4-Ohren-Modell: bewusste Kommunikation im Büro



In der täglichen Kommunikation kommen Nachrichten oft missverständlich an. Wir erklären, woran das liegt, wie die 4 Seiten einer Nachricht aussehen und wie das 4-Ohren-Modell hilft, den Austausch zu verbessern. 

4-Ohren-Modell
Ist alles richtig angekommen? Das 4-Ohren-Modell hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Botschaften klar auszusenden. (Foto: Unsplash/Mapbox)

Was sagt das 4-Ohren-Modell aus?

Das 4-Ohren-Modell (auch als Vier-Seiten-Modell, Nachrichtenquadrat oder Kommunikationsquadrat bekannt) sagt aus, dass jede Nachricht mit vier Botschaften gesendet und somit auf vier Ebenen verstanden werden kann.

Das 4-Ohren-Modell wurde von dem Kommunikationswissenschaftler Friedemann Schulz von Thun entwickelt.

Der Sender der Nachricht spricht quasi mit ‘4 Schnäbeln’ der Empfänger kann mit ‘4 Ohren’ hören. 

Je nachdem, in welcher Art gesprochen und auf welcher Ebene die Informationen aufgenommen werden, funktioniert die Kommunikation oder es entstehen Missverständnisse oder gar Missstimmungen.

Der Sender wird die Informationen bewerten, ob er sie als richtig oder falsch, wichtig oder unwichtig betrachtet und ob sie ihm ausreichen.

Wie heißen die 4-Ohren?

Die 4 Ohren sind nach Farben aufgeteilt und dahinter steht jeweils eine Botschaft, die bei der Kommunikation mit gesendet wird.

  • Blaues Ohr: Sachinformation (Welche Informationen/Fakten werden gesendet?)
  • Grünes Ohr: Selbstkundgabe (Was gibt der Sender von sich preis?)
  • Gelbes Ohr: Beziehungshinweis (Was hält der Sender vom Empfänger?)
  • Rotes Ohr: Appell (Was will der Sender vom Empfänger?)
4 Ohren Modell Grafik
Beim 4-Ohren-Modell spricht der Sender mit 4 Mündern, der Empfänger kann die Nachricht mit 4 Ohren aufnehmen. (Grafik: Passion4Business)

Welche vier Ebenen wirken beim 4-Ohren-Modell zusammen?

Die vier genannten Ebenen – Sachebene, Selbstoffenbarung, Beziehungsebene und der Appell – können bei einer Nachricht alle vier oder auch vereinzelt auf den Empfänger der Botschaft wirken.

  1. Die Sachebene beinhaltet reine Informationen wie Daten und Fakten.
  2. Die Selbstoffenbarung zeigt bewusst oder unbewusst etwas vom Sender wie Emotionen, Werte, Bedürfnisse oder Meinungen.
  3. Durch die Beziehungsebene kann ersichtlich werden, wie der Sender zum Empfänger steht. Spricht er mit seinem Gegenüber auf Augenhöhe, geht er respektvoll mit ihm um oder schwingt Demütigung oder Ablehnung mit.
  4. Mit dem Appell möchte der Sender ein Handeln des Empfängers auslösen. Diesen formuliert er als Anweisung oder Wunsch. Je direkter dies geschieht, desto klarer kann die Botschaft vom Empfänger aufgenommen werden. Bei Unklarheiten muss er nachfragen.

In jeder Nachricht kommen alle vier Ebenen vor. Je nachdem, wie der Sender seine Botschaft losschickt und welche Worte, welchen Tonfall und welche Körpersprache, Mimik und Gestik er verwendet, kann die Botschaft unterschiedlich interpretiert werden. Auch wenn es für den Sender zum Beispiel eindeutig die Sachebene ist, da er Fakten an sein Gegenüber weitergeben möchte, können diese zum Beispiel vom Empfänger nur mit dem gelben Beziehungsohr oder dem roten Appell-Ohr gehört werden.

4-Ohren-Modell Beispiele: klare Kommunikation im Büroalltag

Das Kommunikationsmodell findet in allen Lebensbereichen – beruflich wie privat – Anwendung. Missverständnisse entstehen dabei schnell, je nachdem wie Sender und Empfänger zueinander stehen und welche Körpersprache und Rhetorik angewendet werden.

Beispiele für die vier Seiten einer Nachricht:

  1. Chef sagt zum Mitarbeiter: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden.
    • Der Chef könnte meinen:
      Sachebene: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Das Zeitfenster ist knapp.
      Selbstoffenbarung: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Wir sind ein gutes Team und liegen gut in der Zeit. Wir schaffen das.
      Beziehungsebene: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Toll, dass Sie Vollgas geben. Wie kann ich noch helfen?
      Appell: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Bitte Prioritäten setzen und schneller arbeiten.
    • Der Mitarbeiter könnte verstehen:
      Sachebene: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Wir müssen uns beeilen.
      Selbstoffenbarung: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Du arbeitest zu langsam und strengst dich nicht genug an.
      Beziehunsebene: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Du kennst die Deadline doch, warum ist noch so viel zu tun und warum schaffst du so wenig?
      Appell: Das Projekt muss bis Ende September beendet werden. Bitte schneller arbeiten und Überstunden machen.
  2. Chef sagt zum Mitarbeiter: Das Meeting fängt in 5 Minuten an.
    • Der Chef könnte meinen:
      Sachebene: Das Meeting fängt in 5 Minuten an.
      Selbstoffenbarung: Ich habe es eilig und viel zu besprechen.
      Beziehungsebene: Warum bin ich schon auf dem Weg und warum tippt ihr noch an der Präsentation?
      Appell: Beeilt euch, es geht gleich los.
    • Der Mitarbeiter könnte verstehen:
      Sachebene: Das Meeting fängt in 5 Minuten an.
      Selbstoffenbarung: Der Chef hat es eilig und warum tippe ich noch an der Präsentation?
      Beziehung: Warum bin ich wieder so spät dran?
      Appell: Mach schneller, sonst werde ich, der Chef, sauer.
  3. Chef sagt zum Mitarbeiter: Ich habe deine Präsentation schnell durchgesehen, die ich für den anstehenden Kundentermin brauche.
    • Der Chef könnte meinen:
      Sachebene: Ich habe mir deine Präsentation schnell durchgesehen, die ich für den anstehenden Kundentermin brauche.
      Selbstoffenbarung: Deine Präsentation brauche ich dringend, damit ich dem Kunden zeitnah ein Reporting schicken kann.
      Beziehungsebene: Warum erhalte ich die Präsentation kurz vor knapp? Immerhin hast du sie gerade noch rechtzeitig hochgeladen.
      Appell: Das nächste Mal solltest du die Präsentation höher priorisieren, damit sie eher fertig wird.
    • Der Mitarbeiter könnte verstehen:
      Sachebene: Ich habe mir deine Präsentation angeschaut, die ist wichtig für den anstehenden Kundentermin.
      Selbstoffenbarung: Das war zeitlich ganz schön knapp, die Präsentation hätte ich ihm eher schicken müssen.
      Beziehungsebene: Der Chef ist unter Stress und klingt deshalb ruppig. Er macht mir den Vorwurf, dass ich die Präsentation zu spät angefertigt habe.
      Appell: Schicke mir die Präsentation früher zu, sonst komme ich in Teufels Küche.

Fazit: Bewusst und aufmerksam kommunizieren

Je nachdem, wie welche der vier Seiten einer Nachricht bei dem Empfänger ankommt, wird die Antwort ausfallen. Ob ein Dank für die Antwort, ein kurzes “ok” oder eine rechtfertigende Antwort.

Mit Hilfe des 4-Ohren-Modells könnt ihr die Kommunikation steuern, hinterfragen und euch künftig klarer ausdrücken. Damit es gelingt, beachtet folgende Tipps:

  • Drückt euch klar und verständlich aus, wenn ihr Informationen an eure Mitarbeiter gebt.
  • Vermeidet missverständliche Rhetorik und Körpersprache. Das kann zu Unsicherheiten und Fehlinterpretationen der Nachricht führen.
  • Entscheidet individuell, welche Inhalte ihr schriftlich oder mündlich und in welcher Form übermittelt.
  • Schriftliche Kommunikation, bei der Stimme und Körpersprache fehlen, kann schnell missverstanden werden.
  • Bei Online-Meetings könnt ihr bewusst auf die Körpersprache achten.
  • Habt ihr das Gefühl, dass eure Botschaften oft missverstanden werden, sucht das Feedbackgespräch mit eurem Mitarbeiter und sprecht offen über eure Empfindungen und mögliche Fehler in der Kommunikation.
  • Für die Ursachenforschung von Fehlkommunikation kann auch ein Perspektivwechsel helfen.

Wenn ihr  euch bewusst seid, dass bei jeder Nachricht die vier Seiten mitschwingen und die Nachricht auf den unterschiedlichen Ebenen wahrgenommen werden können, vermeidet ihr Missverständnisse, könnt leichter Delegieren und aufrichtige Feedbackgespräche führen.

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