FAQ Lohnabrechnung für Arbeitgeber: Kosten, Fristen, Sonderfälle
Kann man die Lohnabrechnung selber machen?
Ja, auch kleine Betriebe können ihre Lohnabrechnung selbst erstellen. Die Herausforderung liegt weniger in der Berechnung als in gesetzlichen Meldungen, Fristen und Sonderfällen.
Die gesetzliche Verantwortung trägt immer der Arbeitgeber. Er haftet für die einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer (§ 42d EStG) und schuldet die Sozialversicherungsbeiträge (§ 28e SGB IV).
Sage Payroll* erleichtert die Eigenabrechnung mit einem Assistenten, der in drei Schritten durch den Prozess führt:
- Abwesenheiten prüfen
- Entgeltdaten kontrollieren
- Abrechnung abschließen
Eine Testabrechnung hilft, Fehler vor dem Abschluss zu erkennen. Die Software erstellt und versendet gesetzliche Meldungen automatisch, darunter Lohnsteuer-Anmeldungen, Beitragsnachweise und Sozialversicherungsmeldungen.
Auch Sofortmeldungen werden unterstützt. Wie das im Alltag funktioniert, zeigt unser Sage-Payroll-Praxistest.
Was kostet eine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter?
Bei Sage Payroll liegen die monatlichen Softwarekosten für zwölf Mitarbeiter zwischen 3,42-7,42 € pro Mitarbeiter. Ein Steuerberater berechnet nach § 34 StBVV zwischen 6-30 € pro Mitarbeiter und Abrechnungszeitraum.
Sage Payroll bietet drei Pakete ab 20 € monatlich, in denen jeweils fünf Mitarbeiter enthalten sind. Jeder weitere Mitarbeiter kostet je nach Tarif 3 €, 5 € oder 7 €:
| Mitarbeiteranzahl | Kosten pro Mitarbeiter | ||
| Payroll Essentials | Payroll Standard | Payroll Premium | |
| 5 | 4 € | 6 € | 8 € |
| 12 | 3,42 € | 5,42 € | 7,42 € |
| 30 | 3,17 € | 5,17 € | 7,17 € |
Exklusiver Deal: Für Gründer-Leser erhalten 50 % Rabatt auf Payroll Essentials* für die ersten 12 Monate. Bei fünf Mitarbeitern kostet Payroll Essentials damit nur 2 € statt 4 € pro Mitarbeiter im Monat. Das entspricht einer Ersparnis von 120 € im ersten Jahr.
Die Softwarekosten sind allerdings nicht mit den Gesamtkosten gleichzusetzen. Bei der Eigenabrechnung fällt weiterhin Arbeitszeit für Datenerfassung und Kontrolle an. Beim Steuerberater können Einrichtung, Korrekturen und Sonderarbeiten zusätzliche Gebühren verursachen.
Hier können sich die teureren Sage-Pakete rechnen: Standard bietet zusätzliche Funktionen wie digitale Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Genehmigungsprozesse.
Premium ergänzt unter anderem Schichtplanung und Ausgabenmanagement. Diese Funktionen können den internen Verwaltungsaufwand reduzieren und damit den höheren Paketpreis ausgleichen.
Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel: Was passiert bei Fehlern?
Personengruppenschlüssel und Beitragsgruppenschlüssel bilden die sozialversicherungsrechtliche Einordnung von Mitarbeitern ab. Der dreistellige Personengruppenschlüssel beschreibt die Art der Beschäftigung. Der vierstellige Beitragsgruppenschlüssel gibt an, welche Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung anfallen.
Die folgende Tabelle zeigt häufige Schlüssel-Kombinationen:
| Beschäftigungsart | Personengruppe | Beitragsgruppe |
| Regulärer Arbeitnehmer | 101 | 1111 |
| Auszubildender | 102 | 1111 |
| Werkstudent | 106 | 0100 |
| Minijobber | 109 | 6100 / 6500 |
| Kurzfristig Beschäftigter | 110 | 0000 |
Falsche Schlüssel können zu fehlerhaften Sozialversicherungsbeiträgen und Nachforderungen führen. Bleibt ein Fehler über Monate unentdeckt, müssen falsche Meldungen korrigiert und Beiträge gegebenenfalls rückwirkend neu berechnet werden. Nach § 25 SGB IV verjähren Beitragsansprüche regulär nach vier Jahren, bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen erst nach 30 Jahren.
Sage Payroll* erleichtert die Erfassung durch Vorlagen für verschiedene Beschäftigungsarten, darunter Werkstudenten, Auszubildende und Minijobber. Vor dem Monatsabschluss prüft die Software die Stammdaten auf Plausibilität. Das hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen, ersetzt aber nicht die korrekte sozialversicherungsrechtliche Einstufung.
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Welche Meldungen und Fristen gelten bei der Lohnabrechnung?
Die Lohnsteuer-Anmeldung muss bei monatlicher Abgabe bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt sein. Sozialversicherungsbeiträge werden bereits am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig.
Der Beitragsnachweis muss hingegen zum fünftletzten Bankarbeitstag um 00:00 Uhr vorliegen. Eine komplette Übersicht über die Termine liefert unser Arbeitgeber-Kalender.
Die Lohnsteuer-Anmeldung kann bei geringeren Steuerbeträgen auch vierteljährlich oder jährlich fällig sein. Sofortmeldungen sind unter anderem im Baugewerbe, in der Gastronomie und im Transportgewerbe vorgeschrieben. Sie ersetzen nicht die reguläre Anmeldung.
Verspätungen können teuer werden. Für nicht rechtzeitig gezahlte Sozialversicherungsbeiträge fallen grundsätzlich 1 % Säumniszuschlag pro angefangenem Monat an (§ 24 SGB IV). Bei verspäteten Lohnsteuer-Anmeldungen kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 AO).
Wie rechnet man Minijobber richtig ab?
Auch für Minijobber gilt die gesetzliche Pflicht zur Lohnabrechnung (§ 108 GewO). Eine neue Abrechnung ist allerdings nur erforderlich, wenn sich die Angaben gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung geändert haben. Die monatliche Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 €, auf das Jahr gerechnet sind das 7.236 €.
Für gewerbliche Arbeitgeber fallen in der Regel 15 % Rentenversicherungsbeiträge und 13 % Krankenversicherungsbeiträge bei gesetzlich krankenversicherten Minijobbern an. Hinzu kommen Umlagen und gegebenenfalls 2 % Pauschsteuer. Minijobber zahlen grundsätzlich einen Rentenversicherungsanteil von 3,6 %, können sich davon aber befreien lassen.
Die Beiträge werden monatlich an die Minijob-Zentrale gemeldet und abgeführt. Sage Payroll* unterstützt die Lohnabrechnung von Minijobs, indem geringfügige Beschäftigungen als eigener Mitarbeitertyp erfasst und abgerechnet werden können.
Überschreitungen der 603-Euro-Grenze sind möglich, sofern der regelmäßige Jahresverdienst die Grenze einhält. Bei unvorhersehbarer Mehrarbeit (z. B. Krankheitsvertretung) darf die Grenze in bis zu zwei Monaten innerhalb von zwölf Monaten überschritten werden auf maximal 1.206 € je Monat. Der Grund muss dokumentiert werden.
Liegt der regelmäßige Monatsverdienst dauerhaft über 603 €, kann ein Midijob vorliegen. Im Übergangsbereich bis 2.000 € gelten besondere Regeln für die Sozialversicherungsbeiträge.
Mitarbeiter krank: Wie hängen eAU, Lohnfortzahlung und U1-Umlage zusammen?
Bei Krankheit müssen Arbeitgeber das Gehalt in der Regel bis zu sechs Wochen weiterzahlen (§ 3 EntgFG). Kleinere Betriebe können sich einen Teil dieser Kosten über die U1-Umlage erstatten lassen (§ 1 AAG).
Zunächst muss der Mitarbeiter seine Arbeitsunfähigkeit melden. Bei gesetzlich Versicherten wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) anschließend bei der Krankenkasse abgerufen.
Die Entgeltfortzahlung beginnt grundsätzlich nach vier Wochen ununterbrochener Beschäftigung. Sie gilt bei derselben Erkrankung für bis zu sechs Wochen. Danach übernimmt bei entsprechendem Anspruch die Krankenkasse mit Krankengeld.
Die U1-Umlage entlastet Betriebe mit in der Regel höchstens 30 anrechenbaren Mitarbeitern. Sie zahlen dafür monatliche Umlagebeiträge und erhalten auf Antrag einen Teil der Lohnfortzahlung zurück.
Wie viel erstattet wird, hängt vom gewählten Tarif der Krankenkasse ab. Ein höherer Erstattungssatz bedeutet auch höhere laufende Umlagekosten. Bei der Barmer beträgt der Umlagesatz 2026 beispielsweise 1,9 % des umlagepflichtigen Entgelts für 50 % Erstattung und 4,0 % für 80 % Erstattung.
Was ist die Märzklausel bei der Lohnabrechnung?
Die Märzklausel kann dazu führen, dass Einmalzahlungen von Januar bis März sozialversicherungsrechtlich dem Vorjahr zugerechnet werden (§ 23a Abs. 4 SGB IV). Voraussetzung ist, dass die Sonderzahlung zusammen mit dem bisherigen beitragspflichtigen Arbeitsentgelt des laufenden Jahres die anteilige Beitragsbemessungsgrenze überschreitet und der Mitarbeiter bereits im Vorjahr beim selben Arbeitgeber versicherungspflichtig beschäftigt war.
Die Beitragsbemessungsgrenze 2026 liegt bei monatlich 5.812,50 € in der Kranken- und Pflegeversicherung sowie 8.450 € in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Bei gesetzlich krankenversicherungspflichtigen Mitarbeitern ist für die Märzklausel die Grenze der Krankenversicherung entscheidend.
Ein Rechenbeispiel: Ein Mitarbeiter verdient 5.000 € monatlich und erhält im Februar 2026 einen Bonus von 1.700 €. Bis Ende Februar liegt die anteilige Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung bei 11.625 €. Nach Abzug der beiden Monatsgehälter (10.000 €) bleiben 1.625 €.
Der Bonus überschreitet diesen Betrag um 75 €. Damit wird die gesamte Einmalzahlung sozialversicherungsrechtlich dem Jahr 2025 zugerechnet, sofern das Beschäftigungsverhältnis bereits damals bestand.
Bei zwölf Monatsgehältern von jeweils 5.000 € wären von der Beitragsbemessungsgrenze 2025 noch 6.150 € frei. Der Bonus wäre somit vollständig beitragspflichtig.
Für die Lohnsteuer zählt dagegen das Auszahlungsjahr 2026. Auf der Abrechnung kennzeichnen die Kürzel EZ (Einmalzahlung) oder EGA (einmalig gezahltes Arbeitsentgelt) solche Sonderzahlungen.
Hat der Mitarbeiter erst 2026 im Betrieb angefangen, greift die Märzklausel nicht. Die Einmalzahlung wird dann nach den Beitragsbemessungsgrenzen des laufenden Jahres behandelt.
Wie lange lässt sich eine falsche Lohnabrechnung korrigieren?
Fehlerhafte Lohnabrechnungen müssen korrigiert werden. Die Fristen unterscheiden sich jedoch: Der Lohnsteuerabzug lässt sich nach § 41c EStG grundsätzlich bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ändern. Für Sozialversicherungsbeiträge gilt meist eine vierjährige Verjährungsfrist (§ 25 SGB IV).
Wird ein Fehler noch im laufenden Kalenderjahr entdeckt, kann zu viel einbehaltene Lohnsteuer bei einer folgenden Gehaltszahlung erstattet oder zu wenig einbehaltene Steuer nachträglich abgezogen werden. Nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist eine Änderung des Lohnsteuerabzugs grundsätzlich ausgeschlossen. Kann der Arbeitgeber zu wenig einbehaltene Steuer nicht nachträglich einziehen, muss er dies dem Finanzamt melden.
Bei Sozialversicherungsbeiträgen müssen fehlerhafte Abrechnungsmonate und Meldungen berichtigt werden. Vorsätzlich vorenthaltene Beiträge verjähren erst nach 30 Jahren. Unterbliebene Arbeitnehmerabzüge lassen sich normalerweise nur bei den nächsten drei Gehaltszahlungen nachholen (§ 28g SGB IV).
Eine rückwirkende Neuberechnung heißt Aufrollung. Die sogenannte Aufrollungsdifferenz zeigt, ob Geld nachgezahlt oder zurückgefordert werden muss. Um solche Korrekturen möglichst zu vermeiden, bietet Sage Payroll* eine Testabrechnung, mit der sich die Ergebnisse vor dem Monatsabschluss kontrollieren lassen.
Darf man Lohnabrechnungen digital verschicken?
Ja, Lohnabrechnungen dürfen digital bereitgestellt werden. § 108 GewO verlangt lediglich die Textform, keinen Ausdruck auf Papier. Das Bundesarbeitsgericht bestätigte am 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24), dass ein passwortgeschütztes Mitarbeiterpostfach dafür grundsätzlich ausreicht.
Eine ausdrückliche Zustimmung jedes Mitarbeiters ist nicht erforderlich. Beschäftigte ohne privaten digitalen Zugang müssen ihre Abrechnungen allerdings im Betrieb einsehen und ausdrucken können. Besteht ein Betriebsrat, ist dessen Mitbestimmungsrecht bei der Einführung zu beachten.
Mit dem Mitarbeiter-Self-Service von Sage Payroll* können Beschäftigte ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente online abrufen. Das spart den manuellen Versand und reduziert den Verwaltungsaufwand. Beim Versand per E-Mail müssen Arbeitgeber für angemessene Verschlüsselung und Datenschutz sorgen.
Auch digital erstellte Lohnunterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Das Lohnkonto dokumentiert Gehaltszahlungen und Steuerabzüge für jeden Mitarbeiter. Das Lohnjournal fasst dagegen die Abrechnungswerte aller Mitarbeiter eines Monats zusammen.
Für die Aufbewahrung gelten unterschiedliche Fristen:
- Lohnkonten: sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der letzten eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 EStG).
- Entgeltunterlagen: bis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Sozialversicherungsprüfung (§ 28f SGB IV).
- Buchungsbelege: acht Jahre (§ 147 AO).
Längere Aufbewahrungspflichten können im Einzelfall bestehen bleiben, etwa bei laufenden Steuerverfahren.
Lohnabrechnung: 5 Kontrollen vor dem Monatsabschluss
Eine feste Prüfroutine hilft, Fehler bei der Lohnabrechnung frühzeitig zu erkennen und aufwendige Korrekturen zu vermeiden. Vor jedem Monatsabschluss sollten fünf Punkte kontrolliert werden:
- Sind alle Mitarbeiterdaten und Versicherungsmerkmale aktuell?
- Wurden Arbeitszeiten, Fehlzeiten und Sonderzahlungen vollständig erfasst?
- Sind die Ergebnisse der Testabrechnung plausibel?
- Sind alle gesetzlichen Meldungen und Zahlungstermine berücksichtigt?
- Ist die digitale Zustellung der Abrechnungen sichergestellt?
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
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