Projektmanagement optimieren: Goodbye Excel-Listen und E-Mails



Als Start-up kennt ihr folgende Szenarien bestimmt: Die Deadlines werden im Minutentakt verschoben, unzählige Änderungen trudeln ein und den Überblick zu behalten, gleicht einer Mammutaufgabe. Die Ursache hierfür ist schnell gefunden: unzureichendes Projektmanagement. Klar, strukturiertes Arbeiten und gutes Projektmanagement können nicht alle Probleme lösen, aber euer Leben deutlich entspannter machen und schlaflose Nächte minimieren.

Ein schlecht geführtes bzw. durchgeführtes Projekt kann auch schnell das Aus für euer Start-up bedeuten. Daher heißt es: Goodbye Excel-Listen und ewig langer E-Mail-Verkehr und willkommen strukturiertes Projektmanagement. Dafür gibt es zahlreiche Helferlein, also Projektmanagement-Tools, die euch das Leben einfacher machen. Jörg Röthlingshöfer, Gründer und Geschäftsführer der Kommunikationsagentur factum, zeigt euch welche Vorteile hierbei auf euch warten, stellt euch die Tools Trello und ActiveCollab vor, mit denen seine Agentur gute Erfahrungen gemacht hat und gibt Tipps, wie ihr das passende Tool für euch findet.

Was ist Projektmanagement?

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Effektives Projektmanagement verschlankt Arbeitsprozesse, spart Zeit und fördert so den Spaß an der Arbeit. (Foto: piktochart)

Projektmanagement ist alles, was ihr im Hintergrund für euer Projekt macht, damit dieses reibungslos läuft. Sei es die Verteilung von Aufgaben, die Zeitplanung, die Aufteilung von materiellen und immateriellen Ressourcen oder das Reporting – alles, was zum Erfolg des Projektes beiträgt, gehört auch zum Projektmanagement. Je umfangreicher das Projekt ist, desto aufwendiger kann das Projektmanagement sein. Das oberste Ziel ist, die Arbeit für alle Beteiligten zu erleichtern.

Mehr Struktur und weniger Absprachen

Um dieses Ziel zu erreichen, ist der erste Schritt, eure bisherigen Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Prozessketten zu verkürzen. So spart ihr etwa durch das Vermeiden lästiger Absprache-Mails mehr Zeit, als euch wahrscheinlich bewusst ist.

Wir haben gute Erfragungen mit Trello gemacht. Das ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, mit verschiedenen Boards, Listen und Karten für verschiedene Teams. Einzelne Aufgaben weist ihr hier einzelnen Personen zu. Die jeweiligen Karten könnt ihr mit Fälligkeiten, Checklisten und Kommentaren ergänzen, um die Aufgaben noch genauer zu definieren oder nach Dringlichkeit zu ordnen. So habt ihr sämtliche Fristen und Deadlines im Blick.

Ein weiterer Vorteil ist, dass ihr hier Dokumente hochladen und alle Teammitglieder diese unabhängig kommentieren bzw. bearbeiten können. So habt ihr alle Arbeitsschritte, Dokumente und jegliche Kommunikation zu euren Projekten an einem Fleck und müsst nicht erst drei verschieden Mailkonten durchforsten, um auf dem aktuellen Stand zu sein.

Darf’s ein bisschen mehr sein?

Mit dem kostenlosen Tool Trello sind die wichtigsten Funktionen schon einmal abgedeckt. Wollt ihr z. B. eine Zeitreporting- oder Rechnungsfunktion im selben System haben, müsst ihr etwas tiefer in die Tasche greifen. Neben dem kostenlosen Trello nutzen wir z. B. auch ActiveCollab, das im Prinzip ähnlich funktioniert, jedoch noch mehr Platz für viele verschiedene Projekte sowie noch ein paar mehr Features bietet.

So z. B. eine Übersicht eures bereits verbrauchten Budgets bzw. eurer Zeiten. In den umfangreicheren Versionen könnt ihr sogar eure Rechnungen über ActiveCollab erstellen. Die „Grundausstattung“ bekommt ihr dabei schon für 7 $ pro Monat pro Mitglied. Wollt ihr die Vollversion, seid ihr bei etwa 11 $ pro Monat pro Mitglied.

Bevor ihr allerdings ein Projektmanagement-Tool bei euch implementiert, müsst ihr zunächst das für euch passende Tool finden. Für die Wahl des richtigen Tools möchte ich euch gerne ein paar Fragen mitgeben, mit deren Antworten ihr garantiert das richtige für euch findet:

  • Wie viele Nutzer brauchen einen Zugang?
  • Sind unterschiedliche Berechtigungen und Zugriffsrechte notwendig?
  • Welche Funktionen brauche ich wirklich und welche sind nur Nice-to-have?
  • Welches Budget kann ich aufbringen?
  • Reichen mir die „Standard-Funktionen“ oder benötige ich auf mich zugeschnittene?
  • Möchte ich das Tool nur intern nutzen oder auch von Anfang an meine Kunden mit einbinden?

Wenn ihr euch darüber im Klaren seid, was ihr braucht, könnt ihr mit der Recherche beginnen und verschiedene Projektmanagement-Tools vergleichen. Die meisten bieten euch auch erst mal eine kostenlose Testversion an. Natürlich ist die dann nicht ganz so umfangreich, aber um ein Gefühl für das System zu bekommen und zu sehen, ob ihr damit zurechtkommt, reichen diese Versionen meistens schon aus.

Projektmanagemt optimiert Workflows und macht sie nicht komplizierter

Projektmanagement-Tools sollen euch die Arbeit erleichtern und nicht das Leben schwer machen. Also entscheidet euch für das Programm, mit dem ihr euch selbst am wohlsten fühlt. Und das aller wichtigste: Verabschiedet euch vom To-do-Listen schreiben und E-Mail-Wirrwarr!

  • factum ist eine Münchner PR-Agentur, die sich u.a. auch auf Start-ups fokussiert hat. Das Portfolio reicht von klassischer Pressearbeit und Social Media-Maßnahmen über die Konzeptionierung, Umsetzung und Pflege von Internetseiten sowie Suchmaschinenmarketing (SEO) bis hin zur Gestaltung von Flyern und Broschüren. Auch Events, Ausstellungen und Messeauftritte könnt ihr von der Kommunikationsagentur betreuen lassen.
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