Von der GbR zur UG oder GmbH: So gelingt die Umwandlung

Tolle Geschäftsideen wollen zügig umgesetzt werden. Häufig starten Unternehmer deshalb mit der unkompliziert zu gründenden GbR statt einer Kapitalgesellschaft. Doch früher oder später wird bei vielen Unternehmen ein Rechtsformwechsel notwendig. Wir zeigen, wie dieser funktioniert und welche Vorteile der Wechsel von der GbR zur UG oder GmbH mit sich bringen kann.

1. Passen Rechtsform und Business noch zusammen?

Besteht das Unternehmen als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) nun die ersten Jahre, sollten Gründer sich die Zeit nehmen und ihre Situation kritisch beleuchten. Denn jetzt, wo das Business in den vergangenen Jahren gut gewachsen sein dürfte, wachsen auch das unternehmerische Risiko und die persönliche Haftung. Es kann also durchaus kritisch sein, ab einer bestimmten Unternehmensgröße noch als GbR organisiert zu sein.

Auch eine Veränderung der Kunden oder der Lieferanten kann dazu führen, dass die Umwandlung in eine Kapitalgesellschaft jetzt attraktiv erscheint, etwa, wenn diese nur mit Kapitalgesellschaften zusammenarbeiten wollen.

2. Bestandsaufnahme: Wo steht das Unternehmen gerade?

Bevor Sie sich für einen Formwechsel von GbR zu GmbH oder UG entscheiden, steht eine Bestandsaufnahme der Situation an. Wir haben acht Aspekte vorbereitet, die Sie jetzt überdenken sollten:

#1 Ziele des Formwechsels

Soll das persönliche Haftungsrisiko beschränkt werden? Wollen Sie Rechte und Vermögenswerte vor dem Zugriff Dritter bewahren? Erwarten Kunden und Lieferanten von mir die Organisation als Kapitalgesellschaft?

#2 Gesellschafter der Ausgangs- und Zielgesellschaft

Wenn Gesellschafter das Unternehmen verlassen möchten, ist der Formwechsel von GbR zu GmbH/UG ein perfekter Zeitpunkt dafür. Ebenfalls, um Mitarbeiter der GbR an das Unternehmen zu binden und diese gleich an dem neuen Unternehmen zu beteiligen.

#3 Inhaber von Urheber-­ und Nutzungsrechten

Oftmals sind Unternehmensdomains auf eines der Gründungsmitglieder registriert oder die Nutzungsrechte (bspw. für Software oder Bilder) liegen ebenfalls bei einem der Gründer. Will dieser ausscheiden, muss eine klare Regelung gefunden werden, bevor Sie die Umwandlung der GbR in Angriff nehmen. Die Rechte sollten sobald wie möglich auf die GbR übertragen werden, sodass das uneingeschränkte und unkündbare Nutzungsrecht ausschließlich beim Unternehmen liegt.

#4 Stand der Buchhaltung und der Jahresabschlüsse

Auf welchem Stand ist Ihre Buchhaltung? Bringen Sie vor dem Formwechsel der GbR Ihre Buchhaltung auf Vordermann. Kümmern Sie sich um die Lösung von etwaigen offenen Fragen und sorgen Sie dafür, dass alle offenen Jahresabschlüsse umgehend abgeschlossen werden. Denn nur mit einer komplett abgeschlossenen Buchhaltung ist der Rechtsformwechsel von der GbR in eine Kapitalgesellschaft möglich.

#5 Mitarbeiter: Arbeitsverträge anpassen

Veränderungen beim Arbeitgeber sorgen häufig für Nervosität bei den Mitarbeitern. Deshalb sollten Sie einen klaren Plan vorbereiten. Was geschieht mit den Mitarbeitern – übernehmen Sie diese komplett in die Zielgesellschaft und wenn ja, wie? Welche Veränderungen entstehen dadurch für die Mitarbeiter? Auch ein Blick in die Arbeitsverträge ist hilfreich, um etwaige Probleme zu klären.

#6 Mitarbeiter in der Ausgangsgesellschaft

Möglicherweise passt eine Abspaltung des Unternehmens besser zu Ihren Plänen als die komplette Umwandlung. Durch eine Abspaltung können Sie die risikoreicheren Unternehmensteile in die Kapitalgesellschaft "mitnehmen", während die risikoärmeren Teile in der GbR verbleiben. Dieses Vorgehen wird ebenfalls Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiter haben: welche verbleiben in der GbR, welche werden in die GmbH bzw. UG überführt?

#7 Kundenbeziehungen: Veträge überführen

Soll ein Unternehmen von der GbR zur GmbH/UG umgewandelt werden, stellt sich früher oder später stets die Frage, ob dies einen Einfluss auf den Kundenstamm hat. Bestehen viele kurzfristige Kundenbeziehungen, deren Vertragsabschluss und -erfüllung schnell erledigt sind, ist dies unproblematisch. Bei Kunden mit langfristigen Verträgen sieht das ein wenig anders aus. Hier kommt die Frage auf, wie der Vertrag bzw. die Kundenbeziehung in die neue Gesellschaft überführt wird. Bei einigen Umwandlungsarten entstehen durch die Umwandlung keine Probleme, da die Verträge alle durch die GbR an die GmbH/UG vererbt werden, aber gelegentlich kann dieser Aspekt durchaus kompliziert werden, denn schließlich wurde der Vertrag mit der Ausgangsgesellschaft geschlossen, soll aber nun von dem neuen Unternehmen erfüllt werden.

#8 Verträge der Ausgangsgesellschaft

Stellen Sie eine Übersicht aller bestehenden Verträge der GbR auf. So sehen Sie auf einen Blick, welche Verträge in die Zielgesellschaft übernommen werden und welche gekündigt werden können. Ziehen Sie einen Experten zurate, der prüft, ob die Umwandlung der GbR in eine UG oder GmbH die Vertragsübernahme ausschließt oder nicht.

3. Pro und Contra einer Kapitalgesellschaft

Der Wechsel von einer GbR zu einer UG oder eben einer GmbH kann einige Vorteile, aber natürlich auch Nachteile mit sich bringen. Wir haben einen Vergleich aufgestellt.

  • Durch die Haftungsbeschränkung von UG und GmbH haften Sie nun nicht länger mit Ihrem Privatvermögen. Unternehmerische Risiken sind so leichter abfederbar als bei einer GbR.
  • Die Stammeinlage der Gesellschafter kann in bar oder mit Sacheinlagen erbracht werden – also bspw. ein Neuwagen oder eben die umzuwandelnde GbR.
  • Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft können sich ein festes Gehalt auszahlen, das den Gewinn schmälert.
  • Durch die Rechtsform einer GmbH oder UG interessieren sich nun auch möglicherweise Investoren für Ihr Unternehmen; generell haben UG oder GmbH ein höheres Ansehen als eine GbR – besonders international.
  • Gewinne lassen sich in der Gesellschaft verwahren und müssen nicht ausgeschüttet werden.
  • Es kann ein einzelner Gesellschafter als Geschäftsführer bestimmt werden, dies ist bei der GbR nicht möglich.
  • Die Gründungsformalitäten von GmbH und UG sind im Vergleich zur GbR um einiges komplizierter.
  • Zur Gründung einer GmbH benötigen Sie ein Stammkapital von 25.000 Euro, eine UG kann auch bereits ab einem Euro Stammeinlage pro Gesellschafter gegründet werden, steht aber dann unter der Rücklagenpflicht, bis 25.000 Euro erreicht sind.
  • Die Gründungskosten(Stammkapital nicht mit eingerechnet) sind zudem auch höher als bei der GbR.
  • Die Verwaltung, besonders Buchhaltung und Bilanz, ist komplizierter als bei einer GbR.
  • Offenlegungspflichten müssen eingehalten und Jahresabchlüsse und Bilanzen veröffentlicht werden.
  • Änderungen am Unternehmen müssen umgehend dem Handelsregister angezeigt werden, um wirksam zu sein.

4. Drei Möglichkeiten zum Wechsel von GbR zu UG/GmbH

#1 Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz

Soll durch die Umwandlung lediglich die Haftung beschränkt werden, kommt der vollständige Rechtsformwechsel der GbR in Betracht. Das Umwandlungsgesetz (UmwG) sieht jedoch keinen direkten Formwechsel von GbR zu UG oder GmbH vor, sodass Sie einen kleinen Umweg nehmen müssen. Dieser Umweg heißt OHG: wird eine GbR ins Handelsregister eingetragen, ändert sich die Rechtsform automatisch zur offenen Handelsgesellschaft. Die OHG kann nun in eine Kapitalgesellschaft umgewandelt werden. Vorteilig ist hier, dass eine echte Gesamtrechtsnachfolge vorliegt, was bedeutet, dass bestehende Verträge nicht mühsam gekündigt und neu abgeschlossen werden müssen.

#2 Sachgründung und Einbringung

Eine Alternative zur Umwandlung nach UmwG ist die Einbringung der gesamten GbR als Sacheinlage in die neue Kapitalgesellschaft. Sie gründen also regulär eine GmbH* und als Stammkapital bringen Sie die GbR ein. So kommt es ebenfalls zu einer Gesamtrechtsnachfolge und alle Verträge werden in die neue Gesellschaft überführt, ohne dass diese umgeschrieben werden müssen.

* Eine UG-Gründung, bei der Sacheinlagen eingebracht werden, ist nicht möglich: Gemäß § 5a Abs. 2 S. 2 GmbHG sind Sacheinlagen bei der Gründung einer UG ausgeschlossen. Erst ab Erreichung des Stammkapitals einer GmbH (25.000 Euro) dürfen Sacheinlagen in die UG eingebracht werden.

#3 Bargründung und Abspaltung

Möchten Sie risikoreiche und -arme Unternehmensteile voneinander trennen, steht Ihnen die Option zur Bargründung einer GmbH offen, in die die GbR nur anteilig eingebracht wird. Risikoreiche Unternehmensteile werden dann in die haftungsbeschränkte GmbH überführt, während risikoarme Teile in der GbR mit ihrer persönlichen Haftung verbleiben. Vorteilig ist diese Methode besonders dann, wenn Nutzungsrechte im Privatvermögen behalten werden sollen, um sie so vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Ein großer Nachteil ergibt sich jedoch aus dem großen administrativen Aufwand, der sich daraus ergibt, dass Sie jetzt zwei Unternehmen führen.

5. Fazit: Rechtsformwechsel auf verschiedenen Wegen

Wenn Ihre GbR – aus welchen Gründen auch immer – nicht mehr zu Ihnen und Ihrem Geschäftsmodell passt, haben Sie verschiedene Optionen, wenn Sie zu einer Kapitalgesellschaft wechseln möchten. Ob Sie nun den Weg über eine OHG zur GmbH/UG gehen oder eine Neugründung vornehmen mit Einbringung oder Abspaltung der GbR: Ein Anwalt sollte Ihnen hierbei beratend zur Seite stehen, da es bei einem Rechtsformwechsel immer einige Hürden gibt.

Anwalt finden

Generell schon, wobei nach dem Umwandlungsgesetz kein direkter Rechtsformwechsel erfolgen kann. Der Zwischenschritt erfolgt hier über die Umwandlung der GbR in eine OHG. Andere Umwandlungsmethoden sind die Einbringung der GbR in die neu gegründete Kapitalgesellschaft oder die Abspaltung von Unternehmensteilen, ebenfalls bei Neugründung einer GmbH/UG.

Das kommt auf die Methode an, für die Sie sich entscheiden. Beim Formwechsel von der GbR über die OHG zur GmbH/UG erfolgt zunächst eine Eintragung ins Handelsregister, bevor eine Umwandlung zur Kapitalgesellschaft vorgenommen wird.

Bei Einbringung und Abspaltung wird zunächst regulär eine GmbH gegründet und die GbR als Sacheinlage für das Stammkapital eingebracht.

Natürlich ist es auch möglich, dass Sie Ihr Unternehmen aus der Rechtsform der UG bzw. GmbH (zurück) in eine GbR umwandeln. Dies hat bspw. steuerliche Vorteile bei der Besteuerung von Gewinnentnahmen und senkt auch die Kosten der Administration.