Schreibtisch, Stuhl, Drucker: die Büroeinrichtung für Gründer

Büroeinrichtung als Investition

Wovon ein Existenzgründer zu Beginn der Selbstständigkeit meistens am wenigsten hat, ist Geld. Die Lösung heißt sparen, doch bitte nicht an der falschen Stelle. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Büro kosteneffizient ausstatten können.

Die Büroeinrichtung soll viele Jahre lang ihren Zweck erfüllen, da darf es bei der Büroplanung an nichts fehlen, was dem Unternehmen und Ihnen gut tut. Eine umfassende Büroeinrichtung ist wichtig, denn Sie und Ihre Mitarbeiter verbringen täglich zahlreiche Stunden bei der Arbeit. Es ist unbestritten, dass viele Angebote der Büroeinrichtung mit Optik punkten, jedoch nicht zwangsläufig auch von Qualität zeugen. Halten Sie sich bei der Büroplanung vor Augen, was bei der Büroeinrichtung wichtiger ist - gutes Aussehen oder die Qualität der Büroeinrichtung. Das eine muss das andere ja auch nicht ausschließen.

• Außerdem sind bei der Büroeinrichtung bzw. Büroplanung einige gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf die zur Verfügung stehenden Flächen zu beachten.

Die Büroplanung auf den Punkt gebracht: Bei der Büroeinrichtung können schnell hohe Summen ausgegeben werden, die gerade bei kleinen und jungen Unternehmen ein Liquiditätsproblem verursachen können.

Dennoch: Verzichten Sie nicht auf die notwendige Büroeinrichtung, denn:

• Sie und Ihre Mitarbeiter müssen mit der optimalen Büroeinrichtung effizient und effektiv arbeiten können. Bei der Büroplanung sollten Sie beachten, dass unter anderem ergonomische Arbeitsabläufe Zeit sparen sowie Kosten und Krankheitsrisiken reduzieren.
• Im Falle eines Kundenbesuchs muss der Eindruck der Büroeinrichtung - insbesondere des Besprechungszimmers - stimmen.
• Sie und Ihre Mitarbeiter verbringen viel Zeit im Büro - Sie alle sollten sich mit der Büroeinrichtung wohlfühlen.

Was zur Büroeinrichtung zählt

• Das Mobiliar ist ein Teil der Büroeinrichtung. Das heißt, Schreibtische, Regale, Kommoden, Rollcontainer, Bürostühle, Besprechungstische und weitere Stühle gehören zur Büroeinrichtung und müssen bei der Büroplanung berücksichtigt werden.
• Elektronische Geräte wie Drucker, Kopierer, Scanner, Fax, Telefonanlage und Computer sind ebenfalls Teil der Büroeinrichtung.
• Auch das Büromaterial ist Teil der Büroeinrichtung. Bei der Büroplanung müssen Sie also Papier für den Drucker, Schreibwaren, Zettel, Heft- und Büroklammern sowie Aktenordner als Teile der Büroeinrichtung einbeziehen.
• Das Drumherum der Büroeinrichtung: Bilder, Tapeten, Fußboden, Pflanzen und andere Dekoration können eine Atmosphäre im Büro schaffen. Auch das muss bei der Büroplanung bzw. Büroeinrichtung berücksichtigt werden.

Folgende Tipps können Ihnen dabei helfen, das richtige Maß bei der Büroeinrichtung zu finden:

• Machen Sie für die Büroplanung eine Liste von Dingen für die Büroeinrichtung, die Sie brauchen, und erstellen Sie eine Rangfolge. So können Sie sich bei der Büroplanung vor Augen halten, was für die Büroeinrichtung Priorität hat und was eventuell noch etwas warten kann.
• Anhand Ihrer Liquiditätsplanung legen Sie das vorhandene Budget für die Büroeinrichtung fest. Anhand der Liste mit Rangordnung stehen dementsprechend die wichtigsten und eventuell auch teuersten Dinge der Büroeinrichtung an erster Stelle.
• Besorgen Sie Ihre Büroeinrichtung möglichst liquiditätsschonend: Vergleichen Sie Preise für Büroeinrichtung. Günstige Büromöbel für die Büroeinrichtung können Sie gegebenenfalls auch gebraucht kaufen. Finanzieren Sie die Anschaffung der Büroeinrichtung wirtschaftlich sinnvoll. Oder prüfen Sie bei der Büroplanung, ob ein ein Leasing der Büroeinrichtung machbar ist.
• Sie brauchen am Anfang der Büroplanung eventuell auch noch nicht gleich sämtliche Gegenstände der Büroeinrichtung, sondern können mit der Zeit dazu kaufen.

Büroeinrichtung bzw. Büroplanung im Finanzplan

Die Büroeinrichtung ist Teil der Geschäftsausstattung. Deshalb muss die Büroeinrichtung bzw. Büroplanung in die Gründungskosten eingegliedert werden, damit das Unternehmen den regulären Geschäftsbetrieb aufnehmen kann.

Die Gründungskosten als Teil des Kapitalbedarfs eines Existenzgründers werden in den Finanzplan für den Businessplan übernommen. Achten Sie darauf, dass einige Kosten direkt in die Gewinn- und Verlustrechnung fließen, während die Investitionen in das Umlauf- oder Anlagevermögen kommen und über die Zeit abgeschrieben werden.

Weitere Möglichkeiten bei der Büroeinrichtung zu sparen

In Gründerzentren oder Bürogemeinschaften können Sie Büroinfrastruktur oft gemeinsam nutzen, wodurch sich die Kosten der Büroeinrichtung für das einzelne Unternehmen reduzieren. Mehr Informationen zu Gründerzentren und deren Angebote einer Büroeinrichtung finden Sie hier.

Außerdem gibt es mittlerweile flexible Bürokonzepte. Diese ermöglichen Ihnen die zeitlich befristete Anmietung von Elementen der Büroeinrichtung sowie auch volleingerichteten Büro- oder Besprechungsräumen. Damit können Sie in der Gründungsphase Einmalausgaben für die Büroeinrichtung reduzieren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema Büro auf Zeit.

Gebrauchte Büromöbel für die Büroeinrichtung

Eine Möglichkeit, um bei der Büroplanung günstige Büromöbel zu finden, sind gebrauchte Büromöbel. So können Sie gebrauchte Büromöbel zum Beispiel bei Geschäftsauflösungen erwerben. Außerdem gibt es einen großen Gebrauchtmarkt für Büroeinrichtung, auf dem Sie gebrauchte Büromöbel günstig kaufen können. Gebrauchte Büromöbel großer Gebrauchtmarkthändler sind häufig ausrangierte Teile der Büroeinrichtung großer Konzerne, die aber noch in sehr gutem Zustand, voll funktionsfähig und meist nicht älter als 2-5 Jahre sind. 

Achten Sie bei der Büroeinrichtung trotz optischer und finanzieller Aspekte auch immer auf die Qualität: Auch gebrauchte Büromöbel sollen wie die komplette Büroeinrichtung langlebig sein. Vor allem im Internet gibt es Anbieter hochwertiger, gebrauchter Büromöbel. Ein Vorteil gebrauchter Büromöbel für die Büroeinrichtung, neben dem günstigen Preis, ist, dass gebrauchte Büromöbel vorrätig und somit sofort lieferbar sind. Mit gebrauchten Büromöbeln können Sie somit Kosten bei der Büroeinrichtung und Zeit bei der Büroplanung sparen.