Das beste Kassensystem für die Gastronomie: 6 Anbieter im Vergleich

In unserem großen Kassensystem-Vergleich haben wir führende Kassensysteme auf Funktionen geprüft, die in der Gastronomie wirklich zählen: Reservierungen verwalten, Gänge planen, Preise automatisch zur Happy-Hour ändern, Rechnungen splitten und mehr.

Welche Kasse passt zu Ihrem Konzept? Unser Vergleich zeigt die besten Lösungen für Café, Restaurant und Franchise.

Von
Chefredakteur

Chefredakteur: René Klein
Für-Gründer.de Redaktion

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.

Das Wichtigste auf einen Blick
  • SumUp, Lightspeed und ready2order gehören zu den besten Gastronomie-Kassensystemen im Vergleich.
  • Wesentliche Testkriterien waren Preis, Funktionsumfang für die Gastronomie, Bedienfreundlichkeit und rechtskonforme Abrechnung.
  • Kassensysteme für die Gastronomie kosten je nach Funktionsumfang zwischen 0 € und 350 €.
  • Testsieger SumUp überzeugt mit einer einfachen Bedienung und starken Funktionen zu einem fairen Preis.

  | Testsieger: Beste Gastronomie-Kassensysteme 2025

Das beste Kassensystem für die Gastronomie ist SumUp (Note 1,5). Auf dem 2. Platz liegt Lightspeed (Note 1,8), dicht gefolgt von ready2order (Note 1,9) auf dem 3. Platz.

Testsiegel SumUp
1. SumUp
  • Highlights: Tisch- und Raumpläne, Reservierungsfunktion, Happy-Hour-Funktion
  • Geeignet für: Kleine Betriebe wie Cafés, Bars, Bistros oder Imbisse
  • Tarif: ab 0 € pro Monat
  • Transaktionsgebühr: 0,8 % je Kartenzahlung
  • Kosten Hardware: ab 299 € einmalig
  • Note: 1,5
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Testsiegel Lightspeed
2. Lightspeed
  • Highlights: QR-Code Bestellsystem, Kalkulationsfunktion, zentrales Filialmanagement
  • Geeignet für: Restaurants mit komplexeren Abläufen oder mehreren Standorten
  • Tarif: ab 119 € pro Monat
  • Transaktionsgebühr: ab 0,9 % je Kartenzahlung
  • Kosten Hardware: Auf Anfrage
  • Note: 1,8
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Testsiegel ready2order
3. ready2order
  • Highlights: Gangsteuerung, Beilagenmanagement, preiswerte Hardware, Offline-Modus
  • Geeignet für: Wechselnde Einsatzorte wie Marktstände oder Foodtrucks
  • Tarif:  ab 34,90 € pro Monat
  • Transaktionsgebühr: ab 1,23 % je Kartenzahlung
  • Kosten Hardware: ab 279 € einmalig
  • Note: 1,9
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Ist ein Kassensystem in der Gastronomie verpflichtend?

Eine Registrierkassenpflicht gibt es für die Gastronomie nicht. Gastronomen sind allerdings verpflichtet, jeden Geschäftsvorfall laufend und unmittelbar zu erfassen. Ob sie dabei eine (elektronische) Registrierkasse oder offene Ladenkasse verwenden, bleibt den Betreibern überlassen.

Wer sich für ein elektronisches Kassensystem entscheidet, muss einige gesetzliche Anforderungen erfüllen:

  • Laut Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen elektronische Kassen manipulationssicher sein und über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
  • Es gilt zudem die Belegausgabepflicht in Papier- oder elektronischer Form. Erfüllen Gastronomen diese gesetzlichen Anforderungen nicht, drohen Bußgelder und Schätzungen des Finanzamts.
  • Seit Januar 2025 gilt die Meldepflicht. Um diese zu erfüllen, müssen Kassensysteme über ELSTER dem Finanzamt gemeldet werden.
Wie viel kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?

Gastronomie-Kassensysteme kosten zwischen 0 € und 349 € pro Monat. Hinzu kommen umsatzbasierte Transaktionsgebühren für Kartenzahlungen zwischen 0,59 % und 2,5 %. Weitere Kosten entstehen für Hardware. Ab 150 € einmalig gibt es voll-funktionsfähige mobile Kassen. Für stationäre Gastrokassen ist mit mindestens 600 € zu rechnen.

#1 SumUp Pro (Note 1,5)

Testsieger im Kassensystem-Vergleich für die Gastronomie 2025

Mit der Gesamtnote 1,5 „gut“ belegt SumUp Pro den 1. Platz im Vergleich. Das Gastronomie-Kassensystem bietet die beste Kombination aus einfacher Bedienung, fairer Preisgestaltung und Funktionsumfang.

Einsatzbereiche

Das SumUp Pro eignet sich für Betriebe wie Cafés, Bars, Bistros und kleine bis mittlere Restaurants. Dank der integrierten Gangsteuerung kann die Kasse auch in der gehobenen Küche eingesetzt werden.

Besondere Gastronomie-Funktionen

  • Tischpläne und Reservierungen verwalten
  • Happy-Hour-Funktion
  • Gangsteuerung
  • Lieferdienst-Anbindung
  • Bondrucker für Küche und Bar

Was kostet SumUp?

Tarif Kostenlos Lite Pro
Preis pro Monat 0 € 0 € 45 €
Transaktionsgebühr 1,39 % - 2,5 % 1,39 % - 2,5 % 0,8 %
Hardware 0 € ab 299 €* ab 999 €**
Gastro-Funktionen Keine Keine Reservierungen, Tisch- & Raumplanung, Menü-Änderungen, Drucker-Verwaltung

*Umfang: Tablet-Kassendisplay inklusive Tablet-Ständer und Kartenlesegerät

**Umfang: Tablet-Kassensystem, Tablet-Ständer, Bondrucker, Kassenlade und Kartenlesegerät

Bewertung

SumUp Pro überzeugt mit einem großen Funktionsumfang zum vergleichsweise kleinen Preis. Die Bedienung ist intuitiv, der Einstieg ohne Vorkenntnisse möglich. Kleine Betriebe, die auf spezielle Gastro-Funktionen wie Gangsteuerung und Reservierungsfunktion verzichten können, ist die kostenlose Kassen-App eine gute Alternative.

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Branchensieger Gastronomie: SumUp
Sieger des Gastronomie-Kassensystem-Vergleichs ist SumUp mit seinem gelungenen Gesamtpaket.

#2 Lightspeed Essential (Note 1,8)

Auf dem 2. Platz landet Lightspeed mit der Note 1,8 „gut“. Das System überzeugte mit speziellen Gastronomie-Funktionen wie der digitalen Speisekarte und dem QR-Code-Bestellsystem. Eine weitere Besonderheit ist die integrierte Kalkulationsfunktion. Diese berechnet automatisch Verkaufspreise auf Basis der hinterlegten Rezepte.

Einsatzbereiche

Lightspeed eignet sich für Restaurants mit und ohne Bar sowie Ketten mit mehreren Standorten, die digitalisierte Abläufe und erweiterte Funktionen benötigen. Das Gastronomie-Kassensystem richtet sich ebenfalls an Fine-Dining-Konzepte und die Systemgastronomie.

Besondere Gastronomie-Funktionen

  • QR-Code-Bestellsystem
  • Digitale Speisekarte
  • Kalkulationsfunktion für Verkaufspreise
  • Gangsteuerung
  • Reservierungsfunktion
  • Lieferdienst-Anbindung

Was kostet Lightspeed?

Tarif Essential Premium
Preis pro Monat 119 € 349 €
Transaktionsgebühr 0,9 % + 0,10 €
Hardware Auf Anfrage
Funktionsumfang Alle, bis auf individuelle Schnittstellen und Hotelsoftware-Anbindung Alle Gastro-Funktionen

Bewertung

Lightspeed gehört zu den höherpreisigen Anbietern von Gastronomie-Kassensystemen im Vergleich. Dafür ist der Funktionsumfang besonders umfangreich und genau auf die Bedürfnisse von Gastronomen zugeschnitten – vor allem für Betriebe mit hohem Gästeaufkommen oder mehreren Standorten.

Lightspeed kennenlernen
Platz 2 im Vergleich der besten Gastronomie Kassensysteme ist Lightspeed
Lightspeed wurde speziell für die anspruchsvolle Gastronomie entwickelt und ist entsprechend teurer als SumUp.

#3 ready2order (Note 1,9)

ready2order belegt im Vergleich der besten Gastronomie-Kassensysteme mit der Note 1,9 „gut“ den 3. Platz. Das cloudbasierte Kassensystem punktet durch seine flexible Einsatzfähigkeit auf eigenen Geräten, z. B. Smartphones, Tablets oder einem bereits vorhandenen Kassen-PC.

Einsatzbereiche

ready2order eignet sich besonders für Cafés, Bars, Foodtrucks, Marktstände und kleine Restaurants. Durch die mobile App und Nutzung im Browser lässt es sich ortsunabhängig einsetzen – ideal wechselnde Standorte und angehende Gastronomen, die in der Gründungsphase nicht in teure Hardware investieren wollen.

Besondere Gastronomie-Funktionen

  • Tischplanung
  • Funkbonierung
  • Gangsteuerung
  • Trinkgeldverwaltung
  • Splitrechnung

Was kostet ready2order?

Kostenart Preis Umfang
Kassensoftware 34,90 € / Monat Vollständiges Kassensystem
Transaktionsgebühr 1,23 % / Transaktion Gebühr für Kartenzahlungen
Hardware ab 279 € Mobiles Kassensystem
Gastro-Paket 22,90 € / Monat Add-on für Gastronomie-Funktionen*
TSE-Paket 14,90 € / Monat Technische Sicherheitseinrichtung**

*Zusatzfunktionen: Funkbonierung, Tischübersicht, Beilagenmanagement

**Cloudbasierte technische Sicherheitseinrichtung, notwendig für eine rechtskonforme Kassennutzung

Bewertung

Die moderne Kasse mit zusätzlichen Gastro-Funktionen überzeugt durch flexible Einsatzmöglichkeiten und eine kompakte Funktionsauswahl. Gerade für mobile Konzepte oder kleine Betriebe ohne Reservierung ist ready2order jedoch eine preislich attraktive Alternative.

ready2order testen
Platz 3 im Gastronomie-Kassenvergleich belegt ready2order
ready2order ist einfach in der Bedienung, bietet jedoch nicht dieselben Gastro-Spezialfunktionen wie die Erstplatzierten.

Die 6 besten Gastronomie-Kassensysteme auf einen Blick

Nachfolgend stellen wir Ihnen unsere 6 Favoriten für Gastronomie-Betriebe vor.

  • SumUp (Note 1,5): Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis
  • Lightspeed (Note 1,8): Top für die Systemgastronomie
  • ready2order (Note 1,9): Optimal für kleine Cafés und Restaurants
  • Orderbird (Note 2,0): Stark für mobile Betriebe
  • POSSUM (Note 2,3): Gute Wahl für Gastro mit Gastgewerbe
  • helloCash (Note 2,4): Top für Einsteiger

Folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Merkmale der verglichenen Anbieter auf einen Blick.

Kriterien SumUp Lightspeed ready2order Orderbird POSSUM helloCash
  Logo SumUp Logo Lightspeed Logo ready2order Logo Orderbird Logo POSSUM Logo helloCash
Note 1,5 1,8 1,9 2,0 2,3 2,4
Gastro-Features 100 % 100 % 80 % 90 % 80 % 75 %
Reservierungsfunktion            
Tischverwaltung            
Splitrechnung            
Trinkgeld-Funktion            
Funkbonierung            
Sonderwünsche            
Gangsteuerung            
Lieferdienst-Anbindung            
Bondrucker Küche/Bar            
Preis getesteter Tarif 45,00 € 119 € 34,90 € 79 € 39 € 18,90 €
TSE     14,90 € / Monat     10,75 € / Monat
Transaktionsgebühren ab 0,8 % 0,9 % 1,23 % 1,75 % 0,59 % 1,39 %
Hardware ab 999 € Auf Anfrage 279 € 499,00 € 1.199,00 € 457,00 €
Kostenlose Testphase 7 Tage   7 Tage     30 Tage
Urteil der Redaktion Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis Top für wachsende Gastro-Betriebe Optimal für kleine Cafés und Restaurants Stark für mobile Betriebe Gute Wahl für Gastro mit Gastgewerbe Top für Einsteiger
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  | Vergleichskriterien für Gastronomie-Kassensysteme

#1 Vertrag und Kosten

Software-Lizenz
  • Welche Abonnement-Gebühren fallen an?
  • Gibt es einen kostenlosen Tarif?
  • Welche zusätzlichen Gebühren fallen an (z. B. für TSE, Kassenbuch)?
Transaktionsgebühren
  • Wie hoch ist die prozentuale Gebühr für Kartenzahlungen (Girocard, Debit- und Kreditkarte)?
  • Fallen zusätzlich Fixgebühren an, z. B. 0,10 € je Transaktion?
Hardware und Zubehör
  • Welche einmaligen Kosten entstehen für Hardware wie Barcode-Scanner, Bondrucker oder Tablets?
  • Welche Mietoptionen für Hardware gibt es?
Vertragslaufzeit & Zahlungsintervall
  • Bezahlen Kunden das Kassensystem monatlich oder jährlich?
  • Ist der Vertrag flexibel monatlich oder nur jährlich kündbar?
Kostenlose Testphase
  • Kann das Kassensystem unverbindlich getestet werden?
  • Wie lange kann das Kassensystem getestet werden – 7, 14 oder 30 Tage?
Zahlungsmethoden
  • Erfolgt die Bezahlung auf Rechnung oder im Voraus?
  • Werden die Gebühren in Form einer Überweisung, Kreditkarte oder im Lastschriftverfahren beglichen?

#2 Bezahl- und Marketingfunktionen

Zahlungsarten
  • Erlaubt das Kassensystem Barzahlungen?
  • Sind Kartenzahlungen, z. B. mit Girocard und Kreditkarte, möglich?
  • Unterstützt die Gastro-Kasse Zahlungen via E-Wallets, z. B. Google Pay oder Apple Pay?
Besondere Bezahlfunktionen
  • Stornofunktion
  • Unterschiedliche Steuersätze
  • Tax-Free-Funktion für steuerfreie Umsätze
  • Wechselgeldrechner für unkompliziertes Kassieren
Kundenmarketing
  • Kundendaten erfassen und verwalten
  • Gutscheine verwalten, ausstellen und einlösen
  • Rabatte in Euro und Prozent
  • Kundenkarten und Treueprogramme anbieten

#3 Hardware und Zubehör

Art des Kassensystems
  • Ist das Kassensystem cloudbasiert und von verschiedenen Geräten aus nutzbar?
  • Handelt es sich um eine lokal installierte Lösung, die feste Hardware wie PCs oder Kassenterminals erfordert?
  • Für welche Betriebssysteme ist eine Installation verfügbar (z. B. Windows, macOS, iOS oder Android)?
Mobiles Kassensystem (Handhelds)
  • Ist es möglich, das eigene Smartphone als mobiles Kassensystem zu nutzen?
  • Stellt der Kassenanbieter eine App zur Verfügung?
  • Gibt es eine Auswahl an Kartenlesegeräten für mobile Zahlungen?
Kartenlesegerät
  • Können Kartenzahlungen (Girocard/Kreditkarte) mit dem Kassensystem angenommen werden?
  • Gibt es nur stationäre oder auch mobile Kartenlesegeräte (Handhelds)?
Bondrucker & Küchenmonitor
  • Bekommen Gastronomen beim Anbieter den passenden Bondrucker?
  • Stellt der Anbieter einen mobilen Bondrucker zur Verfügung?
  • Kann ein eigener Bondrucker für die Küche oder Bar eingerichtet werden?
  • Gibt es einen Monitor für effizientere Abläufe in Küche oder Bar?
Waagen-Anbindung/Grammeingabe
  • Kann eine Waage für Produktverkäufe an das Kassensystem angebunden werden?
  • Bietet das Kassensystem alternativ eine Grammeingabe?
Bargeldlade
  • Lässt sich eine Kassenlade für Bargeld mit dem Kassensystem verbinden?
  • Lässt sich die Kassenlade direkt über die Kassensoftware öffnen?

#4 Buchhaltung und Controlling

Kassenbuch
  • Gibt es im Kassensystem ein integriertes Kassenbuch?
  • Werden alle Buchungen lückenlos und manipulationssicher erfasst?
  • Können vergangene Buchungen jederzeit nachvollzogen und überprüft werden?
  • Ist ein Export der Kassenbuchdaten für Steuerprüfungen möglich?
  • Werden Kassenbuch und Belege gemäß GoBD-Vorgaben archiviert?
Kassensturz
  • Wird der Bargeldbestand im Zählprotokoll dokumentiert?
  • Gleicht das System automatisch den Ist- mit dem Soll-Bestand ab?
Tagesabschluss mit Z-Bon
  • Zeigt der Z-Bon alle Tagesumsätze und Steueranteile vollständig an?
  • Entspricht der Z-Bon den Anforderungen der GoBD und KassenSichV?
Zwischenbericht mit X-Bon
  • Kann der aktuelle Umsatz sowie der Bargeldbestand im Laufe des Tages eingesehen werden?
  • Gibt der X-Bon auch beim Schichtwechsel Auskunft über den Kassenstand?
Datenexport
  • Unterstützt das System die DSFinV-K-Schnittstelle der Finanzverwaltung?
  • Ist ein Export der TSE-Daten möglich?
  • Können Z-Bons als Datei exportiert werden?
  • Gibt es eine direkte Anbindung an DATEV?
  • Wird alternativ ein DATEV-kompatibler Export für den Steuerberater angeboten?
  • Können die Daten als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden?
  • Ist das Kassensystem mit Buchhaltungssoftware per Schnittstelle verknüpfbar?
Rechnungserstellung und E-Rechnung
  • Lassen sich Kassenbons und Rechnungen individuell gestalten?
  • Werden elektronische Rechnungen für Geschäftskunden (B2B) erstellt?
  • Können E-Rechnungen im System verarbeitet und gespeichert werden?
Auswertung
  • Gibt es ein Controlling-Dashboard zur Umsatzübersicht?
  • Werden Tagesberichte automatisch erstellt?
  • Gibt es monatliche Auswertungen?
  • Werden auch Jahresberichte angeboten?
  • Kann man auf umfassende Umsatzstatistiken zugreifen?
  • Werden Umsätze pro Mitarbeiter ausgewertet?
  • Gibt es Auswertungen nach einzelnen Kunden?
  • Werden Umsätze nach Zahlungsart aufgeschlüsselt?
  • Gibt es Umsatzübersichten pro Artikel?
  • Werden Umsätze nach Warengruppen dargestellt?
Lagerverwaltung
  • Lässt sich mit dem System eine Inventur durchführen?
  • Ist eine Lagerverwaltung inklusive Bestandsanzeige integriert?
  • Können Lieferantendaten im System gepflegt werden?
  • Ist eine Warenbestellung direkt über die Software möglich?
Speisen und Getränke
  • Können eigene Speisen, Getränke, ganze Menüs und Beilagen angelegt werden?
  • Ist es möglich, eigene Preise festzulegen?

#5 Mitarbeiterverwaltung

Berechtigungen für Nutzer
  • Ist es möglich, mehrere Benutzerkonten im Kassensystem einzurichten?
  • Können unterschiedliche Zugriffsrechte für Servicekräfte, Inhaber und Hilfskellner vergeben werden?
Zeiterfassung und Schichtplanung
  • Unterstützt das Kassensystem die Erfassung von Arbeitszeiten?
  • Bietet die Kasse Funktionen zur Schichtplanung?
  • Können Personal- und Zeitdaten für Auswertungen exportiert werden?

#6 Rechtssicherheit und Datenschutz

Rechtliche Anforderungen
  • Erfüllt das Kassensystem die rechtlichen Anforderungen nach KassenSichV und GoBD?
  • Enthält die Gastro-Kasse eine TSE oder muss diese erst hinzugekauft werden?
Datenschutz
  • Erfüllt der Hersteller alle Anforderungen der DSGVO?
  • Werden Kassen-, Kunden- und Lieferantendaten verschlüsselt übertragen?
  • Befindet sich der Serverstandort in Deutschland oder außerhalb?
  • Erfolgen regelmäßige Backups zur Datensicherung?
  • Gibt es einen Offline-Modus, damit die Kasse auch bei fehlender Internetverbindung reibungslos funktioniert?

#7 Nutzerbewertungen

Bedienfreundlichkeit, Geschwindigkeit und Support-Qualität

Für den Vergleich der besten Gastronomie-Kassensysteme 2025 haben wir jeden Anbieter sorgfältig analysiert. Da wir nicht jede Kasse in der Praxis testen konnten, haben wir zusätzlich Bewertungen vertrauenswürdiger Plattformen berücksichtigt. Darunter befanden sich Plattformen wie Google Reviews, Capterra, Trustpilot sowie die App-Stores von Apple und Google.

Besonderes Augenmerk lag auf den Anforderungen der Gastronomie: Eine intuitive Bedienung im stressigen Arbeitsalltag, reibungslose Abläufe, gute Performance, ein durchdachtes Design und ein verlässlicher Kundenservice waren für uns zentrale Kriterien.

#8 Service und Support

Support-Zeiten

Steht der Kundensupport auch zu den typischen Öffnungszeiten in der Gastronomie zur Verfügung – inklusive Wochenenden und Feiertagen?

Support-Kanäle
  • Gibt es eine telefonische Hotline für direkte Anliegen?
  • Wird ein Live-Chat für schnelle Rückfragen angeboten?
  • Kann der Support auch per E-Mail kontaktiert werden?
Support-Sprachen

Ist der Kundenservice in mehreren Sprachen verfügbar, z. B. Deutsch, Englisch, Türkisch, Spanisch oder Französisch?

#9 Spezielle Gastronomie-Funktionen

Reservierungsfunktion
  • Bietet das Kassensystem eine Möglichkeit, damit Gäste digital selbst reservieren können?
  • Ist es möglich, telefonische und persönliche Reservierungen manuell im System einzutragen?
Tischverwaltung
  • Können die Tische wie in den eigenen Räumlichkeiten abgebildet werden?
  • Ist es möglich, Außenbereiche getrennt zu visualisieren?
  • Können Raumpläne erstellt werden?
  • Wie übersichtlich und intuitiv ist die Tischverwaltung insgesamt gelöst?
Funkbonierung
  • Unterstützt das Kassensystem eine Funkbonierung für die direkte Übermittlung von Bestellungen an Bar oder Küche?
  • Sind die mobilen Kassensysteme einfach zu bedienen?
  • Bietet das Handheld weitere Funktionen, etwa einen Bondrucker oder ein Kartenlesegerät?
Splitrechnung

Können Rechnungen pro Tisch aufgeteilt werden?

Trinkgeldfunktion

Gibt es eine integrierte Funktion zur einfachen Erfassung von Trinkgeldern, z. B. als 5 %, 10 % oder 15 %?

Sonderwünsche

Können Sonderwünsche der Gäste flexibel erfasst und an die Küche weitergegeben werden?

Gangsteuerung

Ist eine Gangsteuerung möglich, um Speisen in der richtigen Reihenfolge (automatisiert) auszugeben?

Lieferdienst & Take-Away
  • Gibt es eine Anbindung an Lieferdienste, zum Beispiel Lieferando, Wolt oder Uber Eats?
  • Bietet das System eine Funktion für Außer-Haus-Verkauf (Take Away) inklusive passender Belegausgabe?
Happy-Hour-Funktion

Lässt sich eine Happy-Hour-Zeit mit automatisch angepassten Preisen einrichten?

Ermittlung des Testergebnisses

Aus unserem großen Kassensystem-Vergleich 2025 haben wir diejenigen Anbieter ausgewählt, die in der Testkategorie ‚Gastronomie‘ besonders gut abgeschnitten haben.

Wir haben die Systeme anhand von 9 Hauptkriterien gezielt nach Anforderungen der Gastronomie geprüft. Jede Kategorie erhielt je nach Schwerpunkt eine andere Gewichtung:

  • Vertrag und Kosten: 10 %
  • Bezahl- und Marketingfunktionen: 7 %
  • Geräte und Zubehör: 7 %
  • Buchhaltung und Controlling: 7 %
  • Mitarbeiterverwaltung: 5 %
  • Usability: 7 %
  • Sicherheit und Datenschutz: 7 %
  • Service und Support: 12 %
  • Besondere Gastro-Funktionen: 38 %

Für jede Kategorie wurden einzelne Testkriterien bestimmt, die ebenfalls gewichtet wurden. In der Kategorie ‚Gastro-Funktionen‘ haben wir folgende Einzelfunktionen bewertet:

  • Reservierungsfunktion: 15 %
  • Splitrechnung: 15 %
  • Bondrucker (Küche/Bar): 15 %
  • Tischverwaltung: 10 %
  • Trinkgeldfunktion: 10 %
  • Funkbonierung: 10 %
  • Gangsteuerung: 10 %
  • Sonderwünsche erfassen: 5 %
  • Lieferdienst-Verwaltung: 5 %
  • Außer-Haus-Verkauf: 5 %

Je mehr praxisrelevante Funktionen ein System bietet – und umso besser Service, Bedienfreundlichkeit und der Preis ausfallen – desto höher fällt die Bewertung aus.

  | Die 6 besten Gastro-Kassen im Überblick

Nachfolgend stellen wir Ihnen die 6 Gastronomie-Kassensysteme unseres Vergleichs vor. Wir haben nur Systeme aufgenommen, die gesetzliche Anforderungen erfüllen und spezielle Funktionen für Gastronomie-Betriebe mitbringen.

Die 6 Anbieter des Gastro-Kassen-Vergleichs
Die 6 Anbieter von Gastronomie-Kassensystemen auf einen Blick

In der folgenden Tabelle haben wir Testnote, Preis pro Monat, Höhe der Transaktionsgebühren, Anschaffungskosten für Hardware und die wichtigsten Funktionen der verglichenen Gastro-Kassensysteme zusammengefasst.

Kassensystem Note Urteil der Redaktion Highlights Preis / Monat ab Gebühren ab Hardware ab
1. SumUp Pro 1,5 Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis Happy-Hour- & Reservierungsfunktion 45 € 0,8 % 999 €
2. Lightspeed Essential 1,8 Top für Systemgastronomie QR-Code-Bestellsystem, Küchenmonitor 119 € 0,9 % Auf Anfrage
3. ready2order 1,9 Optimal für kleine Cafés und Restaurants Läuft auf eigener Hardware, Tageslizenzen für Saisonbetriebe 34,90 € 1,23 % 279 €
4. Orderbird Pro 2,0 Stark für mobile Betriebe Integrierte Pfandverwaltung 79 € 1,75 % 499 €
5. POSSUM 2,3 Gute Wahl für Gastro mit Gastgewerbe Happy-Hour-Feature, integrierte Zimmerverwaltung 39 € 0,59 % 1.199 €
6. helloCash Gastro 2,4 Top für Einsteiger Digitale Speisekarte, eigene Restaurantwebsite 18,90 € 1,39 % 49 €

Platz 1: SumUp (Note 1,5)

SumUp geht als Sieger unseres Vergleichs der besten Gastronomie-Kassensysteme 2025 hervor. Das System punktet mit einem modernen Design, einer spielerisch einfachen Bedienung und es bringt alle Gastronomie-Funktionen mit.

Das System überzeugt auch mit seinen Basisfunktionen, etwa im Kundenmarketing, Buchführung oder in der Produktverwaltung.

Kassenoberfläche für die Gastronomie von SumUp
SumUp ist modern gestaltet, einfach in der Bedienung und bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Preise von SumUp

Folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Preise von SumUp – aufgeschlüsselt nach Tarifen, Transaktionsgebühren und Hardware.

Kostenart Preis ab Umfang
Kassen-App 0 €

Vollständiges Kassensystem als App für Smartphones und Tablet (Android & Apple)

Transaktionsgebühren:

  • 1,39 % für Zahlungen vor Ort (Kartenterminals, Tap to Pay)
  • 2,5 % für digitale Zahlungen (QR-Code, Zahlungslinks, Gutscheine)

Auszahlungsdauer: 1 - 2 Werktage

SumUp One 19 € / Monat

Vollständiges Kassensystem als App für Smartphones und Tablet (Android & Apple)

  • 0,79 % für Zahlungen vor Ort (Kartenterminals, Tap to Pay)
  • 0,79 % für digitale Zahlungen (QR-Code, Zahlungslinks, Gutscheine)

Auszahlungsdauer: 1 Werktag

Kassensystem Lite 0 € / Monat

Kassensystem mit Tablet und Kartenlesegerät, Software vorinstalliert

  • Kosten Hardware: Ab 299 €
  • Transaktionsgebühr: 1,39 %
Kassensystem Pro 45 € / Monat

Kassensystem mit individueller Hardware-Ausstattung, Software vorinstalliert

  • Kosten Hardware: Ab 999 €
  • Transaktionsgebühr: 0,8 %

Erweiterte Gastronomie-Funktionen, z. B. geplante Menü-Änderungen, Tischverwaltung, Reservierungen, Bondrucker für Küche und Bar

Vor- und Nachteile von SumUp

Im Folgenden betrachten wir die zentralen Stärken und Schwächen von SumUp.

  • Sehr gute Usability
  • Kostenloser Tarif für kleine Cafés und Restaurants
  • Niedrige Transaktionsgebühren (in SumUp Pro)
  • Reservierungsfunktion
  • Happy-Hour-Feature
  • TSE bereits integriert
  • Verwaltung mehrerer Standorte nicht möglich
  • Je nach Tarif abhängig von Anbieter-Hardware
  • Keine Zeiterfassung
  • Schichtplanung fehlt
  • Kein Offline-Modus

SumUp im Vergleich: die wichtigsten Ergebnisse

Spezielle Gastro-Funktionen

In der Vergleichskategorie Gastronomie hat SumUp die volle Punktzahl erzielt. Nutzer profitieren von Besonderheiten wie der integrierten Happy-Hour- und Reservierungsfunktion sowie der Gangsteuerung.

Auch sonst enthält SumUp alle essenziellen Funktionen für die Gastro: Splitrechnungen, individuell anpassbare Trinkgeld-Optionen, Funkbonierung, Sonderwünsche, Take-Away. Eine Lieferdienst-Anbindung ist ebenfalls möglich.

Bezahl- und Marketingfunktionen

SumUp zählt zu den modernsten Zahlungsdienstleistern im Vergleich. Neben den Standard-Zahlungsarten Bargeld, Girocard, Kreditkarte und Tap to Pay deckt SumUp noch mehr ab: Bezahlungen per Zahlungslink oder QR-Code sowie die E-Wallets von Apple, Samsung, Google und PayPal.

Schade ist nur, dass SumUp im teuersten Tarif "Kassensystem Pro" die modernen Zahlungsmethoden mit Link und QR-Code nicht anbietet. Diese Optionen sind lediglich in den kostenlosen Tarifen verfügbar.

Marketingfunktionen wie Rabatte oder Gutscheine sind nur eingeschränkt verfügbar. Die Kundendatenverwaltung ist einfach gehalten und nicht auf umfangreiche Kundenmarketing-Maßnahmen ausgelegt.

Geräte und Zubehör

Je nach Tarif läuft SumUp auf den eigenen Smartphones, bereits vorhandenen Tablets und Desktop-Geräten oder auf der Hardware des Anbieters. Das Kassensystem kann durch Bondrucker, Kartenlesegeräte und eine Kassenlade ergänzt werden. Im Gastro-Tarif sind Nutzer leider von der verfügbaren Hardware des Anbieters abhängig und müssen mit einer Investition von mindestens 999 € rechnen.

Buchhaltung und Controlling

SumUp hat für die Gastronomie-Buchhaltung einiges zu bieten. Das Kassenbuch ist bereits integriert, Tagesabschlüsse werden mit dem Z-Bericht generiert. Auf Knopfdruck kann ein Zwischenbericht erstellt werden (X-Bon). Außerdem punktet SumUp mit einer individuellen Rechnungserstellung und ist sogar dazu in der Lage, E-Rechnungen zu verarbeiten und zu erstellen. 

Nutzer übermitteln die Kassendaten entweder per Export oder direkter DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater.

SumUp überzeugt außerdem mit seiner Lagerverwaltung: Nutzer führen mit der Software ihre Inventur durch, verwalten Bestände und führen Bestellungen für Waren durch.

Mitarbeiterverwaltung

In Sachen Mitarbeiterverwaltung ist SumUp noch ausbaufähig. Es lassen sich zwar Benutzerkonten mit individuellen Berechtigungen einrichten, dafür fallen jedoch Lizenzgebühren in Höhe von 45 € pro Stück an. Eine Zeiterfassung oder gar Schichtplanung wie bei Kontrahent ready2order ist nicht enthalten.

Rechtssicherheit und Datenschutz

SumUp erfüllt die rechtlichen Anforderungen an Kassensysteme, einschließlich GoBD und KassenSichV. Eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist integriert. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform, mit Serverstandorten innerhalb der EU. Backups werden regelmäßig durchgeführt, sodass Kassendaten sicher gespeichert bleiben.

Ein Offline-Modus ist eingeschränkt möglich: Zahlungen über das Kartenterminal setzen eine aktive Internetverbindung voraus. Das wird für Gastronomie-Betriebe mit großem Außenbereich und schlechter Internetverbindung schnell zum Nachteil.

Usability und Nutzerbewertung

SumUp hat uns im Praxistest mit einer modernen und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche überzeugt. Laut Bewertungen auf Google, Apple Store, Capterra und Trustpilot erreicht SumUp durchschnittlich 4,1 Sterne bei mehreren Tausend Rezensionen.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, sodass Gastronom:innen sofort mit dem Kassieren starten können – ideal für Cafés und kleine Restaurants.

Service und Support

SumUp bietet Support per E-Mail und Telefon – werktags meist von morgens bis abends. Ein Live-Chat steht über die Website zur Verfügung. Der Support ist in mehreren Sprachen erreichbar, darunter Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch.

Häufige Fragen zu SumUp

Welche Bank steckt hinter SumUp?

SumUp selbst ist keine klassische Bank. Das Unternehmen verfügt jedoch über eine E-Geld-Lizenz und wird von der Central Bank of Ireland reguliert. Das bedeutet, dass die Abwicklung von Transaktionen sicher und zuverlässig erfolgt.

SumUp kann dadurch auch Finanzdienstleistungen anbieten.  Dazu gehört beispielsweise das Online-Geschäftskonto oder eine eigene Kreditkarte für Kleinunternehmer.

Wie hoch sind die Gebühren für SumUp?

SumUp erhebt eine Transaktionsgebühr in Höhe von zwischen 0,79 % bis 2,5 %. Die tatsächliche Höhe der Gebühr hängt vom gewählten Tarif und vom Umsatz eines Unternehmens ab.

Zum Beispiel gilt im kostenlosen Tarif sowie im Tarif Lite eine Transaktionsgebühr von 1,39 %. Bei einem Jahresumsatz von über 100.000 € werden individuelle Gebühren vereinbart.

In den Abo-Modellen One und Pro erhebt SumUp eine Gebühr von 0,79 % bzw. 0,8 %.

Für wen eignet sich SumUp?

SumUp eignet sich sowohl für angehende als auch etablierte Gastronomen verschiedener Größenordnungen, die ein einfaches, kostentransparentes Kassensystem suchen. Dank modularer Funktionen und fairer Transaktionsgebühren ist SumUp für fast alle Konzepte attraktiv – solange es sich nicht um komplexe Filial- oder Franchise-Strukturen handelt. Diese Anforderungen lassen sich mit SumUp derzeit nicht vollständig abbilden.

Wie funktioniert die Auszahlung bei SumUp?

War eine Zahlung erfolgreich, überweist SumUp das Geld abzüglich der Transaktionsgebühr auf das Bankkonto des Nutzers.

Ein Rechenbeispiel: Café-Inhaberin Lena hat gerade einen Latte Macchiato im Wert von 4,50 € brutto verkauft. Das Getränk wurde mit der Girocard bezahlt. Da Lena den kostenpflichtigen Pro-Tarif von SumUp gewählt hat, fallen für die Transaktion 0,8 % Transaktionsgebühren an. SumUp wird Lena in den nächsten Werktagen einen Betrag von 4,46 € überweisen.

Fazit der Redaktion

SumUp richtet sich mit seiner App und stationären Kassensystemen an kleine bis große Gastro-Betriebe – vom kleinen Café an der Ecke bis zum großen Restaurant, das mehrere Gasträume und den Außenbereich in einem System organisieren will. Abgerundet wird das gute Gesamtpaket von einem konkurrenzfähigen Preis.

SumUp testen

Platz 2: Lightspeed Essential (Note 1,8)

Lightspeed landet mit seinem Tarif Essential auf dem 2. Platz im Vergleich. Das Kassensystem wurde speziell für die Gastronomie entwickelt und bietet mehr als nur die essenziellen Gastro-Funktionen.

Eine Besonderheit ist das QR-Code-Bestellsystem, mit dem Gäste vom Tisch aus bestellen und bezahlen können. 

Kassenoberfläche von Lightspeed inklusive Manager-Ebene
Lightspeed lässt mit seinem Funktionsumfang keine Wünsche offen, ist jedoch entsprechend kostspielig.

Preise von Lightspeed

In der folgenden Tabelle werfen wir einen Blick auf die Tarife und Gebühren von Lightspeed.

Kostenart Preis Umfang
Tarif Essential 119 € / Monat Vollständige Kassensoftware ohne individuelle Schnittstellen (API) – geeignet für 1 - 15 Standorte
Tarif Premium 349 € / Monat Vollständige Kassensoftware mit individuellen Schnittstellen (API) – geeignet für 15 - über 500 Standorte
Tarif Enterprise Auf Anfrage Maßgeschneiderte Gastro-Software mit individuell gewählten Funktionen und Hardware
Transaktionsgebühren 0,9 % + 0,10 € Transaktionsgebühr plus Bearbeitungsgebühr für Kartenzahlungen

Zusätzlich zu den Tarifen Essential und Premium können optionale Add-ons hinzugebucht werden. Dadurch erweitern Nutzer den Standard-Funktionsumfang um beispielsweise das QR-Code-Bestellsystem oder die Lieferdienst-Anbindung. Informationen zum Preis erhalten Nutzer allerdings nur auf Anfrage.

Vor- und Nachteile von Lightspeed

Nachfolgend beleuchten wir alle Vorteile und Nachteile von Lightspeed.

  • Modernes Design
  • Großer Funktionsumfang für die Gastronomie
  • Viele Kundenmarketing-Funktionen, z. B. Treueprogramme und Kundenkarten
  • Für Systemgastronomie und Franchise geeignet
  • Mit Add-on Order Anywhere Self-Ordering möglich
  • Teuerstes Kassensystem im Vergleich
  • Nur Jahres-Verträge
  • Keine transparente Preisgestaltung

Lightspeed im Vergleich: die wichtigsten Ergebnisse

Spezielle Gastro-Funktionen

Lightspeed bietet weit mehr als nur die essenziellen Funktionen für Gastronomie-Betriebe. Zur Standard-Ausstattung gehören die Tischverwaltung inklusive Reservierungsfunktion, Gangsteuerung, Sonderwünsche, Splitrechnungen, Trinkgeld- und Happy-Hour-Funktion.

Ein besonderes Extra ist das Add-on ‚Order Anywhere‘. Damit bestellen Gäste entweder zu Hause oder am Tisch im Restaurant Speisen und Getränke nach Wahl und können diese direkt bezahlen. Wie viel das Add-on kostet, verrät der Anbieter leider nicht.

Mit Lightspeed können Nutzer zudem Lieferdienste anbinden, etwa Uber Eats, Lieferando oder Wolt.

Bezahl- und Marketingfunktionen

Lightspeed deckt gängige Zahlungsarten ab: Bargeld, EC-Karte, NFC (Tap to Pay) und Kreditkarte. Außerdem können Gäste mit ihren E-Wallets von Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay.

Eine Tax-Free-Funktion (steuerfreie Umsätze von Kunden aus der EU, aber nicht Deutschland) konnten wir nicht entdecken. Davon abgesehen bietet Lightspeed alle besonderen Kassenfunktionen wie die Stornofunktion, Teilzahlungen und Wechselgeldrechner.

Geräte und Zubehör

Lightspeed ist ein iPad-Kassensystem und läuft nur auf eigener Hardware. Dadurch ist die Kasse weniger flexibel einsetzbar als ready2order oder SumUp. Vorteilhaft ist, dass die Hardware offline-fähig ist. Das ist besonders bei schlechter Internetverbindung praktisch.

Passendes Zubehör wie Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner, Bargeldladen und Bondrucker gibt es vom Anbieter. Wie viel Lightspeed für das Zubehör verlangt, gibt der Anbieter nicht preis.

Eine Besonderheit im Vergleich ist der Küchenmonitor, den wir bei keinem anderen Gastro-System entdecken konnten. Diesen gibt es für 25 € pro Monat dazu.

Buchhaltung und Controlling

In der Vergleichskategorie Buchhaltung und Controlling finden Nutzer ein integriertes Kassenbuch. Tagesabschlüsse erfolgen mit dem Z-Bon, Zwischenberichte erstellen Nutzer mit dem integrierten X-Bon.

Die Übermittlung der Kassendaten an den Steuerberater erfolgen mittels einfachem Export. Eine direkte Schnittstelle gibt es nur gegen Aufpreis – den Preis dafür erfahren Nutzer nur auf Anfrage.

Mitarbeiterverwaltung

Für die Mitarbeiterverwaltung bietet Lightspeed individuelle Benutzerrechte, etwa für Gastro-Betreiber, Küchenmitarbeiter und Service-Personal. Auch eine Zeiterfassung ist integriert.

Eine Schichtplanung, wie sie im Vergleich aktuell nur ready2order bietet, liefert selbst Lightspeed nicht.

Rechtssicherheit und Datenschutz

Lightspeed kommt mit einer zertifizierten TSE aus der Cloud und erfüllt damit alle Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Darüber hinaus ist Lightspeed GoBD-konform.

Die Daten seiner deutschen Kunden sichert Lightspeed auf Servern in Deutschland. Dabei erfüllt der Anbieter die Standards der DSGVO. Ob regelmäßige Backups zur Datensicherung durchgeführt werden, hat uns der Anbieter nicht mitgeteilt.

Usability und Nutzerbewertung

Das auf die Gastronomie spezialisierte Kassensystem wird – anders als SumUp – nicht einsatzbereit geliefert. Für die Konfiguration des Systems, die Einrichtung vor Ort und die Schulung des Personals nimmt sich Lightspeed zwischen 2 und 4 Wochen Zeit. Nutzer sollten diesen Zeitraum vor der Anschaffung berücksichtigen.

Andere Nutzer von Plattformen wie Capterra, Trustpilot und dem Apple-Store bewerten Lightspeed im Schnitt mit 3,9 von 5 möglichen Sternen. Laut den Bewertungen scheitert es bei Lightspeed nicht am Kassensystem, sondern am Support. Positiv wurden dagegen die Usability und die durchdachten Auswertungen bewertet.

Service und Support

Das Support-Team ist rund um die Uhr telefonisch, per E-Mail oder via Chat vom Kassensystem aus erreichbar. Der Support steht sogar in mehreren Sprachen zur Verfügung, etwa auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Häufige Fragen zu Lightspeed

Was ist Lightspeed?

Lightspeed ist ein cloudbasiertes Kassensystem, das speziell für die Gastronomie und den Einzelhandel entwickelt wurde. In der Gastronomie bietet es Funktionen wie digitale Tischpläne, Gangsteuerung, mobile Bestellgeräte, umfangreiche Auswertungen und Filialmanagement. Es eignet sich besonders für Restaurants, Bars und systemgastronomische Betriebe, die professionelle Abläufe und eine skalierbare Lösung benötigen. Lightspeed war früher unter dem Namen Gastrofix bekannt und zählt zu den führenden Anbietern im Bereich POS-Systeme.

Wie viel kostet Lightspeed?

Lightspeed kostet im kleinsten Tarif Essential 119 € pro Monat. Im teuersten Tarif Premium kostet Lightspeed 349 €. Die Preise sind monatlich zu zahlen. Lightspeed bietet aktuell nur Jahresverträge an.

Was sind die Nachteile von Lightspeed?

Lightspeed ist ein leistungsstarkes Kassensystem, aber nicht für jeden Betrieb ideal. Nachteile sind unter anderem der vergleichsweise hohe Preis von mindestens 119 € pro Monat und das langwierige Onboarding von 2 bis 4 Wochen. Andere Gastronomie-Kassensysteme, etwa SumUp oder ready2order, kosten weniger als die Hälfte und sind in wenigen Tagen einsatzbereit.

Fazit der Redaktion

Lightspeed zählt zu den professionellen Gastro-Kassen und ist mit zahlreichen Besonderheiten ausgestattet. Für Systemgastronomen, Restaurants mit mehreren Standorten und Franchise-Konzepte bietet Lightspeed trotz höherer Kosten die leistungsstärkste Lösung im Vergleich.

Lightspeed kennenlernen

Platz 3: ready2order (Note 1,9)

ready2order sichert sich mit seiner Gastro-Kasse einen starken 3. Platz. Das flexibel einsetzbare Kassensystem überzeugt mit einer einfachen Bedienung und umfangreichen Basis-Funktionen.

Andere Anbieter wie SumUp oder Lightspeed bieten für Gastronomie-Betriebe jedoch mehr als ready2order. Eine Reservierungsfunktion ist nicht vorhanden. Die Anbindung an Lieferdienste (z. B. Uber Eats oder Lieferando) ist ebenfalls nicht möglich.

Benutzeroberfläche von ready2order
ready2order punktet mit einer einfachen Bedienung, soliden Basis- und Gastro-Features und einem fairen Preis.

Preise von ready2order

In der folgenden Tabelle haben wir die Preise von ready2order übersichtlich aufbereitet – inklusive monatlichen Softwaregebühren, Transaktionsgebühren und der notwendigen technischen Sicherheitseinrichtung.

Kostenart Preis Umfang
Kassensystem (Software) 34,90 € / Monat Vollständige Kassensoftware ohne Hardware-Miete
Gastro-Paket 22,90 € / Monat Erweiterung des Kassensystems um Gastro-Funktionen wie Tischverwaltung, Happy-Hour-Funktion, Gangsteuerung, Beilagenmanagement, Splitrechnungen und Take-Away
Transaktionsgebühr 1,23 % Umsatzbezogene Transaktionsgebühr in Höhe von 1,23 % auf alle Kartenzahlungen
TSE-Paket 14,90 € / Monat TSE-Abonnement für alle Haupt- und Verbundgeräte, die mit ready2order betrieben werden

Neben dem Abonnement für die Kassensoftware und die zusätzlichen Gastro-Funktionen (optional) kommen Gebühren für die technische Sicherheitseinrichtung hinzu.

Da ready2order als App für Smartphones, Tablets und Kassen-PCs verfügbar ist, können Nutzer bereits bestehende Geräte als Kassensystem verwenden.

Wahlweise gibt es passende Geräte vom Anbieter. Mobile Kassensysteme sind beispielsweise ab 279 € einmalig erhältlich, stationäre Systeme ab 649 €.

Vor- und Nachteile von ready2order

Wir geben nun einen Überblick über die wichtigsten Vor- und Nachteile von ready2order.

  • Sehr einfach in der Bedienung
  • Umfassende Basis-Funktionen
  • Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
  • Faire Preisgestaltung
  • Läuft auf eigener Hardware
  • Optimal für kleine Restaurants und Cafés
  • Tageslizenzen für Saisonbetriebe
  • Offline-Modus
  • Keine Reservierungsfunktion
  • Keine Lieferdienstanbindung
  • TSE muss hinzugekauft werden

ready2order im Vergleich: die wichtigsten Ergebnisse

Spezielle Gastro-Funktionen

Für Gastronomie-Betriebe bietet ready2order mit dem passenden Add-on einige spannende Funktionen: Tischverwaltung, Splitrechnung, Trinkgeldfunktion, Funkbonierung, Sonderwünsche und Gangsteuerung. Darüber hinaus verfügt das moderne Kassensystem über eine Happy-Hour-Funktion. Damit können Nutzer zeitgesteuerte Preise festlegen, etwa für das Mittags-Menü oder besondere Wochenend-Rabattaktionen.

Leider fehlt es dem System noch an einer Reservierungsfunktion. Eine Lieferdienst-Anbindung konnten wir ebenfalls nicht entdecken.

Bezahl- und Marketingfunktionen

ready2order deckt alle gängigen Zahlungsarten ab – von Bargeld über EC- und Kreditkartenzahlung bis hin zu modernen Optionen wie Tap to Pay, Google Pay und Apple Pay.

Die Kassensoftware bringt außerdem zahlreiche Funktionen mit, die besonders im Gastronomiealltag nützlich sind: Verschiedene Steuersätze lassen sich problemlos hinterlegen, Stornos sind bei Fehleingaben schnell durchgeführt, und der integrierte Wechselgeldrechner sorgt für einen reibungslosen Ablauf an der Kasse. Für internationale Gäste ist auch eine Tax-Free-Option verfügbar.

Geräte und Zubehör

ready2order ist plattformunabhängig und läuft auf Windows, macOS sowie auf Tablets und Smartphones – entweder per App oder im Webbrowser. Optional lassen sich zusätzliche Kassenterminals anschließen, sowohl stationär als auch mobil. Ergänzend ist die Nutzung von externem Zubehör wie Bondruckern, Kassenladen, Kartenlesegeräten oder sogar Waagen problemlos möglich.

Buchhaltung und Controlling

Im Verwaltungsbereich lassen sich Tagesabschlüsse mit Z-Bon und Zwischenberichte mit X-Bon erstellen. Die Daten können via DATEV-Export an den Steuerberater übergeben werden. Eine direkte DATEV-Schnittstelle – wie sie etwa POSSUM anbietet – ist derzeit jedoch nicht vorhanden.

Rechnungen und E-Rechnungen lassen sich ohne Umwege erstellen. Besonders gefallen haben uns die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, darunter:

  • Berichte je Tag, Monat und Jahr
  • Auswertungen nach Warengruppen und Speisen
  • Umsatzberichte je Kellner
  • Berichte nach Zahlungsarten

Auch die Lagerverwaltung macht einen guten Eindruck: Bestände werden automatisch erfasst, bei niedrigen Mengen erfolgt eine Benachrichtigung. Lieferantendaten lassen sich pflegen – allerdings können Bestellungen nicht direkt aus dem System heraus ausgelöst werden.

Mitarbeiterverwaltung

In der Testkategorie Mitarbeiterverwaltung hat ready2order fast die volle Punktzahl erzielt. Das Kassensystem für die Gastronomie punktet mit unterschiedlichen Benutzerkonten, für die eigene Zugriffsrechte eingerichtet werden können. Außerdem bietet ready2order eine integrierte Zeiterfassung und Schichtplanung.

Eine Schnittstelle für die Anbindung an Personalmanagement-Softwares gibt es zwar nicht, dafür können die erfassten Personaldaten per manuellem CSV-Export in die HR-Software übertragen werden.

Rechtssicherheit und Datenschutz

Erst durch die optional buchbare TSE erfüllt ready2order die gesetzlichen Anforderungen der GoBD und KassenSichV. Positiv hervorzuheben ist die DSGVO-konforme Datenverarbeitung sowie der Serverstandort in Deutschland. Backups werden regelmäßig erstellt, um Datenverluste zu vermeiden.

Ein Offline-Modus ist zwar vorhanden – allerdings ist die Funktionalität eingeschränkt: Bei Internetausfällen können keine Bestellungen aufgenommen werden, was gerade in der Gastronomie problematisch sein kann.

Usability und Nutzerbewertung

In verschiedenen App-Stores und Bewertungsportalen wie Google, Apple, Capterra und Trustpilot erreicht ready2order im Schnitt 4,1 von 5 Sternen – bei über 2.500 Bewertungen insgesamt.

Während der kostenlosen Testphase ließ sich die Software unkompliziert einrichten. Die Bedienoberfläche ist übersichtlich, sodass man sich schnell zurechtfindet – auch ohne Onboarding durch den Anbieter. Von der Artikelpflege bis zur Abrechnung lief alles reibungslos.

Service und Support

Der Support ist täglich von 06:00 bis 24:00 Uhr erreichbar – auch für Gastronom:innen mit langen Öffnungszeiten ein Pluspunkt. Der Kontakt ist per Telefon und Live-Chat möglich, und das in mehreren Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch.

Häufige Fragen zu ready2order

Was kostet ready2order?

ready2order kostet 34,90 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. Die Monatslizenz kostet 45,90 €. Für Gastronomen kommt das Gastronomie-Paket für 22,90 € monatlich. Weitere Kosten entstehen für die Cloud-TSE (technische Sicherheitseinrichtung) für 14,90 € monatlich. Das TSE-Paket umfasst alle Geräte wie Handhelds, stationäre Kassen und mobile Apps, die im Betrieb im Einsatz sind.

Wie kann das ready2order Abonnement gekündigt werden?

Die Kündigung des ready2order-Abonnements ist per E-Mail zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit möglich.

Fazit der Redaktion

ready2order überzeugt mit einer einfachen Bedienung, soliden Grundfunktionen und einem fairen Preis. Allerdings mangelt es dem Kassensystem an Funktionen, die gerade für größere Gastronomie-Betriebe essenziell sind: Reservierungsfunktion und die Anbindung an Lieferdienste.

Ein großer Vorteil ist, dass ready2order auf bereits vorhandener Hardware läuft, z. B. Tablets oder Smartphones. Nutzer sind dadurch unabhängig von teuren Kassenlösungen. Besonders in der Gründungsphase sparen sich angehende Gastronomen Anschaffungskosten.

ready2order testen

Platzierungen 4 - 6

4. Orderbird Pro

Orderbird Pro (Note 2,0) wurde speziell für die Gastronomie entwickelt. Die All-in-One-Kasse bietet Gastronomen alle wichtigen Funktionen: eine integrierte Reservierungsfunktion, Tischverwaltung, Take-Away-Feature, Gangsteuerung, Funkbonierung und Trinkgeldfunktion. Ein schönes Extra ist die Pfandverwaltung, womit der Außer-Haus-Verkauf von Getränken unterstützt wird. Eine Lieferdienst-Anbindung an Lieferando und Co. haben wir leider nicht entdeckt.

In den Basisfunktionen liegt Orderbird hinter den Top-Platzierungen im Vergleich. Es gibt keine Lagerverwaltung oder die Möglichkeit, Waren nachzubestellen. Anders als SumUp, Lightspeed oder ready2order bietet Orderbird nur wenige Funktionen für das Kundenmarketing. Nutzer finden hier eine Standard-Kundenkartei, eine Gutscheinverwaltung oder andere Kundenmarketing-Maßnahmen fehlen.

Preislich liegt Orderbird mit mindestens 79 € pro Monat zwischen ready2order und Lightspeed. Da – abgesehen von der DATEV-Schnittstelle für 10 € pro Monat – keine kostenpflichtigen Add-ons nötig sind, stellt es eine gute Alternative zu ready2order dar.

5. POSSUM12

Die All-in-One-Kasse POSSUM12 (Note 2,3) ist ein stationäres Kassensystem, das sich zunehmend für die Anforderungen der Gastronomie öffnet. Das Kassensystem deckt alle wichtigen Basisfunktionen ab: Splitrechnung, Tischverwaltung, Trinkgeldfunktion und Funkbonierung. Bei Sonderwünschen setzt POSSUM auf eine Notizfunktion.

Für die volle Punktzahl in der Kategorie Gastronomie hätte es POSSUM noch an einer Reservierungsfunktion und der Lieferdienst-Anbindung gefehlt. Zumindest Letzteres zieht der Anbieter im Laufe des Jahres nach – dann wird es auch einen eigenen Küchenmonitor geben.

Spannend für Gastronomen mit Gästezimmern ist, dass POSSUM eine integrierte kleine Zimmerverwaltung bietet. POSSUM gibt es ab 39 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. Die zugehörige Hardware ist ab 1.199 € verfügbar.

6. helloCash Gastro

helloCash Gastro (Note 2,4) ist ein preiswertes Kassensystem, das sich vor allem an kleinere Gastronomie-Betriebe richtet. Das System deckt zentrale Funktionen wie Tischverwaltung, Splitrechnung, Trinkgeldoption, Sonderwünsche und Funkbonierung ab. Letztere funktioniert in Kombination mit der mobilen App auf dem eigenen Smartphone.

Funktionen wie Gangsteuerung oder Lieferdienstverwaltung werden aktuell nicht angeboten. Ein Bondrucker für Küche und Theke kann optional hinzugebucht werden, jedoch ohne integrierten Monitor. Positiv fällt auf: Die App macht helloCash besonders für mobile oder kleinere Betriebe interessant, etwa für Foodtrucks oder Cafés. Auch ein Bewirtungsbeleg kann generiert werden. Erweiterungen wie eine eigene Restaurant-Website sind über externe Lösungen möglich, jedoch nicht direkt in das Kassensystem integriert.

Mit einem Einstiegspreis ab 18,90 € pro Monat bleibt helloCash eine der günstigsten Lösungen im Vergleich. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert, die Einrichtung gelingt in kurzer Zeit. Wer mit einem kompakten Funktionsumfang auskommt und eine einfache, digitale Kasse sucht, findet hier einen praktischen Einstieg – Abstriche müssen allerdings bei spezialisierten Gastrofunktionen gemacht werden.

  | Der Vergleich im Detail

Die folgende Übersicht zeigt die vollständige Bewertung der verglichenen Gastronomie-Kassensysteme auf Basis unserer 112 Vergleichskriterien.

Platz 1 bis 6: SumUp, Lightspeed, ready2order, Orderbird, Possum und helloCash

Kriterien SumUp Lightspeed ready2order Orderbird POSSUM helloCash
  Logo SumUp Logo Lightspeed Logo ready2order Logo Orderbird Logo POSSUM Logo helloCash
Getestete Variante Pro Essential Kassensystem Pro POSSUM12 Gastro
Bewertung Gut Gut Gut Gut Gut Gut
Note 1,6 1,8 1,9 2,0 2,3 2,4
Urteil der Redaktion Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis Top für wachsende Gastro-Betriebe Optimal für kleine Cafés und Restaurants Stark für mobile Betriebe Gute Wahl für Gastro mit Gastgewerbe Top für Einsteiger
Gastro-Features 100 % 100 % 80 % 80 % 80 % 75 %
Bezahl- & Marketingfunktionen 100 % 90 % 95 % 93 % 97 % 93 %
Geräte und Zubehör 78 % 65 % 95 % 39 % 93 % 89 %
Buchhaltung und Controlling 99 % 95 % 100 % 66 % 74 % 83 %
Mitarbeiterverwaltung 53 % 70 % 97 % 55 % 70 % 47 %
Rechtssicherheit und Datenschutz 69 % 85 % 100 % 100 % 100 % 69 %
Bedienfreundlichkeit 95 % 75 % 92 % 83 % 75 % 90 %
Service und Support 100 % 100 % 100 % 80 % 100 % 100 %
Kosten und Testphase            
Preis getesteter Tarif 45,00 € 119 € 34,90 € 79 € 39 € 18,90 €
TSE     14,90 € / Monat     10,75 € / Monat
Transaktionsgebühren ab 0,8 % 0,9 % 1,23 % 1,75 % 0,59 % 1,39 %
Hardware ab 999 € Auf Anfrage 279 € 499,00 € 1.199,00 € 457,00 €
Kostenlose Testphase 7 Tage   7 Tage     30 Tage
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SumUp belegt den 1. Platz im Vergleich. Gründe sind die einfache Bedienung, großer Funktionsumfang und der faire Preis. Lightspeed bietet starke Gastronomie-Funktionen und zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten, ist im Vergleich aber kostspieliger. ready2order liefert eine solide Basis mit unkomplizierter Bedienung, bleibt aufgrund fehlender speziellen Gastro-Features jedoch hinter den beiden Erstplatzierten zurück.

Orderbird landet auf dem 4. Platz. Die Kasse ist auf gastronomische Abläufe ausgelegt und bringt gute Basis mit, allerdings fehlen wichtige Grund- und Gastro-Funktionen. Auf dem 5. Platz liegt POSSUM. Die Kasse punktet mit niedrigen Gebühren und soliden Basisfunktionen, allerdings fehlt die Reservierungsfunktion. Auf dem letzten Platz liegt helloCash. Die Bedienung ist einfach und der Preis günstig, allerdings ist das Kassensystem zu eingeschränkt für die professionelle Gastronomie.

  | Kassensysteme für bestimmte Gastronomie-Betriebe

Ein Kassensystem muss zur Betriebsgröße und -art passen. Was im Café Standard ist, kann in großen Restaurants und in der Systemgastronomie fehlen.

In diesem Kapitel zeigen wir, welche Kassenlösung für welche Betriebsgröße und welches Konzept sinnvoll ist.

Die besten Kassensysteme für mobile Gastronomie-Betriebe

ready2order und Orderbird bieten mobile Kassensysteme, die selbst ohne Internetverbindung zuverlässig funktionieren. Das ist optimal für mobile Gastronomie-Betriebe wie Foodtrucks, Marktstände oder Event-Caterer.

In den Kassen sind alle essenziellen Funktionen für die mobile Gastro enthalten:

  • Produktverwaltung: um Speisen und Getränke anzulegen
  • Take-Away: automatisch reduzierte Umsatzsteuer für Speisen
  • Bezahlfunktionen: Kunden zahlen bar, mit Karte oder E-Wallet (z. B. Google Pay)
  • Offline-Funktion: System akzeptiert alle Zahlungen auch ohne Internetverbindung
  • Integrierter Bondrucker: für die Erfüllung der Belegausgabepflicht unterwegs

Preise von ready2order und Orderbird

Produktbezeichnung Kosten Hardware Kosten Software pro Monat
readyMini (ready2order) 279 € ab 34,90 €
Orderbird Mini (Orderbird) 399 € ab 21,65 €

 

Das beste Kassensystem für Café und Imbiss

SumUp eignet sich hervorragend für kleine und wachsende Gastronomie-Betriebe, etwa Cafés, Bistros oder Imbisse. Dafür sprechen folgende Funktionen und Vorteile:

  • Übersichtliche Benutzeroberfläche: erleichtert die Einarbeitung
  • Schnelle Reaktion des Systems: unterstützt bei Stoßzeiten
  • Take-Away: automatisch reduzierte Umsatzsteuer bei Außer-Haus-Verkauf
  • Splitrechnung- und Trinkgeld-Funktion: ideal für den Tisch- und Thekenbetrieb
  • Robuste Hardware: langlebig und spritzwassergeschützt

Für viele Gründer bietet die kostenlose Kassen-App von SumUp einen günstigen Start. Sie läuft auf dem eigenen Smartphone oder Tablet. Optional gibt es Kartenlesegeräte ab 22 €. Pro Kartenzahlung fallen Transaktionsgebühren von 1,39 % bis 2,5 % an.

Auch helloCash und ready2order bieten einfache Gastronomie-Kassensysteme mit günstigen Einstiegstarifen.

Die besten Kassensysteme für Restaurants und Gaststätten

ready2order und POSSUM eignen sich für größere Gastronomie-Betriebe, z. B. Restaurants mit Innen- und Außengastronomie oder klassische Gasthäuser mit Biergarten und Bedienung.

Dank vernetzbarer stationärer und mobiler Kassensysteme können Servicekräfte gleichzeitig im Innen- und Außenbereich bedienen, ohne Zeit für lange Laufwege zu verlieren. Bestellungen, Sonderwünsche und Zahlungen erfassen die Systeme auch bei hohem Gästeaufkommen effizient.

Die wichtigsten Funktionen von ready2order und POSSUM:

  • Sonderwünsche: individuelle Wünsche für Bestellungen sind leicht erfassbar
  • Trinkgeldfunktion: Trinkgelder in Prozent oder als Betrag eingeben
  • Tischverwaltung: Gäste einzelnen Tischen und Plätzen zuordnen
  • Happy-Hour-Funktion: zeitgesteuerte Preisaktionen automatisch umsetzen
  • Gangsteuerung: perfekte Steuerung der Menüabfolge
  • Splitrechnung: Gäste können zusammen oder getrennt zahlen
  • Funkbonierung: Speisen und Getränke werden mobil erfasst und automatisch an die Küche gesendet

Beide Systeme bieten zudem einen guten Support, auch am Wochenende und an Feiertagen. Das ist besonders für Betriebe mit Wochenendgeschäft oder Schichtsystem wichtig.

Preise von ready2order und POSSUM

Anbieter Kosten Hardware Kosten Software pro Monat
ready2order ab 279 € (mobile Kasse) 34,90 €
POSSUM ab 1.199 € (stationäre Kasse) 39 €

 

Das beste Kassensystem für die Systemgastronomie und Franchise-Konzepte

Lightspeed eignet sich besonders für Betriebe mit mehreren Standorten, etwa Franchise-Konzepte, Hotelgastronomie oder expandierende Restaurants. Dafür sprechen folgende Funktionen von Lightspeed:

  • Digitales Bestellsystem: Gäste bestellen über einen QR-Code bequem am Tisch
  • Lieferdienst-Anbindung: Lieferando und Uber Eats können angebunden werden
  • Reservierungsfunktion: verwalten von Reservierungen im System
  • Tisch- und Raumplanung: Tische und Gasträume in der Kasse abbilden
  • Küchenmonitore: strukturiertere Zubereitung in der Küche
  • Kalkulationsfunktion: kalkuliert Verkaufspreise auf Basis von Rezepten für die Speisekarte

Ein zentraler Vorteil von Lightspeed ist das Multi-Standort-Management: Menüpläne, Preise und Zugriffsrechte lassen sich zentral steuern. Damit haben Gastronomen mit einem Tool mehrere Standorte im Blick.

Lightspeed startet ab 119 € pro Monat. Damit gehört es zu den Premiumlösungen. Für Betriebe mit hohem Anspruch an Organisation, Auswertung und zentrale Steuerung ist es jedoch eine Investition, die sich auszahlen kann.

  | So finden Sie das passende Gastronomie-Kassensystem

In diesem Abschnitt gehen wir darauf ein, wie Gastronomen Schritt-für-Schritt das passende Kassensystem für ihren Betrieb finden.

  1. Bedarf analysieren und Funktionen auswählen
  2. Ausgewählte Systeme testen
  3. System kaufen und im Betrieb einführen

Schritt 1: Bedarf analysieren und Funktionsumfang festlegen

Im ersten Schritt erfolgt die Bedarfsanalyse. Ein Kassensystem muss einerseits gesetzliche Anforderungen erfüllen. Andererseits sind je nach Betriebsart – z. B. Café, Foodtruck oder Filialbetrieb – andere Funktionen ausschlaggebend. Wir gehen nun auf alle rechtlichen und funktionalen Anforderungen ein.

Rechtliche Anforderungen

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Seit Januar 2023 müssen elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert wurde. Hierbei handelt es sich um ein Sicherheitsmodul, das alle Kassenvorgänge manipulationssicher aufzeichnet. Die rechtliche Grundlage bildet die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) auf Basis des § 146a Abgabenordnung (AO).

Belegausgabepflicht

Die Belegausgabepflicht nach § 146 Abgabenordnung regelt, dass bei aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen ein Beleg ausgestellt werden muss. Auch bei kleineren Beträgen greift die Pflicht. Ob es sich um einen digitalen Beleg oder einen gedruckten Bon handeln muss, regelt das Gesetz nicht.

Kassensystem Meldepflicht

Gemäß § 146 Abs. 4 müssen elektronische Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Die Meldepflicht gilt seit Januar 2025. Gastro-Betreiber müssen folgende Daten dem Finanzamt über das Portal Mein ELSTER melden:

  • Name des Steuerpflichtigen (Inhaber)
  • Steuernummer
  • Art der TSE (Cloud- oder Hardware-TSE)
  • Art des Kassensystems
  • Anzahl der Kassen im Betrieb
  • Seriennummer der Kassensysteme
  • Anschaffungsdatum
  • Datum der Außerbetriebnahme
GoBD-Kasse

Die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln, wie elektronische Kassendaten aufgezeichnet, gespeichert und aufbewahrt werden müssen.

Diese Vorschrift des Bundesministeriums der Finanzen gilt für alle Gastronomen und andere Gewerbetreibende, die eine elektronische Kasse einsetzen. Wer eine offene Ladenkasse verwendet und ausschließlich handschriftlich Buch führt, ist an die GoBD nicht vollständig gebunden. Dennoch gelten weiterhin die allgemeinen Anforderungen an die ordnungsmäßige Buchführung nach AO und HGB.

Kassensystem Meldepflicht 2025

Am 1. Januar 2025 trat in Deutschland die Meldepflicht für elektronische Kassensysteme in Kraft. Unternehmen müssen ihre Kassensysteme bis spätestens 31. Juli 2025 beim Finanzamt über das Portal Mein ELSTER anmelden. Die Meldung umfasst folgende Informationen:

  • Art des Kassensystems
  • Seriennummer
  • Anschaffungs- oder Außerbetriebnahme-Datum
  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Für Kassensysteme, die nach dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, gilt eine Meldefrist von einem Monat ab Anschaffung. Diese Maßnahme soll die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Kassenbuchführung erhöhen und Steuerbetrug vorbeugen.

Unternehmen, die dieser Meldepflicht nicht nachkommen, müssen mit Sanktionen rechnen. Es ist daher wichtig, sich rechtzeitig auf diese Verpflichtung vorzubereiten und die erforderlichen Daten für die Meldung zusammenzustellen.

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Allgemeine Gastro-Funktionen

Tischverwaltung

Ein modernes Gastronomie-Kassensystem ermöglicht es Nutzern, digitale Tischpläne anzulegen. Die Tische sind so angeordnet, wie es im Gastraum, an der Bar und ggf. im Außenbereich der Fall ist.

Kellner können Bestellungen vom Kassensystem aus auf die einzelnen Tische und sogar Sitzplätze buchen. Beim Bezahlvorgang können Tische zusammengelegt, getrennt oder gewechselt werden.

Reservierungsfunktion

Ist eine Reservierungsfunktion in der Gastro-Kasse möglich, können Gäste telefonisch oder online reservieren. Eingehende Reservierungen werden automatisch oder manuell im Kassensystem gespeichert und mit den Tischen verknüpft.

Rechnungssplitting

Das Splitten von Rechnungen erlaubt das Aufteilen von Tischrechnungen auf mehrere Personen. Eine Aufteilung erfolgt nach Position, Betrag oder gleichermaßen nach Gästeanzahl.

Trinkgeldfunktion

Mit einer Trinkgeldfunktion können Gäste Trinkgeld geben. Je nach System erfolgt die Einstellung entweder als Prozentzahl, zum Beispiel 5 %, 10 % oder 15 % oder als Betrag auf die Rechnung.

Gebuchtes Trinkgeld wird der Bedienung zugeordnet. So erfolgt eine faire Auszahlung je Kellner.

Mobiles bonieren (Funkbonierung)

Mit mobilen Kassensystemen (Handhelds) senden Kellner Bestellungen direkt an die Bar oder die Küche. Diese Bestellungen landen via Bondrucker oder Monitor beim zuständigen Personal, das die Bestellung bearbeitet. Durch das Funkbonieren werden Fehler reduziert, Laufwege gespart und der Service beschleunigt.

Besondere Gastro-Funktionen

Happy-Hour-Funktion

Smarte Gastro-Kassensysteme bieten eine Happy-Hour-Funktion. Damit richten Nutzer zeitgebundene Preise und Rabatte ein, die zu einer bestimmten Uhrzeit oder im Aktionszeitraum aktiv werden. Zum Beispiel für ein Mittagsmenü, eine Wochenaktion oder After-Work-Rabatt „Happy Hour“.

Digitale Speisekarte

Spezielle Kassensysteme für Gastronomie-Betriebe bieten digitale Speisekarten an. Diese sind beispielsweise auf der Restaurant-Website oder mittels QR-Code direkt am Tisch aufrufbar. Gäste erhalten sofort Zugriff auf die aktuelle Karte und können sich Speisen und Getränke aussuchen.

Je nach Kassensystem sind auch Bestellungen sowie Bezahlvorgänge möglich. Im aktuellen Vergleich bieten Lightspeed und Orderbird entsprechende Features.

 

Selbstbedienung

In der Systemgastronomie und einigen Franchise-Konzepten ist die Selbstbedienung gang und gäbe. Hierbei bestellt der Kunde selbst über Kiosk-Systeme oder via QR-Code am Tisch und bezahlt direkt. Der Gast holt seine Speisen und Getränke selbst ab. Etwa SumUp oder Lightspeed bieten Kiosk-Systeme, während Orderbird auf smarte QR-Code-Bestellsysteme setzt.

Gangsteuerung

Die Gangsteuerung ermöglicht es dem Service, Menügänge (Vorspeise, Hauptspeise, Nachspeise, etc.) gezielt und zeitlich gesteuert an die Küche zu übermitteln. Dieser Vorgang erfolgt digital, ohne Zuruf oder Laufwege. Zeitsparend ist, dass lediglich der erste Gang an die Küche gesendet wird. Die nächsten Gänge werden automatisch ausgelöst, wenn die Gäste bereit sind.

Lieferdienst-Verwaltung

Je nach Art des Gastronomie-Betriebs ist eine integrierte Lieferdienst-Verwaltung ein notwendiges Feature. Bieten Gastronomen selbst einen Lieferservice, können im System Adressen und andere Informationen zur Bestellung verwaltet werden.

Wer mit Lieferdiensten wie Wolt und Lieferando zusammenarbeitet, benötigt dagegen eine Lieferdienst-Integration.

Standard-Kassenfunktionen

Artikelverwaltung

Mithilfe einer Artikelverwaltung können Café- und Restaurant-Besitzer unkompliziert Speisen und Getränke im System anlegen – inklusive Verkaufspreis, Mehrwertsteuersatz (19 % oder 7 %), Warengruppen und ggf. Varianten.

Stornofunktion

Fehleingaben müssen rückgängig gemacht werden können – lückenlos dokumentiert und revisionssicher. Korrekturstornos (z. B. bei Zahlendrehern) gehören zum Standard eines Kassensystems.

Tagesabschluss mit Z-Bon

Am Ende eines Tages müssen Gastronomen einen vollständigen Tagesabschluss erstellen. Dieser Abschluss enthält Informationen zum Umsatz, verwendeten Zahlungsmitteln, Stornos, Rabatten und Trinkgeldern. Der Z-Bon oder Z-Bericht bildet die Grundlage für die Buchhaltung und das Finanzamt.

Mitarbeiterverwaltung

Mit der Mitarbeiterverwaltung lassen sich einzelne Nutzerkonten mit individuellen Rechten und Zugängen anlegen – z. B. für Servicekräfte, Küchenpersonal oder Manager. So kann genau gesteuert werden, wer stornieren, Rabatte geben oder Auswertungen einsehen darf. Gleichzeitig wird jeder Umsatz personenbezogen erfasst, was die Transparenz und Kontrolle im Betrieb verbessert.

Neben der Benutzerverwaltung bieten einige Kassensysteme für die Gastronomie besondere Funktionen, etwa eine integrierte Zeiterfassung (Lightspeed und POSSUM) oder Schichtplanung (ready2order).

Auswertungen

Ein gutes Kassensystem liefert übersichtliche Auswertungen zu Umsätzen, Warengruppen, Tischbelegungen oder Mitarbeiterleistungen. Diese Berichte helfen Gastronomen dabei, Trends zu erkennen, den Wareneinsatz zu optimieren oder Personal effizienter zu planen. Systeme wie ready2order, SumUp oder POSSUM bieten sogar mobile Echtzeit-Auswertungen per App oder Cloud-Zugang.

Kundenbindung

Kassensysteme mit Kundenbindungsfunktionen ermöglichen es, Stammgäste gezielt anzusprechen, etwa mit digitalen Stempelkarten, Gutscheinen oder Bonusprogrammen. Je nach System können Kundendaten gespeichert und für Aktionen oder Newsletter genutzt werden. Das stärkt die Gästezufriedenheit – und erhöht langfristig den Umsatz.

Hardware und Zubehör

Robuste Kassensysteme

Gastronomen benötigen Systeme, die schnell reagieren, wasserabweisend sind und sich leicht reinigen lassen. Das gilt sowohl für stationäre Kassen-PCs als auch für moderne Tablet-Kassen und mobile Handhelds.

Mobile Handhelds

Tablets oder Handhelds helfen beim Aufnehmen von Bestellungen direkt am Tisch – besonders in großen Räumen, auf Terrassen oder bei Selbstbedienungskonzepten. Gastronomen sollten bei der Auswahl des passenden Kassensystems auf eine lange Akkulaufzeit achten. Wichtig ist außerdem ein Offline-Modus. Falls dieser nicht vorhanden ist, muss eine stabile Internetverbindung vorhanden sein.

Mobile Kassensysteme verfügen über einen integrierten Kartenleser und ermöglichen kontaktlose Zahlungen, etwa mit Girocard, Kreditkarte oder über E-Wallets (Google- und Apple-Pay).

Bondrucker

Je nach Konzept sind ein oder gleich mehrere Bondrucker sinnvoll. Nicht nur, um die Belegausgabepflicht zu erfüllen. Einige Betriebe setzen einen stationären Bondrucker am Kassen-PC ein, während weitere Bondrucker in der Küche und an der Theke platziert sind.

In vielen mobilen Kassensystemen ist zudem ein Bondrucker integriert. So können Kellner Kundenbelege noch beim Gast ausdrucken.

Küchenmonitor

Obwohl ein Bondrucker in der Küche heute zum Standard zählt, werden digitale Küchenmonitore immer beliebter. Das Küchenpersonal sieht auf dem Bildschirm Bestellungen, die übersichtlich nach Gang, Station oder Zeit sortiert sind. Das ist ideal für effiziente Abläufe in der Küche oder an der Bar und reduziert das Zettelchaos.

Kassenschublade

Kartenzahlungen kommen zwar häufig zum Einsatz, dennoch ist gerade in der Gastronomie Bargeld das Zahlungsmittel der Wahl. Eine Kassenlade ermöglicht die sichere Aufbewahrung. Diese werden meist automatisch vom Kassensystem geöffnet, sobald eine Barzahlung erfolgt.

Kundendisplay

Stationäre Kassensysteme, zum Beispiel die Modelle von ready2order oder POSSUM, verfügen über ein integriertes Kundenterminal. Dieses zeigt dem Gast Einzelpreise, Zwischensumme und Gesamtbeträge live an. Einige Systeme bieten sogar die Option, das eigene Logo oder gar Videos anzuzeigen.

Einmalige und laufende Kosten

Einmalige Anschaffungskosten

Beim Kauf Gastronomie-Kassensystems entstehen einmalige Kosten für die passende Hardware (z. B. Tablets, Kassenladen, mobile Handhelds) sowie Einrichtungs- und Installationsgebühren. Optional können Gebühren für das Onboarding bzw. Schulungen anfallen. Diese Kosten lassen sich besonders bei komplexeren Kassensystemen nicht vermeiden.

Im Schnitt müssen Gastronomen mit folgenden Anschaffungskosten rechnen:

  • Hardware: 150 € (rein mobile Systeme und Tablets) bis über 1.500 € (vollwertige Kassensysteme inkl. Zubehör)
  • Aktivierungsgebühr: 100 € bis 500 €, je nach Anbieter
  • Schulungskosten: 100 € bis 500 €
Softwarelizenz

Die meisten Anbieter von Kassensystemen verlangen Gebühren für die Software-Nutzung in Form eines Abonnements. Je nach Anbieter und gewünschtem Funktionsumfang fallen monatlich zwischen 0 € und über 300 € an. Der Preis ist zudem davon abhängig, ob bereits eine TSE in der Kasse integriert ist, wie viele Standorte über eine zentrale Plattform gesteuert werden oder ob optionale Add-ons (z. B. für ein Bestellsystem) hinzukommen.

Transaktionsgebühren

Wenn Gastronomen Kartenzahlung oder Mobile Payment (z. B. via Apple Pay, Google Pay oder Samsung Pay und PayPal) anbieten, entstehen bei jedem Zahlungsvorgang Transaktionsgebühren. Diese werden entweder vom Zahlungsanbieter, vom Kartenterminal-Anbieter (z. B. SumUp oder Zettle) oder über integrierte Paymentlösungen des Kassensystems erhoben.

Die Höhe der Gebühren hängt von der Art der Karte ab, mit der bezahlt wird. Auf Zahlungen mit der Girocard fallen meist geringere Gebühren von bis zu 1,5 % an. Kreditkartenzahlungen verursachen Gebühren in Höhe von bis zu 3 %.

Hinzu kommen bei manchen Anbietern Bearbeitungsgebühren von rund 10 Cent pro Kartenzahlung. Dieser kleine Betrag fällt insbesondere bei geringen Umsätzen (etwa im Bistro oder Café) stark ins Gewicht und sollten bei der Auswahl des Kassensystems berücksichtigt werden.

Benutzerfreundlichkeit

Intuitive Verwaltungsoberfläche

Ein Gastro-Kassensystem muss unkompliziert bedienbar sein, nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für Inhaber. Moderne Systeme sollten folgende Punkte ermöglichen:

  • Übersichtliche Navigation durch Artikel, Preise, Berichte, Nutzerrechte
  • Schnelles Anlegen und Bearbeiten von Speisen, Getränken, Preisen
  • Zugriffsrechte pro Mitarbeiterrolle steuerbar
  • Umsatz-, Artikel- und Mitarbeiterauswertungen auf Knopfdruck
  • Exportfunktionen für Buchhaltung (z. B. DATEV, Excel, PDF)
  • Zugriff per Browser oder App – ideal für Filialisten oder unterwegs
Bedienoberfläche für Mitarbeiter

Kassensysteme für die Gastronomie müssen insbesondere für das Service- und Küchenpersonal einfach zu bedienen sein. Das gilt sowohl für stationäre Kassensysteme als auch für mobile Handhelds zum Funkbonieren.

Bei der Auswahl sollten Gastronomen darauf achten, dass die eigenen Mitarbeiter die Kasse ohne Schulungsaufwand oder lange Einarbeitungszeit nutzen können. Moderne Touch-Oberflächen, Schnellzugriffe für Hauptspeisen, Beilagen und Getränke, visuelle Tischpläne für eine einfache Navigation sowie farbige Buttons und klare Strukturen helfen dabei, sich schnell in der Kasse zu orientieren.

Schritt 2: Pflichtenheft und Testphase

Sobald klar ist, was das Kassensystem für den eigenen Betrieb können muss, sollten die wichtigsten Anforderungen in einem Pflichtenheft festgehalten werden. Dabei handelt es sich um eine Art Checkliste der wichtigsten Anforderungen.

Um das passende System zu ermitteln, helfen Testversionen, wie sie beispielsweise ready2order, SumUp oder helloCash bieten. Alternativ können Beratungsgespräche und Demo-Versionen vereinbart werden. Folgende Leitfragen helfen, Gastro-Kassen während der Kennenlernphase weiter zu selektieren:

Funktionen und Prozesse

  • Erfüllt das System unsere Standards?
  • Können wir unsere Prozesse im System abbilden?
  • Wie zeitaufwändig ist es, Speisen und Getränke anzulegen?
  • Wie zügig verläuft der Bestell- und Bezahlprozess?

Benutzeroberfläche

  • Ist die Benutzeroberfläche einfach und verständlich aufgebaut?
  • Können unsere Service-Kräfte mit den Kassensystemen umgehen?

Zukunfts- und Rechtssicherheit

  • Erfüllt das System rechtliche Anforderungen (z. B. Kassensicherungsverordnung)
  • Passt das System noch zu uns, wenn der Betrieb wächst – etwa um einen Außenbereich oder weitere Standorte?

Schritt 3: Anschaffung und Einführungsphase

Bei der Einführung eines neuen Kassensystems sollten Gastronomen folgende Aufgaben frühzeitig einplanen:

  • Speisen, Getränke und Preise anlegen: idealerweise mit einer Importfunktion
  • Benutzerrechte vergeben: wer darf kassieren und wer nur bedienen?
  • Kassennachschau vorbereiten: Datenexporte und Berichte müssen prüfsicher funktionieren
  • Mitarbeiter schulen: ausreichend Zeit für die Einarbeitung von Servicekräften einplanen

Neben den Funktionen sind bei der Auswahl wichtig. Auch Service-Angebote wie Support und Schulungen machen den Unterschied. Beispiel: POSSUM bietet kostenfreie Schulungen für Inhaber und das Servicepersonal an.

  | Unser Fazit

Wir haben 6 führende Systeme im Gastro-Bereich anhand von 112 Kriterien analysiert und bewertet. Die Ergebnisse:

  • Für kleine und mobile Gastro-Betriebe, wie Cafés, Bistros oder Foodtrucks, eignen sich die einsteigerfreundlichen Lösungen von SumUp, ready2order und helloCash.
  • Für größere Betriebe mit mehreren Gasträumen und Außenbereich bieten POSSUM und Orderbird die nötigen Sonderfunktionen.
  • Für Filialbetriebe und Systemgastronomie eignet sich Lightspeed mit zentralem Multi-Standort-Management.
  • Für Gründer mit knappem Budget bietet sich die kostenlose Kassen-App von SumUp an (Note 1,5).
Sieger SumUp testen
Chefredakteur: René Klein

René Klein verantwortet als Chefredakteur seit über 10 Jahren die Inhalte auf dem Portal und aller Publikationen von Für-Gründer.de. Er ist regelmäßig Gesprächspartner in anderen Medien und verfasst zahlreiche externe Fachbeiträge zu Gründungsthemen. Vor seiner Zeit als Chefredakteur und Mitgründer von Für-Gründer.de hat er börsennotierte Unternehmen im Bereich Finanzmarktkommunikation beraten.