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Klarheit durch die Nutzungsvereinbarung zur Firmenkreditkarte

Arbeitnehmern eine Geschäftskreditkarte auszuhändigen bringt nicht nur viele Vorteile mit sich. Damit Unternehmen im Zweifelsfall nicht das Nachsehen haben, sollten Mitarbeiter zur Firmenkreditkarte auch eine Nutzungsvereinbarung erhalten. Wir sagen Ihnen, worauf es ankommt!

1. Sicherheit für Unternehmen und Arbeitnehmer

Bietet eine Firma den Komfort einer Kreditkarte, ist das auch ein Vertrauensbeweis an die Arbeitnehmer. Zwar können einzelne Posten im Nachgang diskutiert werden, erst einmal sind die Ausgaben aber getätigt. Dank Online-Banking per Web oder sogar App, behalten Geschäftsführer und Buchhaltung den Zahlungsverkehr tagesaktuell im Blick. Das schafft mehr Sicherheit für Unternehmen. Doch auch für Mitarbeiter geht die Aushändigung ohne eine Nutzungsvereinbarung für eine Firmenkreditkarte mit einigen Unsicherheiten rund um den regelkonformen Gebrauch einher. Insbesondere Dienstreisen bergen einige Stolperfallen, die zu Streitigkeiten mit dem Arbeitgeber führen können.

Eine gesetzliche Regelung zum Gebrauch der Geschäftskreditkarte existiert nicht. Gibt es zur Firmenkreditkarte auch eine Nutzungsvereinbarung für die Mitarbeiter, sind die Rahmenbedingungen für alle Beteiligten klar erkenn- und jederzeit nachlesbar. So kann jedes Unternehmen die Regelung an seine individuellen Bedürfnisse anpassen.

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2. Inhalt einer Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter

Sind die Regeln eindeutig in der Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter formuliert, dient das allen Beteiligten zur Orientierung. An folgende Punkte sollten Sie unbedingt bei der Erstellung denken:

Wichtige AspekteErläuterung
NutzungsumfangDie Verwendungszwecke sollten hier festgehalten werden. Auch gilt es zu klären, ob Bargeld mit der Kreditkarte abgehoben werden darf, oder die Karte für Online-Einkäufe genutzt werden soll. Ebenfalls in diesem Bereich können Vorgaben dazu definiert werden, was auf dem Zahlungsbeleg an Informationen enthalten sein muss.
Sorgfaltspflichten des Nutzers

Unternehmen haben die Möglichkeit, präzise Anweisungen zur Verwahrung der Kreditkarte und zum Umgang mit den sensiblen Kreditkarten-Daten zu geben.

MeldepflichtIm Falle des Kartenverlustes oder Diebstahls müssen Arbeitnehmer dies umgehend ihrem Unternehmen melden. Sämtliche zu ergreifenden Maßnahmen werden in der Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter festgelegt.
PrivatnutzungOb und welchem Umfang Arbeitnehmer die Geschäftskreditkarte auch für private Zwecke einsetzen dürfen, kann individuell festgelegt werden.
Rechte des ArbeitgebersDas Unternehmen kann sich vorbehalten, die Abrechnung der Kreditkarte unangekündigt zu überprüfen, die Karte zurückzufordern oder deren Verwendungszweck neu zu bestimmen. Wichtig ist, Mitarbeiter in der Nutzungsvereinbarung auf diese Möglichkeiten hinzuweisen und sie bei Bedarf über die konkreten Maßnahmen in Kenntnis zu setzen.
Konsequenzen bei missbräuchlicher NutzungGrundsätzlich sollten Arbeitgeber davon ausgehen, dass die Arbeitnehmer verantwortungsbewusst mit dem überlassenen Zahlungsmittel umgehen. Trotzdem müssen die Folgen eines Fehlverhaltens klar definiert werden.
Rückgabe der KreditkarteDass die Geschäftskreditkarte nur für die Dauer der Firmenzugehörigkeit überlassen wird, erscheint selbstverständlich. Dennoch sollten alle Fälle, in denen die Rückgabe erfolgen muss, sowie das erforderliche Prozedere schriftlich festgehalten werden.
EinverständniserklärungArbeitnehmer müssen in die vorangegangenen Vorgaben einwilligen.

Diese allgemeingültigen Punkte können nach firmenspezifischen Bedürfnissen ausgearbeitet werden, wodurch die Nutzungsvereinbarung zur Kreditkarte den Mitarbeitern zusätzliche Freiheiten ermöglicht oder den Gebrauch im Sinne des Unternehmens einschränkt.

3. Wichtige rechtliche Aspekte

Ausgehend von einer ausschließlich beruflichen Nutzung, ist eine Geschäftskreditkarte weder für die Lohnsteuer (LSt) noch für die Sozialversicherung (SV) relevant.

Gibt ein Unternehmen eine Firmenkreditkarte an seine Mitarbeiter aus, geht die Finanzverwaltung von einem Sachbezug aus, da die gebührenfreie Überlassung einen geldwerten Vorteil für diese bedeutet. Ausgenommen sind hiervon Fälle, in denen die Abrechnung über das private Konto des oder der Angestellten erfolgt. Hier spricht man dann von einer Barzuwendung.

Ist in der Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter ein rein beruflicher Gebrauch vereinbart, spielt sie für den Sozialversicherungsbeitrag keine Rolle, da es sich nicht um ein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt handelt. Die gesetzliche Grundlage findet sich im Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) in den Gemeinsamen Vorschriften zur Sozialversicherung.

TIPP

Handelt es sich um die Überlassung einer Kreditkarte durch die Firma an Arbeitnehmer zur privaten Nutzung, gelten andere Regelungen für Lohnsteuer und Sozialversicherung als beim beruflichen Gebrauch.

4. Fazit: Von Nutzungsvereinbarungen zur Firmenkreditkarte profitieren

Die Vorteile einer Geschäftskreditkarte sind für Unternehmen leicht zu erkennen. Gleichzeitig erfordert die Herausgabe großes Vertrauen in die Integrität der Angestellten. Das Aufsetzen einer Firmenkreditkarten-Nutzungsvereinbarung für Mitarbeiter schafft eine klare Grundlage für den Gebrauch und gibt beiden Seiten Sicherheit im Umgang mit dem Zahlungsmittel.

In der Nutzungsvereinbarung zur Kreditkarte für Mitarbeiter wird festgehalten, wofür diese genutzt werden darf, Rechte und Pflichten beider Parteien sowie die Konsequenzen bei unsachgemäßem Gebrauch. Außerdem können hier firmenspezifische Regelungen nach den individuellen Bedürfnissen getroffen werden.

Bei der Lohnsteuer (LSt) und der Sozialversicherung (SV) muss die Aushändigung einer Firmenkreditkarte nicht berücksichtigt werden, sofern sie ausschließlich für dienstliche Zwecke genutzt wird.

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