Virtuelles Büro: professionelles Auftreten in jeder Situation

Als Gründer im 21. Jahrhundert hat man zahlreiche Möglichkeiten seinen Büroalltag zu gestalten. Ein Modell ist das sogenanntes virtuelle Office. Virtuell und doch existent – so ist das Konzept „virtuelles Büro" zu erklären. Gerade für Existenzgründer, die nicht wissen, wie sich das Unternehmen entwickelt oder Gründer, die Kosten in der Aufbauphase sehr gering halten müssen, ist ein virtuelles Büro eine gute Lösung.

Wir erklären Ihnen die Vor- und Nachteile eines virtuellen Büros und machen eine Beispielrechnung für ein virtuelles Büro.



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Was ist ein virtuelles Büro und was gehört dazu?

Ein virtuelles Büro ist eine Adresse für Ihr Unternehmen, an der Sie aber nicht arbeiten. Nicht zu verwechseln ist das virtuelle Büro aber mit einer sogenannten Briefkastenadresse. So findet sehr wohl etwas hinter den Türen statt: Mitarbeiter der entsprechenden Anbieter für ein virtuelles Büro helfen Ihnen dabei, den Aufwand Ihrer Bürokommunikation möglichst gering zu halten. Doch was genau sind die Leistungen, die Sie haben, wenn Sie ein virtuelles Büro anmieten?

Ein virtuelles Büro bietet mehr als nur eine repräsentative Adresse inklusive Firmenschild. Sie können dort beispielsweise Ihre Post verwalten lassen. Empfangsmitarbeiter nehmen Briefe und Pakete sowie Kuriersendungen für Sie an. Auf Wunsch werden Sie auch gleich informiert, wenn eine bestimmte Sendung für Sie angekommen ist. So sind Sie jederzeit erreichbar, und zwar nicht nur postalisch.

Auch eine individuelle Telefonnummer können Sie erhalten, wenn Sie ein virtuelles Büro anmieten – Telefonservice inklusive. Ihre Anrufe werden von professionellem Personal entgegengenommen, koordiniert und dokumentiert, während Sie auf Terminen oder privat unterwegs sind.

Ein virtuelles Büro umfasst bei den meisten Anbietern außerdem Business-Lounges oder Besprechungszimmer, die bei Bedarf genutzt werden können. Sollten Sie Ihre Geschäftspartner oder Kunden also einmal empfangen wollen, so bietet Ihr virtuelles Büro hier Möglichkeiten: Sie reservieren einen Raum, der komplett eingerichtet ist und einem professionellem Geschäftsumfeld entspricht.

Ein virtuelles Büro ist meistens in einer zentralen Lage und somit gut für Ihre Gäste erreichbar. Und sollten Sie sich einmal verspäten, lässt der Besucherempfang Ihre Gäste in Ihr dann nicht mehr ausschließlich virtuelles Büro. Auch die spontane Anmietung von Tagesbüros ist oftmals eine Option im Konzept „virtuelles Büro". Sollten Sie über Besprechungen hinaus also einmal ein Büro benötigen, so können Sie hier auch auf Ihr virtuelles Büro ausweichen.

Wann sich ein virtuelles Büro für Gründer lohnt

Gerade Start-ups und Existenzgründer haben zum Start oftmals keinen festen Firmensitz mit Büroräumen. Anmietung, Renovierung und Einrichtung kosten viel Geld und das ist in der Aufbauphase eines Unternehmens nicht ganz so leicht aufzubringen. Viele Gründer arbeiten daher auch im Homeoffice.

Sie sparen, wenn Sie ein virtuelles Büro mieten, die Kosten für ein richtiges Büro inklusive Einrichtung und technischer Ausstattung, wirken aber zugleich bei Kundenbesuchen und in Sachen Außenauftritt professionell. Außerdem sind Sie durchgehend erreichbar – sowohl postalisch als auch telefonisch. Und ein weiterer Bonus: Sie müssen Ihre private Anschrift nicht für Firmenzwecke nutzen und können so Berufliches und Privates trennen.

Auch wenn Sie im Ausland arbeiten, ist ein virtuelles Büro für den professionellen Auftritt von Bedeutung. Hier ist es sowohl für die Organisation als auch für die Erreichbarkeit und die Seriösität entscheidend, auch in Deutschland einen festen Firmensitz zu haben. Denn eine ausländische Nummer oder Adresse kann Kunden in Deutschland davor abschrecken, mit Ihnen in Kontakt zu treten.

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Sie sind sich nicht sicher, ob Sie ein virtuelles Büro zu Ihnen passt? Lesen Sie hier mehr über die Wichtigkeit der Standortwahl und nutzen Sie unser kostenfreies Tool zur Standortanalyse.

Virtuelles Büro: Vor- und Nachteile auf einen Blick

Die Vorteile des virtuellen Büros liegen auf der Hand:

  • repräsentative Geschäftsadresse meist in zentraler Großstadtlage
  • seriöser Unternehmensauftritt
  • dauerhafte Erreichbarkeit für Kunden
  • Telefon- und Postservice
  • Sekretariatsservice
  • Möglichkeit von Tagesbüros und Besprechungszimmern
  • in der Regel geringere Kosten als bei Anmietung und Einrichtung von Büroräumen
  • somit auch Minimierung des finanziellen Risikos
  • Sofort startklar keine Bürosuche, keine Einrichtung und technische Grundausstattung
  • Schutz der Privatsphäre

Doch ein virtuelles Büro kann auch Nachteile haben. Hier ist an erster Stelle der Ruf einer Briefkastenadresse zu nennen. Viele Kunden oder Dienstleister kennen den genauen Unterschied zu einem virtuellen Büro nicht. Das gilt es zu etablieren und sollte Sie nicht vor der Anmietung eines virtuellen Büros abhalten. Es gibt mehr Unternehmen, als man denkt, die nicht über einen „eigenen" Firmensitz verfügen. Oftmals bekommen Kunden und andere Anspruchsgruppen davon nicht sonderlich viel mit.

Ein weiterer Nachteil kann es sein, dass das Personal des virtuellen Büros sich nicht ausreichend mit Ihrem Unternehmen identifizieren und somit auch Telefonate oftmals nicht gleich professionell entgegen nehmen kann wie eigene Mitarbeiter. Hier können Sie mit Briefings entgegenwirken und verschiedene Business Center testen. Die meisten Anbieter haben sehr professionelles Personal. Lassen Sie sich also allein hiervon bei Ihrer Entscheidung erst einmal nicht abhalten.

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In unserer Dienstleister- und Beraterbörse finden Sie verschiedene Anbieter für Bürovermietung und Büroservices in Ihrer Region. Dort können Sie auch einen Anbieter für ein virtuelles Büro und eine Geschäftsadresse finden.

Was kostet ein virtuelles Büro und wo das dann?

Die Preise für ein virtuelles Büro schwanken je nach Leistung und Stadt sehr stark. Eine reine Geschäftsadresse können sie bereits schon im zweistelligen Euro-Bereich pro Monat erhalten. Inklusive Telefonservice und Rundumpaket wird es dann meist ein dreistelliger monatlicher Betrag.

Beispielrechnung eines Testanbieters:

Ein virtuelles Büro gibt es bei unserem Testanbieter beispielsweise ab 139,00 Euro. Das Büro beinhaltet eine Telefon- und Faxnummer, einen Postservice, einen Besucherempfang, eine Voicemail, ein Webkonferenzkonto sowie zusätzliche Specials wie Vorzugspreise für Bürobedarf oder kostenlosen Tee und Kaffee vor Ort. 

Der bloße Telefonservice bei diesem Anbieter kostet 99,00 Euro, der bloße Postservice 69,00 Euro. Es kann sich also durchaus lohnen, ein virtuelles Büro zu mieten, wenn man mehrere Services nutzen möchte.

Vergleichen Sie Anbieter und achten Sie bei der Anmietung stets auf folgende Punkte:

  1. Flexibel: Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Ihre Anfangsphase verlaufen wird, achten Sie darauf, dass der Anbieter für ein virtuelles Büro die Vertragslaufzeit flexibel hält.
  2. Variabel: Es gibt sowohl komplett Pakete als auch variable Kosten. So können Sie bei einigen Anbietern den Sekretariats- und Telefonservice im 15-Minuten-Takt genau abrechnen lassen. Sie zahlen also keine Pauschale, sondern nur bei Nutzung.
  3. Individuell: Ein guter Anbieter macht Ihnen ein individuelles Angebot, dass Ihrem Bedarf gerecht wird. Informieren Sie sich also vor der Anmietung über verschiedene Modelle und finden Sie das Angebot, das am Besten zu IHNEN passt.
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Auch wichtig in Sachen virtuelles Büro: Wofür brauche ich eigentlich eine Geschäftsadresse? Wo befindet die sich dann? Was sind die Vorteile dabei? Mehr dazu lesen Sie in diesem Beitrag.

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