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Mit unserer Hilfe gründen Sie deutlich effizienter. Wir zeigen Ihnen, welche Anlaufstellen für Sie relevant sind und unterstützen Sie mit unserem umfangreichen Netzwerk. Damit sparen Sie zum einen Geld, aber insbesondere auch viel Zeit!

René Klein, Geschäftsführer von Für-Gründer.de

Hard- und Software für die Existenzgründung

Investitionen in die passende Hardware und Software gehören bei nahezu jeder Gründung dazu. Teilweise stellen sie auch den größten Posten der Ausgaben zum Start dar. Dabei gibt es natürlich verschiedene Optionen wie Kauf, Leasing, Open Source oder Software as a Service.

Welchen Bedarf an Hard- und Software Sie haben, hängt ganz von der Branche und Größe Ihres Unternehmens ab. Sprechen Sie mit Experten über die notwendige Einrichtung Ihres Unternehmens.

Ausgaben für Hard- und Software einplanen

Ohne moderne Hard- und Software kommt in der heutigen Zeit kein Existenzgründer mehr aus. Der jeweilige Aufwand hängt zwar in erster Linie von der Branche des Unternehmens ab, aber letztendlich hat jeder Existenzgründer Ausgaben für seine Hard- und Software im Gründungsbudget einzuplanen.

Die Anschaffungskosten für die Hard- und Software sowie die Service- und Instandhaltungskosten können einen maßgeblichen Anteil des Finanzaufwands einer Gründung darstellen.

Zudem müssen Sie sich als Gründer darüber klar sein, dass nicht in den seltensten Fällen, gerade der Service - sprich der IT-Support - die Anschaffungskosten der Hard- und Software deutlich übersteigen kann. Dieser Umstand muss ebenfalls in der Finanzplanung bei den laufenden Kosten berücksichtigt werden. Zu den laufenden Kosten gehören auch die Abschreibungen auf Hard und Software, die Sie einplanen müssen.

TIPP

In Aschreibungstabellen erfahren Sie, wie lange Sie Hardware und Software abschreiben dürfen.

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Hardware für die Existenzgründung

Jede Branche hat spezielle Anforderungen für die Hardware. Alle Gründung, gleich welcher Brache, haben aber eines gemeinsam: sie verfügen zumindest über ein Computersystem. Dabei umfasst die notwendige alle Teile eines Computers, die man physisch berühren kann: also bspw. Maus, Tastatur oder Bildschirm des Computers.

Darüber hinaus gibt es im Bereich der Hardware die sogenannten Embedded Systeme. Dies sind Rechner, die in einer bestimmten Umgebung eingebettet sind, um von dort aus spezielle Aufgaben zu erfüllen. Diese Hardware findet man beispielsweise in Produktionsanlagen, medizinischen Geräten oder im Firmenfahrzeug eines jeden Unternehmens. Somit muss man sich vor der Anschaffung der firmeneigenen Hardware an den branchenspezifischen Anforderungen orientieren. Existenzgründer sollten sich vor dem Kauf der Hardware sowie der Software fachkundig beraten lassen.

Zur Hardware und IT-Infrastruktur gehören

  • PC und oder Laptops für die Arbeitsplätze
  • Multifunktionsgeräte wie Drucker, Scanner, Kopierer usw.
  • Netzwerke
  • Server zur Datenspeicherung oder zum Hosting Ihrer Website

Geld sparen beim Kauf der Hardware

Bei normalen PC’s und Notebooks sowie bei Multifunktionsgeräten kann ein Existenzgründer getrost auf den Gebrauchtmarkt zurückgreifen, da die Abnutzung bei der Hardware eine kleinere Rolle spielt als bei der Software. Der Blick auf die gebrauchte Hardware bietet sich aber auch für Netzwerkprodukte und Server an. Generell ist der Kauf von gebrauchter Hardware für Klein- bzw. Kleinstbetriebe sinnvoll.

Für Dienstleister mit großer Kundenbasis oder Produktionsbetriebe, die ein starkes Wachstumspotential aufweisen, gibt es eine weitere Möglichkeit beim Erwerb der Hardware Geld und Kapazitäten zu sparen. Dabei handelt es sich um eine Hardware-Outsourcing-Lösung. Beim IT-Outsourcing spart der Existenzgründer nicht nur die unmittelbaren Anschaffungskosten der Hardware, sondern auch die Betriebskosten der Hardware.

Hohe Einsparungen werden insbesondere beim Servicepersonal erzielt. Dabei werden beispielsweise lästige Wartungsarbeiten an der Hardware vom Dienstleister erledigt. Außerdem wird die Hardware immer auf den neuesten technischen Stand gebracht. Ein weiterer Vorteil ist, dass die IT-Umgebung mit dem Unternehmen wachsen kann. Die meisten Anbieter von Hardware Outsourcing-Lösungen sind nämlich stark skalierbar. Der Unternehmer zahlt für alle Leistungen rund um die Hardware eine monatliche Gebühr. Neben der Hardware und dem Hosting bieten diese IT-Dienstleister auch Lösungen für die firmenspezifische Software an. Unternehmen können sich aber auch Teilbereiche aussuchen, die sie outsourcen möchten.

Bei der Auswahl des Outsourcing-Dienstleisters muss der Existenzgründer die steuerliche Abschreibung der Hardware sowie die Leasing-Möglichkeiten von Hardware beachten. Das größte Risiko beim Outsourcing der Hardware sowie Software ist eine starke Abhängigkeit vom Dienstleister.

Im Allgemeinen bietet sich auch das Leasing für jegliche Hardware an. In den Leasingverträgen können die Unternehmen festlegen, dass die Hardware regelmäßig ausgetauscht wird und somit immer auf dem neuesten Stand bleibt. Die Leasingraten werden als Betriebsausgaben im Jahresabschluss erfasst. Dabei muss man nicht auf die Abschreibungsfristen achten. Beim Leasing der Hardware sollte sich der Existenzgründer mit entsprechenden Fachleuten wie Anwälten und  Steuerberatern vor dem Vertragsabschluss austauschen.

TIPP

Wichtige Determinanten für die Einrichtung Ihrer IT-Infrastruktur sind: Ausfallsicherheit und Datensicherheit des Systems, Skalierbarkeit - die problemlose Erweiterung des Systems, Flexibilität, Kosten - wie hoch sind Anschaffungs-, Installations- und Wartungskosten.

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Software für die Existenzgründung

Als Gegenstück zur Hardware werden an die Software in stärkerem Maße firmenspezifische Anforderungen gestellt. Bei der Software handelt es sich um alle möglichen Betriebssysteme und Anwendungen, die im Unternehmen zur Organisation eines reibungslosen Geschäftsablaufes benötigt werden. Das Spektrum für Software ist sehr vielfältig, weshalb an dieser Stelle nur die zunächst wichtigsten Bereiche für Gründer dargestellt werden:

  • Adress- und Kontaktmanagement: Speichern Sie Adressen, dokumentieren Sie Kontakte zu Kunden, Lieferanten etc. (bspw. Cobra)
  • Büroanwendungen: Zur Erstellung von Dokumenten, Präsentationen, Kalkulationen (bspw. MSOffice)
  • Büroverwaltung:Rechnungen erstellen, Buchhaltung, Steuererklärung, Fahrtenbücher (bspw. Lexware, Wiso)
  • Datenbanken
  • Projektmanagement
  • Verknüpfung von Geschäftsprozessen: Zur Koordination von Bestellung, Produktion und Vertrieb (bspw. SAP, Oracle)

Jeder Gründer greift zunächst in der Regel auf die sogenannte Standardsoftware zurück. Hierbei handelt es sich um herkömmliche Programme wie bspw. Schreib- oder Bürosoftware, die es in jedem gut sortierten Fachhandel für Software gibt. Bei etwas individuelleren Anforderungen an die Software, kann man sich auch maßgeschneiderte Software entwickeln lassen.

Bei der Auftragsprogrammierung der Software verfügt das Unternehmen im Anschluss über alle Rechte der gekauften Software. Darüber hinaus erfüllt die Software alle Anforderungen des Auftragsgebers. Beim Kauf der standardisierten Software erhält der Existenzgründer nur ein Nutzungsrecht für die Software – Lizenzmodell – und kann sie bei einer Betriebserweiterung nicht beliebig multiplizieren. Außerdem ist diese Software hoch standardisiert. 

Open Source und Software as a Service

Als Alternative zum Erwerb der firmeneigenen Software gibt es noch die Open-Source-Programme sowie die Software as a Service (SaaS) Lösungen.

Bei Open Source handelt es sich um eine Software, die frei zugänglich ist und je nach Lizenzbestimmung auch beliebig verändert oder entwickelt und kopiert werden kann. Somit fallen bei einer Betriebserweiterung keine Lizenzgebühren an, wenn der Existenzgründer die Nutzung der Open Source Software ausweitet. An der Entwicklung der Open Source Software wird permanent gearbeitet, dabei sind nicht nur Firmen sondern auch Privatpersonen beteiligt. Insgesamt ist die Open Source Software eine gute Alternative für Existenzgründer mit einem breiten IT- Fachwissen.

Bei der Software as s Service handelt es sich um ein Dienstleistungsbereich des Cloud Computings. Hier bieten IT-Dienstleister jede Art von Software an, auf die der Existenzgründer mit einem internetfähigen Computer zu greifen kann. Die Kosten für die Nutzung der Software über die Cloud werden entweder pro Zugriff auf die Software oder per Zeiteinheit – i.d.R. pro Monat – abgerechnet. Im Preis enthalten ist jeglicher Service rund um die Software. Egal ob Wartungsarbeit der Software oder ein Update der Software. Als Nachteil einer Software as a Service kann man die Datensicherheit anführen sowie die Abhängigkeit von dem IT-Dienstleister.

TIPP

Einige Softwareangebote, wie z.B. Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware für Gründer, Start-ups und kleine Unternehmen haben wir Ihnen Ihnen zusammengestellt.

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