Sekretariat: Damit Sie rundum sorglos arbeiten können

Gerade zu Beginn einer Existenzgründung gibt es meist wahnsinnig viele bürokratische Prozesse zu erledigen und auch sonst türmt sich die Post und das Telefon steht nicht still. Das bleibt auch im Idealfall während des Unternehmerseins nicht viel anders.

Ein Sekretariat hält Ihnen dabei den Rücken frei. Doch wenn wir von Sekretariat sprechen, muss es nicht immer ein eigener Angestellter sein. Schließlich ist gerade zu Beginn einer Existenzgründung das Risiko hoch und das Kapitel oft nicht ausreichend, um eigene Mitarbeiter einzustellen.

Welche Leistungen ein Sekretariat umfasst

Zahlreiche Business Center und Privatanbieter leisten alle Arbeiten, die ein eigener Angestellter in einem Sekretariat übernehmen würde. Hierbei sind der Ausgestaltung meist keine Grenzen gesetzt. Von einem Telefonservice über einen Postdienst bis hin zu Rundumpaketen wird auf dem Markt so ziemlich alles angeboten. Wir sind uns sicher: Auch Sie finden ein Paket, das zu Ihren Bedürfnissen passt.

Die tatsächlichen Leistungen variieren sehr stark von Sekretariat zu Sekretariat. Das hat den gravierenden Vorteil: Sie können ihr Sekretariat so gestalten, dass es zu Ihren Ansprüchen und zu Ihrem Unternehmen passt und zahlen dabei nur die Dienste, die Sie auch wirklich in Anspruch nehmen. Der Nachteil ist aber, dass in fast allen Fällen die Preise sehr undurchsichtig sind. Holen Sie sich daher in jedem Fall vorher verschiedene Angebote ein und berücksichtigen Sie die Abrechnungsart, die Kündigungsfrist, die inkludierten Services und auch, für wie viele Mitarbeiter der Service gilt. 

Normalerweise zählt zu einem Sekretariat auf jeden Fall ein Post- und Telefonservice. Doch auch für weitere Projekte können Sie – entsprechend Ihres aktuellen Bedarfs – das Sekretariat beauftragen, z.B.:

  • Verfassen von Texten oder Rechnungen
  • Erstellung von Präsentationen und Unterlagen
  • Vorbereitung von Meetings oder Events
  • Reisekostenabrechnungen und Reiseplanung
  • Bestellung von Büromaterialien und anderen Waren
  • Bearbeitung von Rechercheaufträgen
  • Verwaltung von Daten und Informationen
TIPP

Was letztendlich zu Ihrem Sekretariat zählt, entscheiden einzig und allein Sie. Moderne Anbieter erstellen ein Angebotspaket für Ihr Sekretariat, das ganz Ihren Vorstellungen entspricht und sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpasst.

Ein professionelles Sekretariat und dessen Vorteile

Abnehmen soll Ihnen ein Sekretariat vor allem eins: viel Arbeit. So können Sie sich auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren und für mehr Effizienz sorgen. Ihre Termine legen Sie sich so, wie es Ihnen passt – denn um das Telefon müssen Sie sich nicht sorgen. Sie sind immer erreichbar und werden in den wichtigen Fällen umgehend informiert. Auch wenn Sie spontan einmal jemanden benötigen, der Ihnen hilft, bietet ein Sekretariat im Rahmen eines Büroservices Möglichkeiten.

Ziel des Services ist es, dass durch das Sekretariat weniger „untergeht" wodurch auch die Zufriedenheit von Kunden und Geschäftspartner erhöht werden kann. Ein Nebeneffekt ist außerdem, dass Sie im Vergleich zu einem eigenen Arbeitnehmer viel Geld sparen. Die Taktung der Nutzung für das Sekretariat erfolgt teilweise im 3 bis 10 Minutentakt, so dass Sie wirklich nur zahlen, wenn Sie den Service auch nutzen. 

Außerdem hat ein Sekretariat in der Regel Personal mit sehr viel Erfahrung und einem hohen Professionalitätsgrad. Sie sind immer erreichbar und das externe Sekretariat wird sich schnell in Ihre Arbeitsprozesse einfügen.

Nachteile rund um das professionelle Sekretariat

Wo Vorteile sind, lauern meist auch Nachteile. Im Endeffekt rät es sich, eine Pro-Contra-Liste zu schreiben und Kosten vs. Nutzen bzw. positive vs. negative Aspekte abzuwägen.

Nachteile bei einem professionellen Sekretariat können sein, dass Sie keine Kontrolle über die Qualität der Anrufe und Postverwaltung haben. Das Wichtigste ist also, dass Sie einen Partner für Ihr Sekretariat finden, dem Sie voll und ganz vertrauen können. Auch eine Testphase sollten Sie in Erwägung ziehen. Das kann natürlich zeitaufwendig sein. Sie sollten sich diese Zeit jedoch nehmen, um am Ende ein bestmögliches und zufriedenstellendes Arbeitsergebnis zu erzielen.

Prüfen Sie auf jeden Fall auch vorab, wie häufig im Monat Sie in etwa ein Sekretariat benötigen. Wenn Sie wenig Bedarf haben, lohnt sich in den meisten Fällen ein externer Service. Nutzen Sie es sehr exzessiv, kann das die Kosten jedoch auch sehr hoch treiben. Achten Sie daher auf jeden Fall darauf, dass Sie einen Vertrag abschießen, der Ihren Bedürfnissen gerecht wird. Wenn Sie das Sekretariat wenig nutzen, ist eine Rate geeignet, die eine Grundgebühr und eine Abrechnung im Minutentakt hat. Wenn Sie das Sekretariat sehr viel nutzen, sollten Sie über einen Vertrag mit einer pauschalen Monatsrate nachdenken. Auch Nebengebühren für Zusatzservices können die Kosten am Ende höher werden lassen, als anfangs gedacht. Checken Sie daher auf jeden Fall, was im Preis inklusive ist und lassen Sie sich nicht von den ersten Zahlen locken, die Sie auf den Startseiten der Anbieter sehen.

So finden Sie ein passendes Sekretariat

Sekretariat klingt oft staubig und altmodisch. Allerdings ist das Sekretariat von heutzutage alles andere als das. Wenn Sie ein Sekretariat mieten wollen, so wenden Sie sich in der Regel an ein Business Center. Dort werden sämtliche Leistungen angeboten, die Sie von einem Sekretariat erwarten. 

Anbieter für ein Sekretariat, die Gründer Start-ups gut nutzen können, sind beispielsweise:

Wenn Sie vorab einen persönlichen Kontakt mit Ihrem Sekretariat wünschen, informieren Sie sich über ein Business Center in Ihrer Umgebung. Meistens befinden sich diese in Großstädten in zentraler Lage oder an Flughäfen. Das Geschäftsmodell, ein externes Sekretariat für Gründer und andere Unternehmen anzubieten, ist mittlerweile sehr verbreitet und findet sich sicher auch in Ihrer Stadt. ein Business Center umfasst aber mehr, als nur das Sekretariat. Oftmals werden hier auch Büros und Konferenzräume zur Anmietung angeboten oder nur ein Telefon- oder Postservice.

TIPP

Das Sekretariat ist nur ein Aspekt des Büroservices. Auch ein reiner Post- oder Telefonservice oder die Anmietung von Konferenzräumen eignen sich für Gründer. Lesen Sie hier, welche Servicemöglichkeiten Sie neben einem Sekretariat für Ihr Büro haben.

Leitfaden Büroservice