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ERP System: Prozesse und Abläufe im Unternehmen optimal gestalten

Wenn Ihr Geschäftsmodell komplex ist oder wenn Ihr Unternehmen wächst, müssen Ihre Abläufe reibungslos funktionieren. Dabei hilft ein ERP System, das sämtliche Prozesse im Unternehmen steuert, von der Akquise mit einer CRM Software bis zur Rechnungsstellung. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie eine ERP Software funktioniert, welche Funktionen es gibt und was die Vorteile und Nachteile sind. Wir stellen Anbieter für ERP Software vor und zeigen, welche Faktoren den Preis der ERP Systeme beeinflussen.

Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie ein ERP System optimal im Unternehmen einführen.

Was ist ein ERP System?

Die Abkürzung ERP kommt aus dem Englischen und steht für Enterprise Resource Planning. Es bezeichnet die Aufgabe, sämtliche Unternehmensressourcen wie Material, Personal und Kapital so zu planen und zu steuern, wie es das jeweilige Geschäftsmodell erfordert. Ein Beispiel:

  • Sie haben ein E-Commerce Unternehmen mit vielen Produkten, Lieferanten und Kunden. Daher wählen Sie ein ERP System, um Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kundenverwaltung und die Personalverwaltung miteinander zu vernetzen.
  • Bestellt ein Kunde ein Produkt, erstellt das ERP System automatisch eine Rechnung, druckt den Lieferschein und das Versandetikett. Die Kundenrechnung wird automatisch in der Buchhaltung verbucht, ebenso die erhaltene Zahlung des Kunden.
  • Das bestellte Produkt wird vom Lager gebucht. Ist der Lagerbestand niedrig, wird eventuell ein Bestellvorschlag gemacht. 

Allgemein formuliert ist ein ERP System eine  Unternehmenssoftware, die alle betrieblichen Funktionsbereiche umfasst. Dadurch hilft Ihnen ein ERP System bei der Gestaltung und Optimierung sämtlicher Abläufe in Ihrem Unternehmen. Ist das ERP System gut konfiguriert, laufen alle Unternehmensprozesse reibungslos. Die Kosten sinken, die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen steigt ebenso wie die Schlagkraft Ihres Vertriebs. So wächst Ihr Unternehmen.

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1. Was kann ein ERP System leisten - und was nicht?

Ein ERP System soll Ihnen helfen, Ihre Abläufe im Unternehmen zu optimieren. Dabei ist es wichtig, dass Sie die wesentlichen Abläufe definieren, bei denen die ERP Software eingesetzt werden soll. Sie müssen sich für das richtige System entscheiden, Ihre Mitarbeiter motivieren und das System richtig im Unternehmen einführen. Ein ERP System ist immer so gut, wie die Menschen, die es bedienen.

Wenn Sie ein ERP System richtig ausgewählt und konfiguriert haben, profitieren Sie von strukturierten und schlanken Prozessen im Unternehmen. Sie haben über die Buchhaltungsfunktionen nicht nur die laufenden Unternehmensergebnisse im Griff. Sie können auch jederzeit Aktionen vorbereiten, wenn Ihnen die Warenwirtschaft zeigt, dass bestimmte Artikel bereits zu lange auf Lager sind. Oder Sie können die Leistungsdaten Ihrer Mitarbeiter erfassen und auf die Weise gute Leistungen belohnen.

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Eine Rechnungssoftware ist ein wesentliches Modul eines ERP Systems. Erfahren Sie mehr darüber.

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2. Was sind die Vorteile eines ERP Systems?

Ein ERP System bietet Ihnen folgende Vorteile:

  1. Überblick über sämtliche Prozesse im Unternehmen: eine gemeinsame Datenbasis liefert sofort Informationen über alle Vorgänge in der Warenwirtschaft, in Vertrieb und Service sowie in Buchhaltung und Controlling.
  2. Fehlerquellen durch uneinheitliche Datenerfassung werden eliminiert.
  3. Zeitersparnis: Eine ERP Software automatisiert Abläufe im Unternehmen.
  4. Motivation der Mitarbeiter: Transparenz, Automatisierung lästiger Routineaufgaben und höhere Mitarbeiterproduktivität sorgen für gute Stimmung im Team.
  5. Verbesserung der Zusammenarbeit im Team, beispielsweise durch zentrales Dokumentenmanagement.
  6. Optimierung des Controllings: Eine ERP Software liefert Kennzahlen nicht nur aus der Finanzbuchhaltung, sondern auch aus der Warenwirtschaft.
  7. Eine ERP Software spart Kosten: Durch Zeitersparnis, Automatisierung und Lieferung wichtiger Kennzahlen (KPIs) können Sie die operativen Kosten in Ihrem Unternehmen dauerhaft senken.
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Eine Buchhaltungssoftware ist ebenfalls Bestandteil eines ERP Systems. Hier finden sie unseren Anbietervergleich.

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3. Wer braucht ein ERP System?

Solopreneure brauchen in der Regel keine aufwendige ERP Software. Hier genügt häufig schon eine gute Rechnungssoftware, eine Buchhaltungssoftware oder ein einfaches CRM System.

Ein ERP System ist grundsätzlich für alle Unternehmen interessant, die viel Vorratsvermögen haben. Das sind zum Beispiel Einzelhändler oder E-Commerce Unternehmer, aber auch Fertigungsbetriebe. Viele Einzelhändler haben beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. Häufig sind diese Systeme nicht an die Buchhaltung angeschlossen, so dass es zu Doppelarbeiten kommt. Die Rechnung, die beim Wareneingang erfasst wird, muss der Buchhalter ein zweites Mal in die Hand nehmen, um sie in der Buchhaltungssoftware zu erfassen. Beim ERP-System nehmen Sie die Rechnung nur einmal in die Hand. Ist sie im Wareneingang erfasst, steht sie der Buchhaltung automatisch zur Verfügung.

Erbringt Ihr Unternehmen Leistungen in Form von Projekten, unterstützt eine ERP Software die Abläufe ebenfalls. Der Kundenbetreuer akquiriert einen Auftrag und gibt ihn an den Innendienst weiter. Der Projektleiter verteilt nun die Aufgaben an seine Teams, die über das ERP System an dem Kundenauftrag arbeiten. Die geleisteten Arbeiten im Rahmen des Projektes gehen dann in die Buchhaltung. Dort wird automatisch eine Rechnung erstellt.

Eine ERP Software lohnt sich also für 

  • Händler, die über viele Filialen und Kanäle verkaufen.
  • Handwerk und produzierendes Gewerbe, die mit einer ERP Software die Fertigung steuern.
  • Alle Unternehmer, denen ein Warenwirtschaftssystem nicht mehr ausreicht.
  • Unternehmen, die projektbasiert arbeiten.
  • Alle Unternehmer, die wachsen und ihr Geschäftsmodell skalieren wollen und deren Organisation sich dadurch erweitert.
  • Alle Unternehmer, die im Rahmen ihres Unternehmenswachstums zunehmend Probleme mit fehlerbehafteten Abläufen haben.
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Ein CRM ist eine Kernfunktion eines ERP-Systems. Hier erfahren Sie mehr darüber.

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4. Welche Funktionen und Module hat ein ERP System?

Um Ihre Prozesse mit einem ERP System optimal zu unterstützen und zu steuern, braucht Ihre ERP Software folgende Kernfunktionen bzw. Kernmodule.

FunktionalitätBeschreibung
Modul WarenwirtschaftKomplette Steuerung des Warenflusses vom Wareneingang bis zum Verkauf über Kasse oder per Rechnung. Bestandsführung erlaubt optimalen Überblick über das Lager.
Modul BuchhaltungUmfasst alle Funktionen von der Belegbuchung, Angebots- und Rechnungsstellung bis zu UStVa, BWA und (Vorbereitung) Jahresabschluss.
Modul CRMVerwaltet alle Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden mit Dokumentation der Historie eines jeden einzelnen Kontaktes.
Modul ProjekteSteuert zentral die Projektplanung, Terminplanung und Aufgabenplanung
Modul ControllingHier laufen an zentraler Stelle die wichtigen Kennzahlen aus den Unternehmensbereichen zusammen und Sie können entsprechende Controlling Dashboards entwickeln.

Jede ERP Software bietet unterschiedliche Schwerpunkte und stattet die Module mit unterschiedlichen Funktionen im Detail aus.

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ERP Modul Warenwirtschaft: Hier finden Sie unseren Leitfaden Warenwirtschaft mit einem Anbieterüberblick.

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5. Wie wählen Sie ein ERP System richtig aus?

Wenn Sie eine ERP Software im Unternehmen einführen wollen, empfehlen wir bei der Auswahl des Systems 5 Schritte:

  1. Bedarfsanalyse bzw. Pflichtenheft: Welche Funktionen und Module benötigen Sie? Welches sind die KO-Kriterien, die Ihre ERP Software in jedem Fall erfüllen muss? Legen Sie sich am besten eine Checkliste oder ein Pflichtenheft an. Die einfache Bedienung der ERP Software ist ein Muss. Können Sie die Software mobil nutzen? Ein wichtiger Punkt für Unternehmer, die häufig beim Kunden vor Ort sind oder die einen externen Vertrieb haben. Weitere wichtige Punkte sind Datensicherheit und Kosten. So schaffen Sie sich mit Ihrer ERP Checkliste oder Ihrem ERP Pflichtenheft ein Anforderungsprofil, mit dem Sie die Anbieter für ERP Systeme objektiv vergleichen.
  2. Anbieteranalyse: Recherchieren Sie nun gezielt Anbieter für die ERP Software. Lesen Sie Anbietervergleiche, besuchen Sie die Webauftritte der Anbieter für ERP Software und wählen Sie anhand Ihrer KO-Kriterien eine Reihe an Anbietern aus. Nutzen Sie auch Erfahrungsberichte von Anwendern. Die ausgewählten 5 bis 10 ERP Anbieter analysieren Sie dann mit der Checkliste oder dem Pflichtenheft und vergleichen sie. Erstellen Sie eine Rangliste der Anbieter, zum Beispiel auf Basis eines Punktesystems.
  3. Erstellung einer Short-List: Die 2 bis 3 besten Anbieter für ERP Software aus Ihrer Anbieteranalyse kommen nun in die engere Wahl.
  4. Testphase: Mit diesen 2 bis 3 besten Anbietern starten Sie nun eine Testphase. Sie prüfen jedes System im Detail. Legen Sie einen Wareneingang an, simulieren Sie Lagerbuchungen und prüfen Sie die Rechnungserstellung. Nutzen Sie den Support für das ERP System. Wie schnell und kompetent reagieren die Service-Mitarbeiter des ERP Anbieters auf Ihre Anfragen? Je konsequenter Sie die einzelne ERP Software testen, desto besser die finale Entscheidung.
  5. Finale Entscheidung und Implementierung: Jetzt steht der Sieger des ERP Software Tests fest. Sie entscheiden sich für das Ihrer Meinung nach beste ERP System und implementieren es in Ihrem Unternehmen.

6. Welche Anbieter für ERP Systeme gibt es?

Bei den Anbietern für ERP Software ist der Trend zu Angeboten aus der Cloud klar erkennbar. Viele ERP Anbieter ermöglichen dem Unternehmer die Nutzung des ERP Systems als SaaS-Lösung. Dabei profitieren Gründer und kleinere Unternehmer, beispielsweise Einsteiger im E-Commerce von günstigen Einsteigerpaketen. Trotzdem gibt es nach wie vor den Anbieter großer Lösungen, die über spezialisierte IT-Häuser vertrieben werden.

Wir stellen nachfolgend exemplarisch einige der bekannten ERP Anbieter vor:

ERP AnbieterFunktionen, Module und BesonderheitenFür wen?
ActindoDas Actindo ERP bietet Warenwirtschaft, Rechnungsstellung, Logistik, Buchhaltung, Dokumentenmanagement, CRM, Zahlungsverkehr, Kundenservice, Integration von Online-Marktplätzen.Alle Branchen
Comarch ERP CloudDie Software setzt auf Speziallösungen für eine Vielzahl von Branchen. Einzelhandel, Industrie, Großhandel, Versandhandel, Banken, Versicherungen, Healthcare, Telekommunikation.Alle Branchen
Microsoft DynamicsDie ERP Software unterstützt Vertrieb, Kundenservice, Prozesse der Leistungserstellung, Projektmanagement. Das System wird über IT-Häuser vertrieben.Alle Branchen
My FactoryBietet CRM, Einkauf, Verkauf, Warenwirtschaft, Produktionssteuerung, Buchhaltung, Controlling, E-Commerce. My Factory User können über das System einen Onlineshop mit Amazon und Ebay Anbindung betreibenMittelständische Industrie
PlentymarketsDieses ERP System bietet Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, CRM, Onlineshop, Versand, Marktplatzintegration, auch für das internationale Geschäft.E-Commerce Unternehmen
Sage 100 CloudDie Sage ERP umfasst CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Mahnwesen, Controlling und Finanzplanung.Alle Branchen
ScopevisioDas Scopevisio ERP System enthält CRM, Angebotserstellung, Rechnungsstellung, Projektmanagement, Buchhaltung, Dokumentenmanagementsystem, Reporting und Controlling.Alle Branchen
SoftengineDieses ERP System umfasst CRM, Warenwirtschaft, E-Commerce, Versand, Kassensoftware. Es gibt Speziallösungen für Branchen und viele Zusatzfunktionen.Handel, E-Commerce, Industrie
WeclappDie Weclapp ERP bietet CRM, Angebotserstellung, Projektmanagement, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Fertigung, E-Commerce und Amazon-Schnittstelle.E-Commerce

7. Was kostet ein ERP System?

Die Kosten für eine ERP Software hängen ab von verschiedenen Dingen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Brauchen Sie ein IT-Haus oder können Sie Ihr ERP System online konfigurieren? Erstere Angebote sind teurer, letztere günstiger.
  • Funktionsumfang: Je größer der Funktionsumfang, desto höher der Preis. 
  • Anzahl der User: Viele Anbieter verkaufen Lizenzen pro User
  • Umfang der Transaktionen: Bei manchen Anbietern sind die Preismodelle an den Nutzungsumfang und die Anzahl der Buchungen gebunden.

Häufig gibt es monatliche Gebühren, die recht preisgünstig beginnen. Das hat den Vorteil, dass Ihr ERP System mit Ihrem Unternehmen wächst. Wenn Sie Ihre ERP Software über ein IT-Haus beziehen, das Ihre Software individuell auch vom Hosting her konfiguriert, zahlen Sie schnell monatliche Beträge im hohen dreistelligen Euro-Bereich. Oder Sie kaufen die Software mit der Verpflichtung einer monatlichen Servicegebühr. Dann entstehen oft Investitionen in 5-stelliger Höhe, die Sie beispielsweise mit Leasing finanzieren können.

Die entscheidende Frage ist sicher, ob Sie sich die monatliche Gebühr bzw. die monatlichen Kosten prinzipiell leisten können. Mittelfristig sollte sich der Gewinn an Effizienz in sinkenden Kosten oder in zusätzlichem Unternehmenswachstum niederschlagen. Dann sind Kosten und Investitionen für eine ERP Software gut angelegtes Geld.

8. Wie führen Sie ein ERP System erfolgreich im Unternehmen ein?

So konsequent, wie Sie Ihre ERP Software ausgewählt haben, sollten Sie das ERP System auch einführen. Dazu folgende Tipps:

  1. Binden Sie Team und Mitarbeiter in die Auswahlphase ein: Erklären Sie Ihrem Team, dass Sie eine ERP Software einführen werden und begründen Sie diesen Schritt. Nehmen Sie Wünsche aller Mitarbeiter in den jeweiligen Unternehmensbereichen in das Anforderungsprofil oder in das Pflichtenheft auf.
  2. Intensive Schulung zur Implementierung: Eine ERP Software verändert die Abläufe im Unternehmen, daher ist eine umfassende Systemschulung dringend notwendig. Ihre Mitarbeiter müssen alle wichtigen Funktionen des Systems kennen und beherrschen.
  3. Geben Sie einheitliche Regelungen für die Arbeit mit der ERP Software vor: Erstellen Sie einen Leitfaden für alle wichtigen Schritte und Module der ERP Software für alle betroffenen Prozesse Ihres Unternehmens. Was passiert beim Wareneingang, was beim Versand. Geben Sie beispielsweise Regeln bei der Gestaltung Ihrer Warengruppen vor.
  4. Enges Monitoring nach dem Start: Prüfen Sie, wie Ihre Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen mit der ERP Software arbeiten. Entspricht die Arbeitsweise den Vorgaben? Gibt es Fragen oder Probleme? Wird die Software einheitlich genutzt? Tauschen Sie sich in einer gemeinsamen Runde aus, in der jeder Mitarbeiter eigene Erfahrungen schildern kann. Erstellen Sie einen praktischen Leitfaden, damit jeder Mitarbeiter einheitlich mit dem System arbeitet.

9. Fazit: Prozesse im Unternehmen mit einem ERP System optimieren

ERP Systeme gehören zu den wichtigen Typen von Unternehmenssoftware. Ein Ein ERP System soll die Abläufe in Ihrem Unternehmen verbessern, so dass Sie Kosten sparen oder Zeit gewinnen und mehr Umsatz zu machen. Die Ausgaben für eine ERP Software sollten sich nach kurzer Zeit mindestens amortisieren. Gehen Sie daher bei der Auswahl des ERP Systems sorgfältig und zielgerichtet vor. Erstellen Sie ein Pflichtenheft mit KO-Kriterien für die Wahl des besten ERP Systems. Eine ERP Software betrifft Ihr gesamtes Unternehmen und wird die Abläufe Ihres Unternehmens verändern. Halten Sie trotz aller Komplexität die Dinge einfach. Wählen Sie den Anbieter Ihres ERP Systems anhand Ihres Pflichtenheftes oder Ihrer Checkliste aus. Berücksichtigen Sie auch den Punkt Datensicherheit im Pflichtenheft für Ihr ERP System. Denken Sie an eine SSL Verschlüsselung, an die Regelungen zu Passwörtern und die Vergabe von Nutzerrechten.

Nutzen Sie kostenfreie Testphasen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter umfassend und gründlich nach der finalen Entscheidung für das beste ERP System. Begleiten Sie die Einführungsphase eng, sorgen Sie dafür, dass loyale Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen zu Befürwortern des Systems werden.

Veranstalten Sie in der Einführungsphase Runden zum Erfahrungsaustausch und dokumentieren Sie für jeden Unternehmensbereich Prozesse und Abläufe in einem Leitfaden bzw. Handbuch.