Neue Größenklassen Steuern: BMF-Entwurf ändert Betriebsprüfungen ab 2027

BMF will Betriebsprüfungen neu regeln

Das Bundesfinanzministerium hat einen Entwurf für eine neue Außenprüfungsordnung vorgelegt. Sie soll regeln, wie Betriebsprüfungen künftig ablaufen.

Das passt zu den bisherigen BMF-Reformplänen für strengere Betriebsprüfungen: Finanzämter sollen schneller prüfen, digitale Daten besser nutzen und Unternehmen stärker nach Risiko auswählen.

Betroffen sind grundsätzlich alle Unternehmen: vom Gründer über den Selbstständigen bis zum größeren Mittelständler.

Der Deutsche Steuerberaterverband begrüßt die Richtung, fordert aber Nachbesserungen. Vor allem klare Fristen und mehr Rechtssicherheit seien wichtig, damit Prüfungen nicht unnötig lange dauern und Betriebe besser planen können.

Für kleine Unternehmen klingt das zunächst beruhigend: Sie werden seltener geprüft als große Betriebe.

Doch ausgeschlossen ist eine Betriebsprüfung nie. Und wenn sie kommt, geht es schnell um Kasse, Belege, Umsatzsteuer, Betriebsausgaben oder private Nutzungen.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei einer Betriebsprüfung kontrolliert das Finanzamt, ob Steuererklärungen, Buchhaltung und Belege stimmen. Das Finanzamt will wissen: 

• Sind Einnahmen vollständig erfasst und angegeben?
• Sind Ausgaben korrekt angesetzt?
• Hat der Unternehmer irgendwo getrickst?

Typische Prüfpunkte bei kleinen Unternehmen sind:

• Betriebsausgaben
• Umsatzsteuer
• Vorsteuer
• Reisekosten
• Bewirtung
• Kasse
• Bareinnahmen

sowie die private Nutzung des Geschäftswagens, Laptops oder Telefons.

Neue Größenklassen ab 2027

Für Betriebsprüfungen gibt es in Zukunft vier Größenklassen: Großbetrieb, Mittelbetrieb, Kleinbetrieb und Kleinstbetrieb. Entscheidend für die Einteilung sind Umsatz und Gewinn.

Art des Unternehmens	Kleinstbetrieb	Kleinbetrieb	Mittelbetrieb	Großbetrieb
Freie Berufe	< T€ 990 U.* < T€ 165 G.**	> T€ 990 U. > T€ 165 G.	> 5,6 Mio. € U. > 0,7 Mio. € G.	> 12,6 Mio. € U. > 1,47 Mio. € G.
Andere Leistungsbetriebe	< T€ 990 U. < T€ 77 G.	> T€ 990 U. > T€ 77 G.	> 6,7 Mio. € U. > 0,4 Mio. € G.	> 14,7 Mio. € U. > 1,26 Mio. € G.
Handelsbetriebe	< T€ 1.100 U. < T€ 68 G.	> T€ 1.100 U. > T€ 68 G.	> 8,6 Mio. € U. > 0,36 Mio. € G.	> 14,7 Mio. € U. > 0,84 Mio. € G.
Fertigungsbetriebe	< T€ 610 U. < T€ 68 G.	> T€ 610 U. > T€ 68 G.	> 5,2 Mio. € U. > 0,3 Mio. € G.	> 12,6 Mio. € U. > 0,99 Mio. € G.
* U. = Umsatz ** G. = Gewinn

Wichtig: Nicht nur der Umsatz zählt. Auch steigende Gewinne bringen ein Unternehmen in eine höhere Klasse. Je höher die Klasse, desto wahrscheinlicher eine Betriebsprüfung.

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Müssen Gründer jetzt mit mehr Prüfungen rechnen?

Kleine Unternehmen müssen nicht mit mehr Prüfungen rechnen. Denn laut den vorliegenden Statistiken prüften die Finanzämter im Jahr 2024 nur 0,7 % der Kleinstbetriebe und 2,7 % der Kleinbetriebe. 

Bei Mittel- und Großbetrieben lag die Quote deutlich höher. Aber: Das Finanzamt entscheidet in Zukunft nach Risiko, Einzelfall und verfügbaren Kapazitäten.

Je höher die Risikofaktoren, desto wahrscheinlicher eine Betriebsprüfung.

Was sind Risikofaktoren?

Risikofaktoren für eine Betriebsprüfung sind gravierende steuerliche Auffälligkeiten. Das sind zum Beispiel:

• Stark schwankende Gewinne
• Ungewöhnlich niedrige Umsätze
• Abweichung von branchenüblichen Kosten
• Luxus-Verdacht
• Offene Ladenkasse
• Mangelnde Sorgfalt bei der Steuer
• Häufige oder hohe Umsatzsteuerrückerstattungen
• Anonyme Anzeigen

Wichtig zu wissen: Finanzämter verfügen über Branchendaten, kennen typische Kostenkennzahlen und kennen aus Betriebsprüfungen und Ergebnissen von Steuerfahndungen sämtliche unerlaubte Tricks.

In der Gastronomie sind sie in der Lage, Umsatzverläufe mit Wetterdaten abzugleichen. Meldet ein Biergartenbetreiber in einem Rekordsommer auffällig niedrige Umsätze, muss er mit einer Prüfung rechnen.

Wer solche Risikopunkte oder Auffälligkeiten gut begründen kann, braucht aber vor einer Betriebsprüfung keine Angst haben.

Was tun, wenn eine Prüfungsanordnung kommt?

Wichtig ist ein geordnetes Vorgehen. Zuerst sollte der Unternehmer prüfen, welche Jahre und Steuerarten betroffen sind.

Danach sollte er den Steuerberater oder Buchhaltungsservice einbeziehen. Anschließend werden die angeforderten Unterlagen zusammengestellt.

Dazu gehören je nach Prüfung Rechnungen, Belege, Verträge, Kontoauszüge, Kassenunterlagen, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsnachweise und Nachweise zur privaten Nutzung betrieblicher Gegenstände.

Wichtig ist: Fristen einhalten. Nur liefern, was verlangt wird. Aber das vollständig, nachvollziehbar und ordentlich.

Eine klare digitale Ordnerstruktur spart im Ernstfall viel Zeit. Sinnvoll ist eine Ablage nach Jahr, Steuerart und Belegtyp.

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