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| Vergleich: Geschäftskonto für Vereine
| Filialbank oder digitales Vereinskonto?
Ein digitaler Anbieter wie Vivid oder Finom passt gut zu Vereinen, die ihre Finanzen vollständig online organisieren und kaum Bargeld nutzen.
Eine Filialbank (siehe Geschäftskonto-Glossar) bietet Vorteile, wenn regelmäßig Bargeld eingezahlt wird, persönliche Unterstützung gewünscht ist oder komplexere Vertretungs- und Vollmachtsregelungen bestehen. Dies sind dann Anbieter wie Deutsche Bank oder Commerzbank sowie die regionalen Sparkassen und Volksbanken.
Deshalb muss das Kontomodell zur Arbeitsweise des Vereins passen.
| Vereinskonto auswählen: Darauf kommt es an
Ein günstiger Grundpreis allein macht noch kein gutes Vereinskonto. Entscheidend ist, wie der Verein Beiträge einnimmt, Ausgaben freigibt und das Konto im Vorstand organisiert.
Besonders wichtige Faktoren sind:
- Mehrere Nutzer und Freigaben: Vorstand, Kassenwart oder andere Verantwortliche benötigen häufig eigene Zugänge. Unterschiedliche Rechte und ein Vier-Augen-Prinzip erleichtern die Kontrolle.
- SEPA-Lastschriften: Werden Mitgliedsbeiträge eingezogen, muss der Anbieter den Lastschrifteinzug unterstützen. Auch die Kosten pro Lastschrift und für Rücklastschriften sind relevant.
- Vorstandswechsel: Neue Vorstandsmitglieder und geänderte Vollmachten sollten sich möglichst unkompliziert hinterlegen lassen.
- Bargeldeinzahlungen: Bei Vereinsfesten, Eintrittsgeldern oder Spenden in bar können Einzahlmöglichkeiten und Gebühren entscheidend sein.
- Unterkonten und Karten: Für Abteilungen, Projekte oder größere Teams sind zusätzliche Konten sowie mehrere Karten mit individuellen Limits sinnvoll.
- Buchhaltung: Kontoexporte und Schnittstellen erleichtern die Arbeit von Kassenwart, Buchhaltung und Steuerberatung.
Auch die Anzahl der voraussichtlichen Buchungen auf dem Vereinskonto sollte in den Vergleich einfließen. Bei vielen Mitgliedern können zahlreiche Lastschriften und Kontobewegungen anfallen. Sonst laufen hohe Buchungskosten dem vermeintlich niedrigen Monatspreis entgegen.
| Vereinskonto eröffnen: e. V., nicht eingetragener Verein oder Verein in Gründung?
Vor der Kontoeröffnung muss geklärt werden, welche Vereinsform der Anbieter akzeptiert. Die Voraussetzungen unterscheiden sich teilweise deutlich.
Eingetragener Verein: Beim eingetragenen Verein ist die Kontoeröffnung meist am einfachsten. Typischerweise werden Satzung, Vereinsregisterauszug, aktuelles Wahlprotokoll und Ausweisdokumente der vertretungsberechtigten Personen benötigt.
Wer den Verein gegenüber der Bank vertreten darf, ergibt sich aus der Satzung und dem Vereinsregister.
Verein in Gründung: Ein Verein muss nicht bei jeder Bank auf seine Eintragung warten. Einige Institute eröffnen bereits für einen Verein in Gründung ein Konto. Dafür können beispielsweise Satzung, Gründungsprotokoll und der Nachweis über die Anmeldung zum Vereinsregister erforderlich sein.
Andere Banken verlangen dagegen zunächst die Eintragung ins Vereinsregister.
Tipp: Soll das Konto bereits während der Gründung genutzt werden, sollte dieser Punkt vor der Auswahl des Anbieters geklärt werden.
Nicht eingetragener Verein: Auch ein nicht eingetragener Verein - rechtlich ein Verein ohne Rechtspersönlichkeit - kann ein eigenes Konto führen. Nicht alle Banken bieten dies jedoch an. Häufig werden Satzung, Gründungs- oder Wahlprotokoll sowie die Legitimation der vertretungsberechtigten Personen verlangt.
Gerade bei einem nicht eingetragenen Verein lohnt sich daher die Prüfung, ob der Anbieter diese Vereinsform ausdrücklich akzeptiert.
| Wer darf über das Vereinskonto verfügen?
Der Vorstand vertritt den Verein nach außen. Welche Vorstandsmitglieder den Verein allein oder gemeinsam vertreten dürfen, bestimmt insbesondere die Satzung.
Davon zu unterscheiden ist der Zugriff auf das Konto. Zusätzlich zu vertretungsberechtigten Vorstandsmitgliedern können beispielsweise Kassenwart oder weitere Personen eine Kontovollmacht erhalten.
Für die tägliche Vereinsarbeit ist deshalb ein Kontomodell mit unterschiedlichen Nutzerrechten sinnvoll.
So kann beispielsweise der Kassenwart Zahlungen vorbereiten, während ein Vorstandsmitglied sie freigibt. Bei höheren Beträgen kann auch eine Freigabe durch zwei Personen vorgesehen werden.
Damit lässt sich das Vier-Augen-Prinzip umsetzen, ohne für jede Zahlung gemeinsam eine Bankfiliale aufsuchen zu müssen.
| Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen
Der automatische Einzug von Mitgliedsbeiträgen spart insbesondere größeren Vereinen viel Verwaltungsaufwand. Dafür benötigt der Verein eine Gläubiger-Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank. Diese Nummer kann kostenlos beantragt werden.
Die Gläubiger-ID allein reicht jedoch nicht aus. Auch die kontoführende Bank muss den Verein zum SEPA-Lastschriftverfahren zulassen. Soll das Konto für Mitgliedsbeiträge genutzt werden, sollte deshalb bereits vor der Eröffnung geklärt werden:
- Unterstützt der Anbieter den Einzug von SEPA-Lastschriften und welche Gebühren fallen dafür an?
- Relevant sind neben dem Preis pro Lastschrift auch mögliche Einreichungslimits und Kosten für Rücklastschriften.
| Häufige Fragen zum Vereinskonto
Vorstandswechsel gehören zum normalen Vereinsleben. Für ein Vereinskonto sollte deshalb nicht nur die erstmalige Kontoeröffnung einfach funktionieren.
Ändert sich der vertretungsberechtigte Vorstand, muss dies bei einem eingetragenen Verein auch im Vereinsregister aktualisiert werden.
Zusätzlich müssen bei der Bank häufig Zugangsrechte, Vollmachten und Legitimationen angepasst werden. Je nach Institut werden dafür beispielsweise das Wahlprotokoll, aktuelle Ausweisdokumente oder ein neuer Vereinsregisterauszug benötigt.
Bei häufig wechselnden Vorständen ist ein unkomplizierter Änderungsprozess daher ein wichtiges Auswahlkriterium.
Gemeinnützigkeit und Eintragung ins Vereinsregister sind zwei unterschiedliche Dinge. Ein e. V. ist nicht automatisch gemeinnützig.
Für das Konto kann die Gemeinnützigkeit trotzdem relevant sein. Einige Banken bieten gemeinnützigen Organisationen besondere Vereinskonditionen an oder verlangen einen Nachweis der Gemeinnützigkeit für bestimmte Kontomodelle.
Liegt ein Freistellungs- oder Feststellungsbescheid des Finanzamts vor, lohnt sich die Prüfung entsprechender Sonderkonditionen.
Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Bankprodukt mit der Bezeichnung „Vereinskonto“ vor.
Ein separates Konto ist dennoch sinnvoll. Vereinsgelder bleiben dadurch klar vom privaten Vermögen der Vorstandsmitglieder oder des Kassenwarts getrennt. Einnahmen und Ausgaben lassen sich außerdem einfacher nachvollziehen und gegenüber Mitgliedern dokumentieren.
Ein privates Girokonto sollte daher nicht dauerhaft als Vereinskonto genutzt werden.
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