- Spezielle Einzelhandel-Kassensysteme unterstützen unter anderem in Warenwirtschaft, Marketing und E-Commerce.
- Damit ein elektronisches Kassensystem rechtskonform ist, braucht es eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE).
- Beim Kauf eines neuen Kassensystems müssen Händler die Fristen für die Meldepflicht einhalten.
- Bei der Systemwahl sind Bedienbarkeit, Funktionsumfang und Kosten entscheidend.
| Universal- vs. Branchenlösungen
Bei der Anschaffung eines Kassensystems stellen sich Einzelhändler oft eine wichtige Frage: Reicht eine Universallösung oder muss es ein branchenspezifisches Kassensystem sein?
Universallösungen decken grundlegende Funktionen wie das Kassieren und Annehmen von Bar- und Kartenzahlungen ab – gehen allerdings kaum darüber hinaus. Sie eignen sich für einfache Anforderungen und sind günstiger als spezielle Systeme, anpassbar sind sie jedoch kaum.
Branchenlösungen dagegen bieten spezielle Funktionen, die auf die Besonderheiten der Branche optimal abgestimmt sind.
Zu diesen Funktionen zählen im Einzelhandel beispielsweise die Warenwirtschaft, die Verkaufsförderung durch Rabatte und Gutscheine sowie Onlineshop-Anbindung für Omnichannel-Händler.
Im weiteren Verlauf stellen wir vier Systeme vor, die speziell für den Einzelhandel entwickelt wurden: flour.io, ready2order, POSSUM und ETRON.
Diese Vorteile bieten Einzelhandel-Kassensysteme in der Praxis
Paul betreibt einen Deko-Laden in der Innenstadt mit eigenem Onlineshop. Lange kämpfte er mit händischer Lagerverwaltung, doppelter Datenpflege und umständlicher Buchhaltung.
Mit dem neuen Einzelhandels-Kassensystem ist endlich Ordnung eingekehrt. Der Bestand wird bei jedem Verkauf automatisch angepasst – im Laden und online – und Nachbestellungen erfolgen rechtzeitig.
Auch Rabattaktionen und Kundenbindung laufen jetzt digital. Paul erstellt im System Treueprogramme und saisonale Aktionen, die automatisch an der Kasse und im Webshop greifen.
Dank der integrierten DATEV-Schnittstelle müssen weder Paul noch der Steuerberater Belege händisch sortieren. Alle Kassendaten werden mit einem Klick übertragen.
Und Paul? Der hat Zeit für das, was er liebt: Seine Kunden mit schönen Deko-Artikeln ausstatten.
| Kassensystem-Arten für den Einzelhandel
Im Einzelhandel kommen unterschiedliche Kassensystem-Arten zum Einsatz. Welche Kassen-Art für welchen Händler geeignet ist, hängt von Faktoren wie dem Sortiment, der Betriebsart- und -größe sowie vom Verkaufsumfeld ab.
Nachfolgend geben wir einen Überblick über die verschiedenen Kassensystem-Arten für den Einzelhandel und verraten, für welchen Händler welche Art geeignet ist.
| Kassensystem-Art | Beschreibung | Geeignet für |
| Kassentisch mit Förderband | Spezialsystem mit Scannerwaage, Kartenlesegerät, Kundendisplay und Bandsteuerung | Große Geschäfte, insbesondere Lebensmitteleinzelhandel, Großhandel oder Fachmarkt |
| Stationäre Kassensysteme | Komplettlösung mit Bildschirm, Kassenlade, Barcode-Scanner und Drucker | Kleine und mittlere Einzelhandelsgeschäfte mit festem Kassenplatz |
| Cloud-Kassensysteme | Kassensoftware, die aus dem Browser abrufbar ist – ermöglicht eine standortunabhängige Steuerung aller Kassenprozesse | Kleine und mittlere Geschäfte sowie Händler mit Onlineshop und/oder Filialbetriebe |
| Tablet- oder iPad-Kassen | Mobile Kassen-Apps für iPad oder Android-Tablets | Kleine Läden und Pop-up-Stores, zum Beispiel Boutiquen, Marktstände oder Messe-Händler |
| Mobile Kassensysteme | Smartphone- oder Handheld-Kassen mit Bezahlfunktion | Händler mit kleinen Verkaufsflächen, für Marktstände oder Events |
Ein Kassensystem für den Einzelhandel kostet zwischen 0 € und 175 € pro Monat. Im Preis ist die Software-Lizenz enthalten.
Zusätzlich kommen Kosten für Kartenzahlungen in Höhe von mindestens 0,59 % je Zahlung, Hardware und Zubehör (z. B. Tablet, Barcode-Scanner, Bargeld-Lade und Co.) sowie ggf. Support, Schulung und Wartung hinzu.
Produkte werden über einen Barcode-Scanner, Tastatur oder Touchscreen ins Kassensystem eingegeben. Artikelnummer, Preis und Rabatte erkennt das Einzelhandel-Kassensystem automatisch. Der Kassiervorgang wird mittels Bar- oder Kartenzahlung, ggf. auch mit einem Gutschein oder dem Smartphone (Apple Pay oder Google Pay), abgeschlossen.
Das Kassensystem berechnet den Gesamtbetrag und stellt einen Beleg aus. Die Transaktion wird im System gespeichert und für eine spätere Prüfung (Kassennachschau) dokumentiert.
| Funktionen eines Einzelhandel-Kassensystems
Kassensysteme für den Einzelhandel bieten spezielle Funktionen, die die Abläufe im Handelsalltag erleichtern:
- Warenwirtschaft
- Kundenbindung und Marketing
- Auswertungen und Controlling
- Anbindung an die Buchhaltung
- Unterstützung bei der Inventur
- E-Commerce-Schnittstellen
- Personalverwaltung
- Filialverwaltung
Nachfolgend gehen wir auf die einzelnen Funktionen eines Einzelhandel-Kassensystems im Detail ein.
1. Warenwirtschaft
Ein modernes Einzelhandel-Kassensystem erfasst Verkäufe in Echtzeit und aktualisiert automatisch den Lagerbestand. Händler können Wareneingänge, Nachbestellungen und Lieferengpässe im System nachvollziehen.
2. Kundenbindung und Marketing
Händler verwalten in der integrierten Kundendatenbank Rabatte, Treue-Aktionen oder Gutscheine.
Einige Kassensysteme (z. B. flour.io oder ETRON) ermöglichen darüber hinaus das Versenden von personalisierten Angeboten, etwa in Form von Newslettern.
3. Auswertung und Controlling
Alle wichtigen Kennzahlen wie Umsätze und Verkaufstrends sind jederzeit im Einzelhandel-Kassensystem abrufbar. Durch grafische Auswertungen sehen Händler beispielsweise auf einen Blick:
- Welche Warengruppen besonders gut abschneiden
- Welche Produkte selten oder sehr häufig gekauft werden
- Welche Verkäufer am meisten Umsatz erzielen
- Welche Monate umsatzstärker oder -schwächer sind
- Welche Zahlungsmittel (z. B. Bargeld, Kreditkarte oder mobiles Bezahlen) oft genutzt werden
Auf diese Weise ist es möglich, strategische Entscheidungen zu treffen.
4. Anbindung an die Buchhaltung
Rechnungen, Kassenbelege und Tagesabschlüsse lassen sich mit einem Einzelhandel-Kassensystem spielend leicht an die Buchhaltung übergeben.
Das gelingt etwa mittels DATEV-Export oder via DATEV-Schnittstelle. Wer DATEV nicht nutzt – bzw. wessen Steuerbüro – kann alle Kassendaten über die integrierte CSV-Exportfunktion herunterladen.
5. Unterstützung bei der Inventur
Kassensysteme, die speziell für den Einzelhandel entwickelt wurden, lassen sich mit einem Barcode-Scanner verbinden. Je nach System kann auch das Smartphone als Scanner genutzt werden.
Bei der Inventur können Händler einzelne Produkte mit dem Scanner erfassen und automatisch mit dem Lagerbestand abgleichen.
6. E-Commerce-Schnittstellen
Anbieter wie ETRON bieten zusätzlich zum Kassensystem diverse E-Commerce-Funktionen, beispielsweise einen eigenen Onlineshop. Darüber hinaus können bereits bestehende Shopify-, WooCommerce- oder Magento-Shops über eine Schnittstelle an Händler-Kassensysteme angebunden werden.
So ist es möglich, stationäre Läden und digitale Shops zentral zu steuern – Lagerbestände bleiben synchron und werden automatisch aktualisiert.
7. Personalverwaltung
Das Kassensystem für den Einzelhandel erfasst Arbeitszeiten und Verkaufszahlen von Mitarbeitern.
Außerdem können Händler individuelle Zugriffsrechte vergeben. So wird festgelegt, welche Mitarbeiter zum Beispiel die Abrechnung durchführen dürfen, welche nur Kassieren und welche auch Lagerbestände verwalten können.
8. Filialverwaltung
Wer mehrere stationäre Läden verwaltet, braucht ein Kassensystem mit zentraler Standortverwaltung. Dabei können Händler Preise, Artikel oder Personal individuell für jede Filiale steuern – ohne das System zu wechseln.
Umsätze, Lagerbestände und Teamleistungen sind standortübergreifend vergleichbar.
Neue Meldepflicht für Kassensysteme ab 2025
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Kassensysteme und Registrierkassen im Einzelhandel bei der Finanzbehörde gemeldet werden.
Diese Pflicht betrifft auch nachträgliche Änderungen, wie den Austausch oder die Außerbetriebnahme eines Systems. Verstöße gegen die Meldepflicht können mit Bußgeld geahndet werden.
| Anbieter für Einzelhandel-Kassensysteme
Nachfolgend stellen wir 4 Kassensysteme vor, die spezielle Funktionen für den Einzelhandel bieten:
flour.io
flour.io ist ein Einzelhandel-Kassensystem, das sowohl für den stationären als auch für den Online-Handel geeignet ist. Omnichannel-Händler profitieren von einer großen Auswahl an Schnittstellen zu Onlineshops, Warenwirtschaftssystemen, Kundendatenbanken und Preisvergleichsseiten, etwa Amazon, eBay oder Zalando.
Stärken im Einzelhandel
- Cloudbasiert (Funktioniert auf eigenen Geräten, z. B. Tablets oder PC)
- Geringe Transaktionsgebühr mit 0,11 € pro Kartenzahlung
- Verwaltung mehrerer Filialen möglich
- Große Schnittstellenauswahl: DATEV, Lexware Office, Shopify, WooCommerce, Shopware, Gambio, ePages, Magento, Zalando, Billbee, Xentral, Möbelpilot und mehr
Schwächen im Handel
- Kein Offline-Modus
- Individualisierung nur auf Anfrage möglich
Kosten von flour.io
flour.io kostet zwischen 19 € und 129 € pro Monat. Wie hoch die Kosten letztlich ausfallen, hängt vom gewählten Tarif und der Vertragslaufzeit ab. Hinzu kommen Kosten für die erforderliche technische Sicherheitseinrichtung (14 € pro Kasse) und Account-Aktivierung (99 € pro Account).
POSSUM
POSSUM bietet je nach Bedarf unterschiedliche Kassensysteme, die auf die eigenen Anforderungen zugeschnitten werden. Trotz der hohen Individualisierung bleibt das System einfach zu bedienen und fair im Preis. Ein Highlight von POSSUM ist der Währungsrechner, der in Echtzeit funktioniert. So können Kunden mit unterschiedlichen Währungen bezahlen.
Stärken im Einzelhandel
- Echtzeit-Währungsrechner
- Hardware-TSE bereits integriert
- Setup und Schulung im Preis enthalten
Schwächen im Handel
- Keine Nachbestellungen
- Software nur in Verbindung mit Hersteller-Hardware erhältlich
Kosten von POSSUM
POSSUM kostet 39 € pro Monat. Die passende Hardware kostet einmalig zwischen 149 € (mobiles Kassensystem) und 1.499 €. Alternativ können Händler Software und Hardware ab 84,90 € monatlich mieten.
ETRON
ETRON bietet Lösungen für verschiedene Branchen, unter anderem den Einzelhandel. Für Händler hat ETRON einiges zu bieten, etwa eine Terminbuchungsfunktion, was für beratungsintensive Geschäfte optimal ist oder eine kleine Tischverwaltung, was sich für Läden mit angeschlossener Bäckerei anbietet.
Stärken im Einzelhandel
- Terminbuchung
- Kleine Tischverwaltung
- Waagen-Anbindung
- Eigener Onlineshop
- System in mehreren Sprachen verfügbar
Schwächen im Handel
- Schnittstellen zu Onlineshops kostenpflichtig
- Kostenpflichtiges Onboarding
Kosten von ETRON
ETRON kostet je nach gewähltem Tarif und Vertragslaufzeit zwischen 18,90 € und 175 € pro Monat. Passende Hardware (z. B. Tablet-Kassensystem) gibt es vom Anbieter zum Kauf ab einmalig 690 €. Hinzu kommen Gebühren für die Cloud-TSE in Höhe von 119 € jährlich sowie einmalige Onboarding-Kosten von 99 €.
Wie viel die Anbindung an Onlineshops (z. B. Magento oder Shopify) sowie Marktplätze wie Amazon oder eBay kosten, verrät der Anbieter nur auf Anfrage.
ready2order
ready2order ist eine cloudbasierte Kassensoftware, die bei Bedarf mit passender Hardware geliefert wird. Das Einzelhandel-Kassensystem ist einfach zu bedienen und punktet mit automatischen Benachrichtigungen, wenn Lagerbestände zur Neige gehen. Allerdings sind Nachbestellungen aus dem System nicht möglich.
Stärken im Einzelhandel
- Einfache Bedienung
- Nicht von Hardware des Anbieters abhängig
- Waagen-Anbindung
- Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
- Support auch samstags erreichbar
Schwächen im Handel
- Keine Nachbestellungen möglich
- Geringe Auswahl an Onlineshop-Schnittstellen (nur Shopify und WooCommerce)
- Verpflichtende TSE muss zusätzlich erworben werden
Kosten von ready2order
Die Kassensoftware von ready2order kostet 34,90 € im Jahresabo. Hinzu kommen 14,90 € pro Monat für das verpflichtende TSE-Paket, wodurch alle Kassendaten fälschungssicher gespeichert werden. Vorteilhaft ist jedoch, dass im TSE-Paket alle Kassen im Betrieb sowie in weiteren Filialen inkludiert sind.
Bei Bedarf können Händler passende Hardware beim Anbieter ab einmalig 279 € erwerben. Da ready2order im Browser oder als App genutzt wird, ist es möglich, bereits bestehende Hardware zu nutzen und das Kassensystem z. B. auf dem eigenen Tablet oder Handy vollumfänglich zu nutzen.
| Bestes Handels-Kassensystem finden
Die Auswahl des Kassensystems zählt zu den wichtigsten strategischen Entscheidungen im Einzelhandel, denn sie beeinflussen Prozesse, Kundenerlebnis und wirtschaftliche Steuerung maßgeblich.
Wir zeigen nun Schritt-für-Schritt, wie Händler im Auswahlprozess und bei der Einführung im Laden vorgehen sollten:
1. Anforderungen systematisch erfassen
Vor dem Vergleich verschiedener Anbieter lohnt es sich, die eigenen Anforderungen klar zu definieren. Folgende Leitfragen helfen bei der Bedarfsanalyse:
- Bezahlmethoden: Welche Zahlungsarten soll die Kasse beherrschen (z. B. Barzahlung, Kartenzahlung, Mobiles Bezahlen)?
- Warenwirtschaft: Ist ein Warenwirtschaftssystem integriert oder gibt es Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen?
- Inventur: Hat die Kasse ein Inventur-Modul? Lässt sich ein Barcode-Scanner als Erleichterung anbinden?
- Filialverwaltung: Soll es möglich sein, mit einer Kasse mehrere Einzelhandels-Filialen zu verwalten?
- E-Commerce: Wie wichtig ist E-Commerce für Ihr Geschäft? Welche Onlineshops und Verkaufsplattformen sollen eingebunden werden? Denken Sie auch an Click & Collect.
- Personalverwaltung: Wie umfangreich soll die Verkäuferverwaltung sein? Mit Zeiterfassung oder nur Verkäuferstatistiken?
- Kundenbindung: Welche Marketingfunktionen sollen enthalten sein – Kundenverwaltung mit Einkaufshistorie, Coupons, Kundenkarten oder Newsletter mit Aktionen?
- Größe des Systems: Wie viel Platz bietet Ihre Kassentheke? Wollen Sie zusätzlich mobile Geräte einsetzen?
- Rechtskonformität: Ist im System eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) integriert? Ist die Kasse GoBD-konform?
- Service und Support: Wie ist der Support erreichbar und in welchen Sprachen?
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Was kostet das System im Verhältnis zum Funktionsumfang? Gibt es versteckte Kosten, z. B. für Support?
2. Systeme vergleichen und testen
Wurden die wichtigsten Funktionen und Auswahlkriterien festgelegt, erfolgt eine engere Auswahl passender Anbieter. Diese Handels-Kassen müssen nun miteinander verglichen werden.
Die meisten Anbieter stellen kostenlose Testphasen oder Demo-Versionen bereit. Andere präsentieren ihre Systeme in Produktpräsentationen – beispielsweise online im Video-Call oder vor Ort.
Im Praxistest können Einzelhändler die Bedienbarkeit testen und herausfinden, ob die Funktionsvielfalt und Benutzeroberfläche zum eigenen Geschäft passen.
3. Technische Voraussetzungen prüfen
Ein Kassensystem ist nur so gut, wie die Infrastruktur, auf der es läuft. Vor der Einführung sollte geprüft werden, ob Hardware wie Tablets, Bondrucker oder Scanner vorhanden und mit der Kasse kompatibel ist.
Bei cloudbasierten Systemen oder Kassen-Apps spielt auch eine stabile Internetverbindung eine zentrale Rolle. Kassensysteme, die erst installiert werden müssen, brauchen hingegen regelmäßige Updates – das kann zusätzliche laufende Kosten verursachen.
4. Mitarbeiter einbinden und schulen
Damit Mitarbeiter das Einzelhandel-Kassensystem so schnell wie möglich im Alltag annehmen, sollten diese frühzeitig eingebunden und geschult werden.
Viele Anbieter unterstützen hier mit Schulungen, Webinaren oder persönlichem Support.
5. Beobachten und Nachjustieren
Ob das System wirklich zu den eigenen Anforderungen passt, entscheidet sich erst im alltäglichen Ladengeschäft. Daher sollten sich Händler nach der Einführung des Systems folgende Fragen stellen:
- Werden alle gekauften Funktionen auch wirklich genutzt?
- Welche Funktionen fehlen ggf. noch?
- Funktionieren die Funktionen, wie gewünscht?
- Wie gut können die eigenen Mitarbeiter mit dem System umgehen?
- Können alle Daten an die Buchhaltung problemlos übergeben werden?
- Wie zuverlässig ist der Support im Tagesgeschäft?
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