Kostenlose E-Rechnungssoftware: Anbieter und Qualität

Sie sind unsicher, ob und ab wann Ihr Unternehmen von der E‑Rechnungspflicht betroffen ist? Mit unserem Schnelltest sorgen Sie in wenigen Sekunden für Klarheit.

Es gibt kostenlose E-Rechnungstools und zwar für jeden einzelnen Arbeitsschritt. Nur deckt kein Tool alle Schritte gleichzeitig ab. 

Für den Empfang genügt zunächst Ihr E-Mail-Postfach. Die E-Rechnung erreicht Sie als Datei, meist als X-Rechnung oder im Format ZUGFeRD, und Sie können sie ohne zusätzliches Programm annehmen und speichern.

1. E-Rechnungsgenerator: Sie geben die Rechnungsdaten in eine Maske ein und erhalten eine fertige X-Rechnung oder ZUGFeRD-Datei.
2. E-Rechnungsviewer: Er macht die Inhalte einer X-Rechnung lesbar, die sonst nur als Code erscheinen.
3. E-Rechnungsvalidator: Er prüft die Datei auf technische Fehler, bevor Sie sie verschicken oder bezahlen.

Alternativ gibt es bei E-Rechnungsprogrammen wie sevdesk oder Accountable einen Free-Tarif. Sie bieten mehr Funktionen, die  Zahl der Rechnungen oder Kunden ist aber begrenzt.

Diese 15 Tools sind dauerhaft kostenlos. Sie zeigt Funktionen und Einschränkungen der Tools.

Keines dieser Tools deckt den kompletten Rechnungsablauf ab. Bei den meisten fehlen gespeicherte Kundendaten, bei fast allen die Archivierung über acht Jahre, und Mahnungen schreibt keines.

Diese Übersicht führt Sie in einem Schritt zum passenden Tool-Typ.

• Erhaltene X-Rechnung lesen: E-Rechnungsviewer
• Rechnung auf Fehler prüfen: E-Rechnungsvalidator
• Gelegentlich eine E-Rechnung schreiben: E-Rechnungsgenerator
• Regelmäßig Rechnungen schreiben: Free-Tarif eines Rechnungsprogramms
• Keine Daten hochladen: Offline-Tool zum Installieren

E-Rechnung kostenlos erstellen: sevdesk Generator
Sie füllen eine Maske aus und erhalten eine fertige X-Rechnung oder ZUGFeRD-Datei. Ohne Anmeldung, ohne Mengenbegrenzung. Für gelegentliche Rechnungen die schnellste Lösung.

X-Rechnung kostenlos öffnen: ELSTER E-Rechnungs-Viewer
Das Tool der Finanzverwaltung macht jede X-Rechnung lesbar. Keine Anmeldung, keine Installation. Vertrauenswürdiger geht es nicht.

E-Rechnung prüfen: portinvoice
Sie laden die Datei hoch und erhalten einen Prüfbericht samt lesbarer Sichtkopie. Zehn Prüfungen am Tag sind kostenlos.

Regelmäßig Rechnungen schreiben: Accountable Rechnungen Free
Kundendaten bleiben gespeichert, der Versand läuft aus der App, die Archivierung ist enthalten. Dafür arbeiten Sie ausschließlich am Smartphone.

Ohne Upload arbeiten: OpenXRechnungToolbox
Anzeigen und Prüfen laufen vollständig auf Ihrem Rechner. Ihre Rechnungsdaten verlassen das Haus nicht. Sie brauchen dafür eine Java-Installation.

Hier die Tools im Einzelnen, mit ihren Stärken und Grenzen.

Je nach Aufgabe kommen unterschiedliche Tools infrage. Hier erfahren Sie, für wen sich welches eignet.

• sevdesk Generator: Für alle, die ohne Anmeldung und ohne Mengenlimit eine saubere E-Rechnung brauchen. Die schnellste Lösung für den Einzelfall, weil nichts installiert und nichts eingerichtet werden muss.
• PDF24: Für Nutzer, die dem Anbieter aus anderen PDF-Werkzeugen bereits vertrauen. Rechnen Sie mit rund 50 Formularfeldern, die Sie bei jeder Rechnung neu ausfüllen.
• easy-e-invoice: Für alle mit erhöhtem Datenschutzbedarf. Die Rechnungsdaten bleiben im Browser und wandern nicht auf einen Server.
• WISO MeinBüro Rechnungen Free: Für Gründer, die erstellen und lesen in einem Tool erledigen wollen. Eine Registrierung ist nötig, gespeichert wird trotzdem nichts.
• xrechnungs.de: Für alle, die mehrere Rechnungen im Monat schreiben und dabei Kundendaten speichern wollen. Laut Anbieter sind 50 Rechnungen im Monat frei.
• kostenlose-erechnung.de: Für den schnellen Test, weil erstellen, anzeigen und prüfen zusammen in einem Tool stecken. Das Wasserzeichen macht die Rechnungen allerdings nicht versandfertig.
• Weberfassung ZRE und OZG-RE: Für Auftragnehmer der öffentlichen Hand. Das Portal prüft Ihre Rechnung beim Einreichen und bestätigt den Eingang.

• ELSTER E-Rechnungs-Viewer: Für alle, die eine X-Rechnung einfach nur lesen wollen. Die Lösung der Finanzverwaltung braucht weder Konto noch Installation.
• OpenXRechnungToolbox: Für alle, die Rechnungsdaten nicht hochladen möchten. Anzeigen und Prüfen laufen vollständig auf Ihrem Rechner.
• InvoiceViewer: Für Mac-Nutzer, die regelmäßig E-Rechnungen erhalten. Das Programm legt sie zusätzlich nach Datum ab.

• portinvoice: Für den Alltag die praktischste Lösung, weil Sie Prüfbericht und lesbare Sichtkopie zusammen bekommen.
• KoSIT-Validator: Für technisch versierte Nutzer und für Zweifelsfälle. Das offizielle Prüftool ist der Maßstab, an dem sich alle anderen messen.
• rechnex.de: Für gelegentliche Prüfungen im Browser. Anzeigen und Erstellen sind im Gratis-Tarif stark begrenzt.
• e-rechnung-validator.de: Für eine schnelle Zweitmeinung ohne Anmeldung. Wer dahintersteht, lässt sich allerdings nicht erkennen.

Diese sechs Programme sind ebenfalls dauerhaft kostenlos, setzen aber Installation oder Programmierkenntnisse voraus.

• Mustangproject: Open-Source-Bibliothek zum Erzeugen, Auslesen und Prüfen von E-Rechnungen, gedacht für Entwickler.
• ZUGFeRD-Manager: Desktop-Programm für ZUGFeRD-Rechnungen, X-Rechnungen unterstützt es nicht.
• Fakturama: Faktura-Programm zum Installieren, inklusive Kunden- und Artikelstammdaten.
• Invoice Ninja: Funktional die vollständigste Gratis-Lösung, allerdings nur auf dem eigenen Server.
• Jes: Kostenlose EÜR-Software, die Werte direkt aus einem ZUGFeRD-PDF übernimmt.
• Zervant Free: Versendet unbegrenzt Rechnungen, Empfang und Archivierung gibt es nur im Bezahltarif.

Diese zehn Angebote haben wir nicht mitgezählt. Sie werben mit kostenlos, doch die Nutzung endet schneller, als es die Werbung vermuten lässt.

• ZUGFeRD Community: Gratis entstehen nur Testrechnungen mit großem Trial-Wasserzeichen. An einen Kunden verschicken können Sie diese Rechnungen nicht. Versandfähig wird das Portal ab 5 Euro im Monat.
• DATEV E-Rechnungsplattform: Empfang und Weiterleitung kosten nichts. Das Schreiben einer E-Rechnung kostet eine kleine Jahresgebühr. Erfassen, Buchen und Archivieren laufen über DATEV Unternehmen online, und das ist kostenpflichtig.
• xrechnung.io von cosinex: Das Tool erstellt XRechnungen kostenlos, speichert sie aber nur rund einen Monat. Für die Aufbewahrungspflicht von acht Jahren reicht das nicht.
• XRechnung-erstellen.com: Ohne Anmeldung erstellen Sie nur Rechnungen bis 150 Euro. Mit Anmeldung liegt die Grenze bei 1.000 Euro. Darüber wird das Tool kostenpflichtig.
• XRechnungs-Generator der Nortal AG: Der Anbieter bezeichnet das Angebot selbst als Demo-Version. Mehr als das Erzeugen einer einzelnen Datei ist nicht vorgesehen.
• Automaited: Der Anbieter verspricht die Umwandlung von PDFs in E-Rechnungen. Wer den kostenlosen Zugang anfordert, landet zunächst beim Vertrieb.
• crossinx: Die E-Rechnungslösung lässt sich zeitlich begrenzt testen. Danach brauchen Sie einen Vertrag.
• EinfachX: Der Generator ist als kostenlose Testversion angelegt. Nach Ablauf der Testphase können Sie ihn nicht weiter nutzen.
• Invoice Portal: Auch hier steht eine Testphase am Anfang. Für den dauerhaften Einsatz fällt eine monatliche Gebühr an.
• Perfect E-Rechnung: Die Software bietet einen kostenlosen Test. Wer sie regelmäßig einsetzt, zahlt anschließend eine Lizenzgebühr.

• Gut möglich: E-Rechnungen öffnen, prüfen und erstellen
• Mit Einschränkungen möglich: Speichern, versenden von E-Rechnungen und deren Zahlungsstatus verwalten
• Mit Gratis-Tools umständlich: Banking, Buchhaltung, Mahnwesen, Archivierung

Entscheidend ist die Anzahl an Kunden- und Lieferantenrechnungen:

• Drei E-Rechnungen im Monat: Kostenlose Tools reichen aus. Öffnen, prüfen, ablegen kostet Sie wenige Minuten.
• 10 Kundenrechnungen im Monat: Der Generator funktioniert, wird aber lästig. Sie tippen Kundendaten jedes Mal neu und führen offene Posten in einer eigenen Liste.
• 15 Ein- und Ausgangsrechnungen im Monat: Jetzt dauert der kostenlose Weg zu lange. Eine durchgängige Lösung wird interessant.

Für Kleinunternehmer gilt: Auch hier zählt das Volumen. Empfangen müssen Sie in jedem Fall, selbst ausstellen müssen Sie keine E-Rechnung.

Kostenpflichtige E-Rechnungsprogramme erbinden alle Arbeitsschritte in einer Oberfläche und kosten ab etwa 9 Euro im Monat. Im Vergleich zu kostenlosen E-Rechnungstools bieten sie:

• Stammdaten: Kunden und Leistungen sind hinterlegt, eine Rechnung entsteht in unter einer Minute
• Zahlungsabgleich: Das Programm ordnet Kontoumsätze den offenen Rechnungen zu
• Mahnwesen: Aus einer offenen Rechnung wird automatisch eine Mahnung
• Archivierung: Jeder Beleg liegt acht Jahre unveränderbar und auffindbar ab
• Buchhaltung: Umsatzsteuervoranmeldung und Gewinnermittlung werden vorbereitet

Ein Rechnungsprogramm lohnt sich, sobald die Zeitersparnis die Kosten der Software übersteiegt. Wo diese Grenze liegt, hängt ab von der Zahl Ihrer Belege.

• Bis zu drei E-Rechnungen im Monat: Aufwand von etwa 40 Minuten im Monat, Nutzen Sie einen Generator, den ELSTER-Viewer und einen sauber benannten Ordner auf Ihrem Rechner.
• Vier bis 9 E-Rechnungen im Monat: Hier wird es zum Grenzfall. Sie stoßen an die ersten Limits und die komplette Buchhaltung wird allmählich unübersichtlich. Sie sollten über eine Rechnungssoftware nachdenken.
• Ab zehn E-Rechnungen im Monat: Jetzt rechnet sich die Software. Gegenüber dem kostenlosen Weg sparen Sie rund anderthalb Stunden im Monat. Ein Programm kostet ab etwa 9 Euro. Rechnen Sie selbst, was Ihnen eine Stunde Ihrer Arbeitszeit wert ist.

Die besten 6 E-Rechnungsprogramme:

1. sevdesk (Note 1,2): Bestes Allroundprogramm, um E-Rechnungen zu schreiben und zu empfangen
2. Lexware Office (Note 1,3): Stärke liegt im automatisierten E-Rechnungsempfang
3. WISO MeinBüro (Note 1,4): Universelles Büroprogramm, mit Dokumentenmanagement-Modul
4. Papierkram (Note 1,5): Stark für Projekte und Stundenabrechnung
5. orgaMAX (Note 1,9): Allroundprogramm, skalierbar bis zum ERP-System
6. easybill (Note 2,1): Bestes Programm für E-Commerce und Onlineshops

Alle 6 Programme beherrschen die grundlegenden E-Rechnungsfunktionen und unterstützen die Abläufe beim Rechnungseingang, bei den Kundenrechnungen und bei den weiterführenden Buchhaltungsaufgaben.