Kassensysteme für Gastronomen: Anforderungen und Anbieter

Kassensysteme für Gastronomen sind mehr als elektronische Registrierkassen. Sie sorgen für Auslastung und optimieren Abläufe im Betrieb. Wir zeigen, was eine moderne Kasse für Restaurants, Cafés, Bars und Caterer können muss und stellen dabei 4 Branchenlösungen vor. In unserem großen Kassensystem-Vergleich finden Sie auch Angebote von Universalanbietern.

1. Universal vs. Branchenlösung

Bei der Anschaffung eines Kassensystems haben Gastronomen grundsätzlich die Wahl zwischen Universallösungen und Branchenlösungen. Universallösungen bieten in der Regel gute Funktionen für Bezahlung und Kassenführung. Branchenlösungen verfügen dagegen über spezielle Funktionen, die auf die Besonderheiten der Gastronomie optimal abgestimmt sind. Ideale Kassensysteme für Gastronomen sorgen für hohe Tischauslastung, sparen Laufzeiten von Personal im Hochbetrieb und steigern dadurch die Umsätze.

Daher zeigen wir hier Kassensysteme Gastrofix, Gastrosoft, MagentaBusiness POS und orderbird, die speziell für Restaurants, Cafés und Bars entwickelt wurden. Im Gegensatz zu klassischen Registrierkassen sind diese Branchenlösungen außerdem GOBD und GDPdU konform mit zertifizierter TSE Sicherheitsvorrichtung.

TIPP

MagentaBusiness POS ist ein Kassensystem mit speziellen Funktionen für die Gastronomie.

Mehr zu MagentaBusiness POS

2. Vorteile einer Branchenlösung für die Gastronomie

Die Vorteile zeigen wir an einem Beispiel: Monika, die Besitzerin des Restaurants "Zum lachenden Wildschwein", hat vor 2 Jahren ein Kassensystem für Gastronomen angeschafft. Mit Hilfe dieser Gastrokasse konnte Monika Ihre Umsätze deutlich steigern.

Kassensystem Gastronomie: Schnittstellen zu wichtigen Funktionsbereichen, insbesondere Ablauf Kundenbestellung
Die Abläufe der Gästebedienung stehen im Mittelpunkt eines Systems für die Gastrokasse. Damit optimiert der Gastronom seine Abläufe und sorgt für ein optimales Erlebnis beim Gast.

Es sind Wilderer-Wochen im Restaurant "Zum lachenden Wildschwein": Das Lokal ist bis auf den letzten Platz ausgebucht. Obwohl alle Bedienungen zu tun haben, laufen die Abläufe reibungslos. Oberkellner Karl nimmt gerade eine Bestellung auf. Die sendet er über sein mobiles Terminal in die Küche. Dadurch hat er mehr Zeit für die Gäste in seinem Bereich und bemerkt zum Beispiel, dass am Nebentisch die Gläser leer sind. Gleich noch eine Bestellung aufnehmen, gut für die Gäste und gut für die Karls Kellner Provision, die ebenfalls über die neue Kasse abgerechnet wird. 4 Tische möchten gleichzeitig bezahlen. Kein Problem, jetzt kassiert die Chefin höchstpersönlich. Sie holt sich die Bestellung von Tisch 2 auf ihr Mobilgerät und kassiert ab. Die Gäste sind sehr zufrieden und geben ein gutes Trinkgeld. Am nächsten Tag hat Monika 2 zusätzliche 5-Sterne-Bewertungen bei TripAdvisor.

Anforderungen an ein Kassensystem für Gastronomen

Funktionen wie Zahlungen aufnehmen und eine GOBD konforme Kassenführung gehören bei Gastrokassen zur Minimalanforderung. Wichtig ist vor allem:

  • Intuitive Bedienbarkeit: Damit neue Mitarbeiter und Aushilfskellner schnell mit dem System arbeiten können.
  • Tischverwaltung und Tischreservierung: Das Kassensystem für Gastronomen gibt Chef und Mitarbeitern so einen Überblick, welche Tische frei sind.
  • Funkbonierung: Bestellungen werden digital an die Küche weitergegeben. Sonderwünsche und Angaben zur Gangsteuerung - was gehört zur Vorspeise, was zur Nachspeise - sind möglich.
  • Bestellungen in Rechnungen umwandeln: Per Klick wird aus einer Bestellung eine Rechnung gemacht. Zahlungssplitting geht bei Gruppen einfach.
  • Kassieren von Kartenzahlungen am Tisch: So geht das Kassieren schnell und einfach. Dabei ist auch das Zahlungssplitting wichtig, wenn bei einer Gesamtbestellung am Tisch die einzelnen Zahlbeträge auf die jeweiligen Tischgäste verteilt werden (alles-zusammen-bezahlen vs. getrennt-bezahlen).
  • Warenwirtschaft:Jeder Verkauf von Getränken beispielsweise führt zu einer Bestandsveränderungen im Lager. Das schafft Transparenz im Controlling, hält die Lagerkosten niedrig und vereinfacht die Inventur. Die Anbindung an die Kasse bietet auch Möglichkeiten für den Straßenverkauf.
  • Anbindung von Modulen für den Lieferservice: Den Service bieten manche Gastrokassen und erweitern so die Absatzmöglichkeiten. 
  • Filialverwaltung: Hat der Gastronom mehrere Betriebe, sollte das Kassensystem Filialen zentral verwalten können.
  • Kundenverwaltung: Stammkunden können in die Kundendatei aufgenommen werden. Die Bestellhistorie ist hinterlegt. Incentivierung durch Kundenboni, Coupons oder eine Kundenkarte ist möglich. 
  • Marketing-Funktionen: In Kombination mit der Kundenverwaltung helfen Funktionen wie Kundenboni, Coupons oder Kundenkarte. Über die Kundenkommunikation per SMS kann der Gastronom den Gast dazu motivieren, positive Bewertungen auf den einschlägigen Bewertungsportalen zu hinterlassen.
  • Controlling-Funktionen: Die Gastrokasse liefert Informationen wie Tischauslastung, Umsatz, Rohertrag pro Tisch, pro Kellner, pro Warengruppe (Essen, Getränke) und pro Gericht. Die entsprechenden Kennzahlen kann der Gastronom selbst festlegen.
  • Kasse ist GOBD konform: Der Gastronom ist auf eine unangemeldete Kassennachschau durch das Finanzamt jederzeit vorbereitet. Das Gleiche gilt für die Betriebsprüfung. Die Gastrokasse besitzt eine zertifizierte TSE-Vorrichtung, die Sicherheitseinrichtung zum Schutz vor Manipulationen gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). 

Kasse für gastronomische Betriebstypen: Restaurants, Cafés, Bars, Foodtrucks

Hier zeigen wir, welche Anforderungen bestimmte Betriebstypen an eine Gastrokasse haben. Wir heben die kritischen Funktionen einer Gastrokasse, die für eine optimale Unterstützung der Abläufe notwendig sind.

  • Kassensystem für Restaurants: Tischreservierung, Steuerung der Gastbestellung sind hier entscheidenden Funktionalitäten, Zahlungssplitting
  • Kassensystem für Cafés: Tischreservierung, Bestellung, Zahlungssplitting
  • Kassensystem für Bars: Tischreservierung kann wichtig sein, Bestellablauf ebenfalls, wichtig sind in jedem Fall die Kellnerverwaltung.
  • Kassensystem für Foodtrucks: einfache und schnelle mobile Bedienung sind hier entscheidend.

Je umfangreicher die Anzahl der zubereiteten Speisen, desto wichtiger die Abläufe im Bereich Gastbestellung und Bonierung. Je mehr Tische und je flexibler der Einsatzort, desto wichtiger sind die Funktionalitäten im mobilen Einsatz einer Gastrokasse.

3. Anbieter von Kassensystemen für Gastronomen

Hier stellen wir Ihnen 4 Kassensysteme für Gastronomen vor. Wir betrachten dabei die Gastrokassen von:

  • Gastrofix
  • Gastrosoft
  • MagentaBusiness POS
  • orderbird

Gastrofix

Gastrofix versteht sich als Komplettlösung für Gastronomen. Es ist ein ipad-Kassensystem mit ipad minis und tragbaren sum up Kartenzahlungsgeräten als mobile Kellnerkassen.

Datenblattgastrofix.com
Hardware und PeripheriegeräteGroßes ipad mit Kassenlade, Bondrucker und Kartengerät; ipad minis mit sumup Zahlungsgeräten. 
KassenfunktionenAlle wichtigen Kassenfunktionen und Zahlungsarten, Zahlungsartensplittung, Splitting von Tischbestellungen auf einzelne Gäste
TischreservierungJa, mit individuell konfigurierbaren Saal- und Tischplänen
KundenverwaltungJa, vorhanden
MarketingfunktionenCoupons, Gutschein, Kundenkarte; SMS-Marketing, auch mit Aufforderung zur Bewertung auf Bewertungsplattformen
BestellabläufeMobile Bonierung: Jede Bestellung geht direkt in die Küche; Küchenchef überwacht per Küchenmonitor den Auftragsstatus und Wartezeiten pro Tisch.
WarenwirtschaftFür Getränke und Zutaten pro Gericht
PersonalZeiterfassung für das gesamte Personal; mit Mindestlohn Nachweis 
Buchhaltung/ControllingDATEV-Schnittstelle
GOBD konformJa
PreisePreis Software ipad 59 € pro Monat und Gerät; Software für ipad minis 39 € pro Monat und Gerät. Preise Hardware auf Anfrage.

Gastrosoft

Gastrosoft ist ein skalierbares Kassensystem für Gastronomen, das es aktuell in 3 Varianten gibt. Der Gastronom kann also klein starten und das System sukzessive erweitern.

Datenblattgastrosoft.de
Hardware und PeripheriegeräteHardware und Peripherie flexibel konfigurierbar; Gastronom kann auf seine eigene Hardware zurückgreifen
KassenfunktionenAlle wichtigen Kassenfunktionen und Zahlungsarten, Splitting von Tischbestellungen auf einzelne Gäste
TischreservierungJa, mit individuell konfigurierbaren Saal- und Tischplänen
KundenverwaltungNein
MarketingfunktionenGutschein-Verwaltung; Werbeterminal für Gäste
BestellabläufeMobile Bonierung: Jede Bestellung geht automatisch in die Küche
WarenwirtschaftNur Stammdaten für Gerichte und Getränke; inventurfähige Warenwirtschaft als kostenpflichtiges Add-On 
PersonalAnlage sämtlicher Kellner und Service-Kräfte möglich 
Buchhaltung/ControllingExport der Tagesabschlüsse an Steuerberater; Umsatzauswertungen sind vorhanden; Funktionen durch kostenpflichtige Add-Ons erweiterbar.
GOBD konformJa
PreiseAuf Anfrage

MagentaBusiness POS

MagentaBusiness POS ist die Kassenlösung der Telekom Deutschland für Gastronomen, Bars, Cafés und Hotels. Das System ist für einen günstigen monatlichen Preis zu mieten.

DatenblattMagentaBusiness POS
Hardware und PeripheriegeräteKassen-Terminal mit integriertem Bondrucker, Kundendisplay, Kartenterminal; Smartphones anbindbar für die Tischbedienung
KassenfunktionenIntuitiv bedienbar mit sämtlichen Kassenfunktionen und Zahlungsarten, Zahlungsartensplittung, Splitting von Tischbestellungen auf einzelne Gäste
TischreservierungJa, Tischplan individuell konfigurierbar
KundenverwaltungJa, vorhanden; individuelle Kundenprofile können angelegt werden.
MarketingfunktionenCoupons, Gutschein, Treuepunkte; SMS-Aktionen möglich
BestellabläufeMobile Bonierung: Jede Bestellung geht direkt in die Küche; Küchenchef sieht auf Display Bestellungen pro Tisch, Gangfolge und Sonderwünsche.
WarenwirtschaftVorhanden: das System besitzt eine branchenübergreifende Produktdatenbank; Getränke mit Barcode werden bestandsgeführt erfasst; auch E-Commerce ist möglich.
PersonalKellnerverwaltung möglich
Buchhaltung/ControllingDATEV-Schnittstelle und Controlling Dashboards zu Umsatz und Ertrag
GOBD konformJa
PreiseKomplettmietpreis für Hardware und Software ab 49 € pro Monat.

orderbird

Orderbird ist ein schlankes ipad-Kassensystem für Gastronomen mit dem Fokus auf die Optimierung der Bestellabläufe. Kundenverwaltung und Marketing gibt es nicht, auch keine Warenwirtschaft. Dafür ist das System sehr günstig.

Datenblattorderbird.com
Hardware und Peripheriegeräteipad Geräte als Kassenterminal mit Bondrucker, Kartenzahlungsgerät und Kassenlade. Smartphones für Bestellaufnahme und Zahlung am Tisch. 
KassenfunktionenAlle wichtigen Kassenfunktionen und Zahlungsarten, Zahlungsartensplittung, Splitting von Tischbestellungen auf einzelne Gäste
TischreservierungJa, mit individuell konfigurierbaren Saal- und Tischplänen
KundenverwaltungNein
MarketingfunktionenNein
BestellabläufeMobile Bonierung bzw. Funkbonierung: Jede Bestellung geht direkt in die Küche; Gangsteuerung (Vorspeisen/Hauptspeise) und Sonderwünsche bei Gerichten sind erfassbar.
WarenwirtschaftNur Stammdaten für Gerichte und Getränke
PersonalEinfache Kellnerverwaltung 
Buchhaltung/ControllingKassenbuch wird an den Steuerberater übersandt
GOBD konformJa
Preise29 € pro Monat und eingesetztem Gerät

4. So finden Sie die beste Gastrokasse für Ihren Betrieb

Ein Kassensystem für Gastronomen ist eine langfristige Investition. Ist die Gastrokasse gut, verbessern sich damit alle Betriebsabläufe, von der Tischreservierung über Bonierung und Speisenauslieferung bis zu Buchhaltung und Controlling. 

Legen Sie den Funktionsumfang in der Bedarfsanalyse fest

Folgende Leitfragen helfen dem Gastronomen, die perfekte Systemkasse zu finden:

  • Bezahlmethoden: Welche Zahlungsarten soll das Kassensystem für Gastronomen beherrschen? Kann die Kasse das Aufsplitten einer Rechnung für das getrennte Bezahlen?
  • Wie viele mobile Geräte brauchen Sie? Wollen Sie saisonale Spitzen ausgleichen? Betreiben sie auch einen Foodtruck und sind an verschiedenen Standorten im Einsatz?
  • Tisch- und Reservierungsverwaltung: Brauchen Sie einen konfigurierbaren Raum- und Tischplan?
  • Brauchen Sie eine Stammkundenverwaltung? Mit Marketingfunktionen wie Coupons, Boni oder Kundenkarte?
  • Welche Marketing-Funktionen soll die Kasse haben: Coupons, Kundenkarten und SMS-Marketing?
  • Bonierung und Speisenausgabe: Brauchen Sie eine Kasse für ein Restaurant mit großer Küche oder für eine Bar, die keine Küche hat? Auf welche Weise soll die Gastrokasse Ihnen dabei helfen?
  • Warenwirtschaft: Ist ein Warenwirtschaftssystem integriert oder gibt es Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen
  • Inventur: Hat die Kasse ein Inventur-Modul?
  • Filialverwaltung: Soll die Gastrokasse filialfähig sein?
  • Lieferservice: Wie wichtig ist für Ihren Betrieb ein Lieferservice per E-Commerce? 
  • Personalverwaltung: Wie umfangreich soll die Personalverwaltung sein? Soll Sie nur Servicekräfte oder das gesamte Personal umfassen. Soll es neben der Kellnerstatistiken auch eine Zeiterfassung geben?
  • Ganz wichtig: Ist die Kasse GOBD-konform? Besitzt sie die TSE-Vorrichtung, die Sicherheitseinrichtung gemäß der Kassensicherungsverordnung.
  • Welche Unterstützung gibt es bei Service und Support?
  • Was kostet das System? Welche Kosten und Investitionen kommen auf Sie zu?

Pflichtenheft und Testphase

Definieren Sie Ihre Kriterien und legen Sie ein Pflichtenheft an. Dieses Pflichtenheft unterstützt Sie bei der Anbietersuche. Selektieren Sie gezielt und testen Sie die ausgewählten Kassensysteme für Gastronomen. Die  Leitfragen beim Test lauten:

  • Entspricht das System unseren Kriterien?
  • Wie zeitaufwendig ist das Kassieren?
  • Geht das Ganze einfach und verständlich?
  • Wird die Gastrokasse uns helfen, die Abläufe im Betrieb zu optimieren?

Anschaffung und Einführungsphase

Haben Sie sich für die richtige Gastrokasse entschieden, folgt die Phase der Einführung. Daran müssen Sie denken:

  • Prozessbeschreibungen für die Kasse anlegen: Kasseneröffnung, Kassiervorgänge, Kassensturz und Kassenabschluss, mit Regeln für Stornos
  • Schulen Sie Ihre Kellner und das Küchenpersonal in den neuen Abläufen für Bestellaufnahme, Bonierung, Essensausgabe und Zahlung am Tisch.
  • Legen Sie eventuell Verantwortlichkeiten fest: Wer darf kassieren? Wer soll nur Essen ausgeben?
  • Üben Sie mit Ihren Mitarbeitern den Fall einer unangekündigten Kassennachschau.

Je systematischer sie vorgehen, desto reibungsloser die Einführung und desto schneller werden Sie von Ihrer neuen Gastrokasse profitieren.

5. Fazit: Bessere Abläufe und mehr Umsatz mit einer Gastrokasse

Das optimale Kassensystem für Gastronomen verbessert die Abläufe, weil es die Bestellaufnahme, Bonierung und Essensausgabe vereinfacht, wie das Beispiel von orderbird zeigt. Dadurch haben die Servicekräfte mehr Zeit und schaffen auch den Gästeansturm im Hochbetrieb. Dabei helfen die flexibel einsetzbaren mobilen Endgeräte wie bei MagentaBusiness POS oder bei Gastrofix für schnelles Zahlen am Tisch. Betriebe mit viel Stammkunden sollten über eine Kundenverwaltung nachdenken. Warenwirtschaft, Schnittstelle zur Buchhaltung helfen zusätzlich, Zeit und Geld in der Verwaltung zu sparen. Ein Controllingmodul gibt dem Gastronomen einen Überblick über das aktuelle Geschäft und hilft ihm, seinen Gastronomiebetrieb systematisch zu optimieren. Vielfach sind die Gastrokassensystem modular aufgebaut. Der Betreiber kann hier Funktionsmodule hinfach hinzubuchen, wie das Beispiel von Gastrosoft zeigt.

Einen detaillierten Vergleich der Anbieter für Gastrokassen finden Sie in unserem Kassensystem-Vergleich.

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