Wie Sie einen Presseverteiler richtig aufbauen und pflegen

Wer gerade dabei ist, seine PR professionell auf die Beine zu stellen, dem empfehlen wir unseren Leitfaden für die Pressearbeit, unsere kostenfreie Mustervorlage für Ihre Pressemitteilung sowie unsere Tipps für die Erstellung Ihrer Social Media Strategie.

Bevor Sie sich überlegen, welche Journalisten Sie in Ihren Presseverteiler aufnehmen wollen, sollten Sie sich darüber informieren, welche Medien zu Ihrem Unternehmen und Ihren Informationen passen. Dabei können die Faktoren Inhalt, Reichweite und Auflage entscheiden, welche Journalisten zu Ihrem Presseverteiler gehören sollten.

Der Bundesverband Deutscher Zeitungsverleger e.V. stellt eine Liste der Online-Auftritte und Mobilportale sämtlicher deutscher Tageszeitungen. PresseKatalog.de, Fachzeitungen.de und der Zeitschriften-Informations-Service (ZIS) bieten Informationen zu sämtlichen Fachzeitschriften. Hier können Sie auch nach einem speziellen Themengebiet suchen, das zu Ihrem Presseverteiler passt – beispielsweise die Branche Ihres Unternehmens. Eine Übersicht aller deutschen Printerzeugnisse bietet presse-im-handel.de. Eine Liste aller Radiosender nach Bundesland sortiert für Ihren Presseverteiler finden Sie unter radiolisten.de. Neben den klassischen Medien sind auch Newsletter ein hilfreicher Multiplikator Ihrer Unternehmensneuigkeiten für den Presseverteiler.

In der Praxis anerkannte Organisationen, die sich mit Standards und Transparenz in der Online-Vermarktung beschäftigen und Reichweiten der einzelnen Medien ermitteln sind die Informationsgemeinschaft zur Feststellung der Verbreitung von Webeträgern e.V (IVW) und die Arbeitsgemeinschaft Online Forschung (AGOF).

Wenn Sie Ihren Presseverteiler aufbauen, überlegen Sie zunächst: Was könnten meine (potenziellen) Kunden lesen? Regionale Medien und Fachmagazine sind häufig als Kontakte im Presseverteiler unterschätzt. Vielleicht können Sie gerade hierüber Ihre Zielgruppe erreichen. Nicht immer sind die bekannten Zeitungen und Zeitschriften auch am effektivsten für den Presseverteiler Ihres Unternehmens. Im Gegenteil: Dort gehen Start-ups oftmals unter. Machen Sie kleine Schritte und nutzen Sie gerade am Anfang Ihren Presseverteiler auch für Berichterstattungen in unbekannteren Medien – sie können effektiver sein, als Sie vermuten.

Neben der Fachpresse zu Ihrer speziellen Branche, gibt es auch Medien, die sich speziell mit Start-ups beschäftigen und somit ohnehin eine Affinität zu Ihrem Thema haben könnten. Überlegen Sie, ob diese in Ihren Presseverteiler passen können.

Insgesamt gilt: Versuchen Sie einen persönlichen Kontakt mit den Journalisten aus Ihrem Presseverteiler aufzubauen, ohne dabei zu nerven. Der perfekte Mittelweg zählt! Es ist beispielsweise vollkommen legitim, einige Tage nach Versand einer Pressemitteilung telefonisch nachzuhaken, ob diese beim richtigen Ansprechpartner angekommen ist. Verbinden Sie den Anruf damit, sich vorzustellen. Erzählen Sie dem Journalisten, dass Sie gerade Ihren Presseverteiler überarbeiten und fragen Sie – sofern es nicht anderweitig herauszufinden ist – nach seinen Themen und seiner präferierten Kontaktform.

Eine kostenpflichtige Option, um direkt an Journalistenkontakte für Ihren Presseverteiler zu kommen, ist die Mediendatenbank "zimpel". Das Portal zählt über 700.000 Kontakte, die täglich aktualisiert werden. Hier erhalten Sie Journalistenkontakte mit Durchwahl und weiteren Zusatzdaten für Ihren Presseverteiler. Auch über eine PR-Agentur, können Sie sich einen Presseverteiler aufbauen lassen oder an vorhandene Kontakte kommen.

Ein guter Presseverteiler enthält mehr als Name und E-Mail-Adresse. Sie sollten möglichst viele Kontaktdaten (direkte Durchwahl, Adresse etc.) in Ihrem Presseverteiler festhalten. Wenn Sie Ihren Presseverteiler mit Excel erstellen, legen Sie am besten eine Spalte an, in der Sie das Genre oder das Thema eintragen – etwa Gründerthemen, Lebensmittelbranche, Wirtschaftsnews etc. So können Sie je nach Presseinformation Ihren Presseverteiler entsprechend so sortieren, dass nur die relevanten Kontakte aufgelistet werden. Weitere Spalten in Ihrem Presseverteiler könnten beispielsweise

• Medium (Online, Print, Hörfunk...)
• Reichweite (lokal, regional, überregional)
• Erscheinungsweise (täglich, wöchentlich...)
• oder Zielgruppe (Gründer, Kunden...) sein.

Den Presseverteiler richtig pflegen

Um einen Presseverteiler aufzubauen, braucht es Zeit. Nach und nach bauen Sie Kontakte auf und bekommen Routine in der Überarbeitung Ihres Presseverteilers. Lassen Sie sich nicht vom anfänglichen Arbeitsberg eines ordentlichen Presseverteilers abschrecken, die Mühe wird sich auszahlen. Achten Sie jedoch auch nach der Anfangsphase darauf, dass Ihre Daten im Presseverteiler aktuell bleiben! Etwa einmal im Jahr sollten Sie den Presseverteiler durchgehen und aktualisieren. Wichtige Fragen können dabei sein:

• Welche Kontakte haben viel berichtet, welche weniger?
• Welche haben Ihnen positives oder negatives Feedback gegeben?
• Welche gibt es überhaupt noch?

Informieren Sie sich auch kontinuierlich über neue Journalisten und Medien, die für Ihren Presseverteiler in Frage kommen könnten.

Neben Excel stellen sogenannte CRM-Softwareprogramme eine gute und einfache Alternative dar, um Ihren Presseverteiler zu pflegen. CRM steht für Customer-Relationship-Management, d.h. Kundenbeziehungsmanagement. In der ursprünglichen Variante dienten CRM-Systeme folglich für das Adressmanagement von Kunden, mittlerweile gibt es auch Versionen für Pressevertreter. In einem CRM-System können Medienkontakte übersichtlich dargestellt und nach verschiedenen Kategorien gelistet werden. Auch der Versand an verschiedene Verteiler, Serienbriefe oder die Dokumentation von Kontakten sind praktische Funktionen von CRM-Systemen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen.