Ein Telefonservice hält Ihnen im Büro den Rücken frei

Der Alltag im Büro ist nach Ihrer Gründung oft hektisch. Zudem sind Sie als Selbstständiger bestimmt oft außer Haus, um neue Kunden zu gewinnen. Doch was passiert, wenn Interessenten oder bereits bestehende Kunden versuchen, Sie telefonisch zu erreichen? Ihre telefonische Erreichbarkeit ist für Kundenfragen und Terminvereinbarungen von großer Bedeutung.

Ein externer Telefonservice im Rahmen eines Büroservices kann Hilfe leisten. Folgende Aspekte sollten Sie hierbei jedoch berücksichtigen. 

Telefonische Erreichbarkeit aus Sicht der Kunden

Die Rolle der telefonischen Erreichbarkeit ist für Gründer, Selbstständige und kleine Unternehmen besonders groß – denn hier ist wirklich jeder Kundenauftrag wertvoll. Grundsätzlich gilt, dass durch die Erreichbarkeit des Ansprechpartners Aufträge gesichert werden können. Die Gefahr ist groß, dass sich interessierte Kunden direkt an einen Mitbewerber wenden, wenn Ihr Unternehmen telefonisch nicht erreichbar ist. So gehen wertvolle Aufträge verloren, was für das betroffene Unternehmen Umsatzeinbußen bedeutet.

Der Anrufbeantworter ist kein Ersatz für die direkte telefonische Erreichbarkeit. Und natürlich ist es auch keine Alternative, dass Sie nun ständig das Telefon hüten. Die Lösung heißt: professioneller Telefonservice. Dieser nimmt im Rahmen eines Büroservices sämtliche Anrufe für Sie an. 

Wann Sie einen Telefonservice nutzen können

Ein Telefonservice kann Ihnen beispielsweise unter die Arme greifen,

  • wenn Sie nicht im Büro sind, sondern auf Veranstaltungen, Seminaren, Kundenterminen etc.
  • wenn Sie im Büro dringende Aufträge oder Büroarbeit zu erledigen haben, bei der Sie ungestört arbeiten müssen.
  • wenn Sie im Urlaub
  • oder krank sind.

In diesen Fällen können Sie bequem Ihr Telefon an einen externen Telefonservice auslagern und damit Zeit, Geld und Nerven sparen. Mit dem Telefonservice im Rücken können Sie Schreibtischarbeit erledigen oder Kundentermine wahrnehmen, ohne Kundenanfragen und ggf. Aufträge zu verpassen. Denn diese werden in Ihrer Abwesenheit vom Telefonservice entgegen genommen und dokumentiert. Ihnen wird dann eine Notiz zugestellt und Sie können diese im Nachhinein Stück für Stück und vor allem in einem Rutsch abarbeiten.

Vorteile von einem externen Telefonservice

Natürlich können Sie für den Telefonservice auch einen eigenen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin einstellen. Doch gerade Existenzgründer und junge Unternehmen haben in der Anfangszeit in der Regel sehr viel Arbeit und wenig Kapital. Dadurch ist die Festanstellung einer Bürokraft, die sich den Tag über um Kundenanrufe und Telefonservice kümmert, eine kostenintensive Option. Zu den Ausgaben für den monatlichen Lohn für die Bürokraft, den bürokratischen Aufwand fallen zudem Anschaffungen, wie die Ausstattung der Büroräume und der EDV, ins Gewicht. Wenn Sie die Telefonannahme durch einen externen Anbieter für Telefonservice abwickeln, werden ebenso alle Kundengespräche angenommen und dokumentiert und Sie können als Auftraggeber entscheiden, wann und wen Sie zurückrufen wollen.

Ein weiterer Vorteil für den externen Telefonservice ist, dass nur die tatsächlich erbrachten Leistungen für den Telefonservice abgerechnet werden. Dadurch ergeben sich für den externen Telefonservice geringere Kosten als bei einer Festanstellung einer Bürokraft. Zusätzlich ist es möglich, über den Telefonservice Terminvereinbarungen ganz bequem vornehmen und Aufträge betätigen zu lassen.

Der Telefonservice kann flexibel und spontan, wie beispielsweise im Krankheitsfall nötig, in Anspruch genommen werden. So werden Kundenanfragen auch während der Abwesenheit wirklich immer persönlich und professionell durch Ihren externen Telefonservice betreut.

TIPP

Neben dem Telefonservice kann Ihnen auch ein externes Sekretariat viel Arbeit abnehmen. Hier können Sie neben dem Telefonservice auch noch einen Postservice, ein Lektoratsservice und viele andere Leistungen in Anspruch nehmen.

Leitfaden Sekretariat

Telefonservice – Kostenfaktor und Optionen

Das Basispaket von einem Telefonservice bekommen Sie in der Regel auf jeden Fall im zweistelligen Bereich. Bei Emilie.biz beispielsweise ab 29,00 Euro im Grundpaket für einen Mitarbeiter (jeder weitere kostet 5,00 Euro). Der Minutenpreis liegt bei 0,69 Euro, auch die Weitervermittlung oder eine SMS-Benachrichtigung sind zusätzliche Kostenfaktoren.

Außerdem gibt es mittlerweile zahlreiche Optionen für Zusatzpakete für einen Telefonservice. Ob es nun also der untere oder der obere zweistellige Bereich ist, hängt bspw. von diesen Punkten und natürlich insbesondere vom letztlichen Verbrauch ab:

24/7: Je nach Branche kann es ein großer Wettbewerbsvorteil sein, rund um die Uhr erreichbar zu sein. Viele Anbieter von einem Telefonservice betreuen Ihr Telefon auch 24 Stunden am Tag.

Fremdsprachen: Wenn Sie auch im Ausland aktiv sind, ist es hilfreich, einen Muttersprachler im Unternehmen zu haben. Da dieses Personal rar ist, können Sie einiges durch einen Muttersprachler im Rahmen von einem Telefonservice abfangen.

Internationale Rufnummer: Ihr Unternehmen ist europaweit oder weltweit aktiv? Auch eine ausländische Rufnummer von einem Telefonservice kann zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Fax und Servicehotline: Viele Telefonservice Anbieter haben auch die Möglichkeit, eine Faxnummer oder 0800-Servicehotline für Sie zu betreuen.

Telefonservice: Laufzeit und Checkliste

Meistens werden Monatspakete für einen Telefonservice abgeschlossen. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und fragen Sie nach Testpaketen. Auch auf eine flexible Kündigungsfrist von Ihrem Telefonservice sollten Sie achten, falls Sie nicht abschätzen können, wie Ihr Unternehmen anläuft. 

Bevor Sie einen Vertrag für einen Telefonservice abschließen, sollten Sie sich folgende Fragen stellen, um überraschende Zusatzkosten zu vermeiden:

  • Gibt es eine Einrichtungs- oder Anmeldegebühr für den Telefonservice?
  • Wie hoch ist die Grundgebühr für den Telefonservice?
  • Welche Abrechnungsart (minütlich, stündlich, monatlich...) passt zu mir?
  • Was kostet die Annahme und Minute beim entsprechenden Telefonservice?
  • Was kostet eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail?
  • Wie lange läuft der Vertrag für den Telefonservice?
  • Benötige ich zusätzliche Leistungen wie Fremdsprachen oder Fax?
  • Wie schnell ist der Telefonservice einsetzbar?