Betriebsprüfung Steuern: Finanzamt bemängelt 64 % der offenen Ladenkassen

Finanzamt beanstandet rund zwei Drittel der offenen Ladenkassen

Die offene Ladenkasse, also eine bloße Geldschublade zum Aufbewahren von Bargeld, ist eine kostengünstige und legale Alternative zu einem elektronischen Kassensystem. Vorausgesetzt, die Kassenführung entspricht den gesetzlichen Vorschriften.

Im Jahre 2024 prüfte das Finanzamt 2.744 offene Ladenkassen in ganz Deutschland. Das Ergebnis: Lediglich 35,57 % dieser Prüfungen blieben ohne Beanstandung. Spezifische Mängel bei der Führung offener Ladenkassen wurden in 986 Fällen aufgedeckt, Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen in 770 Fällen.

In fast 10 % dieser Fälle erfolgte sofort eine Betriebsprüfung. Fast 22 % dieser Fälle wurden für eine Betriebsprüfung vorgemerkt. Für Betriebe mit offener Ladenkasse sind daher auch die aktuellen BMF-Pläne zur Neuregelung von Betriebsprüfungen relevant.

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Typische Fehler bei einer offenen Ladenkasse

Die Arbeit mit einer offenen Ladenkasse erfordert manuelles Aufzeichnen. Das gestaltet sich bei einer offenen Ladenkasse schwierig.

Besonders dann, wenn viel los ist und praktisch alle 10 Sekunden ein Kassiervorgang stattfindet. Etwa bei einer Eisdiele, die an einem einzigen sonnigen Sommertag bis zu 2.500 Kugeln Eis verkauft.

Da bleiben typische Fehler nicht aus:

• Fehlende Kassenberichte
• Der gezählte Bestand passt nicht zur Rechnung
• Einlagen und Entnahmen werden nicht dokumentiert
• Negative Kassenbestände

Wer 2.500 Kugeln Eis verkauft, muss am Tagesende mindestens 5.000 € in der Kasse haben. Kommt der Kassenprüfer kurz vor Geschäftsschluss und zählt nur 3.000 € in der Kasse, hat der Eisdielenbesitzer ein Problem.

Fehlerhafte Kassen-Nachschau: Welche Konsequenzen drohen?

Werden bei einer Kassen-Nachschau Fehler entdeckt, wird es für den Unternehmer teuer. Es drohen Konsequenzen bis zu Gefängnisstrafen:

• Sofortige Betriebsprüfung: Der Unternehmer muss damit rechnen, dass er eine Betriebsprüfung bekommt. Und zwar ohne vorherige Prüfungsanordnung.
• Sofortige Umsatzsteuerprüfung: Beim Verdacht, dass Barumsätze nicht vollständig erfasst werden, droht eine sofortige Umsatzsteuerprüfung.
• Umsatzschätzung: Das Finanzamt kann über einen längeren Zeitraum Umsätze hinzuschätzen. 
• Steuernachzahlungen: Werden Umsätze hinzugeschätzt, erhöht dies Umsatzsteuer und Gewinn. Das führt zu Nachzahlungen bei Umsatzsteuer, Einkommensteuer und Gewerbesteuer.
• Prüfungsrisiko steigt: Fällt ein Unternehmer bei einer Kassen-Nachschau unangenehm auf, wird dieser als Risikofall eingestuft. Er muss also öfter mit Besuchen vom Finanzamt rechnen.
• Steuerfahndung wegen Steuerhinterziehung: Entsteht der Eindruck, dass die Kasse bewusst manipuliert wurde, drohen Bußgelder oder Gefängnisstrafen.

Um solche Fehler und Prüfungsrisiken zu vermeiden, setzen viele Betriebe lieber auf elektronische Kassensysteme.

Wann lohnt sich ein elektronisches Kassensystem?

Je mehr Kassiervorgänge, desto besser ein elektronisches Kassensystem. Denn zeichnet es jeden Kassiervorgang auf, auch wenn Eiskugeln im Sekundentakt verkauft werden.

Der Einsatz einer elektronischen Kasse, die allen rechtlichen Spielregeln entspricht und ordnungsgemäß beim Finanzamt angemeldet ist, ist gewissermaßen Risikomanagement: Kassen-Nachschauen erfolgen seltener und der Stress mit dem Finanzamt nimmt ab.

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