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René Klein, Geschäftsführer von Für-Gründer.de

Büroservice: Konzentrieren Sie sich auf das eigentliche Geschäft

Egal in welcher Form von Büro Sie arbeiten, das Telefon klingelt, die Post stapelt sich und auch sonst gibt es jede Menge neben der eigentlichen Arbeit zu tun. Diese Kleinigkeiten kosten in der Summe nicht nur sehr viel Zeit, sondern lenken einen Gründer oftmals auch vom eigentlichen Geschäft ab.

Eine gute Option ist hier der Büroservice, der verschiedene Bereiche umfasst: Telefonservice, Sekretariat, gemietetes Postfach oder gleich ein Rundumpaket – ein Büroservice kann Ihnen lästige Arbeit abnehmen.

Diese Elemente zählen zu einem guten Büroservice

Anbieter von einem Büroservice (auch Office-Service oder Sekretariatsservice genannt) sind Dienstleister, die für andere Unternehmen sämtliche Büroarbeiten übernehmen. Dabei sind aber nicht nur klassische Tätigkeiten eines Sekretärs im ursprünglichen Sinne gemeint. Die meisten Anbieter leisten heutzutage mehr, als nur die üblichen Büroarbeiten. Zu den Angeboten, die Sie bei einem Büroservice buchen können, zählen:

  • Schreibarbeiten: Egal, ob privat oder geschäftlich, ob Rechnungen oder andere Briefe, ein Büroservice übernimmt jegliche Korrespondenzen für Sie.
  • Büroorganisation: Wenn sich die Akten türmen und Sie Struktur in Ihre Ablage bringen wollen, hilft ebenfalls ein Büroservice.
  • Lektoratsarbeit: Auch für eine Rechtschreibprüfung, Formulierungsfragen und weitere Textarbeiten können Sie einen Büroservice beauftragen.
  • Datenpflege: Auch online kann das Chaos schnell eintreten. Ein Büroservice hält für Sie Ordnung und strukturiert und verwaltet Ihre Dateien.
  • Telefonservice: Mit einem Büroservice können Sie auch telefonische Dinge klären lassen, beispielsweise Terminvergaben oder Kundenanfragen.
  • Postservice: Von einem Büroservice können Sie Ihre Post entgegennehmen und vorsortieren lassen.
  • Geschäftsadresse: Auch die reine Bereitstellung einer Geschäftsadresse in einer guten Stadtlage kann zu einem Büroservice gehören.
  • Konferenzräume und Tagesbüros: In einem Business Center können Sie auch Räumlichkeiten für kürzere Zeiträume mieten. Beispielsweise für Events, Meetings oder wenn Sie einfach mal für eine bestimmte Zeit ein Büro benötigen.

Für wen ein Büroservice arbeitet und wieso sich das lohnt

Ein Büroservice bietet seine Leistungen sowohl für Unternehmen als auch für Freiberufler, Vereine, Verbände oder auch Privatleute an. Durch einen Büroservice können Sie sich nicht nur die Arbeit an sich sparen, es fallen auch weniger Kosten an, als wenn Sie eine eigene Arbeitskraft einstellen. Gezahlt wird beim Büroservice meist nach genauen Stunden oder sogar in einem 15-Minuten-Rhythmus. Es entstehen also nur bei tatsächlich anfallender Arbeit auch Kosten. Gerade am Anfang, wenn Sie noch nicht wissen, wie viel Büroarbeit wirklich auf Sie zukommt, ist ein Büroservice also eine gute Option.

Ein weiterer Vorteil an einem Büroservice ist, dass Sie im Gegensatz zu einer eigenen Arbeitskraft keine Ausfälle haben, beispielsweise durch Urlaub oder Krankheit. Und wenn einmal durch ein Projekt oder die Hochsaison mehr Arbeit anfällt, kann ein Büroservice diese Mehrarbeit ebenfalls ausgleichen. Auch als Ergänzung zu Ihrer eigentlichen Bürokraft können Sie einen Büroservice also gut nutzen. Die Abrechnung ist dann oftmals auch tagesweise möglich.

TIPP

Sie arbeiten im Homeoffice und benötigen einen Büroservice? Lesen Sie mehr über die Option des virtuellen Büros. Auch hier können Sie zahlreiche Angebote, die mit einem Büroservice in Verbindung stehen, nutzen.

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Büroservice: Die Möglichkeiten im Detail

Im Folgenden wollen wir Ihnen einen Überblick über die Unterschiede der verschiedenen Möglichkeiten rund um den Büroservice geben. Wenn Sie sich für eine Option im Detail interessieren, klicken Sie auf die jeweilige Überschrift und erfahren Sie mehr über diese Art von Büroservice. In unserer Dienstleister- und Beraterbörse finden Sie verschiedene Unternehmen, die Ihnen einen Büroservice anbieten.

Wenn Sie einen Büroservice in Anspruch nehmen wollen, haben Sie ganz allgemein verschiedene Möglichkeiten: Sie können zwischen kleineren Anbietern wählen, beispielsweise Einzelpersonen, die im Rahmen ihrer Selbstständigkeit bzw. Freiberuflichkeit einen Büroservice anbieten. Alternativ dazu können Sie auf ein größeres Business Center zurückgreifen. Bei einem Business Center haben Sie den Vorteil, dass Sie gleich mehrere Services buchen können (auch flexibel im Nachhinein) und ggf. auch Räumlichkeiten auf Zeit zusätzlich anmieten können. Dafür können die Angebote hier teurer sein.

Büroservice – das Sekretariat

Ein Sekretariat übernimmt sämtliche Aufgaben beim Büroservice. Hier gehört vor allem die Korrespondenz dazu, bspw. Post- und Telefonservice. Aber auch Assistenzaufgaben, also weitere verwaltende Tätigkeiten, zählen zum Sekretariat. So können Sie beispielsweise Meetings oder Präsentationen vorbereiten lassen, Rechercheaufträge vergeben, Reisekostenabrechnungen erstellen und Büromaterialien bestellen lassen, wenn Sie diesen Büroservice nutzen.

Büroservice – der Telefonservice

Beim Telefonservice ist der Name Programm. Ihre Anrufe werden entgegengenommen und Sie behalten immer den Überblick über wichtige Termine und Rückmeldungen. Wichtige Anrufe werden an Sie weitergeleitet und unnötige abgeblockt. Und Sie sparen mit diesem Büroservice möglichst viel Zeit.

Außerdem besteht ein Vorteil darin, dass Sie immer erreichbar sind. Auch wenn Sie auf Außenterminen oder privat verhindert sind, erweckt Ihr Unternehmen den Eindruck, dass es professionell aufgestellt ist. Das ist gerade bei kleinen Unternehmen, Gründern und Start-ups von hoher Bedeutung für den Außenauftritt.

Büroservice – Postfach mieten

Wenn Sie beispielsweise im Home Office oder im Ausland arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, ein Postfach zu mieten. Es handelt sich hierbei aber nicht um eine Briefkastenadresse, sondern um ein professionelles Postfach, das durch einen Büroservice auch zugleich verwaltet werden kann. Das funktioniert wie mit den Anrufen beim Telefonservice: Über wichtige Briefe werden Sie sofort informiert, Werbung und unwichtige Post wird aus- bzw. vorsortiert. Ihnen kann so keine Rechnung und kein wichtiger Termin mehr durch die Lappen gehen.

Sie sparen hierdurch aber nicht nur eine Menge Arbeit, sondern Sie sind auch immer postalisch erreichbar. Das ist aus rechtlicher Sicht und für Pakete sowie Einschreiben ein wichtiger Aspekt. Außerdem können Sie mit einem externen Postfach Ihre private Anschrift schützen und vor allem ein Stückchen Distanz zwischen Arbeits- und Privatleben schaffen.

Büroservice – Konferenzraum mieten

Wenn Sie einen Konferenzraum benötigen und in Ihren eigenen Räumlichkeiten keinen haben, so können Sie diesen stunden- oder tagesweise bei einem Büroservice mieten. Das gilt auch, wenn Sie beispielsweise ein Büro oder eine Bürogemeinschaft haben und für größere Tagungen mehr Platz benötigen als in Ihren eigenen Räumlichkeiten. Dabei sollten Sie vorab die potenzielle Location besichtigen und auf Größe, Ausstattung und Einrichtung achten, denn nicht jeder Raum eignet sich gleichermaßen für Ihr Event oder Meeting.

TIPP

Neben dem Büroservice kommt es, wenn Sie Ihr Büro ausstatten, auch auf die richtige Einrichtung an. Dazu zählen nicht nur die Möbel, sondern auch der Bürobedarf, die technischen Geräte uvm.

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