Fristende Kassenpflicht 2025: So vermeiden Sie 25.000 € Strafe

1. Was ist die Kassensystem-Meldepflicht?

Unternehmen, die elektronische Kassensysteme vor dem 01.07.2025 angeschafft, gemietet oder geleast haben, müssen diese bis zum 31.07.2025 über das Online-Portal Mein ELSTER beim Finanzamt melden.

Durch die Meldepflicht wollen die Finanzbehörden einen Überblick über die elektronischen Aufzeichnungssysteme erhalten, die bei Dienstleistern, Gastronomen und Händlern im Einsatz sind.

Bereits 2020 sollte die Meldepflicht durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ in Kraft treten. Mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 28.11.2019 wurde die Pflicht allerdings ausgesetzt, da es noch kein Meldeverfahren gab.

In einem weiteren Schreiben vom 28.06.2024 erklärte das BMF, dass ab dem 01.01.2025 ein Meldeverfahren zur Verfügung stehen wird. Damit ist die Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme nun in Kraft.

2. Welche Frist gilt für die Meldepflicht?

Alle vor dem 01.07.2025 angeschafften Kassensysteme je Betriebsstätte müssen beim Finanzamt bis zum 31.07.2025 über das Portal Mein ELSTER gemeldet werden. Unternehmer, die ab dem 01.07.2025 ein Kassensystem anschaffen, müssen die Meldung innerhalb eines Monats vornehmen.

3. Wer ist meldepflichtig?

Von der Meldepflicht sind alle Unternehmen betroffen, die eines oder mehrere der folgenden Systeme für die Abrechnung einsetzen:

• Kassen-Apps für Tablet und Smartphone
• Kassensoftware für den Browser
• Kassen-PCs
• Elektronische und elektromechanische Registrierkassen
• Waagen mit Kassenfunktion
• Abrechnungssoftware für Arztpraxen oder Hotels
• EU-Taxameter und Wegstreckenzähler

Die einzigen Ausnahmen von der Meldepflicht bilden offene Ladenkassen sowie nicht-programmierbare Registrierkassen, die ohne Elektronik auskommen.

4. Was droht bei einem Verstoß?

Wer die Frist zur Erfüllung der Meldepflicht verpasst, wird zunächst vom zuständigen Finanzamt zur Nachmeldung aufgefordert. Wird die Meldung innerhalb der gesetzten Frist trotz Aufforderung nicht abgegeben, kann nach § 379 Abs. 7 AO ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 € verhängt werden.

5. Was müssen Unternehmen jetzt tun?

Viele Selbstständige lässt die neue Meldepflicht mit offenen Fragen zurück: Was muss ich melden, wie lange habe ich dafür Zeit und wer kann mir dabei helfen?

In unserem Ratgeber zur Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme beantworten wir alle Fragen im Detail und zeigen, wie die Meldung über das Online-Portal Mein ELSTER ganz genau funktioniert. Unsere kostenlose Checkliste hilft außerdem beim korrekten Ausfüllen des Formulars.

Tipp: Wer sich Zeit sparen und Fehler vermeiden will, kann stattdessen eine XML-Datei in ELSTER hochladen oder gleich einen bequemen Meldeservice nutzen.

Fazit: Kassensysteme jetzt fristgerecht melden, bevor es teuer wird

Die Kassenmeldung bis zum 31.07.2025 ist gesetzlich vorgeschrieben. Wer zu spät oder gar nicht meldet, riskiert hohe Bußgelder und zusätzliche Prüfungen durch das Finanzamt. Unternehmer sollten daher keine Zeit verlieren – und ihre Kassensysteme fristgerecht beim zuständigen Finanzamt registrieren.