Kopierer und Multifunktionsgeräte für das Büro kaufen: darauf sollten Sie achten

Kopierer sind über die Jahre zu richtigen Multifunktionsgeräten herangewachsen. Scanner, Faxgerät und Laserdrucker: heute gibt es alles in Einem. Doch jeder Nutzer hat andere Ansprüche und benötigt somit auch andere Funktionen. Muss es immer gleich ein Alleskönner sein? Wenn Sie viel beispielsweise von Ihrem Laptop aus arbeiten, sollte Ihr Kopierer über einen Netzwerkanschluss via WLAN verfügen. Es gibt auch Branchen, in denen unabdingbar viel kopiert werden muss. Berufe wie zum Biespiel Grafiker oder auch Architekten müssen oft Pläne und Plakate vervielfältigen.

Wie groß darf der Kopierer sein? Möchten Sie farbig oder nur schwarz/weiß kopieren? Sollen Vorlagen automatisch eingezogen werden? Fragen über Fragen wenn es um den Kauf eines Kopierers geht.

Jedes Unternehmen hat seine individuellen Anforderungen an den Funktionsumfang eines Kopierers. Bevor Sie in einen neuen Kopierer investieren, sollten Sie diese Ansprüche klar definieren, um Fehlkäufe zu vermeiden. Das Angebot der Kopierer Hersteller ist dabei so vielfältig, dass es einen schnell erschlagen kann. Es gibt jedoch ein paar einfache Fragen, die Sie sich vorab stellen können, um sich die Entscheidung zu vereinfachen.

Tablets und Notebooks gehören in den meisten Büros heutzutage zur Grundausstattung. Daher sollten Sie bei der Anschaffung eines Kopierers unbedingt darauf achten, dass auch das Kopieren via mobilen Endgeräten möglich ist. Daneben sollten Sie nicht allein den Anschaffungspreis des Kopiergeräts in die Kaufentscheidung miteinfließen lassen, sondern auch die Folgekosten für die Verbrauchsmaterialien wie Toner zu berücksichtigen. Letztlich lässt sich für jedes Büro ein passendes Modell finden.

Den Klassiker unter den Kopierer gibt es tatsächlich noch immer, meist in Form von kleinen Tischkopierern. Allerdings werden diese Modelle zunehmend von ihren digitalen Nachfolgern vom Markt verdrängt. Dabei ist der kleine Helfer gerade für das Arbeiten aus dem Homeoffice oder für sehr kleine Büros bestens geeignet. Bei Anlaogkopierern ist es jedoch nicht möglich, ohne Zwischenspeicher mehrere Kopien mit einem Auftrag anzufertigen, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.

Bei den modernen, digitalen Kopierern sieht das etwas anders aus. Diese verfügen über einen Scanner, der zuvor das Dokument ablichtet und dann in den Zwischenspeicher überträgt. So können auf Wunsch beliebig viele Kopien erstellt werden. Manche Kopierer haben auch eine Art Festplatte, auf der Daten gespeichert werden können wie bspw. häufig benötigte Vorlagen oder Benutzer. Diese und weitere Funktionen lassen den modernen Kopierer zu einem Multifunktionsgerät werden. Scanner, Kopierer und Drucker - einfach alles in einem. 

Je größer das Unternehmen, je größer sind die Anforderungen an die Eigenschaften eines Kopierers. Natürlich muss neben der Unternehmensgröße auch die Branche berücksichtigt werden, um die individuellen Ansprüche an den Kopierer zu erfüllen.

Nicht immer, aber oftmals haben kleinere Unternehmen nur begrenzt Platz, weswegen der Kopierer hier nicht all zu viel Raum einnehmen sollte. Die Anforderungen an das zu bewältigende Kopiervolumen sind bei wenigen Mitarbeitern zudem meist eh nur sehr gering, was dazu führt, dass Sie auf einen kleineren, kompakteren Kopierer zurückgreifen können. Sie können sich auch für ein Multifunktionsgerät entscheiden, was in manchen Fällen platzsparender als ein Kopierer ist. Wichtig ist außerdem, dass der Kopierer für Sie, sowohl als auch für Ihre Mitarbeiter einfach zu bedienen ist.

Führen Sie ein mittelständisches Unternehmen, kommen für Sie ebenfalls einzelne Bürokopierer oder ein kompatibles Multifunktionsgerät infrage. Manche Kopierer Hersteller richten den Funktionsumfang nach der Unternehmensgröße aus, für KMUs gibt es bereits sehr leistungsfähige Kopierer. Über eine Netzwerkeinbindung können manche Kopierer beispielsweise von mehreren Abteilungen gleichzeitig effektiv genutzt werden. Eventuell lohnt es sich, neben dem klassischen Bürokopierer, in weitere Geräte zu investieren, wie beispielsweise ein Plotter zum Erstellen von Plänen oder Werbeplakaten.

Besonders für große Unternehmen kommen netzwerkfähige Multifunktionsgeräte infrage, die von Heften bis duplex-Druck, ein hohes Kopiervolumen oder über mehrere Papierfächer verfügt. Bei großen Unternehmen sollten auch die individuellen Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen beachtet werden. Das Grafik-Team hat höchstwahrscheinlich andere Ansprüche an einen Kopierer als die IT.

Die Preise von Kopierern reichen je nach Funktionsumfang von 100 Euro bis zu 5.000 Euro. Eine pauschale Aussage zu treffen ist schwierig. Ein Kopierer kann also gerne schnell mal in den dreistelligen Bereich rutschen, nicht jedes Unternnehmen kann und will so viel Geld investieren. Aus diesem Grund bieten viele Kopierer Hersteller aus Leasingmodelle an.

Bedenken Sie: je billiger der Kopierer, desto höher sind in der Regel die Kosten pro Kopie. Das liegt an der Preisgestaltung der Hersteller bei den Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Toner. Folgend ein Beispiel für einen S/W-Kopierer und Farbkopierer über den Zusammenhang von Anschaffungspreis und Kosten pro Kopie:

Neben dem Anschaffungspreis sollten Sie in keinem Fall die Folgekosten und Zusatzfunktionen unbeachtet lassen. Es ist wichtig zu wissen, welche Funktionen Sie für Ihren Alltag benötigen und für wie viele Kopien die Tintenpatrone genügt. Hersteller machen in den meisten Fällen eine „bis zu xy Seiten“-Angabe, damit Sie einen Vergleichswert haben. Die tatsächliche Leistung hängt schlussendlich jedoch davon ab, wie viel Farbe pro Seite verbraucht wird.

Bei dem Thema Folgekosten und Ersatzpatronen unterscheiden sich die Preise unter den Herstellern wieder enorm. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, sich ein paar Kopierer-Modelle auszuwählen und für diese dann die Preise für die Ersatzpatronen und Ersatztoner zu vergleichen. Ebenso zu den laufenden Kosten zählt der Stromverbrauch.

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Vom kleinen Tischkopierer bis hin zu globigen Standgeräten, die alles beinhalten was das Kopierer-Herz nur begehrt: für jeden Anspruch ist etwas dabei. Doch die Kopierer unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich ihres Einsatzbereichs und ihrer Kapazität. Auch im Funktionsempfang unterscheidet sich das Angebot stark.

Bevor Sie einen Kopierer kaufen, sollten Sie sich anfangs über die verschiedenen Kopierer Modelle schlau machen und abwägen, welche Anforderungen der Kopierer für Ihre Zwecke erfüllen muss. Möchten Sie lediglich Dokumente kopieren, genügt ein S/W-Kopierer. Fallen jedoch auch Kopien für Kunden an, wie Plakate oder Grafiken, sollten Sie sich für einen Farbkopierer entscheiden.

Achten Sie auf die folgenden Eigenschaften, wenn Sie auf die Suche nach einem Kopierer gehen und wägen ab, welche sie wirklich benötigen:

• Farbe oder S/W
• Papierformat
• Kopiervolumen
• Kopierverfahren
• Duplex
• Geschwindigkeit
• Kompatiblität mit anderen Endgeräten
• Tinten-/Tonerkosten

Einzelgerät oder Multifunktionsgerät?

Auch in diesem Fall gibt es keine pauschale Antwort, sondern ist wieder von den gewünschten Anforderungen abhängig. Eine Druck-Funktion ist fast immer ein Muss. Eine Fax- und Scan-Funktion kann zwar auch von Vorteil sein, wird aber meist nur wirklich dann benötigt, wenn Sie regelmäßig Dokumente einscannen und versenden möchten. In Unternehmen, in denen beispielsweise Fotos oder Pläne regelmäßig archiviert werden müssen, ist diese Funktion dagegen unerlässlich. Möchten Sie gerne über alle denkbaren Funktionen verfügen, empfiehlt sich ein Multifunktionsgerät.

Die folgende Tabelle zeigt die Vor- und Nachteile von den jeweiligen Geräten:

Multifunktionsgeräte sind heute in den meisten Unternehmen Standard. Es ist praktikabker, sich ein einziges Gerät mit allen Funktionen anzuschaffen, als 3-4 Einzelgeräte, die viel Platz einnehmen. In den meisten Fällen reicht der Funktionsumfang und die Leistung eines Einzelgeräts für kleinere Unternehmen aus. Großunternehmen sollten weiterhin auf Multifunktionsgeräte setzen, um den hohen Output stemmen zu können.

Kopierer Modelle

Bekannte Marken wie Canon, Konica Minolta, Samsung, Brother und Hewlett-Packard verzeichnen immer wieder in Testberichte und Rezensionen gute bis sehr gute Noten: 

• Canon i-Sensys MF4730 
• Hewlett-Packard Laserjet Pro MFP M125nw 
• Samsung Xpress M2070W 
• Samsung Xpress C460W 
• Canon i-Sensys MF8230Cn 

Den Kopierer kaufen, leasen oder mieten, das ist die Frage. Beim Leasing erhalten Sie einen Vertrag über die Laufzeit und meist monatlichen Kosten, die für die Überlassung des Kopierers anfallen. In den meisten Fällen sind Kosten für Wartung und Reperatur meist in den Verträgen mit inbegriffen und müssen nicht gesondert bezahlt werden. Vergessen Sie nicht: beim Leasing eines Kopierers erhalten Sie lediglich das Recht, das Kopiergerät zu nutzen, jedoch nicht als Ihr Eigen zu bezeichnen.

Egal ob Miete, Kauf oder Leasing: neben dem Anschaffungspreis müssen auch die Ausgaben für Papier, Toner und Tinte sowie die Energiekosten in die Berechnung der Gesamtkosten mit einbezogen werden. Die tatsächlichen Ausgaben für Kopien sind also nicht so leicht zu berechnen und oft unterschätzt. Hier punkten Miet- und Leasingmodelle, da diese Kosten bereits in den monatlichen Raten enthalten sind.

Alles in allem ist meist das Leasen bzw. Mieten eines Kopierers wesentlich günstiger als der Kauf eines Neugeräts: mit einer monatlichen Rate decken Sie den Gerätepreis, die Verbrauchsmaterialien und die Kosten für anfallende Wartungen ab. Daneben haben Sie die Auswahl zwischen den modernsten Geräten, ohne jedes Mal eine teure Neuanschaffung tätigen zu müssen.

Daneben können mit dem Leasing-Partner auch viele weitere Leistungen vereinbart werden, die über eine monatliche Pauschale abgerechnet werden, wie bspw. eine Seitengenaue Abrechnung oder die Belieferung mit Verbrauchsmaterialien. Ungeachtet dessen, ob Sie sich dafür entscheiden einen Kopierer zu kaufen, leasen oder mieten – ziehen Sie am besten einen Fachhändler zu Rate. Er hilft Ihnen nicht nur bei der Auswahl eines passenden Kopierers, sondern gibt Ihnen auch Empfehlung zu den weiteren Funktionen. Oftmals ist auch der Aufbau und Installation des Kopierers im Preis inbegriffen, was Ihnen weitere Kosten und Aufwand erspart. Sogenannte Full-Service-Verträge, in denen vom Aufbau bis zur Lieferung von Papier alles enthalten ist, eignen sich hauptsächlich große Unternehmen.

Benötigen Sie Hilfe bei der Suche nach einem geeigneten Kopierer? Dann nutzen Sie den kostenlosen und unverbindlichen Service unseres Kooperationspartners. Aroundoffice.de vermittelt Ihnen bis zu drei geprüfte Fachhändler für Kopierer aus Ihrer Region, die Ihnen jeweils ein Angebot zugeschnitten auf Ihre Anforderungen unterbereiten.