Digitale Transformation in Unternehmen: Wie gelingt sie?



Der Begriff “Digitale Transformation” klingt nach viel Arbeit für Unternehmen, die sich nicht bezahlt macht. Kurzfristig mag es aufwendig sein, die Unternehmensprozesse in das moderne Zeitalter zu hieven. Langfristig aber helfen euch die Maßnahmen dabei, die Zusammenarbeit effizienter, effektiver und wirtschaftlicher zu gestalten. Wir zeigen euch, was dafür erforderlich ist.

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Bewältigt gemeinsam die digitale Transformation, indem ihr euer Team eng einbezieht. (Foto: piktochart)

Was ist die digitale Transformation?

Die digitale Transformation bezeichnet einen Prozess, den die Gesellschaften im Gesamten durchläuft. So stehen auch Unternehmen vor der Herausforderungen, neuen Technologien zu begegnen und diese in ihre Arbeits-, Kommunikations- und Vertriebsprozesse zu implementieren.

Das betrifft die interne wie externe Kommunikation, den Vertrieb, den Bereich Marketing usw. Kurzum: Alle Bereiche, die für den Erfolg eines Unternehmens im Sinne der nationalen wie auch internationalen Wettbewerbsfähigkeit von Bedeutung sind.

Da Technologien sich permanent weiterentwickeln, ist der Prozess der Digitalisierung nie abgeschlossen. Unternehmen müssen fortlaufend Anpassungen und Optimierungen vornehmen, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Die Notwendigkeit der folgenden Maßnahmen sollte nicht unterschätzt werden. Wer nicht rechtzeitig die Weichen für die digitale Transformation stellt, riskiert Wettbewerbsnachteile und gefährdet mittel- sowie langfristig den Erhalt des Unternehmens.

#1 Digitale Unternehmenskultur

Die Grundlage für eine gelingende digitale Transformation bildet die digitale Unternehmenskultur: In Mitarbeiterschulungen holt ihr die Teammitglieder an ihrem jetzigen Kenntnisstand ab und macht sie mit Apps, Programmen, Workflows ect. vertraut.

Hierbei kann es jedoch zu internem Unmut und Widerständen kommen. Insbesondere Mitarbeiter, die schon viele Jahre im Unternehmen tätig und mit routinierten Abläufen vertraut sind, können sich überfordert fühlen.

Führt euer Team daher spielerisch an die digitale Transformation heran, zum Beispiel mit Gamification. Dabei geht es nicht um alberne Spielerei, sondern um handfeste Prozessoptimierung, wie es der Experte Roman Rackwitz es auf den Punkt bringt:

Stattdessen werden aktuelle und bestehende Arbeitsprozesse, Dienstleistungen und auch Produkte wie Software und Applikationen, durch genau die spielerischen Elemente angereichert, die mitunter verantwortlich sind für die menschliche Faszination und unsere Verbundenheit mit spielerischen Aktivitäten.

Ihr könnt Gamification also als Tool verwenden, um eine digitale Unternehmenskultur leichter zu implementieren, indem ihr die Neugier und den spielerischen Erkundungsdrang bei euren Mitarbeitern weckt. Dies erhöht nicht nur die Produktivität, sondern auch die Bereitschaft des Einzelnen, sich auf den Prozess der digitalen Transformation einzulassen.

#2 Kommunikation & Projektmanagement

Klassische Kommunikation setzt noch auf E-Mails und Telefonate. Doch ist das in Zeiten der Digitalisierung ineffizient. Das bedeutet nicht, dass ihr überhaupt nicht mehr mit euren Mitarbeitern telefonieren sollt. Denn dieser Kommunikationsweg ist nach dem persönlichen Gespräch einer der zentralsten. Vor allem dann, wenn es Vertrauliches zu besprechen gilt.

Die alltägliche, projektorientierte Kommunikation aber könnt ihr durch die digitale Kommunikation deutlich effizienter gestalten. Zum Beispiel durch Kollaborationstools wie Slack oder Trello. Channels, Boards und Karten mögen am Anfang abschrecken. Nach einer Einarbeitung werden eure Teammitglieder aber die durchdachten, zeitsparenden Funktionen zu schätzen wissen.

In Verbindung mit einem CRM-System, in dem ihr sowohl Kunden- als auch Geschäftskontaktdaten wie auch eure täglichen Aufgaben eintragt und verwaltet, spart ihr euch erheblichen Kommunikationsaufwand.

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Dem Herausforderung der digitalen Transformationen begegnen Unternehmen am besten Schritt für Schritt. (Grafik: Bitrix24)

#3 Automation

Automation ist ein zentraler Bestandteil der digitalen Transformation. Sie beschleunigt Prozesse, entfernt sinnlose Tasks und rückt Zeiträubern zu Leibe. Bereits bei der Bestandsaufnahme für eine geplante Automation werdet ihr mit Sicherheit entdecken, wo Ressourcen in der täglichen Arbeit verschwendet werden. Dabei helfen digitale Zeiterfassungssysteme.

Bei der Automation solltet ihr den Rat von Top-Unternehmer Tim Ferriss aus seinem Bestseller Die-4-Stunden-Woche berücksichtigen:

Eliminieren Sie, bevor Sie delegieren. Automatisieren Sie niemals etwas, das eliminiert werden kann, und delegieren Sie niemals etwas, das automatisiert oder optimiert werden kann.

Damit die Automation für die digitale Transformation also gelingt, empfiehlt es sich, nicht blind alles zu automatisieren. Entscheidet stattdessen bei jeder Aufgabe:

  1. Eliminieren?
  2. Delegieren?
  3. Automatisieren?

Was aber lässt sich automatisieren? In jedem Bereich eine Menge, wie die folgenden Beispiele zeigen.

Marketing

Mit E-Mail-Marketingtools wie MailChimp oder CleverReach könnt ihr Newsletter-Kampagnen erstellen und vorausplanen. Die Empfänger lassen sich auch in Segmente unterteilen, sodass verschiedene Newsletter gezielt an unterschiedliche Zielgruppen ausgespielt werden können.

Weiterhin lässt sich auch der Bereich Social Media Marketing automatisieren, beispielsweise mit Tools wie Buffer oder Hootsuite. Darin könnt ihr eure Postings auf Plattformen wie Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram usw. vorausplanen.

Vertrieb

Mit Verkaufstools wie Salesforce oder Hubspot könnt ihr euren Vertrieb automatisieren. Ob ihr eines der beiden wählt oder selbst eine Software programmieren lasst: Für die digitale Transformation empfiehlt sich je nach Unternehmensgröße auf jeden Fall ein CRM-System. Dieses liefert euch wichtige KPIs. So erfahrt ihr auch, welche Verkaufskanäle gut funktioniert haben und bei welchen die Conversion schlecht aussieht.

In der digitalen Transformation dreht sich eben alles um Daten und deren Auswertung. Gleichzeitig steht ihr vor der Herausforderung, den Datenschutz einzuhalten. Das gilt übrigens auch für Marketing-Tools, etwa den Facebook-Like-Button.

Interne & externe Kommunikation

Chatbots sind ein effektiver Weg, um die Kommunikation mit Kunden weitestgehend zu automatisieren. Sie werden sowohl in Social Media als auch auf Websites von Unternehmen eingesetzt, um Standard-Anfragen mit automatisch generierten Antworten abzuwickeln.

Übertreibt es aber nicht mit der Automatisierung, Kundenbetreuung mit echten Personen am Telefon bzw. am Computer zur Beantwortung von E-Mails ist trotzdem unerlässlich. Nur können die entsprechenden Mitarbeiter durch die Chatbots bei leicht zu klärenden Fragen massiv entlastet werden.

Das wiederum schafft Freiräume für komplexere bzw. individuelle Kundenanfragen, die in der Folge schneller beantwortet werden können, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.

Auch die interne Kommunikation profitiert durch die digitale Transformation, wie die weiter oben angesprochenen Kommunikations- und Kollaborationstools zeigen. Neben den Projektmanagement-Apps bieten sich auch Services wie Skype und Zoom an, um schnell Videokonferenzen zu schalten. Das macht sich insbesondere im Bereich der persönlichen Beratung hervorragend.

#4 Digitale Transformation gemeinsam mit den Mitarbeitern bewältigen

Neben den technischen Maßnahmen kommt es darauf an, dass ihr die digitale Transformation gemeinsam im Team angeht und niemanden außen vor lasst. Geht dabei schrittweise vor, um eure Mitarbeiter nicht zu überfordern.

Führt regelmäßig Feedbackgespräche und erklärt vor allem, warum ihr App, Software, Maßnahme XY umsetzt (mehr Effizienz, Umsatz, Entlastung). Geht hierbei auch transparent auf Einwände, Sorgen und aufkommende Ängste wie den möglichen Wegfall von Arbeitsplätzen ein.

Begegnet der digitalen Transformation mit Respekt und Ernsthaftigkeit, aber setzt sie spielerisch im Sinne der Gamification um. Dann seid ihr nicht nur fit für die Zukunft, sondern werdet auch schneller, besser und angenehmer arbeiten. Wir wünschen euch viel Erfolg dabei!