- Nicht meldepflichtig: Offene Ladenkassen – also einfache Kassen ohne elektronische Aufzeichnung.
- Meldepflicht für: Neu angeschaffte oder stillgelegte Kassensysteme.
- Anschaffung Kassensystem vor dem 01.07.2025: Meldung bis zum 31.07.2025.
- Anschaffung Kassensystem ab dem 01.07.2025: Meldung innerhalb eines Monats nach Kaufdatum.
| Welche Kassen sind von der Meldepflicht betroffen?
Meldepflichtig sind alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem bzw. elektronisches Aufzeichnungssystem besitzen, neu kaufen oder abschaffen.
Beispiele für elektronische Aufzeichnungssysteme:
- Elektronische Registrierkassen und Kassensysteme
- Cloudbasierte Kassensoftware
- Kassen-Apps für Smartphones und Tablets
- Mobile Kassensysteme
- Kassensysteme und Kassenbücher, die in ERP und Warenwirtschaftssysteme integriert sind
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit Kassenfunktion
- Abrechnungssoftware mit Kassenfunktion, z. B. für Praxen und mobile Dienstleister
In der Meldung an das Finanzamt muss jedes Kassensystem angegeben werden, das sich in einer Betriebsstätte befindet.
Das betrifft z. B. Einzelhändler mit mehreren Kassen im Geschäft oder Restaurants mit einer Hauptkasse und mobilen Zusatzsystemen.
Steuerpflichtige sind selbst für die Meldung ihrer TSE-Kassensysteme über ELSTER verantwortlich. Alternativ übernimmt der Steuerberater die Meldung.
Alle Kassensysteme innerhalb einer Betriebsstätte sind meldepflichtig. Betroffen sind auch Verbundsysteme, die sich aus einer Hauptkasse und mehreren Nebenkassen bzw. mobilen Systemen zusammensetzen.
Ein Beispiel hierfür wäre ein Gastronomie-Betrieb, der ein stationäres Kassensystem im Eingangsbereich einsetzt und für Gasträume sowie Außenbereich mehrere mobile Kassensysteme oder Kassen-Apps im Einsatz hat. In diesem Fall müssen alle eingesetzten Systeme gemeldet werden.
Bei der Meldung von Kassensystemen je Standort gilt das sogenannte Bruttoverfahren. Dabei werden alle Kassensysteme pro Betriebsstätte gemeldet – unabhängig davon, ob bereits eine TSE (technische Sicherheitseinrichtung) installiert ist oder nicht.
Wichtig für die Meldung bei mehreren Standorten: Jeder Standort ist mit einer eigenen TSE verbunden. Selbst bei Cloud-Kassensystemen und zugehöriger Cloud-TSE müssen alle damit verbundenen Systeme und Apps abhängig vom Standort gemeldet werden.
Wechselt ein System den Standort, wird es der TSE des anderen Standorts zugewiesen. Da sich dabei die Anzahl der Kassen pro Betriebsstätte verändert hat, muss eine neue Meldung an das Finanzamt erfolgen.
Bei Nichtmeldung der Kasse drohen hohe Bußgelder
Bei einem Verstoß gegen die Meldepflicht droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 € (§ 379 AO Absatz 7).
Zudem kann das Finanzamt den Umsatz schätzen – etwa auf Basis der bisherigen Einnahmen. Das kann zu hohen Nachzahlungen führen.
Die Meldepflicht gilt nicht nur für gekaufte Kassen
Die Meldepflicht betrifft sowohl gekaufte als auch gemietete Software und geleaste Kassensysteme.
| Gibt es Ausnahmen von der Meldepflicht?
Ausnahmen von der Meldepflicht gelten nur für einfache Kassensysteme ohne digitale Aufzeichnung – also zum Beispiel offene Ladenkassen oder klassische Registrierkassen mit Bargeldschublade.
Beispiel 1 – keine Meldepflicht
Tom verkauft an einem Badesee Snacks und Getränke. Er nutzt eine einfache Geldkassette ohne technische Unterstützung. Tom muss seine Kasse nicht melden.
Beispiel 2 – Meldepflicht
Annika betreibt ein Restaurant mit einem stationären Kassensystem und mobilen Geräten für das Servicepersonal. Da alle Geräte ein elektronisches Aufzeichnungssystem haben, muss Annika ihre Kassen melden.
| Welche Meldefristen gelten ab 2025?
Ab 2025 gelten feste Fristen für die Meldung von neuen oder stillgelegten Kassensystemen. Entscheidend ist: Wann wurde das System gekauft bzw. abgeschafft?
Die folgende Übersicht zeigt, wie viel Zeit für die Meldung noch bleibt – je nachdem, wann das System angeschafft oder abgeschafft wurde:
| Zeitpunkt der Anschaffung/Abschaffung | Wann erfolgt die Meldung? |
| Vor dem 01.07.2025 | Bis spätestens 31.07.2025 |
| Ab dem 01.07.2025 | Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme |
Beispiel 1 – Frist bis zum 31.07.2025
Tom möchte von seiner einfachen Geldkassette auf ein professionelles Kassensystem für seinen Kiosk umsteigen. Er kauft sein Kassensystem am 01.06.2025. Da er das System vor dem 01.07.2025 anschafft, hat er für die Meldung noch bis zum 31.07.2025 Zeit.
Beispiel 2 – Frist ab dem 01.07.2025
Annika wechselt ihren Kassensystem-Anbieter. Die Kündigung des alten Systems sowie der Kauf des neuen Systems finden am 15.09.2025 statt. Sie hat ab dem Tag des Wechsels bis zum 15.10.2025 Zeit, um das stillgelegte und neue Kassensystem in der Meldung anzugeben.
| Was muss gemeldet werden?
Die Meldung von Kassensystemen über ELSTER muss folgende Angaben beinhalten (nach § 146a der Abgabenordnung):
- Name des Steuerpflichtigen: Max Mustermann
- Unternehmensbezeichnung: Friseursalon Kamm&Scheere
- Steuernummer des Unternehmens: 079/123/12347
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung: Cloud- oder Hardware-TSE
- Art des elektronischen Kassensystems: App-Kassen-System
- Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme im Betrieb: 5
- Seriennummer des Kassensystems: 102020300
- Datum der Anschaffung oder Datum der Außerbetriebnahme: 15.06.2025
- Datum der Inbetriebnahme des Kassensystems: 20.06.2025
Zusatzinformation bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern
Bei Wegstreckenzählern und EU-Taxametern müssen Steuerpflichtige zusätzlich das Kennzeichen des betroffenen Fahrzeugs angeben.
| Wie funktioniert die Meldung beim Finanzamt?
Seit dem 01.01.2025 ist es möglich, Kassensysteme über das Portal „Mein ELSTER“ selbst beim Finanzamt zu melden. Um die Meldung abzugeben, stehen drei Optionen zur Verfügung:
Der Upload einer XML-Datei, die zuvor aus dem Kassensystem exportiert wurde. Alternativ werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle im Kassensystem an DATEV gesendet. Diese Möglichkeit bietet zum Beispiel Anbieter POSSUM. Zu guter Letzt können Nutzer das Meldeformular selbst ausfüllen oder vom Steuerberater ausfüllen lassen.
Folgende Tabelle zeigt die Optionen im Überblick – und wie aufwändig jede ist.
| Option | Für wen geeignet? | Aufwand |
| XML-Datei hochladen | Wer Kassensoftware mit Exportfunktion nutzt | Mittel |
| Über Drittsystem (z. B. DATEV) | Wer mit Steuerkanzlei zusammenarbeitet | Niedrig |
| Selbst ausfüllen | Wer selbstständig melden will | Hoch |
Wir erklären nun Schritt-für-Schritt, wie die Meldung elektronischer Aufzeichnungssysteme bei ELSTER funktioniert.
Schritt 1: Bei ELSTER anmelden
Um die Meldung über das Portal „Mein ELSTER“ selbst durchzuführen, benötigen Sie ein aktives Benutzerkonto.
Wenn Sie bereits ein Konto haben, ist eine direkte Anmeldung möglich – entweder mit der Zertifikatsdatei oder der ELSTERSecure-App.
Noch kein Benutzerkonto? So geht es Schritt-für-Schritt:
- Bei ELSTER auf „Benutzerkonto erstellen“ klicken
- „Für eine Organisation“ auswählen
- Steuer-ID, Geburtsdatum und E-Mail angeben
- E-Mail-Adresse bestätigen
- Identitätsprüfung abschließen (Online-Personalausweis oder postalisch)
- Mit Aktivierungscode Benutzerkonto aktivieren
- ELSTER-Zugang einrichten (mit Zertifikatsdatei oder ELSTERSecure-App)
- Anmelden
Hinweis: Für den postalischen Weg müssen Kassensystem-Besitzer eine Wartezeit von ein bis zwei Wochen einplanen.
Schritt 2: Formular auswählen
Für die Meldung des Kassensystems benötigen Sie das ELSTER-Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“.
Wo befindet sich das Formular?
- Formulare & Leistungen
- Alle Formulare
- Sonstige Formulare
Meldung je Betriebsstätte
Ein Melde-Formular gilt immer nur für eine einzelne Betriebsstätte. Wer mehrere Standorte betreibt, muss entsprechend viele Formulare ausfüllen.
Schritt 3: Informationen zur Betriebsstätte angeben
Im Formular zur „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ sind zunächst Informationen zur Person und zur Betriebsstätte anzugeben.
Angaben zur Person
- Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
- Geburtsdatum
Angaben zur Betriebsstätte
- Bezeichnung des Betriebs bei der Gewerbeanmeldung (z. B. Café Kuchenfein)
- Adresse der Betriebsstätte
- Falls das Unternehmen aufgegeben wurde: Abmeldedatum
Schritt 4: Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem
Im 4. Schritt sind Informationen zum Kassensystem anzugeben:
1. Systemtyp und Software
| Angabe | Beschreibung | Beispiel |
| Art des elektronischen Kassensystems | Um welche Art von Kassensystem handelt es sich? |
|
| Bezeichnung der verwendeten Software | Häufig im Startbildschirm oder im Menü der Software sichtbar | ready2order, SumUp, POSSUM, helloCash & Co. |
| Version der verwendeten Kassensoftware | In den Einstellungen oder auf der Rechnung zu finden | z. B. Version 1.0, 2.5, etc. |
2. Geräteangaben
| Angabe | Beschreibung | Beispiel |
| Seriennummer des Kassensystems bzw. der App | Auf dem Kassenzettel oder der Rechnung zu finden | 10102020300 |
| Herstellerbezeichnung | Steht auf der Rechnung oder im Impressum | Bei POSSUM wäre das z. B. die Heimpel GmbH oder bei ready2order die ready2order GmbH |
| Modellbezeichnung | Wie lautet die genaue Bezeichnung des verwendeten Modells? | Bei POSSUM-Geräten wäre der genaue Typ anzugeben, z. B. POSSUM12, POSSUM5 Lite, etc. |
3. Zeitliche Angaben
| Angabe | Beschreibung | Beispiel |
| Datum der Anschaffung | Datum, an dem das System gekauft wurde – steht häufig auf dem Kaufbeleg oder der Rechnung | Gekauft am 15.05.2025 |
| Datum der Inbetriebnahme | Ab wann wurde das Kassensystem tatsächlich eingesetzt? | Inbetriebnahme am 25.05.2025 |
| Datum der Außerbetriebnahme | Wann wurde das Kassensystem außer Betrieb genommen? | Annika hat am 30.06.2025 das veraltete Kassensystem entsorgt. |
| Grund der Außerbetriebnahme | Weshalb wurde das Kassensystem außer Betrieb genommen? | Mögliche Gründe: Diebstahl, Defekt, Standortwechsel, Rückgabe nach Leasing |
Wo befinden sich die Angaben zum Kassensystem?
Die nötigen Informationen für das Meldeformular befinden sich meist im Kassensystem. Alternativ fragen Nutzer das Support-Team oder finden Unterstützung im Help Center.
Schritt 5: Informationen zur TSE angeben
Jedes Kassensystem in Deutschland braucht eine TSE. Dabei handelt es sich um ein kleines Gerät oder eine Cloud-Lösung, die Kassendaten fälschungssicher speichert.
TSE-Arten
- Cloud-TSE: Online-Lösung, die Daten über das Internet speichert
- Hardware-TSE: USB-Stick oder SD-Karte, die sich direkt im System oder im Bondrucker befindet
Beide Arten müssen zwingend vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein. Zertifizierte TSE-Anbieter sind beispielsweise die fiskaly GmbH, EPSON, Swissbit AG oder die Diebold Nixdorf Systems GmbH.
In der Meldung an das Finanzamt müssen Sie einige Informationen zur verwendeten TSE angeben. In folgender Tabelle zeigen wir, welche Informationen konkret nötig sind und wo diese zu finden sind.
| Angabe | Beschreibung | Beispiel |
| Seriennummer der TSE | In der Rechnung oder der Systemdokumentation zu finden | FISKALY-TSE-DE-2025-ABC123456789 |
| BSI-Zertifizierungs-ID | Neunstellige Angabe, bestehend aus vierstelliger Nummerierung, Bindestrich und vierstelliger Jahresangabe | Beispiel der fiskaly-Zertifizierung: 0522-2025 |
| Datum der Aktivierung der TSE | Wann wurde die TSE zum ersten Mal aktiviert bzw. in Betrieb genommen? | Sie klicken im Kassensystem auf "TSE aktivieren". Das Datum der Aktivierung ist im Formular anzugeben. |
| Art der TSE | Diese Information ist im Vertrag sichtbar oder muss beim Kassensystem-Händler erfragt werden |
|
Schritt 6: Angaben prüfen und sicher Absenden
Zum Schluss sollten alle Angaben sorgfältig geprüft werden, ob sie richtig und vollständig sind.
Bei der Prüfung hilft unsere Checkliste:
- Wurden alle Felder ausgefüllt?
- Sind die Zahlen korrekt oder hat sich ein Zahlendreher eingeschlichen (z. B. 05.30.2025 statt 30.05.2025)
- Stimmen die Hersteller-Informationen und Angaben zur TSE?
- Sind die Betriebsdaten aktuell?
- Wurde die Zahl der Kassensysteme pro Betriebsstätte korrekt angegeben?
Wenn alle Informationen vollständig und korrekt sind, senden Sie das Formular elektronisch über ELSTER an das Finanzamt. Im Anschluss bestätigt ELSTER die erfolgreiche Abgabe mit einer Eingangsbestätigung.
Was passiert, wenn Fehler im Formular sind?
Wenn nach dem Absenden des Formulars auffällt, dass das Formular Fehler enthält, lässt sich das mit einer erneuten Meldung korrigieren.
Das Meldepflicht-Formular muss auch dann neu eingereicht werden, wenn sich Informationen ändern. Etwa, weil das Kassensystem gewechselt oder die Betriebsstätte geändert wurde.
Woher weiß das Finanzamt, ob eine Meldung erfolgt ist?
Gemäß der Abgabenordnung und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sind Unternehmen zur aktiven Meldung ihrer elektronischen Aufzeichnungssysteme bzw. Kassen verpflichtet.
Bei der Meldung wird die Mitteilung digital an das zuständige Finanzamt gesendet. Während der Kassen-Nachschau oder der Betriebsprüfung prüft das Finanzamt, ob:
- Eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorhanden und aktiv ist
- Das Kassensystem gemeldet wurde
Wenn keine Meldung erfolgt, fällt das während der Prüfung schnell auf. Diese Konsequenzen drohen bei Nichtmeldung:
| Fall | Mögliche Konsequenzen |
| Vergessene Meldung | Erinnerung oder formlose Aufforderung zur Nachmeldung |
| Vorsätzliche oder grob fahrlässige Unterlassung der Meldung | Bußgeld von bis zu 25.000 € gemäß § 379 AO |
| Wiederholte Fehler | Intensivere Prüfung bzw. Ausweitung auf Betriebsprüfung |
| Weshalb gibt es die Meldepflicht?
Das Kassengesetz (Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen) gilt seit 2016.
Damit wurde in der Abgabenordnung der neue § 146a AO „Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme“ eingeführt.
Das Kassengesetz regelt, dass alle elektronischen Kassensysteme seit dem 01.01.2020 mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen.
Die Sicherheitseinrichtung sorgt dafür, dass Manipulationen an Kassendaten (z. B. Bargeldumsätze) verhindert werden. So kann das Finanzamt nachvollziehen, wann welche Umsätze erfasst wurden.
Eine weitere Maßnahme ist die Meldepflicht. Diese sollte bereits 2020 gelten, es fehlte jedoch an einem Meldeverfahren. Die Meldepflicht wurde wieder ausgesetzt, bis am 01.01.2025 ein geeignetes Meldeverfahren über ELSTER eingerichtet wurde.
