- Seit 2018 darf das Finanzamt jederzeit und ohne Voranmeldung eine Kassennachschau durchführen.
- Die Kassennachschau kann bei Mängeln mit sofortiger Wirkung in eine Betriebsprüfung übergehen.
- Bei Mängeln wie fehlenden Belegen oder häufigen Korrekturen drohen Steuernachzahlungen und Bußgelder.
- Moderne Kassensysteme unterstützen bei der Nachschau, denn sie zeichnen alle Geschäftsvorfälle transparent auf.
| Was ist eine Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist eine „Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben“ (§ 146b Abs. 1 Abgabenordnung).
Das bedeutet: Mittels unangekündigter Kontrollen prüft das Finanzamt, ob Kassenaufzeichnungen korrekt und vollständig geführt werden.
Betroffen sind bargeldintensive Betriebe aus den Branchen Gastronomie, Dienstleistung und Handel, die eine der folgenden Kassen nutzen:
- Digitale Kassensysteme
- Kassen-Apps
- Mobile Kassensysteme
- Offene Ladenkassen
- Registrierkassen
- Waagen mit Kassenfunktion
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
- Geldspielgeräte (Spielautomaten)
| Negative Folgen der Kassennachschau
Werden bei der Kassennachschau Mängel festgestellt, können unangenehme Folgen auf Unternehmer zukommen.
Stellt der Finanzbeamte Mängel fest, kann er unmittelbar und ohne Prüfungsanordnung zur steuerlichen Außenprüfung (Betriebsprüfung) übergehen (§ 146b Abs. 3 AO). Er muss den Unternehmer jedoch schriftlich informieren. Damit erweitert sich die Prüfung auf alle steuerlich relevanten Sachverhalte des Unternehmens.
Sind Kassenaufzeichnungen nicht ordnungsgemäß oder nicht überprüfbar, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen.
Aufgrund der Schätzung oder entdeckter Abweichungen können erhebliche Steuernachzahlungen entstehen. Zusätzlich fallen Nachzahlungszinsen an.
Verstöße gegen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten stellen eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 379 AO), die mit Geldstrafen von bis zu 25.000 € geahndet werden.
Beispiele für Verstöße sind fehlende Belege, manipulierte Aufzeichnungen oder die nicht fristgerecht eingehaltene Meldepflicht.
Unabhängig von steuerlichen Konsequenzen kann eine auffällige Kassennachschau auch das Vertrauensverhältnis zu Geschäftspartnern oder Banken belasten. Besonders, wenn durch die Kassenprüfung ein Ermittlungsverfahren ausgelöst wird.
| Ablauf der Kassennachschau
Nachfolgend zeigen wir Schritt-für-Schritt, wie die Kassennachschau abläuft.
- Testkäufe (optional): Vor einer Kassennachschau können Testkäufe durch Finanzbeamte stattfinden, sogar über mehrere Wochen. Dabei prüfen sie, ob Belege korrekt ausgegeben werden.
- Prüfer erscheinen unangekündigt: Mitarbeiter des Finanzamts erscheinen unangekündigt, während im Betrieb gearbeitet wird.
- Die offizielle Prüfung beginnt: Der Prüfer möchte sehen, wie Verkäufe abgewickelt werden und Einblick in die Verfahrensdokumentation erhalten. Dafür muss er sich ausweisen.
- Vorführung der Kasse: Der Finanzbeamte lässt sich die Kasse anhand von Verkaufsvorgängen zeigen – inklusive Z-Bon (Tagesabschluss) und Stornobuchungen.
- Einsicht in Dokumentation: Der Prüfer will Z-Bons, Kassenberichte, elektronische Aufzeichnungen und die Verfahrensdokumentation sehen.
- Analyse der Kassendaten: Auf Nachfrage werden dem Prüfer alle Kassendaten übergeben, etwa auf einem USB-Stick oder einer SD-Karte und auf Manipulationen überprüft.
- Übergang in Betriebsprüfung: Wenn bei der Prüfung Mängel auffallen, zum Beispiel auffällig häufige Stornobuchungen, kann direkt eine Betriebsprüfung eingeleitet werden.
Was genau prüft das Finanzamt bei einer Kassennachschau?
Das Finanzamt prüft im Detail, ob formelle oder materielle Mängel auffallen:
Formelle Mängel
- Fehlende oder unvollständige Verfahrensdokumentation
- Fehlende Bedienungs- und Programmieranleitungen
- Fehlende oder nicht funktionierende technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Fehlende oder nicht nutzbare digitale Schnittstelle (DSFinV-K)
Materielle Mängel
- Differenzen zwischen Bargeldbestand und Kassenaufzeichnungen (Kassensturzabweichungen)
- Fehlende oder lückenhafte Einzelaufzeichnungen
- Unvollständige Bonnummern oder nicht fortlaufende Z-Bons (Tagesabschlüsse)
- Nicht belegte Bareinlagen oder Barentnahmen
- Auffällige Stornobuchungen
- Ungewöhnlich häufige Korrekturen
- Belege, die den gesetzlichen Anforderungen (z. B. nach § 146a AO i. V. m. Kassensicherungsverordnung) nicht genügen
Praxisbeispiel: Ablauf einer Kassennachschau
Ein Finanzbeamter will in einer Bäckerei eine Kassennachschau durchführen. Er kauft ein Brötchen im Rahmen eines Testkaufs und lässt sich den Kassenbon ausgeben.
Er prüft diesen zunächst auf Vollständigkeit (Datum, Uhrzeit, Steuersatz und TSE-Signatur). Anschließend gibt er sich als Prüfer zu erkennen und bittet darum, sich das Kassensystem vorführen zu lassen.
Die Filialleitung zeigt, wie Verkaufsvorgänge gebucht werden und der Tagesabschluss erstellt wird. Der Prüfer fordert daraufhin Einsicht in die Verfahrensdokumentation (Bedienungsanleitung und Protokolle über Programmieränderungen).
Bei der Durchsicht der Kassenberichte fällt dem Prüfer auf, dass Bareinlagen und Barentnahmen nicht ordnungsgemäß durch Eigenbelege dokumentiert wurden.
Folge: Der Prüfer entscheidet, direkt in eine Betriebsprüfung überzugehen und teilt dies der Filialleitung schriftlich mit.
| Rechte und Pflichten bei der Kassennachschau
Im Rahmen einer Kassenprüfung müssen sich Unternehmer an viele Regeln halten. Allerdings darf das Finanzamt nicht alles.
Nachfolgend zeigen wir, welche Rechte Unternehmer bei einer Kassennachschau haben und welche Pflichten sie erfüllen müssen.
Mitwirkungspflichten bei der Kassenprüfung
Unternehmer unterliegen bei der Kassennachschau einer Mitwirkungspflicht in verschiedenen Bereichen:
1. Zutritt zu Geschäftsräumen gewähren
Unternehmer müssen dem Finanzbeamten den Zutritt zum Grundstück, den Geschäftsräumen und geschäftlich genutzten Fahrzeugen gewähren.
Aber: Das Betreten der Räumlichkeiten muss dazu dienen, den steuerlichen Sachverhalt zu klären. Andernfalls ist der Zutritt untersagt.
Auch die Wohnung darf gegen den Willen des Steuerpflichtigen betreten werden – allerdings nur, wenn eine Gefahr für die öffentliche Sicherheit besteht (BMF-Schreiben vom 29.05.2018).
2. Vorlage von Kassendaten und Unterlagen
Kassendaten, Belege, Bücher, die Verfahrensdokumentation (z. B. Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Änderungsprotokolle) sowie andere Unternehmensdokumente müssen dem Finanzbeamten bei Verlangen vorgelegt werden.
3. Vorführung der Kasse
Der Amtsträger des Finanzamts darf verlangen, dass der Unternehmer oder ein dazu befugter Mitarbeiter die Kasse vorführt. Damit soll überprüft werden, ob die Kasse ordnungsgemäß funktioniert, Belege rechtskonform ausgibt und steuerlich relevante Daten vollständig erfasst werden.
Rechte bei der Kassennachschau
Obwohl das Finanzamt bei der Kassenprüfung weitreichende Befugnisse hat, gibt es klare Grenzen:
- Durchsuchung: Eine Durchsuchung der Geschäftsräume ist im Rahmen der Kassennachschau nicht erlaubt.
- Ausweispflicht: Unternehmer können vom Beamten verlangen, sich auszuweisen. Das müssen Finanzbeamte bereits tun, sobald sie die Kasse sowie Unterlagen und Geschäftsräume, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind, einsehen wollen.
- Informationspflicht: Wird im Rahmen der Kassenprüfung eine Betriebsprüfung (Außenprüfung) angeordnet, müssen Unternehmer zwingend schriftlich informiert werden.
- Verschiebung: Bei starkem Kundenandrang dürfen Unternehmer um eine Verschiebung der Nachschau nach den Geschäftszeiten bitten. Ob sie gewährt wird, liegt jedoch im Ermessen des Prüfers.
| 4 Tipps zur Vorbereitung auf die Kassennachschau
Die Kassennachschau kann jederzeit und unangekündigt erfolgen. Um in einer solchen Situation souverän zu reagieren (insbesondere bei vollem Geschäft), sollten einige Vorkehrungen getroffen werden.
Daher geben wir nun 4 Tipps, damit aus der nächsten Kassennachschau keine Betriebsprüfung wird.
#1 Kasse ordentlich führen
Der sicherste Weg, um eine Kassennachschau zu bestehen, ist die ordentliche Kassenführung. Sämtliche Geschäftsvorfälle müssen vollständig und sofort erfasst werden.
Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sind:
- Einnahmen und Ausgaben
- Einlagen
- Barentnahmen
- Storno- und Korrekturbuchungen
Nachbuchungen, manuelle Korrekturen oder Schätzungen sollten Unternehmer dringend vermeiden. Solche „Manipulationen“ fallen Prüfern sofort auf.
#2 Verfahrensdokumentation pflegen
Bei der Kassennachschau wollen Amtsträger oft die Verfahrensdokumentation einsehen. Deshalb sollte sie jederzeit griffbereit vorliegen.
Die Verfahrensdokumentation enthält unter anderem:
- Kassenhersteller und Inhaber des Kassensystems
- Merkmale des Systems (Betriebssystem, genutzte Software sowie Peripherie-Geräte)
- Anwendungsfelder der Kasse
- Bedienungsanleitung
- Programmierhandbuch und -änderungen
- Art der eingesetzten technischen Sicherheitseinrichtung
Wichtig: Für die Erstellung und laufende Aktualisierung der Verfahrensdokumentation sind Unternehmer selbst verantwortlich. Sowohl der Hersteller als auch der Steuerberater können bei der Erstellung unterstützen.
#3 Mitarbeiter auf die Kassenprüfung vorbereiten
Während der Kassennachschau muss der Steuerpflichtige (z. B. Inhaber oder Geschäftsführer) nicht anwesend sein. Alternativ kann die Prüfung bei Anwesenheit eines Vertreters oder einfachen Mitarbeiters durchgeführt werden.
Damit Mitarbeiter im Rahmen der Kassennachschau wissen, wo sie welche Unterlagen, Dokumente und Aufzeichnungen finden, sollten diese dringend geschult werden.
Dabei sind Fragen zu klären wie:
- Wer darf dem Prüfer Auskunft geben?
- Wer ist in der Lage, die Kasse vorzuführen?
- Wo befindet sich die Verfahrensdokumentation?
Klare Handlungsanweisungen sorgen im Ernstfall für Sicherheit und vermeiden Missverständnisse.
#4 Smarte Kassensysteme denken mit
Moderne Kassensysteme zeichnen alle Geschäftsvorfälle manipulationssicher auf und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen somit automatisch.
Auch, was die Belegausgabepflicht betrifft, denn: Belege geben diese Systeme ebenfalls automatisiert aus, entweder als gedruckten Kassenbon oder digitalen Beleg, den Kunden per QR-Code abrufen oder per E-Mail erhalten.
Hinzu kommen praktische Funktionen wie die regelmäßige Datenspeicherung in der Cloud oder die Möglichkeit, auf Knopfdruck die vom Finanzbeamten geforderten Daten über die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) bereitzustellen.
| Praxisfragen zur Kassennachschau
Bei einer Kassennachschau erscheint ein Mitarbeiter des Finanzamts unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten oder außerhalb, sofern noch gearbeitet wird.
Der Beamte darf Geschäftsräume, Grundstücke sowie geschäftlich genutzte Fahrzeuge betreten, aber nicht durchsuchen. Dabei kann der Finanzbeamte Testkäufe durchführen (z. B. um Belege zu prüfen), sich das Kassensystem vorführen lassen, Einsicht in Aufzeichnungen und Kassenbuchführung verlangen, Kopien von Belegen anfertigen und Daten über die digitale Schnittstelle anfordern.
Sollte der Prüfer Mängel feststellen, zum Beispiel fehlerhafte Belege, eine nicht vorhandene zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, oder Kassenbestände, kann er die Kassennachschau in eine Betriebsprüfung überführen.
In einem bestimmten Rahmen hat das Finanzamt Zugriff auf die Kasse. Der Steuerpflichtige, Vertreter oder geschulte Mitarbeiter muss Kassensystem mitsamt Aufzeichnungen zugänglich machen und die Kasse vorführen bzw. den Bestand zählen.
Das Finanzamt darf zudem bei der Nachschau die digitalen Grundaufzeichnungen einsehen und die Daten über die digitale Schnittstelle (DSFinV-K) anfordern, ebenso die Verfahrensdokumentation und Programmieranleitungen.
Nein, die Kassennachschau ist keine Außenprüfung (Betriebsprüfung). Bei der Kassennachschau handelt es sich um eine eigenständige und unabhängige Prüfung, durch die jedoch eine Betriebsprüfung ausgelöst werden kann.
Eine Außenprüfung erfolgt erst, wenn der prüfende Finanzbeamte eine Betriebsprüfung für notwendig hält.
Wird durch eine Kassennachschau eine Betriebsprüfung eingeleitet, werden zusätzlich die Bücher und Aufzeichnungen (z. B. EÜR, Kassenbuch, Bilanz) und steuerliche Verhältnisse geprüft.
Das Finanzamt (oder je nach Fall auch die Deutsche Rentenversicherung) prüft zudem die Richtigkeit und Vollständigkeit der Geschäftsvorfälle.
Die Dauer einer Kassennachschau ist nicht vorgeschrieben. Sie richtet sich nach der Komplexität des Kassensystems, dem Umfang der angeforderten Dokumente und nach den Unstimmigkeiten, die festgestellt wurden.
Hinzu kommt, dass der Prüfer über mehrere Wochen Testkäufe durchführen kann. Auf diese Weise lassen sich Unstimmigkeiten über einen längeren Zeitraum feststellen.
Unternehmer können grundsätzlich Einspruch gegen die Nachschau einlegen. Der Einspruch wird die Prüfung jedoch nicht verhindern. Ein Einspruch kann lediglich dafür sorgen, dass vor Gericht ein Verwertungsverbot ausgesprochen wird.
Bei der Kassennachschau darf die Finanzbehörde keine Steuern eintreiben. Wenn sich bei der Nachschau schwere Verstöße zeigen (z. B. fehlende Aufzeichnungen oder Manipulationsversuche), darf das Finanzamt eine Außenprüfung anordnen, Besteuerungsgrundlagen schätzen und Nachzahlungen festsetzen – diese aber nicht eintreiben.
Erst danach folgt ein Steuerbescheid – und erst der kann Grundlage für eine Zahlung oder Vollstreckung sein. Sollte der augenscheinliche Prüfer dennoch Zahlungen fordern, handelt es sich um einen Betrugsversuch. Ähnliches ist bereits bei der Umsatzsteuernachschau vorgekommen.
Unternehmer sollten sich die Forderung schriftlich aushändigen lassen und die Polizei verständigen.
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