Arbeitszeugnis – Das sollten Gründer beachten

Struktur und die richtigen Formulierungen: Tipps für ein professionelles Arbeitszeugnis. (Foto: Unsplash)

Der Arbeitgeber muss ein Arbeitszeugnis erstellen

Als Arbeitgeber seid ihr laut § 109 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO) am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses dazu verpflichtet, ein schriftliches Arbeitszeugnis zu erstellen. Der Anspruch eures ehemaligen Mitarbeiters ist unabhängig davon, ob es sich um ein Praktikum, eine Werkstudenten- oder Trainee-Stelle oder um eine Festanstellung gehandelt hat.

Der schuldrechtliche Anspruch des Arbeitnehmers endet drei Jahre nach seinem Austritt aus dem Unternehmen. Im Einzelfall kann die Verwirkung des Anspruchs bereits nach zehn Monaten eintreten. Dies gilt dann, wenn die wahrheitsgemäße Formulierung eines Arbeitszeugnisses nicht mehr möglich ist oder wenn der ehemalige Arbeitnehmer eindeutig den Eindruck erweckt hat, dass er seinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nicht geltend machen möchte.

Unterschiede zwischen qualifizierten und einfachen Arbeitszeugnissen

In Deutschland wird zwischen einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnissen unterschieden.

Einfaches Arbeitszeugnis

Das einfache Arbeitszeugnis enthält lediglich sachliche Informationen, z. B. die vom Arbeitnehmer erfüllten Aufgaben und den Zeitraum des Arbeitsverhältnisses. Eine Bewertung der Leistung ist nicht enthalten.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Das qualifizierte Arbeitszeugnis enthält neben den sachlichen Fakten auch eine Beurteilung über das Sozialverhalten und die Leistungsfähigkeit des Arbeitnehmers.

Rein rechtlich ist es ausreichend, als Arbeitgeber lediglich ein einfaches Arbeitszeugnis auszustellen. Der Arbeitnehmer befindet sich dann in der „Holschuld“ und kann von euch verlangen, ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erhalten. Um Probleme und Streit mit eurem ehemaligen Mitarbeiter zu vermeiden, ist es deshalb üblich, unaufgefordert ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen.

Struktur eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Beim Erstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses könnt ihr euch anhand dieser Gliederungspunkte orientieren.

• Briefkopf mit Angaben zum Unternehmen
• Überschrift Zeugnis oder Arbeitszeugnis
• Vor- und Zunahme des ehemaligen Arbeitnehmers
• Geburtsdatum und Geburtsort des ehemaligen Arbeitnehmers
• Eintrittsdatum und Beschäftigungsdauer
• Kurze Beschreibung des Unternehmens
• Tätigkeitsbeschreibung aufgeteilt in Haupt- und Nebentätigkeiten
• Informationen über eventuelle Weiterbildungen
• Beurteilung der Arbeitsbefähigung und Arbeitsbereitschaft sowie der Arbeitsweise
• Beurteilung des Sozialverhaltens gegenüber Mitarbeitern, Vorgesetzten, Kunden und Geschäftspartnern
• Gründe für das Verlassen des Unternehmens
• Schlusssatz und Dankesformel
• Ort und Datum

Diese Information gehören nicht ins Arbeitszeugnis

Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses müsst ihr nicht nur die zahlreichen Pflichtangaben beachten, sondern auch darauf achten, dass bestimmte Informationen nicht ins Arbeitszeugnis aufgenommen werden dürfen. Dazu zählen:

• Informationen über den Mitarbeiter, die nicht im Zusammenhang mit der Arbeit stehen
• Mitgliedschaften in Parteien oder Gewerkschaften
• Arbeit als Betriebsrat bei Freistellung von maximal einem Jahr
• Schwangerschaften und Mutterschutz
• Nebenberufliche Tätigkeiten in anderen Unternehmen
• Gesundheitliche Informationen und Krankentage, außer deren Anzahl ist im Verhältnis zur Arbeitszeit besonders hoch
• Straftaten, die nicht im Zusammenhang mit der Arbeit stehen
• Verdacht auf strafbare Handlungen im Unternehmen

Neben den Beispielen sind in Arbeitszeugnissen laut der Wohlwollenspflicht alle Informationen verboten, die sich bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber negativ auswirken könnten. Dies umfasst auch codierte Aussagen, die nur von Fachleuten verstanden werden.

Noten im Arbeitszeugnis

Auch wenn sich Noten im Arbeitszeugnis häufig wie ein Code anhören, ist deren Verwendung im Arbeitszeugnis nicht untersagt. Es ist also prinzipiell möglich, dass ihr einem Mitarbeiter beim Vorliegen triftiger Gründe ein schlechtes Arbeitszeugnis ausstellt, ohne dabei gegen die Wohlwollenspflicht zu verstoßen.

Note 1	„…stets zur vollsten Zufriedenheit“
Note 2	„…stets zur vollen Zufriedenheit“
Note 3	„…zur vollen Zufriedenheit“
Note 4	„…zu unserer Zufriedenheit“
Note 5	„…im Allgemeinen zu unserer Zufriedenheit“
Note 6	„…hat sich bemüht“

In der Praxis kommt es dadurch aber häufig zu Streitigkeiten, die nicht selten vor Gericht enden. Üblich ist es deshalb auch bei Mitarbeitern, mit denen ihr unzufrieden wart, maximal die Note Befriedigend (3) zu vergeben.

Häufige Fehler bei Arbeitszeugnissen

Obwohl die rechtlichen Vorgaben für Arbeitszeugnisse klar sind, sind formale und inhaltliche Fehler keine Seltenheit. Damit das von euch erstellte Arbeitszeugnis nicht ungültig oder anfechtbar ist, solltet ihr deshalb folgende Punkte beachten.

Stil- und Rechtschreibfehler

Stil- und Rechtschreibfehler dürfen auch bei einem inhaltlich ansonsten korrekten Arbeitszeugnis nicht vorkommen. Der Arbeitnehmer hat einen Anspruch auf ein fehlerloses Dokument ohne Durchstreichungen, Flecken oder Korrekturen mit Tipp-Ex. Auch Formatierungen im Text wie Unterstreichungen und Fettdruck sowie Betonungen durch Anführungs-, Ausrufe- oder Fragezeichen zur Hervorhebung einzelner Punkte sind unzulässig.

Gefälligkeitszeugnisse

Besonders in Start-ups und in neu gegründeten Unternehmen kommt es häufig vor, dass Freunde oder Familienmitglieder beschäftigt werden. Du solltest trotzdem in jedem Fall auf ein Gefälligkeitszeugnis verzichten. Besonders das Hervorheben von Leistungen in Verbindung mit einer kurzen Unternehmenszugehörigkeit wird von erfahrenen Personalern schnell durchschaut und ist deshalb eher negativ.

Fehlende Angaben

Als Unternehmen seid ihr rechtlich daran gebunden, im Arbeitszeugnis keine Angaben zu verschweigen. Dies liegt daran, dass das Arbeitszeugnis einem eventuellen neuen Arbeitgeber möglichst umfassend über den Bewerber informieren soll. Es ist daher nicht erlaubt, bestimmte Informationen vorzuenthalten, weil ihr befürchtet, dass eine Erwähnung zu Problemen mit eurem ehemaligen Mitarbeiter führen könnten. Hierbei müsst ihr trotzdem eurer Wohlwollenspflicht nachkommen.

Das Wichtigste zum Arbeitszeugnis in Kürze

Zusammenfassend zeigen die gesetzlichen Vorgaben und Gerichtsurteile zum Thema Arbeitszeugnis, dass das von euch geschriebene Dokument euren ehemaligen Mitarbeitern nicht bei der Suche nach einem neuen Arbeitgeber behindern darf. Um euch nicht angreifbar zu machen, sollte das Zeugnis deshalb vollständig und wohlwollend, aber trotzdem wahr sein und alle in der Gliederung enthaltenen Punkte abdecken. Solltet ihr euch über die Rechtssicherheit des von euch erstellten Zeugnisses unsicher sein, könnt ihr die Hilfe von Legal Techs in Anspruch nehmen, die auf ihren Portalen individualisierte Rechtsdokumente anbieten.

• Besser führen: Hier lernt ihr die Vor- und Nachteile verschiedener Führungsstile kennen. Erfahrt, wie ihr professionelle Mitarbeitergespräche führt und eure Angestellten motiviert. Hier gibt es praktische Tipps für die Unternehmenskultur.

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