Geschäftskontowechsel: Umzug in 5 Schritten ohne Zahlungsausfall

Wir klären die 5 Schritte des Firmenkontowechsels von einer Bank zu einer anderen:

1. Neues Geschäftskonto eröffnen und testen
2. Altes und neues Konto parallel führen
3. Zahlungspartner und Finanzamt informieren
4. Buchhaltung und interne Systeme umstellen
5. Altes Geschäftskonto prüfen und kündigen

Für den Umzug vom alten zum neuen Geschäftskonto muss letzteres einsatzbereit sein. Das heißt, es wird eröffnet und anschließend getestet:

1. Kontoeröffnung: Die zur Kontoeröffnung benötigten Unterlagen wie Identitätsnachweise, steuerliche Angaben und Nachweise zur Geschäftstätigkeit hängen von Rechtsform und Bank ab.

Welche Nachweise für die Kontoeröffnung erforderlich sein können, zeigen wir in unserem Geschäftskonto-Vergleich.

2. Konto testen: Ist das neue Konto einsatzbereit, empfiehlt sich eine eingehende und ausgehende Testüberweisung.

Auch Karten, Zahlungslimits und Mitarbeiterzugänge gehören auf die Prüfliste.

Tipp: Ein gewünschter Kontowechselservice sollte zur Unterstützung ausdrücklich beauftragt werden. Mehr dazu im Kapitel Kontowechselservice

Prüfen Sie die Kontoauszüge der vergangenen 13 Monate. Erstellen Sie eine Übersicht aller regelmäßigen und seltenen Zahlungseingänge und -ausgänge. Dazu gehören beispielsweise

• Lastschriften,
• Daueraufträge,
• Versicherungsbeiträge und
• jährliche Abbuchungen.

Die Übersicht dient als Grundlage für die Umstellung und spätere Abschlusskontrolle.

Das bisherige Konto sollte zunächst geöffnet bleiben. So bleibt der Zahlungsverkehr während des Wechsels abgesichert.

Als Planungswert empfehlen sich mindestens acht Wochen Parallelbetrieb. Bei offenen Umstellungen kann mehr Zeit sinnvoll sein. Eine gesetzliche Frist gibt es nicht.

Auf dem alten Konto sollte ausreichend Guthaben verfügbar bleiben. Damit können bestehende Lastschriften weiter ausgeführt werden. Berücksichtigt werden sollten auch:

• Kontoführungsgebühren
• Kreditkartenabrechnungen
• Versicherungsbeiträge
• seltene Lastschriften

Daueraufträge werden nun auf dem neuen Konto eingerichtet. Hierbei ist auf die jeweiligen Ausführungstermine zu achten. So werden doppelte oder fehlende Zahlungen vermieden.

Jetzt beginnt die eigentliche Umstellung des Zahlungsverkehrs.

• Informieren Sie zuerst wichtige Zahlungspartner über Ihre neue Bankverbindung.Welche Kunden, Dienstleister und Behörden Sie benachrichtigen müssen, erfahren Sie im Kapitel "Wer muss die neue Bankverbindung erhalten?".
• Dokumentieren Sie jede Änderung in der Wechsel-Checkliste mit dem Status „informiert“, „bestätigt“ oder „erfolgreich umgestellt“. So bleiben offene Änderungen erkennbar.
• Besondere Aufmerksamkeit benötigen bereits ausgestellte Rechnungen mit der bisherigen IBAN. Informieren Sie betroffene Kunden separat und kontrollieren Sie auch selten ausgeführte Lastschriften.

Nach den Zahlungspartnern folgen die internen Prozesse. Das neue Geschäftskonto braucht eine eigene Buchhaltungsanbindung. Nur die IBAN auf Rechnungen zu ändern, genügt nicht.

• Richten Sie das neue Konto in der Buchhaltungssoftware ein.
• Testen Sie anschließend den Abruf der Bankumsätze.
• Prüfen Sie auch das gewählte Startdatum des Umsatzabrufs.

Dadurch lassen sich unnötige Doppelimporte vermeiden. Auch DATEV und andere Schnittstellen benötigen einen Funktionstest.

Anschließend werden interne Dokumente angepasst. Dazu gehören Rechnungsvorlagen, E-Rechnungen, Mahnungen, Zahlungsinformationen, Zahlungslinks, interne Bankdaten.

Prüfen Sie zusätzlich vorhandene Mitarbeiterzugänge und Freigaberechte.

Wichtig: Das alte Konto bleibt weiterhin in der Buchhaltung sichtbar. Die bisherige Buchungshistorie sollte vollständig erhalten bleiben.

Das alte Geschäftskonto wird erst zum Schluss gekündigt. Vorher braucht es eine vollständige Abschlusskontrolle.

Mehrere Wochen ohne Buchungen sind ein gutes Zeichen. Sie reichen allein jedoch nicht aus.

Gleichen Sie die Zahlungen auf dem neuen Konto mit der in Schritt 1 erstellten 13-Monats-Übersicht ab. So erkennen Sie, ob auch seltene oder jährliche Zahlungen erfolgreich umgestellt wurden.

Kontrollieren Sie außerdem offene Kundenrechnungen. Dort könnte weiterhin die alte IBAN hinterlegt sein.

Vor der Kündigung des alten Kontos sollten folgende Punkte erledigt sein:

• alle Zahlungspartner sind umgestellt
• alle Daueraufträge wurden übertragen
• relevante Lastschriften funktionieren
• offene Zahlungseingänge sind geklärt
• Kontoauszüge wurden gesichert
• Restguthaben wurde übertragen
• Kartenabrechnungen sind abgeschlossen

Danach kann das alte Geschäftskonto gekündigt werden. Lassen Sie sich die Kontoschließung schriftlich bestätigen. Damit ist der Kontoumzug abgeschlossen.

Das neue Firmenkonto sollte die betrieblichen Anforderungen an Funktionen und Preis erfüllen. Ein Kontowechselservice ist dabei ein Zusatznutzen, kein alleiniges Auswahlkriterium.

Geben Sie hier in den Kontorechner die für Sie wichtigen Parameter wie deutsche IBAN, kostenlose Grundgebühr, Karten oder Kontowechselservice ein.

Passende Angebote werden Ihnen angezeigt. Sie können diese direkt miteinander vergleichen. 

Ein Geschäftskonto-Wechsel kann sich besonders bei folgenden Punkten lohnen:

• gestiegene Grundgebühren
• hohe Transaktionskosten
• fehlende Schnittstellen zur Buchhaltung
• unpassende Buchungs- oder Kartenlimits
• zu wenige oder ungeeignete Karten

Tipp: Lesen Sie auch unseren Ratgeber 7 Fehler bei der Geschäftskonto-Wahl.

Ein neues Geschäftskonto kann die laufenden Bankkosten deutlich senken. Entscheidend sind neben der monatlichen Grundgebühr u.a. auch Buchungskosten, Karten und weitere Leistungen.

Wie viel lässt sich durch einen Wechsel sparen?

Beispiel: 240 Euro pro Jahr sparen

Ein Unternehmen mit 100 kostenpflichtigen Buchungen pro Monat vergleicht sein bisheriges Geschäftskonto mit einem günstigeren Angebot:

Ergebnis: 240 € Ersparnis pro Jahr

Bei einmaligen Wechselkosten von 60 € hat sich der Kontowechsel nach drei Monaten amortisiert. Im ersten Jahr bleiben 180 € Ersparnis.

Faustregel: Je größer die monatliche Kostenersparnis, desto schneller lohnt sich der Kontowechsel.

Die Beispielrechnung berücksichtigt vereinfachte Kontogebühren und Wechselkosten. Prüfen Sie zusätzlich Kartenkosten, Bargeldgebühren, Buchhaltungsanbindungen und weitere Leistungen.

Auch der Zeitaufwand für den Kontowechsel kann eine Rolle spielen.

Unser Tipp: Vergleichen Sie die jährlichen Gesamtkosten. So erkennen Sie, welches Geschäftskonto zu Ihrem tatsächlichen Zahlungsverkehr passt.

Geschäftskonten vergleichen und Sparpotenzial prüfen

Vor dem Vergleich sollten die wichtigsten Anforderungen feststehen. Tipp: Eine einmalige Wechselprämie sollte langfristige Nachteile nicht überdecken.

Entscheidend sind Rechtsform, Gesamtkosten, Zahlungsverkehr und Buchhaltungsanbindung.

Die wichtigsten Kriterien für die Geschäftskonto-Wahl stellen wir im Geschäftskonto-Vergleich vor.

Wichtig: Auch ein kostenloses Geschäftskonto verdient einen genauen Leistungsvergleich. Grundgebühr und nutzungsabhängige Kosten sollten getrennt betrachtet werden. Nutzen Sie gern auch unseren Vergleich kostenloser Geschäftskonten.

Der Anbietertyp ersetzt keinen Vergleich der konkreten Kontoleistungen. Bei der Kontowahl lohnt sich aber ein Blick auf folgende grundlegenden Unterschiede der Anbieterarten:

• Bei Filialbanken empfiehlt sich eine Prüfung erreichbarer Beratungsstellen sowie der Buchungskosten und Bargeldkonditionen.
• Bei Direktbanken lohnt sich ein Blick auf die konkreten Servicewege (Chat, KI-Support, am Telefon) und Bargeldmöglichkeiten (nur Auszahlung oder auch Einzahlung?).
• Bei Fintechs gehören Kontoführungsgebühren, Geldabsicherung und Finanzierungsmöglichkeiten auf die Prüfliste.

Für alle Angebote gilt dieselbe Grundfrage: Passt das Konto zum Geschäftsalltag?

Ein Kontowechselservice unterstützt beispielsweise bei der Benachrichtigung bisheriger Zahlungspartner.

Manche Angebote helfen zusätzlich bei der Kündigung des Altkontos. Der genaue Leistungsumfang hängt vom Anbieter ab.

Die gesetzliche Kontenwechselhilfe gilt nur für Verbraucher. Das regelt § 20 des Zahlungskontengesetzes.

Für betrieblich genutzte Geschäftskonten besteht dieser Anspruch nicht. Das gilt auch für Freiberufler und Selbstständige.

Für Gründer bedeutet das: Ein Kontowechselservice für Geschäftskonten ist freiwillig. Umfang, Ablauf und mögliche Fristen bestimmt der jeweilige Anbieter.

Deshalb sollten die konkreten Leistungen vorab geprüft werden. Gesetzliche Verbraucherfristen lassen sich nicht pauschal auf Geschäftskonten übertragen.

Ein kostenloser Wechselservice bedeutet nicht automatisch einen kostenfreien Kontoumzug. Während des Parallelbetriebs können doppelte Kontogebühren entstehen.

Hinzu kommen gegebenenfalls Bearbeitungskosten und interner Arbeitsaufwand.

§ 675h Absatz 4 BGB untersagt grundsätzlich ein Kündigungsentgelt. Bei Nichtverbrauchern erlaubt § 675e Absatz 4 BGB abweichende Vereinbarungen. Deshalb müssen die konkreten Geschäftskonto-Bedingungen geprüft werden.

Das heißt für Gründer und Selbstständige: Bei Geschäftskonten können abweichende Vertragsbedingungen gelten. Vor der Kündigung sollten deshalb mögliche Gebühren geprüft werden.

Rechenbeispiel, keine Anbieterpreise: Beide Konten kosten jeweils 15 Euro monatlich.

Bei zwei parallelen Abrechnungsmonaten entstehen insgesamt 60 Euro Kontogebühren. Gegenüber einem einzelnen Konto ergeben sich 30 Euro zusätzliche Gebühren.

Zu den Anbietern mit Kontowechselservice zählen sowohl klassische Filialbanken wie die Commerzbank als auch Direktbanken und Fintechs.

Die folgende beispielhafte Auswahl vergleicht die öffentlich beschriebenen Leistungen. Hinweis der Redaktion: Die Auswahl ist allerdings kein vollständiger Marktvergleich und kein eigener Praxistest.

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Vor Vertragsabschluss sollten Verfügbarkeit, Voraussetzungen und Leistungsumfang erneut geprüft werden.

Ein Kontowechselservice nimmt Unternehmen Arbeit ab, ersetzt aber nicht die eigene Kontrolle.

Prüfen Sie, ob alle Zahlungspartner erfasst wurden und ob Daueraufträge, Lastschriften und interne Systeme erfolgreich umgestellt sind.

Welche Aufgaben Sie selbst erledigen müssen, zeigen die 5 Schritte zum Geschäftskonto-Wechsel.

Beim Geschäftskontowechsel müssen sowohl externe Zahlungspartner als auch interne Systeme auf die neue Bankverbindung umgestellt werden.

Entscheidend ist, dass alle Änderungen rechtzeitig erfolgen, damit Zahlungen weiterhin reibungslos abgewickelt werden können.

Wir zählen auf, wer die neue Bankverbindung erhalten sollte: 

Die Bankverbindung lässt sich über Mein ELSTER ändern. Dafür steht das Formular „Änderung der Bankverbindung“ bereit.

Für weitere Steuerabbuchungen ist ein neues SEPA-Lastschriftmandat erforderlich. Die reine Mitteilung der IBAN ersetzt dieses Mandat nicht.

Außerdem sollten Krankenkassen, Berufsgenossenschaft und weitere betroffene Stellen geprüft werden. Bei mehreren Steuernummern gehört jedes betroffene Steuerkonto auf die Liste.

Kunden sollten die neue IBAN mit einem klaren Gültigkeitsdatum erhalten. Bei offenen Rechnungen empfiehlt sich eine zusätzliche Mitteilung. Wiederkehrende Kunden sollten gegebenenfalls ihre gespeicherten Zahlungsdaten aktualisieren.

Die Nachricht sollte den bankseitig hinterlegten Kontoinhabernamen enthalten. Die Empfängerüberprüfung gleicht Kontoinhaber und IBAN miteinander ab.

Für Rückfragen eignet sich eine bereits bekannte Kontaktmöglichkeit.

Regelmäßig abbuchende Vertragspartner benötigen die neue Bankverbindung rechtzeitig. Dazu gehören Vermieter, Versicherungen, Versorger und Leasinggesellschaften.

Bei SEPA-Basislastschriften sollte die Mandatsänderung mit dem Zahlungsempfänger abgestimmt werden. Bei SEPA-Firmenlastschriften muss zusätzlich die neue Bank einbezogen werden. Diese benötigt die erforderliche Mandatsbestätigung vor dem ersten Einzug.

Auch eigene Lastschrifteinzüge bei Kunden gehören auf den Wechselplan. Die Gläubiger-ID allein berechtigt noch nicht zum Lastschrifteinzug. Dafür ist zusätzlich die Zustimmung des kontoführenden Kreditinstituts erforderlich.

Auszahlungskonten und hinterlegte Zahlungsquellen sollten getrennt geprüft werden. Das betrifft beispielsweise PayPal, Stripe, Amazon und verwendete Shopsysteme.

Auch Kartenterminals, Werbekonten und Software-Abos gehören auf die Liste. Bei Kartenzahlungen sind gegebenenfalls neue Kartendaten erforderlich. Die IBAN allein deckt diese Umstellung nicht ab.

Interne Vorlagen sollten dieselbe neue Bankverbindung verwenden. Die Kontrolle umfasst Rechnungen, E-Rechnungen, Mahnungen und Zahlungslinks.

Zusätzlich sollten Gehaltszahlungen, Mitarbeiterkarten und Freigabeprozesse geprüft werden. Steuerberatung und Lohnbuchhaltung benötigen einen abgestimmten Umstellungstermin.

Nutzen Sie gern unser Musterschreiben, um Partner, Kunden und Lieferanten beispielsweise über die neue Bankverbindung zu informieren. 

Betreff: Neue Bankverbindung ab [Datum]

Guten Tag,

unsere Bankverbindung ändert sich zum [Datum].
Bitte verwenden Sie ab diesem Zeitpunkt folgende Kontodaten:

Kontoinhaber: [Name laut Bankunterlagen]
IBAN: [Neue IBAN]
Bank: [Bankname]

Die Änderung gilt auch für noch offene Rechnungen.
Bitte aktualisieren Sie Ihre gespeicherten Zahlungsdaten.
Rückfragen beantworten wir über unsere bekannten Kontaktdaten.

Vielen Dank und freundliche Grüße
[Name und Unternehmen]

Acht Wochen sollte der Parallelbetrieb dauern. Die Kontoeröffnung ist dabei zusätzlich zu berücksichtigen. Kosten ergeben sich aus Vertragsbedingungen, Zusatzleistungen und überlappenden Kontogebühren.

Geeignet ist eine ruhige Geschäftsphase mit ausreichend organisatorischem Spielraum. Wichtige Gehaltszahlungen und Steuertermine sollten nicht unmittelbar bevorstehen. Ein Wechsel zum Jahresanfang ist dafür nicht zwingend erforderlich.

Wichtig sind erreichbare Zuständige im Unternehmen, bei der Bank und in der Buchhaltung. So lassen sich Rückfragen während des Wechsels schnell klären.

Folgen Aufstellung ist unsere Planungsempfehlung, keine zugesicherte Bearbeitungsdauer.

Der Parallelbetrieb beginnt mit dem einsatzbereiten neuen Konto.

1. Vorbereitung: Zahlungen erfassen, Konto eröffnen und Funktionen testen.
2. Woche 1-2: Zahlungspartner, Buchhaltung und wiederkehrende Zahlungen umstellen.
3. Woche 3-8: Beide Konten kontrollieren und fehlende Änderungen nachverfolgen.
4. Anschließend: Altkonto erst nach vollständiger Prüfung schließen.

Jährliche Zahlungen erfordern nicht automatisch zwölf Monate Parallelbetrieb. Ihre Umstellung sollte stattdessen gezielt bestätigt werden. Bei ungeklärten Punkten bleibt das alte Konto vorerst bestehen.

Die Rechtsform beeinflusst vor allem Vertretung, Vollmachten und Kontoinhaber. Der allgemeine Wechselablauf bleibt dagegen weitgehend gleich.

Wir erklären in den Folgeabsätzen, worauf einzelne Rechtsformen beim Geschäftskonto-Wechsel achten sollten.

Bei Freiberuflern und Einzelunternehmen bleibt der Inhaber dieselbe Person. Der Kontowechsel ist deshalb organisatorisch meist vergleichsweise schlank.

• Ein separater Beschluss anderer Personen ist normalerweise nicht nötig.
• Bestehende Vollmachten gelten beim neuen Konto jedoch nicht automatisch.
• Auch Karten und Zugriffsrechte müssen neu eingerichtet werden.

Beim e.K. sollten Firma und Registerangaben exakt übereinstimmen. Das erleichtert die Prüfung durch die neue Bank.

Bei der GbR ist die Vertretungsregel besonders wichtig. Grundsätzlich vertreten alle Gesellschafter die Gesellschaft gemeinsam.

Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch eine andere Vertretung festlegen. Vor dem Wechsel sollte diese Regel eindeutig dokumentiert sein.

Bei einer eGbR enthält das Gesellschaftsregister entsprechende Angaben. Änderungen der Vertretung müssen dort ebenfalls aktualisiert werden.

Das reduziert Rückfragen bei Kontoeröffnung und Kündigung.

Bei GmbH und UG handelt die Gesellschaft durch Geschäftsführer. Sind mehrere bestellt, kann gemeinschaftliche Vertretung erforderlich sein.

Der Gesellschaftsvertrag kann davon abweichende Regeln enthalten. Vor dem Wechsel sollten die Vertretungsrechte deshalb geprüft werden.

Das gilt für Kontoeröffnung, Kündigung und neue Bankvollmachten.

Bestehende Vollmachten wechseln nicht automatisch zur neuen Bank. Auch Limits und Freigaben müssen neu eingerichtet werden.

Für eine UG gelten grundsätzlich die Vertretungsregeln des GmbH-Rechts.

Bei OHG und KG sind die Vertretungsrechte besonders relevant. Diese bestimmen, wer den Kontowechsel wirksam veranlassen darf.

• Bei einer OHG können einzelne Gesellschafter vertretungsberechtigt sein. Der Gesellschaftsvertrag kann jedoch abweichende Regeln festlegen.
• Bei einer KG gelten besondere Regeln für Kommanditisten. Sie vertreten die Gesellschaft nicht allein aufgrund ihrer Beteiligung.

Die neue Bank sollte deshalb alle Berechtigungen eindeutig kennen. Handelsregisterangaben und Vollmachten sollten aktuell sein.