Besser planen und managen – Wie du Projekte erfolgreich umsetzt!



Das richtige Management ist für Unternehmen essentiell, auch in Bezug auf Projekte. Mittels Projektmanagement (PM) kannst du ein festes Vorgehen etablieren und Mitarbeiter an eine bestimmte Vorgehensweise gewöhnen. Außerdem kannst du durch Projektmanagement sogar deine Gründung strukturierter angehen. Wir zeigen dir, was dahinter steckt und wie es funktioniert. 

Projektmanagement
Gutes Projektmanagement ist wichtig, um Ziele im Unternehmen erfolgreich umzusetzen. (Quelle: shutterstock / Rawpixel.com)

Was ist Projektmanagement?

Beim Projektmanagement geht es darum, Projekte in einem sinnvollen und betriebswirtschaftlich durchdachten Rahmen durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, werden bestimmte Schritte in einer festgelegten, immer gleichen Reihenfolge durchgeführt. Diese sind:

  • Planung
  • Steuerung
  • Durchführung

Bei der Planung geht es für dich darum, Ziele zu definieren. Weiter musst du überprüfen, ob diese realistisch beziehungsweise erfüllbar sind. Außerdem musst du klären, welche Ressourcen du benötigst, also Zeit, Mitarbeiter und Budget planen. Hast du all diese Fragen für dich beantwortet und geklärt, geht es an die Projektsteuerung. Für diese Phase bietet es sich an, einen beziehungsweise mehrere Projektmanager in deinem Unternehmen beschäftigt zu haben. Ihre Aufgabe ist die Vermittlung zwischen den am Projekt beteiligten Mitarbeitern. Sie überwachen die Einhaltung der Ziele und behalten Deadlines im Blick, damit sie deren Einhaltung gewährleisten können.

Solltest du keine Projektmanager im Unternehmen haben und sollte sich eine Einstellung eines solchen nicht lohnen, so kannst du oder ein Mitarbeiter das notwendige Know-How in Projektmanagement-Seminaren selbst erlernen. In der letzten Phase, der Durchführung, werden die erzielten Ergebnisse kontrolliert und ausgewertet.

Wenn du dieses Vorgehen von deiner Gründung an etablierst und deine Mitarbeiter entsprechend miteinbeziehst, steht in deinem Unternehmen erfolgreichem Projektmanagement nichts im Wege. Wichtig ist, dass du den vorbestimmten Ablauf der Schritte immer einhältst.

Durch Projektmanagement lassen sich die unterschiedlichsten Vorhaben realisieren. Die Herangehensweise kann sowohl auf unternehmerische als auch auf private Pläne übertragen werden und so zum Erfolg verhelfen.

Die drei Zauberwörter: In time, in budget, in scope

Bei Projekten ist es essentiell, dass Zeit, Kosten und Leistung stets im Blick behalten werden. Diese drei Bausteine und deren Einhaltung sind maßgeblich für den Erfolg deines Projekt(management)s. Die Faktoren kann man auf das Modell des Magischen Dreiecks übertragen. Das Dreieck an sich steht hierbei für das Projekt. Die Ecken sind durch die drei vorgestellten Faktoren definiert. Verändert man nun eine der Einflussgrößen oder das Projekt selbst, so verändert sich auch alles andere. Daher ist es überaus wichtig, diese Punkte immer zu überwachen und zu kontrollieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass Budget, Deadline und Leistung beziehungsweise gesetzte Ziele auch wirklich eingehalten beziehungsweise erreicht werden.

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Effektives Projektmanagement ist eine Synergie verschiedener Tools und Workflows. Auf dieser organisatorischen Grundlage basiert der Unternehmenserfolg. (Grafik: Bitrix24)

Die häufigsten Fehler und deren Lösung

Um die Theorie greifbarer zu machen, sollen die folgenden Beispiele aufzeigen, wie folgenschwer fehlerhaftes Vorgehen im Projektmanagement für dein Unternehmen sein kann. Außerdem wird dir bei jedem der aufgezeigten möglichen Fehler auch gleich aufgezeigt, wie du ihn vermeiden kannst.

Fehler: Du kommunizierst Change-Projekte nicht richtig und unterschätzt den möglichen Widerstand

Bei Change-Projekten wird häufig nicht beachtet, dass diese auf Widerstand treffen können. Werden bei der Planung die Mitarbeiter nicht entsprechend einbezogen und die Ziele sowie Veränderungen kommuniziert, kann schnell Unmut aufkommen. Dieser kann bis zum Widerstand oder der Verweigerung gehen und so wichtige Prozesse im Unternehmen aufhalten.

Lösung: Du solltest bei derartigen Projekten zu Beginn genau die Auswirkungen auf Arbeitsinhalte und –beziehungen analysieren und mit den Betroffenen darüber sprechen. So kannst du Widerstand vermeiden und gegebenenfalls kommen im Dialog noch Ideen auf, die du alleine gar nicht bedacht hast bei deinen Entscheidungen.

Fehler: Du kennst deine Ziele nicht genau und weißt nicht wirklich, wie du sie erreichen wirst

Dein Projekt beginnt und du setzt Ziele nur weitgegriffen und oberflächlich fest. Eine genaue Vorgabe will dir aus verschiedenen Gründen nicht gelingen. Da das Ergebnis unklar ist, definierst du auch bei den Arbeitsschritten nur ungenaue Schritte.

Lösung: Ungenauigkeit und Oberflächlichkeit bedeuten für dein Projekt Misserfolg noch bevor es überhaupt gestartet ist. Setze dich also hin und benenne deine Ziele, deinen erwarteten Erfolg und folglich auch jede Aufgabe genau. Nur so kannst du dein Projekt durchführen und steuern sowie die Teilschritte wie auch –erfolge an deine Mitarbeiter kommunizieren.

Achtung: Durch diesen Fehler können viele weitere entstehen. Beispielsweise kannst du dich bei der Planung aufgrund unklarer Ziele zu sehr auf einzelne Schritte versteifen. So gerät das Projekt als Ganzes aus deinem Blickfeld und kann nicht erfolgreich umgesetzt werden. Eine andere Möglichkeit ist, dass der Aufwand durch ungenaue Planung unklar bleibt und du während des Projekts auf eine immer ausuferndere Komplexität stößt, was deine in-time-in-budget-in-scope-Planung extrem gefährden kann.

Fehler: Du kommunizierst falsch, zu wenig oder gar nicht mit den Beteiligten.

Du siehst dich als Chef und oberste Instanz, du musst dich vor niemandem rechtfertigen und triffst deine Entscheidungen sowie Planungen allein. Dadurch verlierst du den Anschluss zu deinen Mitarbeitern, triffst häufig auf Unverständnis und kannst bei aktuellen Entwicklungen außerhalb deines Faches nicht unbedingt mitreden.

Lösung: Ob dieser Führungsstil der richtige ist, ist eine andere Frage. Die falsche Kommunikation ist so jedoch auf jeden Fall gegeben! Für ein erfolgreiches Projekt ist richtige und kontinuierliche Kommunikation unabdingbar. Diese kann durch regelmäßige Team-Meetings oder diverse Soziale Plattformen, die in den Arbeitsalltag einbezogen werden, sichergestellt werden.

Prinzipiell solltest du darauf achten, welche Informationen du an wen wann heranträgst. Mit Geldgebern musst du anders kommunizieren als mit Mitarbeitern. Für verschiedene Ansprechpartner und Beteiligte sind zu unterschiedlichen Zeitpunkten grundverschiedene Informationen relevant. Sorge dafür, dass diese durch dich oder einen Projektmanager entsprechend geteilt werden.

Zur richtigen Kommunikation gehört es auch, dass du die richtigen Fachbegriffe kennst und anwenden kannst. Solltest du in diesem Bereich noch fremd sein, empfiehlt es sich, sich einzuarbeiten.

Projektmanagement
(Quelle: shutterstock / Rawpixel.com)

Fazit

Projektmanagement sollte von Anfang an eine wichtige Rolle in deinem Unternehmen spielen sowie stets richtig umgesetzt werden. Wenn du dir und deinen Mitarbeitern die drei Phasen beibringst, steht einer langfristigen, gekonnten Umsetzung unterschiedlichster Projekte nichts im Weg. Wie aufgezeigt wurde, können die Schritte nicht nur im Hinblick auf unternehmerische Erfolge relevant sein, sondern auch im Privaten weiterhelfen. Wenn du die Gründung als Projekt betrachten möchtest, kannst du auch hier die Schritte gelungen anwenden. Allerdings ist Projektmanagement wirklich nur Management von To-Do’s – einen Businessplan erstellen und alles Weitere, musst du dennoch.

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