excel! Wer hier sichergehen möchte, nimmt ein elektronisches Kassensystem, bei dem die Daten weder verändert werden noch verloren gehen können. Mittlerweile gibt es gute elektronische Kassenbücher, die das gewährleisten und bei Fehlern einen Warnhinweis geben.
Annika Haucke von felix1.de kennt die Stolperfallen des Rechts für Unternehmer genau und erklärt, wie ein Kassenbuch korrekt geführt wird. (Quelle: felix1.de)
Für-Gründer.de: Was sind die wichtigsten Tipps, die Sie als Rechtsanwältin einem Gründer rund um das Kassenbuch mit auf den Weg geben möchten?
Annika Haucke von felix1.de:
- Haben Sie Bareinnahmen, führen Sie ein Kassenbuch.
- Wenn Sie eine Kasse neu anschaffen, achten Sie unbedingt darauf, dass sie die Anforderungen an die Datenspeicherung erfüllt, die das Gesetz ab dem kommenden Jahr vorschreibt.
- Nutzen Sie ein elektronisches Kassenbuch, das Sie bei Fehlern sofort warnt. Von Excel sollten Sie Abstand nehmen!
- Bewahren Sie unbedingt sämtliche Ursprungsbelege einschließlich der Z-Bons auf. Sonst gibt es Ärger mit dem Finanzamt.
- Zählen Sie regelmäßig Ihre Kasse und vergleichen Sie den Zählbestand mit dem rechnerischen Bestand laut Kassenbuch. Protokollieren Sie diesen Kassensturz.
Für-Gründer.de: Vielen Dank für Ihre Ratschläge und Tipps!
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