Wie Sie einen Presseverteiler richtig aufbauen und pflegen

Die Pressemitteilung ist geschrieben? Dann geht es nun an das Verschicken. Hierzu braucht man einen Presseverteiler und zwar am Besten nicht nur einen. Das Wichtigste in Zeiten der Informationsflut ist es, gezielt Medien anzuschreiben. Somit ist es empfehlenswert, für verschiedene Themen, verschiedene Presseverteiler zu haben.

Das oberste Ziel der Pressearbeit sollte nicht sein, möglichst viel Berichterstattung zu haben, sondern in den relevanten Medien vertreten zu sein. Und relevant sind die, die Ihre Kunden lesen.



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Welche Medien kommen für Presseverteiler in Frage?

Bevor Sie sich überlegen, welche Journalisten Sie in Ihren Presseverteiler aufnehmen wollen, sollten Sie sich darüber informieren, welche Medien zu Ihrem Unternehmen und Ihren Informationen passen. Dabei können die Faktoren Inhalt, Reichweite und Auflage entscheiden, welche Journalisten zu Ihrem Presseverteiler gehören sollten.

TIPP

Presseverteiler-Tools, Kontaktrecherche und Stolperstein Datenschutz: In unserem GründerDaily haben wir mit einem PR-Experten über diese Themen gesprochen.

Der Bundesverband Deutscher Zeitungsverleger e.V. stellt eine Liste der Online-Auftritte und Mobilportale sämtlicher deutscher Tageszeitungen. PresseKatalog.de, Fachzeitungen.de und der Zeitschriften-Informations-Service (ZIS) bieten Informationen zu sämtlichen Fachzeitschriften. Hier können Sie auch nach einem speziellen Themengebiet suchen, das zu Ihrem Presseverteiler passt – beispielsweise die Branche Ihres Unternehmens. Eine Übersicht aller deutschen Printerzeugnisse bietet presse-im-handel.de. Eine Liste aller Radiosender nach Bundesland sortiert für Ihren Presseverteiler finden Sie unter radiolisten.de. Neben den klassischen Medien sind auch Newsletter ein hilfreicher Multiplikator Ihrer Unternehmensneuigkeiten für den Presseverteiler.

In der Praxis anerkannte Organisationen, die sich mit Standards und Transparenz in der Online-Vermarktung beschäftigen und Reichweiten der einzelnen Medien ermitteln sind die Informationsgemeinschaft zur Feststellung der Verbreitung von Webeträgern e.V (IVW) und die Arbeitsgemeinschaft Online Forschung (AGOF).

Wenn Sie Ihren Presseverteiler aufbauen, überlegen Sie zunächst: Was könnten meine (potenziellen) Kunden lesen? Regionale Medien und Fachmagazine sind häufig als Kontakte im Presseverteiler unterschätzt. Vielleicht können Sie gerade hierüber Ihre Zielgruppe erreichen. Nicht immer sind die bekannten Zeitungen und Zeitschriften auch am effektivsten für den Presseverteiler Ihres Unternehmens. Im Gegenteil: Dort gehen Start-ups oftmals unter. Machen Sie kleine Schritte und nutzen Sie gerade am Anfang Ihren Presseverteiler auch für Berichterstattungen in unbekannteren Medien – sie können effektiver sein, als Sie vermuten.

Presseverteiler speziell für Start-ups

Neben der Fachpresse zu Ihrer speziellen Branche, gibt es auch Medien, die sich speziell mit Start-ups beschäftigen und somit ohnehin eine Affinität zu Ihrem Thema haben könnten. Überlegen Sie, ob diese in Ihren Presseverteiler passen können.

Presseverteiler: individuell und themenspezifisch

Wenn Sie entschieden haben, welche Medien Sie in Ihrem Presseverteiler haben wollen, versuchen Sie nach den passenden Journalisten zu suchen. Informieren Sie sich, welche Autoren in der Vergangenheit über Themen, die mit Ihrem Unternehmen zu tun haben, geschrieben haben und nehmen Sie diese in Ihren Presseverteiler auf. Auch Twitter kann hilfreich sein, wenn Sie Ihren Presseverteiler aufbauen. Dort kann man gezielt nach sogenannten „Hashtags" (#) suchen. Haben Sie einen geeigneten Hashtag gefunden (z.B. #SmartWatch), so können Sie hierüber weitere Personen für Ihren Presseverteiler finden, die über dieses Thema geschrieben haben.

Viele Medien haben auch Journalisten, die sich auf die Gründerwelt spezialisiert haben. Informieren Sie sich, welche Journalisten Ihr Thema interessieren könnte und schreiben Sie diesen Grund als Einleitung in Ihre E-Mail. Jeder Journalist aus Ihrem Presseverteiler sollte einen individuellen Einleitungstext bekommen. Dabei können Sie sich auf einen kürzlich erschienenen Artikel oder Ihre Recherchen beziehen. Das erhöht Ihre Chancen darauf, dass Ihre E-Mail gelesen wird. Versuchen Sie "info@...de"-Adressen in Ihrem Presseverteiler zu vermeiden.

Journalistenkontakte im Presseverteiler

Insgesamt gilt: Versuchen Sie einen persönlichen Kontakt mit den Journalisten aus Ihrem Presseverteiler aufzubauen, ohne dabei zu nerven. Der perfekte Mittelweg zählt! Es ist beispielsweise vollkommen legitim, einige Tage nach Versand einer Pressemitteilung telefonisch nachzuhaken, ob diese beim richtigen Ansprechpartner angekommen ist. Verbinden Sie den Anruf damit, sich vorzustellen. Erzählen Sie dem Journalisten, dass Sie gerade Ihren Presseverteiler überarbeiten und fragen Sie – sofern es nicht anderweitig herauszufinden ist – nach seinen Themen und seiner präferierten Kontaktform.

Eine kostenpflichtige Option, um direkt an Journalistenkontakte für Ihren Presseverteiler zu kommen, ist die Mediendatenbank "zimpel". Das Portal zählt über 700.000 Kontakte, die täglich aktualisiert werden. Hier erhalten Sie Journalistenkontakte mit Durchwahl und weiteren Zusatzdaten für Ihren Presseverteiler. Auch über eine PR-Agentur, können Sie sich einen Presseverteiler aufbauen lassen oder an vorhandene Kontakte kommen.

Presseverteiler - was gehört alles dazu?

Ein guter Presseverteiler enthält mehr als Name und E-Mail-Adresse. Sie sollten möglichst viele Kontaktdaten (direkte Durchwahl, Adresse etc.) in Ihrem Presseverteiler festhalten. Wenn Sie Ihren Presseverteiler mit Excel erstellen, legen Sie am besten eine Spalte an, in der Sie das Genre oder das Thema eintragen – etwa Gründerthemen, Lebensmittelbranche, Wirtschaftsnews etc. So können Sie je nach Presseinformation Ihren Presseverteiler entsprechend so sortieren, dass nur die relevanten Kontakte aufgelistet werden. Weitere Spalten in Ihrem Presseverteiler könnten beispielsweise

  • Medium (Online, Print, Hörfunk...)
  • Reichweite (lokal, regional, überregional)
  • Erscheinungsweise (täglich, wöchentlich...)
  • oder Zielgruppe (Gründer, Kunden...) sein.

Den Presseverteiler richtig pflegen

Um einen Presseverteiler aufzubauen, braucht es Zeit. Nach und nach bauen Sie Kontakte auf und bekommen Routine in der Überarbeitung Ihres Presseverteilers. Lassen Sie sich nicht vom anfänglichen Arbeitsberg eines ordentlichen Presseverteilers abschrecken, die Mühe wird sich auszahlen. Achten Sie jedoch auch nach der Anfangsphase darauf, dass Ihre Daten im Presseverteiler aktuell bleiben! Etwa einmal im Jahr sollten Sie den Presseverteiler durchgehen und aktualisieren. Wichtige Fragen können dabei sein:

  • Welche Kontakte haben viel berichtet, welche weniger?
  • Welche haben Ihnen positives oder negatives Feedback gegeben?
  • Welche gibt es überhaupt noch?

Informieren Sie sich auch kontinuierlich über neue Journalisten und Medien, die für Ihren Presseverteiler in Frage kommen könnten.

Neben Excel stellen sogenannte CRM-Softwareprogramme eine gute und einfache Alternative dar, um Ihren Presseverteiler zu pflegen. CRM steht für Customer-Relationship-Management, d.h. Kundenbeziehungsmanagement. In der ursprünglichen Variante dienten CRM-Systeme folglich für das Adressmanagement von Kunden, mittlerweile gibt es auch Versionen für Pressevertreter. In einem CRM-System können Medienkontakte übersichtlich dargestellt und nach verschiedenen Kategorien gelistet werden. Auch der Versand an verschiedene Verteiler, Serienbriefe oder die Dokumentation von Kontakten sind praktische Funktionen von CRM-Systemen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen.

Online-Presseportale vs. Journalistenkontakte

Neben dem klassischen Presseverteiler gibt es auch die Möglichkeit, Ihre Pressemitteilungen in ein Online-Presseportal zu stellen. Ob dadurch mehr Journalisten erreicht werden, ist nicht nachgewiesen, wird sogar oft bestritten. Jedoch wirkt sich das Einstellen positiv auf das Suchmaschinenranking aus und Ihre Presseinformation wird bei Google News aufgenommen. Achten Sie bei Meldungen für Online-Presseportale also immer darauf, dass sie Ihre Keywords gut in der Pressemitteilung verbauen. Online-Presseportale unterscheiden sich in: kostenlose und kostenpflichtige, mit und ohne Anmeldung, themenspezifische und für alle Themen zugängliche Portale.

Neben einer Pressemitteilung gibt es auch die Pressemappe. Diese eignet sich insbesondere dann, wenn Sie Journalisten auf Events oder Messen antreffen. Lesen Sie hier, was es noch bei der Pressearbeit zu beachten gibt.

TIPP

Journalisten erreichen Tag für Tag zahlreiche Pressemitteilungen. Daher ist es besonders wichtig, die Pressemitteilungen kurz, einfach und zielgruppenorientiert zu schreiben. Versetzen Sie sich in die Rolle eines Journalisten, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben.

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