Kassensysteme für Gastronomen: Anforderungen und Anbieter

Bei der Anschaffung eines Kassensystems haben Gastronomen grundsätzlich die Wahl zwischen Universallösungen und Branchenlösungen. Universallösungen bieten in der Regel gute Funktionen für Bezahlung und Kassenführung. Branchenlösungen verfügen dagegen über spezielle Funktionen, die auf die Besonderheiten der Gastronomie optimal abgestimmt sind. Ideale Kassensysteme für Gastronomen sorgen für hohe Tischauslastung, sparen Laufzeiten von Personal im Hochbetrieb und steigern dadurch die Umsätze.

Daher zeigen wir hier Kassensysteme Gastrofix, Gastrosoft, MagentaBusiness POS und orderbird, die speziell für Restaurants, Cafés und Bars entwickelt wurden. Im Gegensatz zu klassischen Registrierkassen sind diese Branchenlösungen außerdem GOBD und GDPdU konform mit zertifizierter TSE Sicherheitsvorrichtung.

Die Vorteile zeigen wir an einem Beispiel: Monika, die Besitzerin des Restaurants "Zum lachenden Wildschwein", hat vor 2 Jahren ein Kassensystem für Gastronomen angeschafft. Mit Hilfe dieser Gastrokasse konnte Monika Ihre Umsätze deutlich steigern.

Es sind Wilderer-Wochen im Restaurant "Zum lachenden Wildschwein": Das Lokal ist bis auf den letzten Platz ausgebucht. Obwohl alle Bedienungen zu tun haben, laufen die Abläufe reibungslos. Oberkellner Karl nimmt gerade eine Bestellung auf. Die sendet er über sein mobiles Terminal in die Küche. Dadurch hat er mehr Zeit für die Gäste in seinem Bereich und bemerkt zum Beispiel, dass am Nebentisch die Gläser leer sind. Gleich noch eine Bestellung aufnehmen, gut für die Gäste und gut für die Karls Kellner Provision, die ebenfalls über die neue Kasse abgerechnet wird. 4 Tische möchten gleichzeitig bezahlen. Kein Problem, jetzt kassiert die Chefin höchstpersönlich. Sie holt sich die Bestellung von Tisch 2 auf ihr Mobilgerät und kassiert ab. Die Gäste sind sehr zufrieden und geben ein gutes Trinkgeld. Am nächsten Tag hat Monika 2 zusätzliche 5-Sterne-Bewertungen bei TripAdvisor.

Anforderungen an ein Kassensystem für Gastronomen

Funktionen wie Zahlungen aufnehmen und eine GOBD konforme Kassenführung gehören bei Gastrokassen zur Minimalanforderung. Wichtig ist vor allem:

• Intuitive Bedienbarkeit: Damit neue Mitarbeiter und Aushilfskellner schnell mit dem System arbeiten können.
• Tischverwaltung und Tischreservierung: Das Kassensystem für Gastronomen gibt Chef und Mitarbeitern so einen Überblick, welche Tische frei sind.
• Funkbonierung: Bestellungen werden digital an die Küche weitergegeben. Sonderwünsche und Angaben zur Gangsteuerung - was gehört zur Vorspeise, was zur Nachspeise - sind möglich.
• Bestellungen in Rechnungen umwandeln: Per Klick wird aus einer Bestellung eine Rechnung gemacht. Zahlungssplitting geht bei Gruppen einfach.
• Kassieren von Kartenzahlungen am Tisch: So geht das Kassieren schnell und einfach. Dabei ist auch das Zahlungssplitting wichtig, wenn bei einer Gesamtbestellung am Tisch die einzelnen Zahlbeträge auf die jeweiligen Tischgäste verteilt werden (alles-zusammen-bezahlen vs. getrennt-bezahlen).
• Warenwirtschaft: Jeder Verkauf von Getränken beispielsweise führt zu einer Bestandsveränderungen im Lager. Das schafft Transparenz im Controlling, hält die Lagerkosten niedrig und vereinfacht die Inventur. Die Anbindung an die Kasse bietet auch Möglichkeiten für den Straßenverkauf.
• Anbindung von Modulen für den Lieferservice: Den Service bieten manche Gastrokassen und erweitern so die Absatzmöglichkeiten. 
• Filialverwaltung: Hat der Gastronom mehrere Betriebe, sollte das Kassensystem Filialen zentral verwalten können.
• Kundenverwaltung: Stammkunden können in die Kundendatei aufgenommen werden. Die Bestellhistorie ist hinterlegt. Incentivierung durch Kundenboni, Coupons oder eine Kundenkarte ist möglich. 
• Marketing-Funktionen: In Kombination mit der Kundenverwaltung helfen Funktionen wie Kundenboni, Coupons oder Kundenkarte. Über die Kundenkommunikation per SMS kann der Gastronom den Gast dazu motivieren, positive Bewertungen auf den einschlägigen Bewertungsportalen zu hinterlassen.
• Controlling-Funktionen: Die Gastrokasse liefert Informationen wie Tischauslastung, Umsatz, Rohertrag pro Tisch, pro Kellner, pro Warengruppe (Essen, Getränke) und pro Gericht. Die entsprechenden Kennzahlen kann der Gastronom selbst festlegen.
• Kasse ist GOBD konform: Der Gastronom ist auf eine unangemeldete Kassennachschau durch das Finanzamt jederzeit vorbereitet. Das Gleiche gilt für die Betriebsprüfung. Die Gastrokasse besitzt eine zertifizierte TSE-Vorrichtung, die Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulationen gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). 

Kasse für gastronomische Betriebstypen: Restaurants, Cafés, Bars, Foodtrucks

Hier zeigen wir, welche Anforderungen bestimmte Betriebstypen an eine Gastrokasse haben. Wir heben die kritischen Funktionen einer Gastrokasse, die für eine optimale Unterstützung der Abläufe notwendig sind.

• Kassensystem für Restaurants: Tischreservierung, Steuerung der Gastbestellung sind hier entscheidenden Funktionalitäten, Zahlungssplitting
• Kassensystem für Cafés: Tischreservierung, Bestellung, Zahlungssplitting
• Kassensystem für Bars: Tischreservierung kann wichtig sein, Bestellablauf ebenfalls, wichtig sind in jedem Fall die Kellnerverwaltung.
• Kassensystem für Foodtrucks: einfache und schnelle mobile Bedienung sind hier entscheidend.

Je umfangreicher die Anzahl der zubereiteten Speisen, desto wichtiger die Abläufe im Bereich Gastbestellung und Bonierung. Je mehr Tische und je flexibler der Einsatzort, desto wichtiger sind die Funktionalitäten im mobilen Einsatz einer Gastrokasse.

Hier stellen wir Ihnen 4 Kassensysteme für Gastronomen vor. Wir betrachten dabei die Gastrokassen von:

• Gastrofix
• Gastrosoft
• MagentaBusiness POS
• orderbird

Gastrofix

Gastrofix versteht sich als Komplettlösung für Gastronomen. Es ist ein ipad-Kassensystem mit ipad minis und tragbaren sum up Kartenzahlungsgeräten als mobile Kellnerkassen.

Gastrosoft

Gastrosoft ist ein skalierbares Kassensystem für Gastronomen, das es aktuell in 3 Varianten gibt. Der Gastronom kann also klein starten und das System sukzessive erweitern.

MagentaBusiness POS

MagentaBusiness POS ist die Kassenlösung der Telekom Deutschland für Gastronomen, Bars, Cafés und Hotels. Das System ist für einen günstigen monatlichen Preis zu mieten.

orderbird

Orderbird ist ein schlankes ipad-Kassensystem für Gastronomen mit dem Fokus auf die Optimierung der Bestellabläufe. Kundenverwaltung und Marketing gibt es nicht, auch keine Warenwirtschaft. Dafür ist das System sehr günstig.

Ein Kassensystem für Gastronomen ist eine langfristige Investition. Ist die Gastrokasse gut, verbessern sich damit alle Betriebsabläufe, von der Tischreservierung über Bonierung und Speisenauslieferung bis zu Buchhaltung und Controlling. 

Legen Sie den Funktionsumfang in der Bedarfsanalyse fest

Folgende Leitfragen helfen dem Gastronomen, die perfekte Systemkasse zu finden:

• Bezahlmethoden: Welche Zahlungsarten soll das Kassensystem für Gastronomen beherrschen? Kann die Kasse das Aufsplitten einer Rechnung für das getrennte Bezahlen?
• Wie viele mobile Geräte brauchen Sie? Wollen Sie saisonale Spitzen ausgleichen? Betreiben sie auch einen Foodtruck und sind an verschiedenen Standorten im Einsatz?
• Tisch- und Reservierungsverwaltung: Brauchen Sie einen konfigurierbaren Raum- und Tischplan?
• Brauchen Sie eine Stammkundenverwaltung? Mit Marketingfunktionen wie Coupons, Boni oder Kundenkarte?
• Welche Marketing-Funktionen soll die Kasse haben: Coupons, Kundenkarten und SMS-Marketing?
• Bonierung und Speisenausgabe: Brauchen Sie eine Kasse für ein Restaurant mit großer Küche oder für eine Bar, die keine Küche hat? Auf welche Weise soll die Gastrokasse Ihnen dabei helfen?
• Warenwirtschaft: Ist ein Warenwirtschaftssystem integriert oder gibt es Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen
• Inventur: Hat die Kasse ein Inventur-Modul?
• Filialverwaltung: Soll die Gastrokasse filialfähig sein?
• Lieferservice: Wie wichtig ist für Ihren Betrieb ein Lieferservice per E-Commerce? 
• Personalverwaltung: Wie umfangreich soll die Personalverwaltung sein? Soll Sie nur Servicekräfte oder das gesamte Personal umfassen. Soll es neben der Kellnerstatistiken auch eine Zeiterfassung geben?
• Ganz wichtig: Ist die Kasse GOBD-konform? Besitzt sie die TSE-Vorrichtung, die Sicherheitseinrichtung gemäß der Kassensicherungsverordnung.
• Welche Unterstützung gibt es bei Service und Support?
• Was kostet das System? Welche Kosten und Investitionen kommen auf Sie zu?

Pflichtenheft und Testphase

Definieren Sie Ihre Kriterien und legen Sie ein Pflichtenheft an. Dieses Pflichtenheft unterstützt Sie bei der Anbietersuche. Selektieren Sie gezielt und testen Sie die ausgewählten Kassensysteme für Gastronomen. Die  Leitfragen beim Test lauten:

• Entspricht das System unseren Kriterien?
• Wie zeitaufwendig ist das Kassieren?
• Geht das Ganze einfach und verständlich?
• Wird die Gastrokasse uns helfen, die Abläufe im Betrieb zu optimieren?

Anschaffung und Einführungsphase

Haben Sie sich für die richtige Gastrokasse entschieden, folgt die Phase der Einführung. Daran müssen Sie denken:

• Prozessbeschreibungen für die Kasse anlegen: Kasseneröffnung, Kassiervorgänge, Kassensturz und Kassenabschluss, mit Regeln für Stornos
• Schulen Sie Ihre Kellner und das Küchenpersonal in den neuen Abläufen für Bestellaufnahme, Bonierung, Essensausgabe und Zahlung am Tisch.
• Legen Sie eventuell Verantwortlichkeiten fest: Wer darf kassieren? Wer soll nur Essen ausgeben?
• Üben Sie mit Ihren Mitarbeitern den Fall einer unangekündigten Kassennachschau.

Je systematischer sie vorgehen, desto reibungsloser die Einführung und desto schneller werden Sie von Ihrer neuen Gastrokasse profitieren.