Elektronisches Fahrtenbuch: Vorteile und Anbieter im Vergleich

Durch einen Vergleich der 1 % Regelung mit dem Führen eines Fahrtenbuchs können Sie in Erfahrung bringen, mit welcher Variante Sie Steuern sparen können. Ist ein Fahrtenbuch steuerlich besser für Sie geeignet, heißt es, jede einzelne Fahrt haarklein aufzuschreiben. Bei diesem Gedanken fühlen Sie sich zu Recht unwohl. Denn das handschriftliche Führen eines Fahrtenbuches hat erhebliche Nachteile. Empfehlenswert ist daher ein elektronisches Fahrtenbuch.

Nachfolgend zeigen wir Ihnen die Vorteile des elektronischen Fahrtenbuchs und erklären wichtige Anforderungen, die es erfüllen muss. Außerdem stellen wir Ihnen ausgewählte Anbieter vor.

Wann ist das Fahrtenbuch besser als die 1 % Regelung?

Allgemein betrachtet, ist es in folgenden Fällen besser, ein Fahrtenbuch zu führen, als das Fahrzeug über die 1% Regelung zu versteuern:

  1. Das Firmenfahrzeug ist sehr teuer.
  2. Der Anteil der betrieblichen Fahrten mit dem Firmenwagen ist hoch, weil die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsplatz sehr groß ist oder weil Sie häufig auf Geschäftsreise sind.

Sofern die 1 % Regelung zur pauschalen Versteuerung weniger vorteilhaft ist, wurde früher klassischerweise damit begonnen, ein schriftliches Fahrtenbuch zu führen. Dies musste zahlreichen Anforderungen des Finanzamts genügen. Insgesamt war es jedoch eher mühsam, das Fahrtenbuch auf diese Art und Weise zu führen. Im Zuge der Digitalisierung entstand daher das elektronische Fahrtenbuch. Es ersetzt mehr und mehr das klassische Fahrtenbuch, das Sie nach wie vor tatsächlich in Buchform kaufen können.

Handschriftliches vs. elektronisches Fahrtenbuch

Nachteile des handgeschriebenen Fahrtenbuchs

Beim Fahrtenbuch fordert das Finanzamt eine lückenlose Erfassung, Sie müssen also jede Fahrt im Rahmen der Buchhaltung aufzeichnen. Sämtliche Autofahrten handschriftlich zu erfassen, ist aber nur etwas für wahre Bürogenies:

  • Das Führen eines handschriftlichen Fahrtenbuchs erfordert Disziplin.
  • Das schriftliche Erfassen der Fahrten im Auto ist ergonomisch ungünstig.
  • Es erfordert eine penible Selbstorganisation. Sie müssen stets Schreibzeug im Auto zur Verfügung haben.
  • Nach einer stressigen Autofahrt fehlt häufig Motivation und Lust, die Fahrt haarklein aufzuzeichnen.
  • Das Aufzeichnen einer Fahrt dauert lange: Sie müssen den Kilometerstand, Distanz, Fahrziel, Anlass der Fahrt, Ansprechpartner am Fahrziel aufschreiben.

Wie sieht die Praxis beim Erstellen handschriftlicher Fahrtenbücher aus? In der Regel wird auf Grund der genannten Nachteile das Fahrtenbuch eben nicht penibel geführt. Der Unternehmer schreibt das Fahrtenbuch meist wenige Wochen vor Abgabe der Steuererklärung. Die Gefahr, dass hier Unstimmigkeiten auftreten, ist hoch.

Beispiel: Das Fahrtenbuch dokumentiert eine Fahrt nach Kiel, gleichzeitig findet sich in der Buchhaltung ein Tankbeleg einer Münchner Tankstelle für den Zeitpunkt der Fahrt.

So kommt es bei Betriebsprüfungen im Falle handschriftlicher Fahrtenbücher praktisch immer zu Diskussionen mit dem Prüfer vom Finanzamt. Beate Weber, Partnerin der Kanzlei GWB Boller & Partner mbB aus Marburg, berichtet: "Die meisten handschriftlichen Fahrtenbücher verursachen Diskussionen bei der Betriebsprüfung. Einen Fehler findet der Betriebsprüfer immer. Häufig ist es reines Goodwill vom Betriebsprüfer, wenn ein Fahrtenbuch am Ende doch akzeptiert wird."

Wird Ihr handschriftliches Fahrtenbuch nicht akzeptiert, müssen Sie Ihr Fahrzeug nach der 1 % Regelung versteuern und können die steuerlichen Vorteile eines Fahrtenbuchs nicht nutzen. Diese Probleme haben Sie mit einem elektronischen Fahrtenbuch nicht.

Elektronisches Fahrtenbuch: Vorteile und Funktionsweise

Warum ist das elektronische Fahrtenbuch so praktisch? Weil es dank Satellitentechnik die wichtigen Informationen wie Datum/Uhrzeit, Startort, Zielort und die Fahrtstrecke in Kilometern automatisch aufzeichnet. Die Nachbearbeitung ist denkbar einfach. Die Geräte haben eine Schnittstelle zu Smartphone oder Desktop. Nach jeder Fahrt erhalten Sie automatisch einen Eintrag in Ihrer Fahrtenbuch-App. Jetzt müssen Sie zu jedem Eintrag nur noch angeben, ob die Fahrt privat oder dienstlich war. War die Fahrt dienstlich, ergänzen Sie Anlass der Fahrt und Ansprechpartner.

Wenn Sie Ihre Steuererklärung erstellen, drucken Sie einfach den Bericht der Fahrtenbuch-App aus. Der rechtssichere und vom Finanzamt akzeptierte Bericht weist folgende Dinge aus:

  • Kfz-Kennzeichen
  • Berichtszeitraum

Der Fahrtenbucheintrag für betriebliche Fahrten umfasst folgende Inhalte:

  • Datum/Uhrzeit der Fahrt (Beginn und Ende)
  • Anfangs- und Endkilometerstand
  • Wegstrecke in Kilometern
  • Startpunkt: PLZ, Ort, Straße
  • Fahrtziel: PLZ, Ort, Straße
  • Ansprechpartner
  • Fahrtanlass

Bei privaten Fahrten genügen:

  • Anfangs- und Endkilometerstand
  • Wegstrecke
  • Startpunkt
  • Hinweis, dass die Fahrt privat war

Die digitalen Fahrtenbücher der führenden Anbieter sind selbstlernend. Das heißt, wenn Sie eine Fahrt zum Arbeitsplatz unternehmen oder einen bestimmten Geschäftspartner häufiger besuchen, schlägt er ihnen beim Kategorisieren diese gelernten Fahrtziele vor und Sie bestätigen den Fahrtzielvorschlag einfach per Klick. 

Mit anderen Worten: Ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen ist einfach, geht schnell und verursacht viel weniger Stress. In der Zeit, in der Sie beim handschriftlichen Fahrtenbuch eine Fahrt dokumentiert haben, schaffen Sie mit dem digitalen Fahrtenbuch das Kategorisieren von mindestens drei Fahrten. Sobald die Fahrtenbuch-App bestimmte Fahrtziele gelernt hat, geht es sogar noch schneller.

TIPP

Lohnt sich das Führen eine Fahrtenbuchs für Sie oder fahren Sie mit der 1 % Regelung besser?

Fordern Sie einen kostenfreien Vergleich an!

Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch

Anforderungen für die Benutzung:

  • Sie müssen mit dem elektronischen Fahrtenbuch angenehm arbeiten können.
  • Die Montage ist unkompliziert.
  • Sie können die Einträge bequem als dienstliche oder private Fahrt kennzeichnen.
  • Für die steuerlichen Unterlagen können Sie das Fahrtenbuch einfach als PDF exportieren.

Anforderungen, die das elektronische Fahrtenbuch für das Finanzamt erfüllen muss:

  • Die elektronischen Aufzeichnungen sind manipulationssicher.
  • Auch die exportierte PDF muss schreibgeschützt sein und darf keine nachträglichen Veränderungen erlauben.
  • Es muss sichergestellt sein, dass die Aufzeichnungen zehn Jahre gespeichert werden können.

Technische Voraussetzungen für das elektronische Fahrtenbuch sind unter anderem:

  • Das elektronische Fahrtenbuch muss zum Wagentyp passen.
  • Der Hersteller entwickelt das digitale Fahrtenbuch permanent weiter und passt es an rechtliche Änderungen an.
  • Datensicherheit und Datenschutz müssen gewährleistet sein.

Wichtig: Die Prüfung eines Fahrtenbuchs ist immer einzelfallbezogen: Ob es akzeptiert wird, hängt von Betriebsprüfer ab. Achten Sie daher beim Kauf eines elektronischen Fahrtenbuchs auf Vertrauenssignale: Arbeiten Steuerberater mit dem jeweiligen elektronischen Fahrtenbuch? Ist es von Wirtschaftsprüfern anerkannt?

Führende Anbieter elektronischer Fahrtenbücher

Wir haben 7 Anbieter für elektronische Fahrtenbücher verglichen:

  • Fahrtenbuch Express ist eine Fahrtenbuch-Software, die Sie auf Ihrem Desktop installieren. Die Daten kommen vom Navigationsgerät oder einer Fahrtenbuch-App auf dem Smartphone.
  • KFZ Fahrtenbuch App: Dieses elektronische Fahrtenbuch ist neu auf dem Markt. Es ist auf allen Endgeräten zu bedienen, bietet ein rechtssicheres Fahrtenbuch für das Finanzamt sowie viele praktische Funktionen, wie die Google Maps Adressvervollständigung, Fahrtvorlagen oder eine Fahrzeugverwaltung. Die App funktioniert über automatisches Routing per GPS und CloudSync.
  • Pace bietet ein elektronisches Fahrtenbuch zu einem günstigen Festpreis an. Es enthält den Adapter für das Auto und die App für die Nachbearbeitung der Fahrten. Pace verspricht ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch. Die App selbst bietet aber weitere Funktionen, die für den Autofahrer nützlich sein können – beispielsweise eine Funktion, mit der Treibstoff gespart werden kann.
  • Travelcontrol Twinline wirbt damit, bereits seit 1997 mit elektronischen Fahrtenbüchern am Markt zu sein. Das Twinline Travelcontrol Fahrtenbuch funktioniert für bekannte Automarken wie Audi, BMW oder Daimler Benz. Twinline verspricht ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch mit bequemer Nutzerführung. Das System gibt es zum Festpreis, wobei sich die Preise im niedrigen 4-stelligen Bereich bewegen.
  • TripTracker ist eine Fahrtenbuch-App mit OBDII Adapter. Die App ist allerdings nur für Android-Geräte konzipiert.
  • SquareTrip ist eine Fahrtenbuch-App, die automatisch eine Fahrt erkennt und aufzeichnet. Die App gibt es auch für Fuhrparks. Eine zusätzliche Hardware für das Auto benötigen Sie nicht.
  • Vimcar hat bei seinem Fahrtenbuch die Prominenz der Steuerberater auf seiner Seite. Das Vimcar-System ist zum Beispiel eine klare Empfehlung der DATEV. Wer es über einen Steuerberater erwirbt, der Vimcar-Kooperationspartner ist, erhält es außerdem zu einem vergünstigten Preis. Ähnlich wie bei Pace gibt es bei Vimcar einen Adapter für das Fahrzeug, der sehr schnell einzubauen ist. Das System ist für eine niedrige monatliche Gebühr zu erwerben.

Elektronische Fahrtenbücher im Vergleich

Unser Vergleich zeigt Ihnen die technische Basis, ihre Zusatzfunktionen, Angaben zur Rechtssicherheit und den Preis der führenden elektronischen Fahrtenbücher.

Anbieter / FahrtenbuchTechnikZusatzfunktionenAnerkennung FinanzamtPreis netto
Fahrtenbuch ExpressDesktop-LösungReisekostenberechnung, Routenplanung, StandortanzeigenTestate von Wirtschaftsprüfern vorhanden59 €
KFZ FahrtenbuchGPS Daten werden über die APP erfasst; kein OBDII-AdapterAdressvervollständigung via Google Maps, Fahrzeugverwaltung, FahrttypenverwaltungAnforderungen der Finanzbehörden werden erfüllt4,99 € pro Monat
PaceApp mit OBDII-AdapterSpritspartrainer, Tankstellenfinder, Find-my-Car-Funktion, Benzinkosten Tracking, Aufzeichnung sämtlicher TelemetriedatenAnforderungen der Finanzbehörden werden erfüllt119 €
Travelcontrol TwinlineTravelcontrol-Gerät, keine OBD-Schnittstelle, Desktop-Lösungkeine Zusatzfunktionen

Anforderungen der Finanzbehörden werden erfüllt

1.173,90 €
TripTracker App für Android-Geräte mit OBDII- Adapterkeine ZusatzfunktionenKoop-Partner des Steuerberater-Netzwerks Felix19,99 € pro Monat
SquareTripApp für iOS und AndroidAutomatisches Erkennen von Fahrten; Fuhrparklösung als Upgrade (9,99€/Monat)Anforderungen der Finanzbehörden werden erfüllt3,99 € pro Monat
VimcarOBDII-Adapter; auf allen Endgeräten nutzbarÜbersicht zu Fahrzeugkosten möglichEmpfehlung der DATEV-Steuerberater15,90 € pro
Monat

Fazit zum elektronischen Fahrtenbuch beim Firmenwagen

Bevor Sie sich ein elektronisches Fahrtenbuch zulegen, prüfen Sie zuerst, ob eine Versteuerung des Firmenfahrzeugs mit der 1 % Regelung besser ist als eine Versteuerung via Fahrtenbuch. Sollte sich das Führen eines Fahrtenbuchs für Sie als steuerlich günstiger erweisen, wählen Sie idealerweise ein elektronisches Fahrtenbuch, denn das digitale Fahrtenbuch zeichnet private Fahrten und Dienstfahrten lückenlos auf. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, welches System die Anforderungen des Finanzamts am besten erfüllt. Falls Sie sich noch unser sind, ob die 1 % Regelung oder das Fahrtenbuch besser für Sie geeignet ist, fordern Sie einfach ein kostenlosen und unverbindlichen Vergleich an.

Jetzt kostenlosen Vergleich anfordern