All-in-one-Lösung Sage Active: Buchhaltungssoftware mit KI-Assistent

Sage Active: Eine Software statt vieler Einzellösungen

Sage Active* ist eine cloudbasierte Unternehmenssoftware für kleine Unternehmen. Statt Rechnungen, Buchhaltung, Banking und weitere kaufmännische Aufgaben auf verschiedene Anwendungen zu verteilen, bündelt die Lösung zentrale Prozesse an einem Ort.

Unternehmen können Angebote und Rechnungen erstellen, E-Rechnungen und Belege verarbeiten, offene Posten verwalten sowie Bankkonten anbinden und Zahlungen abgleichen. Hinzu kommen unter anderem Bezahllinks, Rechnungen in verschiedenen Sprachen, die Belegerfassung per E-Mail und eine automatische Kontenzuordnung. Rechnungen lassen sich direkt in die Buchhaltung übernehmen.

Auch bei der Buchhaltung reicht der Funktionsumfang über die reine Rechnungserstellung hinaus. Je nach Tarif stehen unter anderem EÜR, Anlagenbuchhaltung, Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER sowie Monats- und Jahresabschlüsse zur Verfügung. Sage Active unterstützt zudem GoBD-konforme Prozesse und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Ergänzt wird die Cloud-Lösung durch eine Mobile App für iOS und Android, mit der sich unter anderem Belege scannen und Geschäftsdaten unterwegs abrufen lassen. Sage Active Essentials umfasst außerdem Funktionen für Lohnabrechnung und HR, darunter Sage Payroll*, Mitarbeiterverwaltung und automatisierte gesetzliche Meldungen.

Wie sich digitalisierte Buchhaltungsprozesse wirtschaftlich bemerkbar machen können, zeigt Philipps Bike Team. Der Veranstalter von Radsportreisen und Events arbeitet nach eigenen Angaben inzwischen mit digital verfügbaren Belegen und klar strukturierten Abläufen. Auch die Zusammenarbeit mit den Steuerbüros sei dadurch einfacher geworden.

Geschäftsführer Hanns-Martin Fraas erwartet davon einen konkreten wirtschaftlichen Effekt: Sind alle Belege digital erfasst und vorbereitet, soll Kapazität im Umfang mindestens einer Stelle in der Buchhaltung freiwerden, die dann für andere Aufgaben eingesetzt werden kann. Gleichzeitig rechnet das Unternehmen mit spürbar niedrigeren Steuerberaterkosten.

Die gemeinsame Datenbasis schafft zugleich die Voraussetzung für weitere Automatisierung. Genau hier setzt Sage Copilot an: Der integrierte KI-Assistent wertet die vorhandenen Unternehmensdaten aus und unterstützt bei wiederkehrenden Aufgaben und offenen Vorgängen.

Unsere Partner-Empfehlungen

Sage Copilot: KI nimmt Routinearbeit ab

Sage Copilot ist der in Sage Active* integrierte KI-Assistent. Er analysiert Unternehmensdaten, erkennt offene Aufgaben und unterstützt dabei, wiederkehrende Abläufe schneller zu bearbeiten.

Ein typischer Anwendungsfall ist das Forderungsmanagement. Sage Copilot erkennt überfällige Verkaufsrechnungen und unterstützt dabei, Zahlungserinnerungen zu versenden. Für die Kommunikation kann die KI E-Mail-Entwürfe erstellen und dabei Vorschläge zu Tonalität, Länge und passenden Platzhaltern liefern.

Auch im Vertrieb hilft der Assistent beim Nachhalten. Er weist auf unbestätigte Angebote hin, die älter als sieben Tage sind, und unterstützt bei der Nachverfolgung. So müssen offene Vorgänge nicht regelmäßig von Hand gesucht und kontrolliert werden.

Ähnlich funktioniert es bei anstehenden Zahlungen. Sage Copilot zeigt Rechnungen mit Fälligkeit innerhalb der kommenden sieben Tage sowie offene Lieferantenzahlungen an. Gleichzeitig lassen sich zu einzelnen Kunden Informationen wie aktuelle Aktivitäten, offene Posten und die letzten Rechnungen aufrufen.

Damit geht die Funktion über einzelne Erinnerungen hinaus. Der Copilot stellt auch Unternehmenskennzahlen und relevante Geschäftsinformationen gebündelt bereit und kann daraus Handlungsempfehlungen ableiten. Aus verstreuten Daten werden so konkrete Aufgaben, die sich schneller erkennen und bearbeiten lassen.

KI unterstützt, die Kontrolle bleibt beim Unternehmer

Trotz der Automatisierung bleibt Sage Copilot vor allem ein Assistent. Bei den beschriebenen Funktionen übernimmt die KI vor allem vorbereitende Arbeit.

Ob eine Erinnerung tatsächlich verschickt wird, wie ein Kunde angesprochen wird oder welche Zahlung Priorität hat, entscheidet weiterhin der Anwender. Gerade bei sensiblen kaufmännischen Prozessen ist diese Trennung wichtig: Die KI reduziert Such- und Routinearbeit, ersetzt aber nicht die geschäftliche Entscheidung.

Sage Copilot versteht sich damit auch im wörtlichen Sinn als Copilot: Er unterstützt, weist auf relevante Vorgänge hin und bereitet nächste Schritte vor. Am Steuer bleibt der Unternehmer.

Auch unterwegs alles im Blick: Sage Active auf dem Smartphone

Nicht jede kaufmännische Aufgabe fällt am Schreibtisch an. Mit der Sage Active* Mobile App für iOS und Android lassen sich deshalb wichtige Prozesse auch unterwegs erledigen und zentrale Geschäftszahlen abrufen.

Belege und Ausgaben können direkt mit dem Smartphone fotografiert, mit Notizen ergänzt und kategorisiert werden. Auch Kunden und Lieferanten lassen sich mobil anlegen oder bearbeiten. Verkaufsrechnungen sowie Angebote und Aufträge können direkt auf dem Smartphone erstellt und anschließend als PDF verschickt werden.

Die App dient aber nicht nur der Datenerfassung. Über ein KPI-Dashboard bleiben unter anderem offene Rechnungen, Zahlungsstatus, Angebote und Aufträge im Blick. Detaillierte Kundenansichten zeigen zudem offene Rechnungen, Aufträge und Angebote – praktisch etwa zur Vorbereitung auf einen Kundentermin.

Damit wandern typische Nacharbeiten aus dem Büro näher an den Ort, an dem sie entstehen. Belege lassen sich sofort erfassen, Kundendaten direkt aktualisieren und wichtige Geschäftsinformationen unterwegs prüfen.

Sage Active Starter oder Essentials: Das kosten die beiden Tarife

Sage Active gibt es in zwei Tarifen: Starter kostet 25 € pro Monat netto, Essentials 49 € pro Monat netto. Für-Gründer-Leser erhalten 50 % Rabatt auf beide Tarife* für 12 Monate.

Wer Sage Active zunächst ausprobieren möchte, kann Starter kostenlos und ohne Kreditkarte testen. Bei Essentials ist der erste Monat kostenlos, dafür muss eine Kreditkarte hinterlegt werden.

	Sage Active Starter	Sage Active Essentials
Preis pro Monat (netto)	25 €	49 €
Nutzer	5	10
Rechnungen pro Monat	300	500
Erweiterte Buchhaltung	Teilweise	Ja
Lohn & HR	Nein	Ja

Die größeren Unterschiede liegen bei der Buchhaltung sowie bei Lohn und HR. Essentials bietet unter anderem Anlagenbuchhaltung, manuelle Buchungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER sowie Bilanz, EÜR und GuV. Auch Monats- und Jahresabschlüsse sowie die Funktionen von Sage Payroll und HR sind enthalten. Bei der EÜR müssen relevante Anlagen derzeit noch manuell ergänzt werden.

Damit hängt die Wahl vor allem davon ab, wie tief Buchhaltung und Personalverwaltung in Sage Active* abgebildet werden sollen. Für Unternehmen, die neben Rechnungen und Buchhaltung auch Lohn und HR in derselben Lösung bündeln wollen, ist Essentials der passende Tarif. Wer mehrere Unternehmen verwaltet oder später weitere hinzufügt, kann Sage Active zudem optional mehrmandantenfähig nutzen.

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