Email Marketing Software: wie Newsletter Tools den Vertrieb verbessern können

Was ist eine Email Marketing Software bzw. ein Newsletter Tool?

Ein Kunde oder Interessent hinterlässt bei Ihnen seine Emailadresse. Ihr Ziel ist es, ihn dann über diese Email mit Informationen oder Angeboten zu Ihrem Unternehmen zu informieren, sodass er wieder Ihre Webseite besucht oder ein Produkt kauft. Bei größeren Mengen an Emailadressen ist es schlichtweg nicht möglich, dieses Email Marketing händisch zu betreiben. An dieser Stelle kommt die sogenannte Email Marketing Software - gerne auch als Newsletter Tool bezeichnet - ins Spiel. Diese Software hilft Ihnen ganz praktisch:

• bei der Adresssammlung
• der Erstellung von Mailings
• dem automatisierten Versand und der Erfolgskontrolle.

Technisch sind Newsletter Tools fast keine Grenzen gesetzt - Grenzen ergeben sich im Rahmen des Email Marketings aber insbesondere aus Datenschutzgründen. Stellen Sie somit immer sicher, dass die eingesammelten Adressen den rechtlichen Anforderungen (Stichwort DSGVO) entsprechen. Ein Double Opt In verbunden mit der Zustimmung zum Newsletter-Versand sind Pflicht.

Inhalt

1. Was leistet ein Newsletter Tool - und was nicht?
2. Die Vorteile einer Email Marketing Software
3. Für wen ist eine Email Marketing Software geeignet?
4. Welche Funktionen bieten Email Marketing Tools?
5. Wie ist bei der Wahl der Newsletter Software vorzugehen?
6. Ausgewählte Anbieter für Email Marketing Software im Vergleich
7. Was kostet eine Email Marketing Software?
8. Tipps für die Einführung des Newsletter Tools
9. Fazit: die Vorteile der Email als Kommunikationsinstrument nutzen

1. Was leistet ein Newsletter Tool - und was nicht?

Die Email ist tot - die Email lebt. Dieser Widerspruch findet sich in zahlreichen Präsentationen rund um Onlinemarketing. Fakt ist, dass sich Email Marketing in den vergangenen Jahren einer wachsenden Beliebtheit erfreut, was auch die Entstehung zahlreicher Anbieter entsprechender Mailing Software unterstreicht. Gleichzeitig ist das Leistungsspektrum der Newsletter Tools stetig gewachsen. War es früher in erster Linie eine Hilfe dabei, auf der Basis einfacher Mailing Templates, Versendungen an einen bestimmten Empfängerkreis vorzunehmen, bietet heutige Email Marketing Software einen hohen Grad an Automatisierung, die es erlaubt, ganze Abfolgen von Mailings auf der Basis bestimmter Merkmale der Nutzer und sogar des Nutzerverhaltens zu ermöglichen. Verbunden ist dies bei den Newsletter Tools mit einer umfangreichen Analysemöglichkeit, auf deren Basis man Anpassungen des Email Marketings vornehmen kann.

Somit hilft Ihnen Email Marketing Software dabei, die potenziellen Kunden und natürlich auch Bestandskunden zum möglichst richtigen Zeitpunkt zu erreichen, und zu einer Aktion zu bewegen - idealerweise einem Kauf. Hierfür zwei Beispiele:

Sie haben ein Restaurant und Valentinstag steht an

Mit der Email Marketing Software können Sie ein automatisches Mailing zwei Wochen vor dem Valentinstag planen, das auf das spezielle Angebot in Ihrem Restaurant hinweist. Zusätzlich stellen Sie ein weiteres Mailing ein, dass 3 Tage vor Valentinstag an diejenigen User geht, die trotz Öffnen des Mailings noch nicht online gebucht oder das 1. Mailing gar nicht geöffnet haben. Dadurch betreiben Sie aktive und anlassbezogene Zielgruppenansprache und erhöhen die Chancen auf eine Tischreservierung.

Sie haben einen Onlineshop

Ein Kunde bestellt bei Ihnen einen 2-Wochen-Vorrat an Protein-Shakes. Dies ist im System mit einem Datum hinterlegbar. Daraufhin läuft dieser Kunde in den automatisierten Newsletter und erhält dann nach 10 Tagen eine Erinnerung, seinen Vorrat wieder aufzustocken. Diese Erinnerungen können dann natürlich beliebig erweitert werden.

Die Email Marketing Software bietet eine sehr umfangreiche und intelligente Kundenkommunikation. Den Prozess und die Abfolge müssen Sie allerdings vorgeben - und dies kann ein durchaus schwieriger Prozess sein. Schließlich treffen Sie Mutmaßungen darüber, wann der geeignete Zeitpunkt für einen bestimmten Kontakt sein könnte. Hier gilt es zu probieren und zu optimieren. Größter Stolperstein für den erfolgreichen Einsatz der Email Marketing Software ist aber zweifelsohne die Sammlung valider Emailadressen - hier helfen Ihnen die Newsletter Tools zwar mit Formularen etc. Aber nur weil es ein Formular gibt, heißt dies nicht, dass sich Besucher der Webseite auch eintragen. Hier müssen Sie kreativ sein und einen guten Grund angeben.

2. Die Vorteile einer Email Marketing Software

Email Marketing Tools erzielen im Wesentlichen die folgenden 6 großen Pluspunkte für Selbstständige, Start-ups und Unternehmen:

1. Sammlung von Kontaktadressen von Kunden und Interessenten in einem Pool
2. Grundlage für professionelle und automatisierte Kundenkommunikation
3. Marketing- und Vertriebsunterstützung
4. Anlassbezogene und individuelle Ansprache durch Versand auf der Basis spezifischer Merkmale
5. Selbst große Adresszahlen sind professionell bearbeitbar
6. Kontinuierliche Optimierung durch Reportings möglich

Natürlich kosten Newsletter Tools auch Geld - insbesondere bei größeren Adresszahlen und Versandmengen. Doch da Sie durch eine gezielte Analyse auch schnell sehen können, ob sich der Einsatz lohnt, können Sie das System im Zweifel auch wieder abschalten. Ein Nachteil bleibt beim Email Marketing stets das rechtliche Risiko. Auch wenn Sie sauber mit einem Double Opt In arbeiten, kann es sein, dass Sie sich hin und wieder einzelnen Abmahnungen ausgesetzt sehen.

3. Für wen ist eine Email Marketing Software geeignet?

Ein Anwendungsszenario für ein Newsletter Tool lässt sich fast für jedes Unternehmen konstruieren. Also selbst wenn Sie nur über 100 oder 200 Kundenkontakte verfügen, kann es sich lohnen hin und wieder einen Newsletter zu verschicken. Es stellt sich eher die Frage, welche Software Sie konkret einsetzen sollen, da sie in diesem Fall natürlich keine umfassende Email Automation benötigen. Hier reicht eine einfache Software für die Erstellung und Versendung von Mailings. Somit gilt grundsätzlich: je mehr Kontakte Sie haben - und dies ist in der Regel in B2C-Geschäftsmodellen der Fall - lohnt sich eine umfangreichere Email Marketing Software. Stellen Sie sich also zunächst folgende Fragen:

• Kann ich Interessenten und Kunden sinnvoll mit Mailings ansprechen - sprich: habe ich die notwendigen Inhalte?
• Ist ein Mailing eine geeignete Kommunikationsform - oder doch eher die Telefonakquise?
• Wie kann ich Kundenadressen einsammeln und wie viele?
• Wie häufig versende ich Mailings? Zu welchen Anlässen würde ich Mailings verschicken?
• Anhand welcher Kundenmerkmale könnte ich automatisiert Mailings verschicken?
• Welches Ziel haben die Versendungen? Sind sie eher informationsbasiert oder sind Onlinekäufe das Ziel?

Wenn Sie bei der Beantwortung der Fragen erkennen, dass Email Marketing ein valider Weg der Kundenkommunikation und -akquise ist, und dass Sie durchaus einen automatisierten Mailingprozess aufbauen können, ist eine Email Marketing Software für Sie geeignet.

4. Welche Funktionen bieten Email Marketing Tools?

Zwischen dem Versand des jährlichen Weihnachtsgrußes und der automatisierten und individuellen Versendung von Mailings an Ihren Adresspool liegen Welten. Damit verbunden sind natürlich unterschiedliche Funktionalitäten, die das jeweilige Email Marketing Tool abdecken muss. Wir haben Ihnen nachfolgend die wesentlichen Funktionen zusammengestellt.

5. Wie ist bei der Wahl der Newsletter Software vorzugehen?

Um das für Ihr Unternehmen geeignete Tool für das Email Marketing auszuwählen, sollten Sie die folgenden 5 Schritte beachten:

1. Bedarfsanalyse: Stellen Sie zunächst zusammen, welche Funktionen Ihre Newsletter Software erfüllen muss. Berücksichtigen Sie neben den Kernfunktionalitäten auch an den Bedien-Komfort sowie Aspekte der Mobil-Optimierung. Da Sie mit der Email Marketing Software persönliche Daten ver- und bearbeiten, gehört auch das Thema Datensicherheit ganz oben auf Ihre Liste. Die Höhe der Kosten ist ebenfalls zu berücksichtigen, wenn Sie über das Budget nachdenken. Aus diesen Faktoren ergibt sich ein Anforderungsprofil, dessen Faktoren Sie priorisieren, bevor Sie dann zum Vergleich der einzelnen Anbieter kommen.
2. Analyse der Anbieter: In diesem Schritt selektieren Sie eine Reihe an Anbietern für Newsletter Software. Sei es durch Recherche im Web oder Empfehlungen anderer Unternehmen. Auch auf einigen spezialisierten Messen können Sie verschiedene Anbieter treffen. Damit Sie nicht alle Anbieter im Detail analysieren müssen, kann zunächst der erste Eindruck, den Sie auf der Webseite gewinnen, oder eine Kurzanalyse der 2 bis 3 wichtigsten Faktoren als Filter dienen. Die auf dieser Basis ermittelten 5 bis 10 Anbieter für Ihre künftige Newsletter Software analysieren Sie dann tiefergehend in Bezug auf Ihr Anforderungsprofil. Wenn Sie je Faktor Punkte vergeben, hilft Ihnen dies, eine Rangliste der Anbieter zu erhalten.
3. Erstellung einer Short-List: Basierend auf den Vergleichsergebnissen der Newsletter Software sollten Sie eine Liste mit 2 bis 3 Favoriten erstellen.
4. Testphase der Newsletter Software: Mit den Favoriten der Short List sollten Sie dann eine Testphase starten, um die Email Marketing Software ausgiebig zu prüfen. Erstellen Sie Formulare, legen Sie Adressen an, bauen Sie Mailing Templates und starten Sie einen Testversand. Probieren Sie dabei auch die Supportfunktionen der Anbieter aus, um zu sehen, ob diese in der Praxis schnell weiterhilft. Auch wenn dies zunächst etwas Arbeit ist, werden Sie dann auf dieser Basis einen eindeutigen Sieger im Vergleich der getesteten Newsletter Software küren können.
5. Finale Entscheidung und Implementierung: Nach der Testphase steht dann die finale Entscheidung an, welches Tool für Ihr Email Marketing eingeführt wird. Für die Implementierung in der Praxis geben wir Ihnen weiter unten noch Tipps an die Hand.

rapidmail: Newsletter, Automatisierung und Transaktionsmailing

Es gibt unzählige weitere Anbieter für Email Marketing Software. Wenn Sie Vergleichsseiten nutzen, achten Sie darauf, dass die Angaben aktuell sind bzw. prüfen Sie die Angaben selbst nach, bevor Sie sich final entscheiden. Zudem gibt es zahlreiche Agenturen, die Sie beim Aufbau Ihres Email Marketings und der Nutzung des Systems unterstützen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie umfangreichere Kampagnen planen und keine Spezialisten zum Thema Email Marketing selbst im Haus haben.

7. Was kostet eine Email Marketing Software?

Wenn Sie nur wenige Empfänger haben und wenige Mailings im Monat verschicken, können Sie einige Tools für Email Marketing kostenfrei nutzen. Ansonsten werden Gebühren fällig, die in der Regel abhängig sind von:

• Anzahl der Kontakte, die im System gespeichert sind.
• Anzahl der monatlich versendeten Emails.
• Leistungsumfang: neben den zuvor genannten Faktoren bieten einige Anbieter zudem Preispakete mit unterschiedlichen Funktionalitäten an.

Wenn die häufig zunächst kostenfreie Nutzung der Email Software nicht mehr infrage kommt, starten Sie in der Regel mit wenigen Euro als Monatsbeitrag. Die Kosten steigen dann im Zeitverlauf mit der wachsenden Zahl an Adressen und Mailings. Dann werden auch schnell einige Hundert Euro im Monat fällig. Aber schließlich betreiben Sie die Email Marketing Software mit dem Ziel Kunden zu binden und Absätze zu erhöhen. Insofern sollten die Kosten schnell wieder drin sein.

8. Tipps für die Einführung des Newsletter Tools

Die Auswahl der Newsletter Software haben Sie nun mit Bedacht vorgenommen. Dies sollte auch der Ansatz für den Start mit dem neuen Tool sein. Dementsprechend helfen folgende Tipps:

1. Die relevanten Mitarbeiter bereits in der Auswahlphase involvieren: Ihre Mitarbeiter aus Marketing, Vertrieb und Technik sollten Sie frühzeitig mit an Bord holen, wenn Sie eine Software für Email Marketing einsetzen wollen. Einerseits erhalten Sie auf diese Weise wertvollen Input und die Akzeptanz für das Tool wird steigen.
2. Intensive Schulung zur Implementierung: Wenn die Newsletter Software einsatzbereit ist, nehmen Sie eine umfangreiche Schulung vor. Dies mag zwar zeitaufwendig sein - aber es lohnt sich, gerade wenn Email Marketing bisher nicht zu den regelmäßigen Aufgaben der Mitarbeiter gehörte. Die verantwortlichen Mitarbeiter müssen im Detail in die Funktionen des Systems eingeführt werden. Unterstützen Sie bei den ersten Schritten und lassen Sie durchaus externe Hilfe kommen.
3. Geben Sie einheitliche Regelungen für die Arbeit im System vor: Eine Email Marketing Software ist nicht nur Technik - viele Texte und Bilder sind nötig, um die Newsletter Software wirkungsvoll einzusetzen. Hier und auch im Design gilt es die bestehenden Regelungen einzuhalten bzw. festzulegen, wie das System zu verwenden ist. Ein kleiner Leitfaden für das Email Programm ist empfehlenswert. Andernfalls werden Sie in Ihrem Email Marketing nach einiger Zeit einen Wildwuchs haben und das Ziel der Vertriebs- und Kommunikationsunterstützung wird nicht erreicht.
4. Enges Monitoring nach dem Start: Ihr Email Marketing wird nicht von 0 auf 100 gehen, sondern sich langsam entwickeln. Den kontinuierlichen Ausbau sollten Sie eng begleiten, sich die Reportings und Analysen anschauen und adjustieren. Führen Sie nach einiger Zeit ruhig einen Workshop zum Thema Erfolg der Email Marketing Software durch, um die gemachten Erfahrungen und Probleme zusammen zu tragen. Häufig ergeben sich dann Verbesserungsvorschläge zur Nutzung der Newsletter Software.

Fazit: die Vorteile der Email als Kommunikationsinstrument nutzen

Trotz zahlreicher Online Marketing-Kanäle wie Social Media oder Google Ads bietet die Email und damit Email Marketing einen effizienten Weg der Kundenkommunikation und Kundengewinnung. Dies belegen Öffnungs- und Interaktionsraten von Mailings, die mit einer entsprechenden Newsletter Software ohne Probleme gemessen werden können. Zudem nimmt die Email Marketing Software viel Arbeit rund um den Versand der Mailings ab. Wer daher Email Marketing im größeren Stil professionell angehen möchte, kommt nicht daran vorbei, ein passendes Tool für das Email Marketing auszuwählen. Wir haben Ihnen hierfür einige Anbieter vorgestellt, die Sie im Detail vergleichen können.

Ein wichtiges Thema rund um den Newsletter ist der Datenschutz. Achten Sie auf die explizit erteilte und bestätigte Einwilligung des Nutzers, dem Sie Emails schicken wollen. Hierbei sollte Ihnen die Newsletter Software Ihrer Wahl auch korrekte Formulare, Abmeldeseiten und unterstützende Prozesse wie Bestätigungsmails zur Verfügung stellen.

Email Marketing Software ist ein sinnvoller Baustein aus dem Bereich Unternehmenssoftware. Zur Vertriebsunterstützung bietet sich beispielsweise auch ein CRM System an.