Das beste Kassensystem für die Gastronomie: 6 Anbieter im Vergleich

Eine Registrierkassenpflicht gibt es für die Gastronomie nicht. Gastronomen sind allerdings verpflichtet, jeden Geschäftsvorfall laufend und unmittelbar zu erfassen. Ob sie dabei eine (elektronische) Registrierkasse oder offene Ladenkasse verwenden, bleibt den Betreibern überlassen.

Wer sich für ein elektronisches Kassensystem entscheidet, muss einige gesetzliche Anforderungen erfüllen:

• Laut Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) müssen elektronische Kassen manipulationssicher sein und über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
• Es gilt zudem die Belegausgabepflicht in Papier- oder elektronischer Form. Erfüllen Gastronomen diese gesetzlichen Anforderungen nicht, drohen Bußgelder und Schätzungen des Finanzamts.
• Seit Januar 2025 gilt die Meldepflicht. Um diese zu erfüllen, müssen Kassensysteme über ELSTER dem Finanzamt gemeldet werden.

Gastronomie-Kassensysteme kosten zwischen 0 € und 349 € pro Monat. Hinzu kommen umsatzbasierte Transaktionsgebühren für Kartenzahlungen zwischen 0,59 % und 2,5 %. Weitere Kosten entstehen für Hardware. Ab 150 € einmalig gibt es voll-funktionsfähige mobile Kassen. Für stationäre Gastrokassen ist mit mindestens 600 € zu rechnen.

• Welche Abonnement-Gebühren fallen an?
• Gibt es einen kostenlosen Tarif?
• Welche zusätzlichen Gebühren fallen an (z. B. für TSE, Kassenbuch)?

• Wie hoch ist die prozentuale Gebühr für Kartenzahlungen (Girocard, Debit- und Kreditkarte)?
• Fallen zusätzlich Fixgebühren an, z. B. 0,10 € je Transaktion?

• Welche einmaligen Kosten entstehen für Hardware wie Barcode-Scanner, Bondrucker oder Tablets?
• Welche Mietoptionen für Hardware gibt es?

• Bezahlen Kunden das Kassensystem monatlich oder jährlich?
• Ist der Vertrag flexibel monatlich oder nur jährlich kündbar?

• Kann das Kassensystem unverbindlich getestet werden?
• Wie lange kann das Kassensystem getestet werden – 7, 14 oder 30 Tage?

• Erfolgt die Bezahlung auf Rechnung oder im Voraus?
• Werden die Gebühren in Form einer Überweisung, Kreditkarte oder im Lastschriftverfahren beglichen?

• Erlaubt das Kassensystem Barzahlungen?
• Sind Kartenzahlungen, z. B. mit Girocard und Kreditkarte, möglich?
• Unterstützt die Gastro-Kasse Zahlungen via E-Wallets, z. B. Google Pay oder Apple Pay?

• Stornofunktion
• Unterschiedliche Steuersätze
• Tax-Free-Funktion für steuerfreie Umsätze
• Wechselgeldrechner für unkompliziertes Kassieren

• Kundendaten erfassen und verwalten
• Gutscheine verwalten, ausstellen und einlösen
• Rabatte in Euro und Prozent
• Kundenkarten und Treueprogramme anbieten

• Ist das Kassensystem cloudbasiert und von verschiedenen Geräten aus nutzbar?
• Handelt es sich um eine lokal installierte Lösung, die feste Hardware wie PCs oder Kassenterminals erfordert?
• Für welche Betriebssysteme ist eine Installation verfügbar (z. B. Windows, macOS, iOS oder Android)?

• Ist es möglich, das eigene Smartphone als mobiles Kassensystem zu nutzen?
• Stellt der Kassenanbieter eine App zur Verfügung?
• Gibt es eine Auswahl an Kartenlesegeräten für mobile Zahlungen?

• Können Kartenzahlungen (Girocard/Kreditkarte) mit dem Kassensystem angenommen werden?
• Gibt es nur stationäre oder auch mobile Kartenlesegeräte (Handhelds)?

• Bekommen Gastronomen beim Anbieter den passenden Bondrucker?
• Stellt der Anbieter einen mobilen Bondrucker zur Verfügung?
• Kann ein eigener Bondrucker für die Küche oder Bar eingerichtet werden?
• Gibt es einen Monitor für effizientere Abläufe in Küche oder Bar?

• Kann eine Waage für Produktverkäufe an das Kassensystem angebunden werden?
• Bietet das Kassensystem alternativ eine Grammeingabe?

• Lässt sich eine Kassenlade für Bargeld mit dem Kassensystem verbinden?
• Lässt sich die Kassenlade direkt über die Kassensoftware öffnen?

• Gibt es im Kassensystem ein integriertes Kassenbuch?
• Werden alle Buchungen lückenlos und manipulationssicher erfasst?
• Können vergangene Buchungen jederzeit nachvollzogen und überprüft werden?
• Ist ein Export der Kassenbuchdaten für Steuerprüfungen möglich?
• Werden Kassenbuch und Belege gemäß GoBD-Vorgaben archiviert?

• Wird der Bargeldbestand im Zählprotokoll dokumentiert?
• Gleicht das System automatisch den Ist- mit dem Soll-Bestand ab?

• Zeigt der Z-Bon alle Tagesumsätze und Steueranteile vollständig an?
• Entspricht der Z-Bon den Anforderungen der GoBD und KassenSichV?

• Kann der aktuelle Umsatz sowie der Bargeldbestand im Laufe des Tages eingesehen werden?
• Gibt der X-Bon auch beim Schichtwechsel Auskunft über den Kassenstand?

• Unterstützt das System die DSFinV-K-Schnittstelle der Finanzverwaltung?
• Ist ein Export der TSE-Daten möglich?
• Können Z-Bons als Datei exportiert werden?
• Gibt es eine direkte Anbindung an DATEV?
• Wird alternativ ein DATEV-kompatibler Export für den Steuerberater angeboten?
• Können die Daten als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden?
• Ist das Kassensystem mit Buchhaltungssoftware per Schnittstelle verknüpfbar?

• Lassen sich Kassenbons und Rechnungen individuell gestalten?
• Werden elektronische Rechnungen für Geschäftskunden (B2B) erstellt?
• Können E-Rechnungen im System verarbeitet und gespeichert werden?

• Gibt es ein Controlling-Dashboard zur Umsatzübersicht?
• Werden Tagesberichte automatisch erstellt?
• Gibt es monatliche Auswertungen?
• Werden auch Jahresberichte angeboten?
• Kann man auf umfassende Umsatzstatistiken zugreifen?
• Werden Umsätze pro Mitarbeiter ausgewertet?
• Gibt es Auswertungen nach einzelnen Kunden?
• Werden Umsätze nach Zahlungsart aufgeschlüsselt?
• Gibt es Umsatzübersichten pro Artikel?
• Werden Umsätze nach Warengruppen dargestellt?

• Lässt sich mit dem System eine Inventur durchführen?
• Ist eine Lagerverwaltung inklusive Bestandsanzeige integriert?
• Können Lieferantendaten im System gepflegt werden?
• Ist eine Warenbestellung direkt über die Software möglich?

• Können eigene Speisen, Getränke, ganze Menüs und Beilagen angelegt werden?
• Ist es möglich, eigene Preise festzulegen?

• Ist es möglich, mehrere Benutzerkonten im Kassensystem einzurichten?
• Können unterschiedliche Zugriffsrechte für Servicekräfte, Inhaber und Hilfskellner vergeben werden?

• Unterstützt das Kassensystem die Erfassung von Arbeitszeiten?
• Bietet die Kasse Funktionen zur Schichtplanung?
• Können Personal- und Zeitdaten für Auswertungen exportiert werden?

• Erfüllt das Kassensystem die rechtlichen Anforderungen nach KassenSichV und GoBD?
• Enthält die Gastro-Kasse eine TSE oder muss diese erst hinzugekauft werden?

• Erfüllt der Hersteller alle Anforderungen der DSGVO?
• Werden Kassen-, Kunden- und Lieferantendaten verschlüsselt übertragen?
• Befindet sich der Serverstandort in Deutschland oder außerhalb?
• Erfolgen regelmäßige Backups zur Datensicherung?
• Gibt es einen Offline-Modus, damit die Kasse auch bei fehlender Internetverbindung reibungslos funktioniert?

Für den Vergleich der besten Gastronomie-Kassensysteme 2025 haben wir jeden Anbieter sorgfältig analysiert. Da wir nicht jede Kasse in der Praxis testen konnten, haben wir zusätzlich Bewertungen vertrauenswürdiger Plattformen berücksichtigt. Darunter befanden sich Plattformen wie Google Reviews, Capterra, Trustpilot sowie die App-Stores von Apple und Google.

Besonderes Augenmerk lag auf den Anforderungen der Gastronomie: Eine intuitive Bedienung im stressigen Arbeitsalltag, reibungslose Abläufe, gute Performance, ein durchdachtes Design und ein verlässlicher Kundenservice waren für uns zentrale Kriterien.

Steht der Kundensupport auch zu den typischen Öffnungszeiten in der Gastronomie zur Verfügung – inklusive Wochenenden und Feiertagen?

• Gibt es eine telefonische Hotline für direkte Anliegen?
• Wird ein Live-Chat für schnelle Rückfragen angeboten?
• Kann der Support auch per E-Mail kontaktiert werden?

Ist der Kundenservice in mehreren Sprachen verfügbar, z. B. Deutsch, Englisch, Türkisch, Spanisch oder Französisch?

• Bietet das Kassensystem eine Möglichkeit, damit Gäste digital selbst reservieren können?
• Ist es möglich, telefonische und persönliche Reservierungen manuell im System einzutragen?

• Können die Tische wie in den eigenen Räumlichkeiten abgebildet werden?
• Ist es möglich, Außenbereiche getrennt zu visualisieren?
• Können Raumpläne erstellt werden?
• Wie übersichtlich und intuitiv ist die Tischverwaltung insgesamt gelöst?

• Unterstützt das Kassensystem eine Funkbonierung für die direkte Übermittlung von Bestellungen an Bar oder Küche?
• Sind die mobilen Kassensysteme einfach zu bedienen?
• Bietet das Handheld weitere Funktionen, etwa einen Bondrucker oder ein Kartenlesegerät?

Können Rechnungen pro Tisch aufgeteilt werden?

Gibt es eine integrierte Funktion zur einfachen Erfassung von Trinkgeldern, z. B. als 5 %, 10 % oder 15 %?

Können Sonderwünsche der Gäste flexibel erfasst und an die Küche weitergegeben werden?

Ist eine Gangsteuerung möglich, um Speisen in der richtigen Reihenfolge (automatisiert) auszugeben?

• Gibt es eine Anbindung an Lieferdienste, zum Beispiel Lieferando, Wolt oder Uber Eats?
• Bietet das System eine Funktion für Außer-Haus-Verkauf (Take Away) inklusive passender Belegausgabe?

Lässt sich eine Happy-Hour-Zeit mit automatisch angepassten Preisen einrichten?

In der Vergleichskategorie Gastronomie hat SumUp die volle Punktzahl erzielt. Nutzer profitieren von Besonderheiten wie der integrierten Happy-Hour- und Reservierungsfunktion sowie der Gangsteuerung.

Auch sonst enthält SumUp alle essenziellen Funktionen für die Gastro: Splitrechnungen, individuell anpassbare Trinkgeld-Optionen, Funkbonierung, Sonderwünsche, Take-Away. Eine Lieferdienst-Anbindung ist ebenfalls möglich.

SumUp zählt zu den modernsten Zahlungsdienstleistern im Vergleich. Neben den Standard-Zahlungsarten Bargeld, Girocard, Kreditkarte und Tap to Pay deckt SumUp noch mehr ab: Bezahlungen per Zahlungslink oder QR-Code sowie die E-Wallets von Apple, Samsung, Google und PayPal.

Schade ist nur, dass SumUp im teuersten Tarif "Kassensystem Pro" die modernen Zahlungsmethoden mit Link und QR-Code nicht anbietet. Diese Optionen sind lediglich in den kostenlosen Tarifen verfügbar.

Marketingfunktionen wie Rabatte oder Gutscheine sind nur eingeschränkt verfügbar. Die Kundendatenverwaltung ist einfach gehalten und nicht auf umfangreiche Kundenmarketing-Maßnahmen ausgelegt.

Je nach Tarif läuft SumUp auf den eigenen Smartphones, bereits vorhandenen Tablets und Desktop-Geräten oder auf der Hardware des Anbieters. Das Kassensystem kann durch Bondrucker, Kartenlesegeräte und eine Kassenlade ergänzt werden. Im Gastro-Tarif sind Nutzer leider von der verfügbaren Hardware des Anbieters abhängig und müssen mit einer Investition von mindestens 999 € rechnen.

SumUp hat für die Gastronomie-Buchhaltung einiges zu bieten. Das Kassenbuch ist bereits integriert, Tagesabschlüsse werden mit dem Z-Bericht generiert. Auf Knopfdruck kann ein Zwischenbericht erstellt werden (X-Bon). Außerdem punktet SumUp mit einer individuellen Rechnungserstellung und ist sogar dazu in der Lage, E-Rechnungen zu verarbeiten und zu erstellen. 

Nutzer übermitteln die Kassendaten entweder per Export oder direkter DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater.

SumUp überzeugt außerdem mit seiner Lagerverwaltung: Nutzer führen mit der Software ihre Inventur durch, verwalten Bestände und führen Bestellungen für Waren durch.

In Sachen Mitarbeiterverwaltung ist SumUp noch ausbaufähig. Es lassen sich zwar Benutzerkonten mit individuellen Berechtigungen einrichten, dafür fallen jedoch Lizenzgebühren in Höhe von 45 € pro Stück an. Eine Zeiterfassung oder gar Schichtplanung wie bei Kontrahent ready2order ist nicht enthalten.

SumUp erfüllt die rechtlichen Anforderungen an Kassensysteme, einschließlich GoBD und KassenSichV. Eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist integriert. Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform, mit Serverstandorten innerhalb der EU. Backups werden regelmäßig durchgeführt, sodass Kassendaten sicher gespeichert bleiben.

Ein Offline-Modus ist eingeschränkt möglich: Zahlungen über das Kartenterminal setzen eine aktive Internetverbindung voraus. Das wird für Gastronomie-Betriebe mit großem Außenbereich und schlechter Internetverbindung schnell zum Nachteil.

SumUp hat uns im Praxistest mit einer modernen und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche überzeugt. Laut Bewertungen auf Google, Apple Store, Capterra und Trustpilot erreicht SumUp durchschnittlich 4,1 Sterne bei mehreren Tausend Rezensionen.

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, sodass Gastronom:innen sofort mit dem Kassieren starten können – ideal für Cafés und kleine Restaurants.

SumUp bietet Support per E-Mail und Telefon – werktags meist von morgens bis abends. Ein Live-Chat steht über die Website zur Verfügung. Der Support ist in mehreren Sprachen erreichbar, darunter Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch.

SumUp selbst ist keine klassische Bank. Das Unternehmen verfügt jedoch über eine E-Geld-Lizenz und wird von der Central Bank of Ireland reguliert. Das bedeutet, dass die Abwicklung von Transaktionen sicher und zuverlässig erfolgt.

SumUp kann dadurch auch Finanzdienstleistungen anbieten.  Dazu gehört beispielsweise das Online-Geschäftskonto oder eine eigene Kreditkarte für Kleinunternehmer.

SumUp erhebt eine Transaktionsgebühr in Höhe von zwischen 0,79 % bis 2,5 %. Die tatsächliche Höhe der Gebühr hängt vom gewählten Tarif und vom Umsatz eines Unternehmens ab.

Zum Beispiel gilt im kostenlosen Tarif sowie im Tarif Lite eine Transaktionsgebühr von 1,39 %. Bei einem Jahresumsatz von über 100.000 € werden individuelle Gebühren vereinbart.

In den Abo-Modellen One und Pro erhebt SumUp eine Gebühr von 0,79 % bzw. 0,8 %.

SumUp eignet sich sowohl für angehende als auch etablierte Gastronomen verschiedener Größenordnungen, die ein einfaches, kostentransparentes Kassensystem suchen. Dank modularer Funktionen und fairer Transaktionsgebühren ist SumUp für fast alle Konzepte attraktiv – solange es sich nicht um komplexe Filial- oder Franchise-Strukturen handelt. Diese Anforderungen lassen sich mit SumUp derzeit nicht vollständig abbilden.

War eine Zahlung erfolgreich, überweist SumUp das Geld abzüglich der Transaktionsgebühr auf das Bankkonto des Nutzers.

Ein Rechenbeispiel: Café-Inhaberin Lena hat gerade einen Latte Macchiato im Wert von 4,50 € brutto verkauft. Das Getränk wurde mit der Girocard bezahlt. Da Lena den kostenpflichtigen Pro-Tarif von SumUp gewählt hat, fallen für die Transaktion 0,8 % Transaktionsgebühren an. SumUp wird Lena in den nächsten Werktagen einen Betrag von 4,46 € überweisen.

Lightspeed bietet weit mehr als nur die essenziellen Funktionen für Gastronomie-Betriebe. Zur Standard-Ausstattung gehören die Tischverwaltung inklusive Reservierungsfunktion, Gangsteuerung, Sonderwünsche, Splitrechnungen, Trinkgeld- und Happy-Hour-Funktion.

Ein besonderes Extra ist das Add-on ‚Order Anywhere‘. Damit bestellen Gäste entweder zu Hause oder am Tisch im Restaurant Speisen und Getränke nach Wahl und können diese direkt bezahlen. Wie viel das Add-on kostet, verrät der Anbieter leider nicht.

Mit Lightspeed können Nutzer zudem Lieferdienste anbinden, etwa Uber Eats, Lieferando oder Wolt.

Lightspeed deckt gängige Zahlungsarten ab: Bargeld, EC-Karte, NFC (Tap to Pay) und Kreditkarte. Außerdem können Gäste mit ihren E-Wallets von Apple Pay, Google Pay und Samsung Pay.

Eine Tax-Free-Funktion (steuerfreie Umsätze von Kunden aus der EU, aber nicht Deutschland) konnten wir nicht entdecken. Davon abgesehen bietet Lightspeed alle besonderen Kassenfunktionen wie die Stornofunktion, Teilzahlungen und Wechselgeldrechner.

Lightspeed ist ein iPad-Kassensystem und läuft nur auf eigener Hardware. Dadurch ist die Kasse weniger flexibel einsetzbar als ready2order oder SumUp. Vorteilhaft ist, dass die Hardware offline-fähig ist. Das ist besonders bei schlechter Internetverbindung praktisch.

Passendes Zubehör wie Kartenlesegeräte, Barcode-Scanner, Bargeldladen und Bondrucker gibt es vom Anbieter. Wie viel Lightspeed für das Zubehör verlangt, gibt der Anbieter nicht preis.

Eine Besonderheit im Vergleich ist der Küchenmonitor, den wir bei keinem anderen Gastro-System entdecken konnten. Diesen gibt es für 25 € pro Monat dazu.

In der Vergleichskategorie Buchhaltung und Controlling finden Nutzer ein integriertes Kassenbuch. Tagesabschlüsse erfolgen mit dem Z-Bon, Zwischenberichte erstellen Nutzer mit dem integrierten X-Bon.

Die Übermittlung der Kassendaten an den Steuerberater erfolgen mittels einfachem Export. Eine direkte Schnittstelle gibt es nur gegen Aufpreis – den Preis dafür erfahren Nutzer nur auf Anfrage.

Für die Mitarbeiterverwaltung bietet Lightspeed individuelle Benutzerrechte, etwa für Gastro-Betreiber, Küchenmitarbeiter und Service-Personal. Auch eine Zeiterfassung ist integriert.

Eine Schichtplanung, wie sie im Vergleich aktuell nur ready2order bietet, liefert selbst Lightspeed nicht.

Lightspeed kommt mit einer zertifizierten TSE aus der Cloud und erfüllt damit alle Anforderungen der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Darüber hinaus ist Lightspeed GoBD-konform.

Die Daten seiner deutschen Kunden sichert Lightspeed auf Servern in Deutschland. Dabei erfüllt der Anbieter die Standards der DSGVO. Ob regelmäßige Backups zur Datensicherung durchgeführt werden, hat uns der Anbieter nicht mitgeteilt.

Das auf die Gastronomie spezialisierte Kassensystem wird – anders als SumUp – nicht einsatzbereit geliefert. Für die Konfiguration des Systems, die Einrichtung vor Ort und die Schulung des Personals nimmt sich Lightspeed zwischen 2 und 4 Wochen Zeit. Nutzer sollten diesen Zeitraum vor der Anschaffung berücksichtigen.

Andere Nutzer von Plattformen wie Capterra, Trustpilot und dem Apple-Store bewerten Lightspeed im Schnitt mit 3,9 von 5 möglichen Sternen. Laut den Bewertungen scheitert es bei Lightspeed nicht am Kassensystem, sondern am Support. Positiv wurden dagegen die Usability und die durchdachten Auswertungen bewertet.

Das Support-Team ist rund um die Uhr telefonisch, per E-Mail oder via Chat vom Kassensystem aus erreichbar. Der Support steht sogar in mehreren Sprachen zur Verfügung, etwa auf Deutsch, Englisch, Französisch oder Spanisch.

Lightspeed ist ein cloudbasiertes Kassensystem, das speziell für die Gastronomie und den Einzelhandel entwickelt wurde. In der Gastronomie bietet es Funktionen wie digitale Tischpläne, Gangsteuerung, mobile Bestellgeräte, umfangreiche Auswertungen und Filialmanagement. Es eignet sich besonders für Restaurants, Bars und systemgastronomische Betriebe, die professionelle Abläufe und eine skalierbare Lösung benötigen. Lightspeed war früher unter dem Namen Gastrofix bekannt und zählt zu den führenden Anbietern im Bereich POS-Systeme.

Lightspeed kostet im kleinsten Tarif Essential 119 € pro Monat. Im teuersten Tarif Premium kostet Lightspeed 349 €. Die Preise sind monatlich zu zahlen. Lightspeed bietet aktuell nur Jahresverträge an.

Lightspeed ist ein leistungsstarkes Kassensystem, aber nicht für jeden Betrieb ideal. Nachteile sind unter anderem der vergleichsweise hohe Preis von mindestens 119 € pro Monat und das langwierige Onboarding von 2 bis 4 Wochen. Andere Gastronomie-Kassensysteme, etwa SumUp oder ready2order, kosten weniger als die Hälfte und sind in wenigen Tagen einsatzbereit.

Für Gastronomie-Betriebe bietet ready2order mit dem passenden Add-on einige spannende Funktionen: Tischverwaltung, Splitrechnung, Trinkgeldfunktion, Funkbonierung, Sonderwünsche und Gangsteuerung. Darüber hinaus verfügt das moderne Kassensystem über eine Happy-Hour-Funktion. Damit können Nutzer zeitgesteuerte Preise festlegen, etwa für das Mittags-Menü oder besondere Wochenend-Rabattaktionen.

Leider fehlt es dem System noch an einer Reservierungsfunktion. Eine Lieferdienst-Anbindung konnten wir ebenfalls nicht entdecken.

ready2order deckt alle gängigen Zahlungsarten ab – von Bargeld über EC- und Kreditkartenzahlung bis hin zu modernen Optionen wie Tap to Pay, Google Pay und Apple Pay.

Die Kassensoftware bringt außerdem zahlreiche Funktionen mit, die besonders im Gastronomiealltag nützlich sind: Verschiedene Steuersätze lassen sich problemlos hinterlegen, Stornos sind bei Fehleingaben schnell durchgeführt, und der integrierte Wechselgeldrechner sorgt für einen reibungslosen Ablauf an der Kasse. Für internationale Gäste ist auch eine Tax-Free-Option verfügbar.

ready2order ist plattformunabhängig und läuft auf Windows, macOS sowie auf Tablets und Smartphones – entweder per App oder im Webbrowser. Optional lassen sich zusätzliche Kassenterminals anschließen, sowohl stationär als auch mobil. Ergänzend ist die Nutzung von externem Zubehör wie Bondruckern, Kassenladen, Kartenlesegeräten oder sogar Waagen problemlos möglich.

Im Verwaltungsbereich lassen sich Tagesabschlüsse mit Z-Bon und Zwischenberichte mit X-Bon erstellen. Die Daten können via DATEV-Export an den Steuerberater übergeben werden. Eine direkte DATEV-Schnittstelle – wie sie etwa POSSUM anbietet – ist derzeit jedoch nicht vorhanden.

Rechnungen und E-Rechnungen lassen sich ohne Umwege erstellen. Besonders gefallen haben uns die umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten, darunter:

• Berichte je Tag, Monat und Jahr
• Auswertungen nach Warengruppen und Speisen
• Umsatzberichte je Kellner
• Berichte nach Zahlungsarten

Auch die Lagerverwaltung macht einen guten Eindruck: Bestände werden automatisch erfasst, bei niedrigen Mengen erfolgt eine Benachrichtigung. Lieferantendaten lassen sich pflegen – allerdings können Bestellungen nicht direkt aus dem System heraus ausgelöst werden.

In der Testkategorie Mitarbeiterverwaltung hat ready2order fast die volle Punktzahl erzielt. Das Kassensystem für die Gastronomie punktet mit unterschiedlichen Benutzerkonten, für die eigene Zugriffsrechte eingerichtet werden können. Außerdem bietet ready2order eine integrierte Zeiterfassung und Schichtplanung.

Eine Schnittstelle für die Anbindung an Personalmanagement-Softwares gibt es zwar nicht, dafür können die erfassten Personaldaten per manuellem CSV-Export in die HR-Software übertragen werden.

Erst durch die optional buchbare TSE erfüllt ready2order die gesetzlichen Anforderungen der GoBD und KassenSichV. Positiv hervorzuheben ist die DSGVO-konforme Datenverarbeitung sowie der Serverstandort in Deutschland. Backups werden regelmäßig erstellt, um Datenverluste zu vermeiden.

Ein Offline-Modus ist zwar vorhanden – allerdings ist die Funktionalität eingeschränkt: Bei Internetausfällen können keine Bestellungen aufgenommen werden, was gerade in der Gastronomie problematisch sein kann.

In verschiedenen App-Stores und Bewertungsportalen wie Google, Apple, Capterra und Trustpilot erreicht ready2order im Schnitt 4,1 von 5 Sternen – bei über 2.500 Bewertungen insgesamt.

Während der kostenlosen Testphase ließ sich die Software unkompliziert einrichten. Die Bedienoberfläche ist übersichtlich, sodass man sich schnell zurechtfindet – auch ohne Onboarding durch den Anbieter. Von der Artikelpflege bis zur Abrechnung lief alles reibungslos.

Der Support ist täglich von 06:00 bis 24:00 Uhr erreichbar – auch für Gastronom:innen mit langen Öffnungszeiten ein Pluspunkt. Der Kontakt ist per Telefon und Live-Chat möglich, und das in mehreren Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch.

ready2order kostet 34,90 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. Die Monatslizenz kostet 45,90 €. Für Gastronomen kommt das Gastronomie-Paket für 22,90 € monatlich. Weitere Kosten entstehen für die Cloud-TSE (technische Sicherheitseinrichtung) für 14,90 € monatlich. Das TSE-Paket umfasst alle Geräte wie Handhelds, stationäre Kassen und mobile Apps, die im Betrieb im Einsatz sind.

Die Kündigung des ready2order-Abonnements ist per E-Mail zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit möglich.

Orderbird Pro (Note 2,0) wurde speziell für die Gastronomie entwickelt. Die All-in-One-Kasse bietet Gastronomen alle wichtigen Funktionen: eine integrierte Reservierungsfunktion, Tischverwaltung, Take-Away-Feature, Gangsteuerung, Funkbonierung und Trinkgeldfunktion. Ein schönes Extra ist die Pfandverwaltung, womit der Außer-Haus-Verkauf von Getränken unterstützt wird. Eine Lieferdienst-Anbindung an Lieferando und Co. haben wir leider nicht entdeckt.

In den Basisfunktionen liegt Orderbird hinter den Top-Platzierungen im Vergleich. Es gibt keine Lagerverwaltung oder die Möglichkeit, Waren nachzubestellen. Anders als SumUp, Lightspeed oder ready2order bietet Orderbird nur wenige Funktionen für das Kundenmarketing. Nutzer finden hier eine Standard-Kundenkartei, eine Gutscheinverwaltung oder andere Kundenmarketing-Maßnahmen fehlen.

Preislich liegt Orderbird mit mindestens 79 € pro Monat zwischen ready2order und Lightspeed. Da – abgesehen von der DATEV-Schnittstelle für 10 € pro Monat – keine kostenpflichtigen Add-ons nötig sind, stellt es eine gute Alternative zu ready2order dar.

Die All-in-One-Kasse POSSUM12 (Note 2,3) ist ein stationäres Kassensystem, das sich zunehmend für die Anforderungen der Gastronomie öffnet. Das Kassensystem deckt alle wichtigen Basisfunktionen ab: Splitrechnung, Tischverwaltung, Trinkgeldfunktion und Funkbonierung. Bei Sonderwünschen setzt POSSUM auf eine Notizfunktion.

Für die volle Punktzahl in der Kategorie Gastronomie hätte es POSSUM noch an einer Reservierungsfunktion und der Lieferdienst-Anbindung gefehlt. Zumindest Letzteres zieht der Anbieter im Laufe des Jahres nach – dann wird es auch einen eigenen Küchenmonitor geben.

Spannend für Gastronomen mit Gästezimmern ist, dass POSSUM eine integrierte kleine Zimmerverwaltung bietet. POSSUM gibt es ab 39 € pro Monat bei jährlicher Zahlung. Die zugehörige Hardware ist ab 1.199 € verfügbar.

helloCash Gastro (Note 2,4) ist ein preiswertes Kassensystem, das sich vor allem an kleinere Gastronomie-Betriebe richtet. Das System deckt zentrale Funktionen wie Tischverwaltung, Splitrechnung, Trinkgeldoption, Sonderwünsche und Funkbonierung ab. Letztere funktioniert in Kombination mit der mobilen App auf dem eigenen Smartphone.

Funktionen wie Gangsteuerung oder Lieferdienstverwaltung werden aktuell nicht angeboten. Ein Bondrucker für Küche und Theke kann optional hinzugebucht werden, jedoch ohne integrierten Monitor. Positiv fällt auf: Die App macht helloCash besonders für mobile oder kleinere Betriebe interessant, etwa für Foodtrucks oder Cafés. Auch ein Bewirtungsbeleg kann generiert werden. Erweiterungen wie eine eigene Restaurant-Website sind über externe Lösungen möglich, jedoch nicht direkt in das Kassensystem integriert.

Mit einem Einstiegspreis ab 18,90 € pro Monat bleibt helloCash eine der günstigsten Lösungen im Vergleich. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert, die Einrichtung gelingt in kurzer Zeit. Wer mit einem kompakten Funktionsumfang auskommt und eine einfache, digitale Kasse sucht, findet hier einen praktischen Einstieg – Abstriche müssen allerdings bei spezialisierten Gastrofunktionen gemacht werden.

Seit Januar 2023 müssen elektronische Kassensysteme mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert wurde. Hierbei handelt es sich um ein Sicherheitsmodul, das alle Kassenvorgänge manipulationssicher aufzeichnet. Die rechtliche Grundlage bildet die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) auf Basis des § 146a Abgabenordnung (AO).

Die Belegausgabepflicht nach § 146 Abgabenordnung regelt, dass bei aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen ein Beleg ausgestellt werden muss. Auch bei kleineren Beträgen greift die Pflicht. Ob es sich um einen digitalen Beleg oder einen gedruckten Bon handeln muss, regelt das Gesetz nicht.

Gemäß § 146 Abs. 4 müssen elektronische Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Die Meldepflicht gilt seit Januar 2025. Gastro-Betreiber müssen folgende Daten dem Finanzamt über das Portal Mein ELSTER melden:

• Name des Steuerpflichtigen (Inhaber)
• Steuernummer
• Art der TSE (Cloud- oder Hardware-TSE)
• Art des Kassensystems
• Anzahl der Kassen im Betrieb
• Seriennummer der Kassensysteme
• Anschaffungsdatum
• Datum der Außerbetriebnahme

Die Grundsätze der ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln, wie elektronische Kassendaten aufgezeichnet, gespeichert und aufbewahrt werden müssen.

Diese Vorschrift des Bundesministeriums der Finanzen gilt für alle Gastronomen und andere Gewerbetreibende, die eine elektronische Kasse einsetzen. Wer eine offene Ladenkasse verwendet und ausschließlich handschriftlich Buch führt, ist an die GoBD nicht vollständig gebunden. Dennoch gelten weiterhin die allgemeinen Anforderungen an die ordnungsmäßige Buchführung nach AO und HGB.

Ein modernes Gastronomie-Kassensystem ermöglicht es Nutzern, digitale Tischpläne anzulegen. Die Tische sind so angeordnet, wie es im Gastraum, an der Bar und ggf. im Außenbereich der Fall ist.

Kellner können Bestellungen vom Kassensystem aus auf die einzelnen Tische und sogar Sitzplätze buchen. Beim Bezahlvorgang können Tische zusammengelegt, getrennt oder gewechselt werden.

Ist eine Reservierungsfunktion in der Gastro-Kasse möglich, können Gäste telefonisch oder online reservieren. Eingehende Reservierungen werden automatisch oder manuell im Kassensystem gespeichert und mit den Tischen verknüpft.

Das Splitten von Rechnungen erlaubt das Aufteilen von Tischrechnungen auf mehrere Personen. Eine Aufteilung erfolgt nach Position, Betrag oder gleichermaßen nach Gästeanzahl.

Mit einer Trinkgeldfunktion können Gäste Trinkgeld geben. Je nach System erfolgt die Einstellung entweder als Prozentzahl, zum Beispiel 5 %, 10 % oder 15 % oder als Betrag auf die Rechnung.

Gebuchtes Trinkgeld wird der Bedienung zugeordnet. So erfolgt eine faire Auszahlung je Kellner.

Mit mobilen Kassensystemen (Handhelds) senden Kellner Bestellungen direkt an die Bar oder die Küche. Diese Bestellungen landen via Bondrucker oder Monitor beim zuständigen Personal, das die Bestellung bearbeitet. Durch das Funkbonieren werden Fehler reduziert, Laufwege gespart und der Service beschleunigt.

Smarte Gastro-Kassensysteme bieten eine Happy-Hour-Funktion. Damit richten Nutzer zeitgebundene Preise und Rabatte ein, die zu einer bestimmten Uhrzeit oder im Aktionszeitraum aktiv werden. Zum Beispiel für ein Mittagsmenü, eine Wochenaktion oder After-Work-Rabatt „Happy Hour“.

Spezielle Kassensysteme für Gastronomie-Betriebe bieten digitale Speisekarten an. Diese sind beispielsweise auf der Restaurant-Website oder mittels QR-Code direkt am Tisch aufrufbar. Gäste erhalten sofort Zugriff auf die aktuelle Karte und können sich Speisen und Getränke aussuchen.

Je nach Kassensystem sind auch Bestellungen sowie Bezahlvorgänge möglich. Im aktuellen Vergleich bieten Lightspeed und Orderbird entsprechende Features.

In der Systemgastronomie und einigen Franchise-Konzepten ist die Selbstbedienung gang und gäbe. Hierbei bestellt der Kunde selbst über Kiosk-Systeme oder via QR-Code am Tisch und bezahlt direkt. Der Gast holt seine Speisen und Getränke selbst ab. Etwa SumUp oder Lightspeed bieten Kiosk-Systeme, während Orderbird auf smarte QR-Code-Bestellsysteme setzt.

Die Gangsteuerung ermöglicht es dem Service, Menügänge (Vorspeise, Hauptspeise, Nachspeise, etc.) gezielt und zeitlich gesteuert an die Küche zu übermitteln. Dieser Vorgang erfolgt digital, ohne Zuruf oder Laufwege. Zeitsparend ist, dass lediglich der erste Gang an die Küche gesendet wird. Die nächsten Gänge werden automatisch ausgelöst, wenn die Gäste bereit sind.

Je nach Art des Gastronomie-Betriebs ist eine integrierte Lieferdienst-Verwaltung ein notwendiges Feature. Bieten Gastronomen selbst einen Lieferservice, können im System Adressen und andere Informationen zur Bestellung verwaltet werden.

Wer mit Lieferdiensten wie Wolt und Lieferando zusammenarbeitet, benötigt dagegen eine Lieferdienst-Integration.

Mithilfe einer Artikelverwaltung können Café- und Restaurant-Besitzer unkompliziert Speisen und Getränke im System anlegen – inklusive Verkaufspreis, Mehrwertsteuersatz (19 % oder 7 %), Warengruppen und ggf. Varianten.

Fehleingaben müssen rückgängig gemacht werden können – lückenlos dokumentiert und revisionssicher. Korrekturstornos (z. B. bei Zahlendrehern) gehören zum Standard eines Kassensystems.

Am Ende eines Tages müssen Gastronomen einen vollständigen Tagesabschluss erstellen. Dieser Abschluss enthält Informationen zum Umsatz, verwendeten Zahlungsmitteln, Stornos, Rabatten und Trinkgeldern. Der Z-Bon oder Z-Bericht bildet die Grundlage für die Buchhaltung und das Finanzamt.

Mit der Mitarbeiterverwaltung lassen sich einzelne Nutzerkonten mit individuellen Rechten und Zugängen anlegen – z. B. für Servicekräfte, Küchenpersonal oder Manager. So kann genau gesteuert werden, wer stornieren, Rabatte geben oder Auswertungen einsehen darf. Gleichzeitig wird jeder Umsatz personenbezogen erfasst, was die Transparenz und Kontrolle im Betrieb verbessert.

Neben der Benutzerverwaltung bieten einige Kassensysteme für die Gastronomie besondere Funktionen, etwa eine integrierte Zeiterfassung (Lightspeed und POSSUM) oder Schichtplanung (ready2order).

Ein gutes Kassensystem liefert übersichtliche Auswertungen zu Umsätzen, Warengruppen, Tischbelegungen oder Mitarbeiterleistungen. Diese Berichte helfen Gastronomen dabei, Trends zu erkennen, den Wareneinsatz zu optimieren oder Personal effizienter zu planen. Systeme wie ready2order, SumUp oder POSSUM bieten sogar mobile Echtzeit-Auswertungen per App oder Cloud-Zugang.

Kassensysteme mit Kundenbindungsfunktionen ermöglichen es, Stammgäste gezielt anzusprechen, etwa mit digitalen Stempelkarten, Gutscheinen oder Bonusprogrammen. Je nach System können Kundendaten gespeichert und für Aktionen oder Newsletter genutzt werden. Das stärkt die Gästezufriedenheit – und erhöht langfristig den Umsatz.

Gastronomen benötigen Systeme, die schnell reagieren, wasserabweisend sind und sich leicht reinigen lassen. Das gilt sowohl für stationäre Kassen-PCs als auch für moderne Tablet-Kassen und mobile Handhelds.

Tablets oder Handhelds helfen beim Aufnehmen von Bestellungen direkt am Tisch – besonders in großen Räumen, auf Terrassen oder bei Selbstbedienungskonzepten. Gastronomen sollten bei der Auswahl des passenden Kassensystems auf eine lange Akkulaufzeit achten. Wichtig ist außerdem ein Offline-Modus. Falls dieser nicht vorhanden ist, muss eine stabile Internetverbindung vorhanden sein.

Mobile Kassensysteme verfügen über einen integrierten Kartenleser und ermöglichen kontaktlose Zahlungen, etwa mit Girocard, Kreditkarte oder über E-Wallets (Google- und Apple-Pay).

Je nach Konzept sind ein oder gleich mehrere Bondrucker sinnvoll. Nicht nur, um die Belegausgabepflicht zu erfüllen. Einige Betriebe setzen einen stationären Bondrucker am Kassen-PC ein, während weitere Bondrucker in der Küche und an der Theke platziert sind.

In vielen mobilen Kassensystemen ist zudem ein Bondrucker integriert. So können Kellner Kundenbelege noch beim Gast ausdrucken.

Obwohl ein Bondrucker in der Küche heute zum Standard zählt, werden digitale Küchenmonitore immer beliebter. Das Küchenpersonal sieht auf dem Bildschirm Bestellungen, die übersichtlich nach Gang, Station oder Zeit sortiert sind. Das ist ideal für effiziente Abläufe in der Küche oder an der Bar und reduziert das Zettelchaos.

Kartenzahlungen kommen zwar häufig zum Einsatz, dennoch ist gerade in der Gastronomie Bargeld das Zahlungsmittel der Wahl. Eine Kassenlade ermöglicht die sichere Aufbewahrung. Diese werden meist automatisch vom Kassensystem geöffnet, sobald eine Barzahlung erfolgt.

Stationäre Kassensysteme, zum Beispiel die Modelle von ready2order oder POSSUM, verfügen über ein integriertes Kundenterminal. Dieses zeigt dem Gast Einzelpreise, Zwischensumme und Gesamtbeträge live an. Einige Systeme bieten sogar die Option, das eigene Logo oder gar Videos anzuzeigen.

Beim Kauf Gastronomie-Kassensystems entstehen einmalige Kosten für die passende Hardware (z. B. Tablets, Kassenladen, mobile Handhelds) sowie Einrichtungs- und Installationsgebühren. Optional können Gebühren für das Onboarding bzw. Schulungen anfallen. Diese Kosten lassen sich besonders bei komplexeren Kassensystemen nicht vermeiden.

Im Schnitt müssen Gastronomen mit folgenden Anschaffungskosten rechnen:

• Hardware: 150 € (rein mobile Systeme und Tablets) bis über 1.500 € (vollwertige Kassensysteme inkl. Zubehör)
• Aktivierungsgebühr: 100 € bis 500 €, je nach Anbieter
• Schulungskosten: 100 € bis 500 €

Die meisten Anbieter von Kassensystemen verlangen Gebühren für die Software-Nutzung in Form eines Abonnements. Je nach Anbieter und gewünschtem Funktionsumfang fallen monatlich zwischen 0 € und über 300 € an. Der Preis ist zudem davon abhängig, ob bereits eine TSE in der Kasse integriert ist, wie viele Standorte über eine zentrale Plattform gesteuert werden oder ob optionale Add-ons (z. B. für ein Bestellsystem) hinzukommen.

Wenn Gastronomen Kartenzahlung oder Mobile Payment (z. B. via Apple Pay, Google Pay oder Samsung Pay und PayPal) anbieten, entstehen bei jedem Zahlungsvorgang Transaktionsgebühren. Diese werden entweder vom Zahlungsanbieter, vom Kartenterminal-Anbieter (z. B. SumUp oder Zettle) oder über integrierte Paymentlösungen des Kassensystems erhoben.

Die Höhe der Gebühren hängt von der Art der Karte ab, mit der bezahlt wird. Auf Zahlungen mit der Girocard fallen meist geringere Gebühren von bis zu 1,5 % an. Kreditkartenzahlungen verursachen Gebühren in Höhe von bis zu 3 %.

Hinzu kommen bei manchen Anbietern Bearbeitungsgebühren von rund 10 Cent pro Kartenzahlung. Dieser kleine Betrag fällt insbesondere bei geringen Umsätzen (etwa im Bistro oder Café) stark ins Gewicht und sollten bei der Auswahl des Kassensystems berücksichtigt werden.

Ein Gastro-Kassensystem muss unkompliziert bedienbar sein, nicht nur für die Mitarbeiter, sondern auch für Inhaber. Moderne Systeme sollten folgende Punkte ermöglichen:

• Übersichtliche Navigation durch Artikel, Preise, Berichte, Nutzerrechte
• Schnelles Anlegen und Bearbeiten von Speisen, Getränken, Preisen
• Zugriffsrechte pro Mitarbeiterrolle steuerbar
• Umsatz-, Artikel- und Mitarbeiterauswertungen auf Knopfdruck
• Exportfunktionen für Buchhaltung (z. B. DATEV, Excel, PDF)
• Zugriff per Browser oder App – ideal für Filialisten oder unterwegs

Kassensysteme für die Gastronomie müssen insbesondere für das Service- und Küchenpersonal einfach zu bedienen sein. Das gilt sowohl für stationäre Kassensysteme als auch für mobile Handhelds zum Funkbonieren.

Bei der Auswahl sollten Gastronomen darauf achten, dass die eigenen Mitarbeiter die Kasse ohne Schulungsaufwand oder lange Einarbeitungszeit nutzen können. Moderne Touch-Oberflächen, Schnellzugriffe für Hauptspeisen, Beilagen und Getränke, visuelle Tischpläne für eine einfache Navigation sowie farbige Buttons und klare Strukturen helfen dabei, sich schnell in der Kasse zu orientieren.