Kassensysteme für Friseure optimieren das Salonmanagement

Braucht ein Friseur ein neues Kassensystem, hat er die Wahl zwischen Universallösungen und Branchenlösungen. Die Universallösung bietet in der Regel eine elektronische Registrierkasse mit guten Bezahlfunktionen, unterstützt die Kassenführung und ist GOBD und GDPdU konform mit zertifizierter TSE Sicherheitsvorrichtung. 

Die Branchenlösung bietet dem Friseur dagegen ein komplettes Salonmanagement. Das zeigen die Branchenlösungen von COMCASH, e-cut, MagentaBusiness POS und Phorest. Die Zahlungsfunktionen der elektronischen Registrierkasse sind hier als selbstsverständlich vorauszusetzen. Schwerpunkte sind Terminverwaltung und Kundenbindung. Hinzu kommen Warenwirtschaft für den Verkauf von Pflegeprodukten sowie die Anbindung an die Buchhaltung. Die ideale Branchenlösung hilft, Umsätze zu steigern und Kosten zu senken. Wir zeigen in diesem Beitrag daher Kassensysteme, welche die speziellen Abläufe im Friseursalon optimieren. 

Welche Vorteile eine Branchenlösung für die Kasse im Friseursalon bietet, zeigen wir am Beispiel einer kleinen Episode aus einem typischen Arbeitstag der Friseurmeisterin Rita Moers. Sie arbeitet seit einem Jahr mit einem Kassensystem, das ihr Salonmanagement unterstützt.

Stammkundin Elvira bezahlt gerade 180 € für ihre neue Frisur. Elvira ist sehr zufrieden, obwohl sie dieses Mal nicht von der Inhaberin Rita Moers selbst bedient wurde. Julia, die Vertretung Frau Moers, kam dank der Kundendatei jedoch perfekt zurecht. Nicht nur kannte Julia die Rezeptur für die Farbe der Strähnen von Elvira, sie wusste auch, dass Elvira ihren Cappuccino mit 2 Stück Zucker nimmt. Außerdem erhielt Elvira eine Gratis-Maniküre wie beim letzten Besuch versprochen. Diese Details zu jedem Kunden stehen in der Kundendatei, dem Kern des Kassensystems. Auch die neue Mitarbeiterin ist von dem Kassensystem begeistert. Mit übersichtlicher Menüführung und Touchscreen konnte sie bereits am ersten Tag kompetent kassieren. Und Chefin Rita Moers, die gerade auswärts einen Geschäftstermin hat, stellt via Umsatzabfrage per Smartphone zufrieden fest, dass alle Kundentermine erstklassig erledigt wurden und dass der Friseursalon für die nächsten zwei Wochen ausgebucht ist. Ach ja, denkt Rita Moers, sie muss ja noch die Kassendatei an den Buchhalter schicken. Das macht sie morgen früh. Mehr als eine halbe Stunde wird sie dank der Buchhaltungsschnittstelle nicht brauchen.

Anforderungen an ein Kassensystem für Friseure

Dass eine Kasse für Friseure Zahlungsarten wie EC-Karte und Kreditkarten akzeptieren muss, ist klar. Wichtig sind vor allem die Funktionen, die das Salonmanagement optimieren:

• Terminvereinbarung: Über das Kassensystem verwaltet der Friseur seine Termine und überprüft die Buchungslage. Die Terminvereinbarung hilft ihm natürlich auch bei der Personalplanung.
• Friseurdienstleistungen: In der Kasse sind alle Dienstleistungen hinterlegt, die der Friseur anbietet. Vom Schneiden über Strähnchen bis zur Maniküre.
• Kundenverwaltung: Dort verwaltet der Friseur die Kaufhistorie des Kunden sowie dessen Vorlieben samt Rezepturen für die Behandlung.
• Marketing-Funktionen: Ein Kassensystem steigert den Umsatz, wenn es kurzfristige Werbeaktionen mit Coupons und Gutscheinen sowie die langfristige Kundenbindung mit Hilfe von Kundenkarten ermöglicht.
• Leichte Bedienbarkeit: Dabei helfen Barcodescanner, Touchscreen-Display sowie vernetzte mobile Endgeräte.
• Optimale Größe und ansprechendes Design: Je edler der Friseursalon, desto wichtiger auch das Design der Kasse. Je kleiner das System, desto mehr Ausstellungsfläche hat der Friseur.
• Anbindung an die Warenwirtschaft: Jeder Verkauf von Handelsware, z.B. eines Pflegeproduktes, führt zu einer Bestandsveränderungen im Lager. Das schafft Transparenz im Controlling und vereinfacht die Inventur. Denkbar sind natürlich auch Funktionen wie E-Commerce Anbindung oder Filialfähigkeit wie bei Kassensystemen im Einzelhandel.
• Controlling-Funktionen: Eine Branchenlösung bietet Auswertungen zu Umsätzen und Roherträgen (Deckungsbeiträgen) pro Kunde, Mitarbeiter, Art der Behandlung und Verkaufsartikel. Die Controlling-Dashboards der Friseurkasse weisen typische Kennzahlen wie Buchungslage/Auslastung sowie Deckungsbeiträge und bei den Verkaufsartikeln den Lagerumschlag aus.
• Kasse ist GOBD konform: Der Friseur ist auf eine unangemeldete Kassennachschau durch das Finanzamt vorbereitet. Sein Kassensystem besitzt eine zertifizierte TSE-Sicherheitseinrichtung und kann daher nicht manipuliert werden. 

Kassensysteme für Friseure unterscheiden sich durch Art und Design der Hardware und den Funktionsumfang. Die Hardware muss in der Regel einmalig gekauft werden, für die Software bezahlt der Friseur monatliche Lizenzgebühren bzw. Gebühren für die Wartung. Einmalige Kosten für Installation und Schulung kommen ebenfalls vor. Im Folgenden stellen wir 4 Allround-Lösungen für Friseursalons vor:

• COMCASH
• e-cut
• MagentaBusiness POS
• Phorest

COMCASH

COMCASH ist ein modernes Kassensystem für Friseursalons, Nagelstudios und Kosmetikstudios. Die Mission von COMCASH ist es, das Kundenerlebnis im Salon zu steigern und die Betriebskosten zu senken. Zur Grundversion kann der Friseur zusätzliche Module zubuchen.

e-cut

e-cut ist ein filialfähiges Kassensystem für Friseure mit Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Marketing-Funktionen. Die Entwickler sind unter anderem Partner des Intercoiffure Netzwerks, einer weltweiten Vereinigung führender Friseursalons.

MagentaBusiness POS

Mit MagentaBusiness POS bietet die Telekom ein Kassensystem für Friseure. Friseure profitieren von den Marketing- und Kundenbindungsmodulen. Die Kasse bietet eine einfach zu bedienende Warenwirtschaft mit Bestandsführung. Sämtliche Warenbewegungen werden per Smartphone und Scan-App zeitsparend durchgeführt. Das System ist für einen günstigen monatlichen Preis zu mieten.

Phorest Salon Software

Phorest Salon Software ist ein Kassensystem für Friseure, das weltweit vertrieben wird. Die Kasse ist dabei integraler Bestandteil des Salonmanagements. Alle Abläufe im Salon werden unterstützt. Das System hat eine Schnittstelle zur Buchhaltung und ein umfangreiches Statistik-Modul. Das System ist skalierbar, je nach Größe und Anzahl der Mitarbeiter und Filialen.

Ein Kassensystem für den Friseursalon anschaffen ist eine Investition in das Salonmanagement und nicht nur ein einfacher Kauf einer Registrierkasse. Damit akquiriert und bindet der Friseur Kunden an seinen Salon und hat ein Hilfsmittel an der Hand, seinen Salon profitabel zu führen. Daher ist es wichtig, bei der Anschaffung systematisch vorzugehen. 

Funktionsumfang in der Bedarfsanalyse festlegen

Folgende Leitfragen helfen bei der Ermittlung der Anforderungen für den Salon.

• Bezahlmethoden: Welche Zahlungsarten und Kartenzahlungen soll die Kasse beherrschen?
• Terminsystem: Gibt es das? Wie lässt sich damit arbeiten? Mit Erinnerungsfunktion um die Zahl der No-Shows, also die Zahl der vergessenen Termine durch den Kunden zu vermindern. Nahezu alle Branchenlösungen bieten die Terminreservierung, wie die Beispiele von e-cut, MagentaBusiness Post und Phorest zeigen oder lassen sich wie bei COMCASH modular dazubuchen.
• Kundenverwaltung: Wie gut lassen sich damit Stammkunden verwalten? Welche Daten kann man dem Kundenkonto hinterlegen? Zum Beispiel Wünsche und Vorlieben der Kunden sowie Rezepturen?
• Marketing: Lassen sich Coupons und Kundenkarten über das System verwalten?
• Dienstleistungen: Wie einfach ist es, Friseurdienstleistungen zu hinterlegen?
• Verkaufsartikel: Gibt es ein Warenwirtschaftsmodul für Verkaufsartikel? Welchen Funktionsumfang hat es?
• Inventur: Hat die Kasse ein Inventur-Modul?
• Filialverwaltung: Soll die Kasse filialfähig sein?
• E-Commerce: Wie wichtig ist E-Commerce für Ihren Salon? Welche E-Commerce Kanäle sollen eingebunden werden?
• Verkäuferverwaltung: Wie umfangreich soll die Personalverwaltung sein? Nur Umsatzstatistiken oder auch Zeiterfassung und Provisionsabrechnung?
• Wie groß soll die Kasse sein? Wieviel Platz bietet Ihr Kassenbereich? Wollen Sie zusätzlich mobile Geräte einsetzen?
• Ganz wichtig: Ist die Kasse GOBD-konform?
• Welche Unterstützung gibt es bei Service und Support?
• Was kostet das System? Welche Kosten und Investitionen kommen auf Sie zu? Ist es eine einmalige Investition wie bei COMCASH oder eine monatliche Miete wie bei e-cut oder MagentaBusiness POS?

Pflichtenheft und Testphase

Definieren Sie Ihre Kriterien und legen Sie ein Pflichtenheft an. Dieses Pflichtenheft unterstützt Sie bei der Anbietersuche. Selektieren Sie gezielt und fordern Sie die Anbieter zu einer Präsentation des Systems auf. Manche Anbieter bieten Online-Präsentationen und Präsentationen vor Ort an. Nutzen Sie am besten beides. Nutzen Sie Testphasen, wenn es das System zulässt. Folgende Leitfragen sind beim Test wichtig:

• Entspricht das System unseren Kriterien?
• Wie einfach geht die Kundenverwaltung?
• Wie zeitaufwendig ist das Kassieren?
• Geht das Ganze einfach und verständlich?

Anschaffung und Einführungsphase

Haben Sie sich für das richtige Kassensystem für Ihren Friseursalon entschieden, geht es in die Einführungsphase. Denken Sie an folgende Dinge:

• Legen Sie exakte Prozessbeschreibungen für die Kasse an: Kasseneröffnung, Kassiervorgänge, Kassensturz und Kassenabschluss
• Definieren Sie Regeln für besondere Kassiervorgänge: Stornos, Umtauch von Waren, etc.
• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und Hairstylisten gründlich.
• Legen Sie Verantwortlichkeiten an der Kasse fest.
• Proben Sie mit Ihren Mitarbeitern den Fall einer Kassennachschau.

Je systematischer die Einführung, desto schneller wird Ihr Friseursalon vom neuen Kassensystem profitieren.