Wie das Virtual Office zum Wettbewerbsvorteil werden kann

Ein virtuelles Büro ermöglicht eine Geschäftsadresse an einem repräsentativen Standort, ohne gleich ein teures Büro in der Innenstadt zu mieten. Aber auch für Unternehmer, die viel unterwegs sind, kommen die tageweise anmietbaren Büro- und Konferenzräume infrage, um Geschäftspartner zu empfangen. Der Virtual Office-Anbieter Satellite Office nennt im heutigen Gastbeitrag die Vorteile eines virtuellen Büros und gibt Ihnen einen Leitfaden zur Auswahl eines seriösen Anbieters an die Hand.

 

Es klingt fast romantisch, wenn ein Selfmade-Millionär der Dotcom-Ära über seine zarten Anfänge in der heimischen Garage plaudert. Welcher Unternehmensgründer wünscht sich nicht, aus dem eigenen Hinterhof einen internationalen Konzern wachsen zu sehen? Doch wie vielen kreativen Köpfen ist der Sprung von der Vorstadt an die Wall Street tatsächlich gelungen? Eben!

In diesem Kontext kann ein professionelles Büro mit einer guten Adresse helfen, um von Kunden und Partnern entsprechend wahrgenommen zu werden. Doch für viele Unternehmer ist es nicht sinnvoll, von Beginn an große Budgets in ein Bürogebäude in bester Lage mit guter Ausstattung zu investieren. Es gibt unzählige Firmen, die an unnötig hohen Fixkosten gescheitert sind. Um genau dieses Risiko zu vermeiden, bieten sich seriöse Virtual Office-Lösungen an. Denn ein Start-up braucht insbesondere eines: Flexibilität und Risikominimierung.

Am Anfang sind langfristige Mietverträge, viel Personal und gebundenes Kapital durch teures Inventar schlichtweg unnötig. Gerade deshalb sind Anbieter von Business-, Coworking und Conference Center für Gründer ein optimaler Partner.

Maßgeschneiderte Firmensitz-Lösungen auch in Kombination mit flexibel nutzbaren Büroräumen, Office-Services und Tagungsräumen eignen sich für Gründer und Start-ups besonders gut.

Der kleine Unterschied – Von Geschäftsadressen und echten Firmensitzen

Eines müssen Unternehmensgründer wissen: Virtual Office ist nicht gleich Virtual Office. Der Teufel steckt im bürokratischen und qualitativen Detail. Um gar nicht erst in die Imagefalle „Briefkastenfirma" zu tappen, sollten Gründer den Virtual Office-Partner genau aussuchen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch der Unterschied zwischen Firmensitz- und Geschäftsadresse. Den sollte ein Gründer genau kennen, um rechtlich sauber kommunizieren und agieren zu können.

• Firmensitzadresse: Unternehmen brauchen einen Firmensitz. So viel steht fest. Dieser liegt bei Start-ups vielleicht in der heimischen Garage, im Hinterhofbüro eines befreundeten Unternehmens oder eben in der eigenen angemieteten Firmensitzadresse. Doch was heißt das eigentlich genau? Einen Firmensitz charakterisiert eine Geschäftsadresse mit Postannahme inklusive einer Telefon- und Faxnummer sowie einem Wertfach zum Aufbewahren der Firmenunterlagen und Nutzung eines Arbeitsplatzes in einem Büro. Nur wer einen Firmensitz mit diesen Kriterien vorweisen kann, erhält eine Steuernummer, eine wichtige Voraussetzung für den Eintrag der Gesellschaft in das Handelsregister.
• Geschäftsadresse Ein Unternehmen kann darüber hinaus diverse Geschäftsadressen haben. Diese müssen über eine Postannahme verfügen, um als Geschäftsadresse deklariert werden zu können. Bei Satellite Office beispielsweise verwenden Einzelunternehmer eine offizielle Geschäftsadresse gerne, um ihre Privatadresse im geschäftlichen Kontext nicht nutzen zu müssen. Allein mit einer Geschäftsadresse lässt sich allerdings kein Unternehmen betreiben. Das ist der wichtige Unterschied zu einer Firmensitzadresse.
• Virtual Office: Die Geschäftsadresse mit Postannahme und -weiterleitung wird darüber hinaus auch oft mit Telefonservice angeboten, mit dem der Unternehmer einen „Vorzimmereffekt" erzielt. In diesem Fall spricht Satellite Office von einem Virtual Office. Es gibt zahlreiche Gründer, die sehr viel auf Reisen sein müssen und permanent Termine wahrnehmen. Durch ein Virtual Office halten sie sich ganz einfach den Rücken frei und sind permanent erreichbar. Darüber hinaus ist eine lokale Telefonnummer gerade bei Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber immer noch ein wichtiger Faktor.

Wer als Gründer nicht seine Privatadresse preisgeben möchte, sollte eine Geschäftsadresse nutzen (Foto: Satellite Office)

Den richtigen Partner auswählen

Wenn Sie sich für eine flexible Bürolösung entscheiden, suchen Sie sich unbedingt den richtigen Partner aus. Renommierte Full-Service-Anbieter betreiben das Geschäft bereits seit vielen Jahren und können Sie eingehend beraten.

Wichtige Auswahlkriterien für ein Virtual Office:

• 1. Der Standort: a) Ist der Standort förderlich für Ihr Geschäft? b) Wie groß ist der Wow-Effekt Ihrer neuen Geschäftsadresse? c) Ist die Geschäftsanschrift auch international als Business-Standort bekannt? d) Gefallen Ihnen die Ausstattung und das Design? e) Wie sehen das Gebäude und die Nachbarschaft aus? Ist es repräsentativ?

Verschaffen Sie sich selbst vor Ort immer einen persönlichen Eindruck von Ihrer neuen Geschäftsanschrift und dem Ambiente der Nachbarschaft. Bedenken Sie, mit Google Street View kommt Ihr Kunde sehr bequem und unbemerkt bei Ihnen vorbei.

• 2. Die Anbieter: a) Wie ist das Renommee des Anbieters? b) Wie lange gibt es den Anbieter schon am Markt? c) Wie viel Erfahrung in virtuellen Bürolösungen hat der Anbieter? d) Gibt es Referenzen? e) Ist der Geschäftsadressen-Anbieter ein Unternehmen im deutschen Mittelstand, ein renditeorientierter Großkonzern oder ein privater Anbieter? f) Betreibt das Unternehmen ein oder mehrere Business Center? g) Um Ihren Geschäftsauftritt optimal nach außen zu gestalten, werden Ihnen welche zusätzlichen Services angeboten? Benötigen Sie beispielsweise einen Telefonservice, vielleicht auch nur zeitlich begrenzt während des Urlaubs? h) Passen die Mitarbeiter zu Ihrer eigenen Unternehmensphilosophie? i) Profitieren Sie von einem interessanten Netzwerk? j) Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis? k) Wie ist die Kundenstruktur?

Sprechen Sie vor Ort mit anderen Kunden und bilden Sie sich Ihre eigene Meinung.

Das Angebot von Satellite Office

Die Leistungen der meisten Business Center-Anbieter sind modular aufgebaut. Im ersten Moment erscheinen die Angebote recht erschwinglich zu sein. Doch beim näheren Hinsehen häufen sich die Kosten. Damit Sie nicht in die Kostenfalle tappen, hat Satellite Office das sogenannte Kombi Power Paket entwickelt. Damit sind Gründer gut für einen erfolgreichen Start aufgestellt.

Das Kombi Power Paket besteht aus einer Firmensitzadresse und einer Membership Card. Mit einer Firmensitzadresse von Satellite Office erzielen Sie mit Ihrem Start-up eine wirkungsvolle Marktpräsenz und erhalten einen unkomplizierten Zugang zum Markt. Mit der Membership Card sind Sie flexibel und sparen Geld. Sie können die Open Office Spaces an allen Standorten von Satellite Office nutzen, um Geschäftspartner zu empfangen und profitieren von weiteren inklusiven Leistungen, wie Meetingräumen. Selbstverständlich sind die Membership Cards auch mit einem Geschäftsadressen- oder einem Virtual Office-Paket von Satellite Office kombinierbar.

Satellite Office-Kunden können Geschäftspartner an verschiedenen Standorten in Deutschland empfangen und die dortigen Büros selbst nutzen (Foto: Satellite Office)

Mit Satellite Office reagieren Sie in Zukunft ganz entspannt auf sich ändernde Bedingungen und setzen Ihr Budget gezielter für die eigene Wertschöpfung ein.

Der Dienstleister für Büroservices Satellite Office ist im Netzwerk auf Für-Gründer.de vertreten und unterstützt Gründer auf ihrem Weg in die Selbstständigkeit. Erfahren Sie mehr über Satellite Office im Profil der Dienstleister- und Beraterbörse.

• Kontakt zur Satellite Office GmbH Kurfürstendamm 194 10707 Berlin E-Mail: infowhatever@satelliteoffice.de Ansprechpartner in Hamburg: Sascha Ziegler Telefon: 040.8221 53333 Ansprechpartner in München: Matthias Schaich Telefon: 089.206 021 603 Ansprechpartner in Berlin: Annette Sonnenschein Telefon: 030.965 357 716

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