Die Kasse im Einzelhandel: Anforderungen und Anbieter

Bei der Anschaffung eines Kassensystems haben Einzelhändler grundsätzlich die Wahl zwischen Universallösungen und Branchenlösungen. Universallösungen bieten in der Regel gute Funktionen für Bezahlung und Kassenführung. Branchenlösungen dagegen bieten spezielle Funktionen, die auf die Besonderheiten der Branche optimal abgestimmt sind. Zu diesen Funktionen zählen im Einzelhandel die Warenwirtschaft, die Verkaufsförderung sowie die Kundenbedienung. Die ideale Branchenlösung hilft, Umsätze zu steigern und Kosten zu senken.

Daher zeigen wir hier mit den Lösungen von flour.io, handelsfaktor.de, MagentaBusiness POS und ready2order nur solche Kassensysteme, die speziell für den Einzelhandel entwickelt wurden. Im Gegensatz zu klassischen Registrierkassen sind diese Branchenlösungen außerdem GOBD und GDPdU konform mit zertifizierter TSE Sicherheitsvorrichtung.

Die Vorteile zeigen wir an einem Beispiel: Einzelhändler Paul hat sich bewusst für ein Kassensystem für den Einzelhandel entschieden, weil es die Abläufe in seinem Geschäft optimal unterstützt, wie die nachfolgende Grafik zeigt.

Einzelhändler Paul freut sich. Bis zum frühen Nachmittag kamen schon 30 Kunden mit einem Coupon in der Hand ins Geschäft und haben gekauft. Auch die Abläufe im Geschäft haben sich vereinfacht. Er hat seine Warenwirtschaft im Griff und kann jetzt seinen E-Commerce über den eigenen Onlineshop, Amazon und Ebay besser steuern. Das alles verdankt er seinem neuen Kassensystem: Das System unterstützt Werbeaktionen und vernetzt den Laden über die Warenwirtschaft mit dem Online-Geschäft.

Anforderungen an ein Kassensystem für Händler

Dass eine Einzelhandelskasse Zahlungsarten wie EC-Karte und Kreditkarten akzeptieren muss, ist selbstverständlich. Wichtig ist vor allem:

• Leichte Bedienbarkeit: Dabei helfen Barcodescanner, Touchscreen-Display sowie vernetzte mobile Endgeräte.
• Optimale Größe und ansprechendes Design: Quadratmeterflächen im Handel sind teuer. Je kleiner die Kasse, desto mehr Ausstellungsfläche hat der Händler.
• Anbindung an die Warenwirtschaft: Jeder Verkauf führt zu einer Bestandsveränderungen im Lager. Das schafft Transparenz im Controlling und vereinfacht die Inventur.
• Anbindung an E-Commerce: Bestandsänderungen werden automatisch im Online-Shop registriert. Auch auf Marktplätzen wie Amazon und Ebay. So kann es nicht vorkommen, dass ein nicht mehr lagerndes Produkt online angeboten wird.
• Lager + Filialverwaltung: Hat ein Händler mehrere Geschäfte, sollte das Kassensystem Filialen zentral verwalten können.
• Marketing-Funktionen: Ein Kassensystem steigert den Umsatz, wenn sie kurzfristige Werbeaktionen mit Coupons und Gutscheinen sowie die langfristige Kundenbindung mit Hilfe von  Kundenkarten ermöglicht. Dabei hilft auch eine gute Kundenverwaltung.
• Controlling-Funktionen: Eine gute Einzelhandelskasse ermöglicht Statistiken zu Umsätzen und Roherträgen (Deckungsbeiträgen) pro Artikel, Warengruppe, Mitarbeiter, Abteilung und Filiale. Die Controlling-Dashboards der Kassenlösung weisen typische Kennzahlen wie Wareneinsatzquote oder Lagerumschlag aus.
• Kasse ist GOBD konform: Der Händler braucht eine unangemeldete Kassennachschau durch das Finanzamt nicht zu fürchten. Es besitzt eine zertifizierte TSE-Sicherheitseinrichtung kann also nicht manipuliert werden. 

Funktionsumfang, Art und Gestaltung der Hardware-Komponenten, der sogenannten Peripherie-Geräte unterscheiden die Angebote für Kassen im Einzelhandel. Auch die Preismodelle sind unterschiedlich. Manche Anbieter verlangen einen monatlichen Mietpreis für Hardware, Software und Wartung. Andere fordern einmalige Kosten für die Hardware und eine Wartungsgebühr pro Monat für die Software. Auch Setup und Schulungsgebühren sind möglich.

Großes Anbieterspektrum

Der Einzelhandel untergliedert sich in viele Teilbranchen. Für viele dieser Teilbranchen gibt es zusätzlich spezialisierte Kassensysteme. Hier einige Beispiele:

• e-vendo: Lösungen für Sporthändler und Bikeshops
• FEE: Software für den Modehandel
• Clarity & Success: Juweliere, Uhrmacher und Goldschmiede

Auch die Franchisesysteme im Einzelhandel bieten häufig zum Franchisesystem passende Kassenlösungen. Im Folgenden präsentieren wir 4 Allround-Lösungen für Einzelhandelskassen an:

• flour.io
• handelsfaktor.de
• MagentaBusiness POS von der Telekom
• ready2order.com

flour.io

Flour.io ist ein filialfähiges Kassensystem mit E-Commerce-Anbindung in Echtzeit. Die Software ist die Basis des Systems. Hardware und Peripheriegeräte werden mit angeboten. Das System wendet sich an viele Einzelhandelsbranchen, auch solche, die mit Meterware oder Grammware arbeiten.

handelsfaktor.de

Ist das Angebot der Telenorma AG für eine filialfähige Einzelhandelskasse. Insgesamt ein flexibel zu konfigurierendes Kassensystem, das grundsätzlich über die Cloud zu bedienen ist. Eigene Terminals und Peripheriegeräte werden angeboten.

ready2order

ready2order ist eine tablet-Kasse mit einer Spezialisierung auf mehrere Branchen, unter anderem auch den Einzelhandel. Kern ist die ready2order Kassensoftware, die zu einem günstigen monatlichen Preis zu mieten ist. Wer möchte, kann auf ein von ready2order empfohlenes Arsenal an Hardware und Peripheriegeräten zurückgreifen: Touchscreen-Displays, Scanner, Kassenladen, Kartengeräte und Bondrucker.

Telekom MagentaBusiness POS

MagentaBusiness POS ist die Kassenlösung der Telekom für stationäre Dienstleister. Für Händler bietet die Telekom ein Kassensystem mit E-Commerceanbindung. Der Clou bei der Warenwirtschaft ist, dass die Telekom über eine Produktdatenbank verfügt, bei der der Händler die gelieferten Waren einfach per Barcode einliest. Selbst für ganz kleine Händler wie Kiosk-Betreiber bietet die Telekom ein kleines Terminal an. Das System ist für einen günstigen monatlichen Preis zu mieten.

Ein Kassensystem für den Einzelhandel ist eine strategische Anschaffung. Ein gutes System senkt die Kosten in der Verwaltung, optimiert die Warenwirtschaft und hilft mit Marketingfunktionen, den Umsatz des Geschäfts zu steigern. 

Funktionsumfang in der Bedarfsanalyse festlegen

Folgende Leitfragen helfen bei der Bedarfsanalyse

• Bezahlmethoden: Welche Zahlungsarten soll die Kasse beherrschen?
• Warenwirtschaft: Ist ein Warenwirtschaftssystem integriert oder gibt es Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen? Wie zum Beispiel bei MagentaBusiness POS.
• Inventur: Hat die Kasse ein Inventur-Modul? Wie zum Beispiel bei flour.io.
• Filialverwaltung: Soll die Kasse filialfähig sein? Wie zum Beispiel bei Handelsfaktor.de
• E-Commerce: Wie wichtig ist E-Commerce für Ihr Geschäft? Welche E-Commerce Kanäle sollen eingebunden werden? Denken Sie auch an Klick & Collect.
• Verkäuferverwaltung: Wie umfangreich soll die Verkäufer-Verwaltung sein? Mit Zeiterfassung oder nur Verkäuferstatistiken?
• Welche Marketing-Funktionen soll die Kasse haben: Kundenverwaltung mit Einkaufshistorie, Coupons, Kundenkarten? Wie zum Beispiel bei MagentaBusiness POS und ready2order.
• Wie groß soll die Kasse sein? Wieviel Platz bietet Ihre Kassentheke? Wollen Sie zusätzlich mobile Geräte einsetzen?
• Ganz wichtig: Ist die Kasse GOBD-konform?
• Welche Unterstützung gibt es bei Service und Support?
• Was kostet das System? Welche Kosten und Investitionen kommen auf Sie zu?

Pflichtenheft und Testphase

Definieren Sie Ihre Kriterien und legen Sie ein Pflichtenheft an. Dieses Pflichtenheft unterstützt Sie bei der Anbietersuche. Selektieren Sie gezielt und machen Sie mit den besten Systemen einen Test. In der Regel können Sie ein Kassensystem nicht unter Echt-Bedingungen testen. Simulieren Sie daher systematisch Test-Szenarios. Leitfragen beim Test:

• Entspricht das System unseren Kriterien?
• Wie zeitaufwendig ist das Kassieren?
• Geht das Ganze einfach und verständlich?

Anschaffung und Einführungsphase

Haben Sie sich für das richtige Kassensystem im Einzelhandel entschieden, folgt die Phase der Einführung. Daran müssen Sie denken:

• Prozessbeschreibungen für die Kasse anlegen: Kasseneröffnung, Kassiervorgänge, Kassensturz und Kassenabschluss
• Regeln für besondere Kassiervorgänge definieren: Stornos, Umtäusche, etc.
• Abläufe für das Warenhandling definieren
• Mitarbeiter schulen und Verantwortlichkeiten festlegen
• Mitarbeiter auf eine Kassennachschau vorbereiten

Je systematischer sie vorgehen, desto reibungsloser die Einführung und desto schneller werden Sie von Ihrer neuen Einzelhandelskasse profitieren