Besser planen und managen – Wie ihr Projekte erfolgreich umsetzt!



Das richtige Management ist für Unternehmen essenziell, auch in Bezug auf Projekte. Mittels Projektmanagement (PM) könnt ihr ein festes Vorgehen etablieren und Mitarbeiter an eine bestimmte Vorgehensweise gewöhnen. Außerdem könnt ihr durch Projektmanagement sogar eure Gründung strukturierter angehen. Wir zeigen, was dahintersteckt und wie es funktioniert. 

Projektmanagement
Gutes Projektmanagement ist wichtig, um Ziele im Unternehmen erfolgreich umzusetzen. (Quelle: shutterstock / Rawpixel.com)

Was ist Projektmanagement?

Beim Projektmanagement geht es darum, Projekte in einem sinnvollen und betriebswirtschaftlich durchdachten Rahmen durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, werden bestimmte Schritte in einer festgelegten, immer gleichen Reihenfolge durchgeführt. Diese sind:

  • Planung
  • Steuerung
  • Durchführung

Bei der Planung geht es darum, Ziele zu definieren. Weiter musst ihr überprüfen, ob diese realistisch beziehungsweise erfüllbar sind. Außerdem musst ihr klären, welche Ressourcen ihr benötigt, also Zeit, Mitarbeiter und Budget planen. Habt ihr all diese Fragen für euch beantwortet und geklärt, geht es an die Projektsteuerung. Für diese Phase bietet es sich an, einen beziehungsweise mehrere Projektmanager in eurem Unternehmen zu beschäftigten. Ihre Aufgabe ist die Vermittlung zwischen den am Projekt beteiligten Mitarbeitern. Sie überwachen die Einhaltung der Ziele und behalten Deadlines im Blick, damit sie deren Einhaltung gewährleisten können.

Solltest ihr keine Projektmanager im Unternehmen haben und sollte sich eine Einstellung eines solchen nicht lohnen, so könnt ihr oder ein Mitarbeiter das notwendige Know-How in Projektmanagement-Seminaren selbst erlernen. In der letzten Phase, der Durchführung, werden die erzielten Ergebnisse kontrolliert und ausgewertet.

Wenn ihr dieses Vorgehen von eurer Gründung an etabliert und eure Mitarbeiter entsprechend miteinbezieht, steht in eurem Unternehmen einem erfolgreichen Projektmanagement nichts im Wege. Wichtig ist, dass ihr den vorbestimmten Ablauf der Schritte immer einhaltet.

Durch Projektmanagement lassen sich die unterschiedlichsten Vorhaben realisieren. Die Herangehensweise kann sowohl auf unternehmerische als auch auf private Pläne übertragen werden und so zum Erfolg verhelfen.

Die drei Zauberwörter: In time, in budget, in scope

Bei Projekten ist es essenziell, dass Zeit, Kosten und Leistung stets im Blick behalten werden. Diese drei Bausteine und deren Einhaltung sind maßgeblich für den Erfolg eures Projekt(management)s. Die Faktoren kann man auf das Modell des Magischen Dreiecks übertragen. Das Dreieck an sich steht hierbei für das Projekt. Die Ecken sind durch die drei vorgestellten Faktoren definiert.

Verändert man nun eine der Einflussgrößen oder das Projekt selbst, so verändert sich auch alles andere. Daher ist es überaus wichtig, diese Punkte immer zu überwachen und zu kontrollieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass Budget, Deadline und Leistung beziehungsweise gesetzte Ziele auch wirklich eingehalten beziehungsweise erreicht werden.

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Effektives Projektmanagement ist eine Synergie verschiedener Tools und Workflows. Auf dieser organisatorischen Grundlage basiert der Unternehmenserfolg. (Grafik: Bitrix24)

Die häufigsten Fehler und deren Lösung

Um die Theorie greifbarer zu machen, sollen die folgenden Beispiele aufzeigen, wie folgenschwer fehlerhaftes Vorgehen im Projektmanagement für euer Unternehmen sein kann. Außerdem wird euch bei jedem der aufgezeigten möglichen Fehler auch gleich ein Tipp vermittelt, wie ihr ihn vermeiden könnt.

Fehler: Ihr kommuniziert Change-Projekte nicht richtig und unterschätzt den möglichen Widerstand

Bei Change-Projekten wird häufig nicht beachtet, dass diese auf Widerstand treffen können. Werden bei der Planung die Mitarbeiter nicht entsprechend einbezogen und die Ziele sowie Veränderungen kommuniziert, kann schnell Unmut aufkommen. Dieser kann bis zum Widerstand oder der Verweigerung gehen und so wichtige Prozesse im Unternehmen aufhalten.

Lösung: Ihr solltet bei derartigen Projekten zu Beginn genau die Auswirkungen auf Arbeitsinhalte und -beziehungen analysieren und mit den Betroffenen darüber sprechen. So könnt ihr Widerstand vermeiden und gegebenenfalls kommen im Dialog noch Ideen auf, die ihr bei den Entscheidungen gar nicht bedacht hattet.

Fehler: Ihr kennt eure Ziele nicht genau und wisst nicht wirklich, wie ihr sie erreichen werdet

Euer Projekt beginnt und ihr setzt Ziele nur weitgegriffen und oberflächlich fest. Eine genaue Vorgabe will euch aus verschiedenen Gründen nicht gelingen. Da das Ergebnis unklar ist, definiert ihr auch eure Abeitsschritte nur ungenau.

Lösung: Ungenauigkeit und Oberflächlichkeit bedeuten für euer Projekt Misserfolg, noch bevor es überhaupt gestartet ist. Setzt euch also hin und benennt eure Ziele, euren erwarteten Erfolg und folglich auch jede Aufgabe genau. Nur so könnt ihr das Projekt durchführen und steuern sowie die Teilschritte wie auch -erfolge an eure Mitarbeiter kommunizieren.

Achtung: Durch diesen Fehler können viele weitere entstehen. Beispielsweise könnt ihr euch bei der Planung aufgrund unklarer Ziele zu sehr auf einzelne Schritte versteifen. So gerät das Projekt als Ganzes aus dem Blickfeld und kann nicht erfolgreich umgesetzt werden. Eine andere Möglichkeit ist, dass der Aufwand durch ungenaue Planung unklar bleibt und ihr während des Projekts auf eine immer ausuferndere Komplexität stößt, was eure in-time-in-budget-in-scope-Planung extrem gefährden kann.

Fehler: Ihr kommuniziert falsch, zu wenig oder gar nicht mit den Beteiligten.

Ihr seht euch als Chef und oberste Instanz, ihr müsst euch vor niemandem rechtfertigen und trefft eure Entscheidungen sowie Planungen allein. Dadurch verliert ihr den Anschluss zu euren Mitarbeitern, trefft häufig auf Unverständnis und könnt bei aktuellen Entwicklungen außerhalb eures Faches nicht unbedingt mitreden.

Lösung: Ob dieser Führungsstil der richtige ist, ist eine andere Frage. Die falsche Kommunikation ist so jedoch auf jeden Fall gegeben! Für ein erfolgreiches Projekt ist richtige und kontinuierliche Kommunikation unabdingbar. Diese kann durch regelmäßige Team-Meetings, durch diverse soziale Plattformen oder auch mit Kollaborationstools wie Trello oder Slack, die in den Arbeitsalltag einbezogen werden, sichergestellt werden.

Prinzipiell solltet ihr darauf achten, welche Informationen ihr an wen wann herantragt. Mit Geldgebern müsst ihr anders kommunizieren als mit Mitarbeitern. Für verschiedene Ansprechpartner und Beteiligte sind zu unterschiedlichen Zeitpunkten grundverschiedene Informationen relevant. Sorgt dafür, dass diese durch euch oder einen Projektmanager entsprechend geteilt werden.

Zur richtigen Kommunikation gehört es auch, dass ihr die richtigen Fachbegriffe kennt und anwenden könnt. Sollte euch ein Bereich noch fremd sein, empfiehlt es sich, sich einzuarbeiten.

Projektmanagement
(Quelle: shutterstock / Rawpixel.com)

Fazit

Projektmanagement sollte von Anfang an eine wichtige Rolle in eurem Unternehmen spielen sowie stets richtig umgesetzt werden. Wenn ihr euch und euren Mitarbeitern die drei Phasen beibringt, steht einer langfristigen, gekonnten Umsetzung unterschiedlichster Projekte nichts im Weg. Wie aufgezeigt wurde, können die Schritte nicht nur im Hinblick auf unternehmerische Erfolge relevant sein, sondern auch im Privaten weiterhelfen.

Wenn ihr die Gründung als Projekt betrachten möchtet, könnt ihr auch hier die Schritte gelungen anwenden. Allerdings ist Projektmanagement wirklich nur Management von To-do’s – einen Businessplan erstellen und alles Weitere, müsst ihr dennoch.

Um eure Gründung erfolgreich und strukturiert in die Tat umzusetzen, hilft euch die digitale Gründungsplattform Unternehmerheld, zum Beispiel mit einer effektiven CRM-Software. Erfahrt weiterhin, wie ihr euer Projektmanagement optimiert und welche Projektmanagement-Software sowie Projektmanagement-Tools euch dabei helfen können.

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