Ab 2028 Registrierkassenpflicht: Das müssen Selbstständige wissen

Bundesregierung plant neue Kassenpflicht ab 2028

Die Bundesregierung will die Registrierkassenpflicht einführen. Das Bundesfinanzministerium hat dazu im August einen Referentenentwurf vorgelegt. Demnach sollen Selbstständige und Unternehmen mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz künftig grundsätzlich ein elektronisches Kassensystem nutzen müssen.

Ziel ist vor allem, Steuerhinterziehung bei Bar- und Kasseneinnahmen zu erschweren und eine gleichmäßigere Besteuerung sicherzustellen. Die Bundesregierung setzt damit eine Vereinbarung aus dem Koalitionsvertrag um.

Fest steht die Neuregelung allerdings noch nicht. Im weiteren Gesetzgebungsverfahren können sich Details noch ändern.

Ab wann soll die Registrierkassenpflicht gelten?

Nach dem aktuellen Referentenentwurf soll die Registrierkassenpflicht zum 1. Januar 2028 starten. Wer die Umsatzgrenze von 100.000 € bereits im Jahr 2027 überschreitet, wäre damit ab diesem Stichtag betroffen.

Für spätere Jahre ist eine Übergangsfrist vorgesehen: Überschreitet ein Selbstständiger die Umsatzgrenze erstmals 2028 oder später, soll die Kassenpflicht ab dem 1. April des Folgejahres gelten.

Wer beispielsweise 2028 erstmals mehr als 100.000 € maßgeblichen Jahresumsatz erzielt, müsste demnach ab dem 1. April 2029 ein entsprechendes Kassensystem einsetzen.

Für wen soll die Registrierkassenpflicht gelten?

Die geplante Kassenpflicht soll Land- und Forstwirte, Gewerbetreibende und Freiberufler treffen, wenn ihr maßgeblicher Gesamtumsatz im Kalenderjahr mehr als 100.000 € beträgt. Auf die Rechtsform kommt es dabei grundsätzlich nicht an. Entscheidend sind Tätigkeit und Umsatzgrenze.

Unsere Partner-Empfehlungen

Wie wird die 100.000-Euro-Grenze berechnet?

Maßgeblich ist nicht der Gewinn und auch nicht nur der Barumsatz. Der Referentenentwurf verweist auf den Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 Satz 1 UStG.

Vereinfacht gesagt zählen die im Kalenderjahr vereinnahmten Entgelte aus den steuerbaren Umsätzen des Unternehmens. Bestimmte steuerfreie Umsätze werden dabei herausgerechnet.

Welche Strafen drohen bei Verstößen?

Wer trotz bestehender Kassenpflicht kein vorgeschriebenes elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, begeht nach dem Referentenentwurf eine Ordnungswidrigkeit. Dafür soll ein Bußgeld von bis zu 25.000 € möglich sein.

Welche Kritik gibt es an der geplanten Kassenpflicht?

Vor allem die 100.000-Euro-Grenze auf Basis des Gesamtumsatzes sorgt für Widerstand. Der AfW Bundesverband Finanzdienstleistung warnt vor einer "Kassenpflicht ohne Kassengeschäft".

Finanz- und Versicherungsvermittler erzielen ihre Einnahmen meist über Überweisungen, Abrechnungs- und Provisionssysteme. Trotzdem könnten sie aufgrund ihres Gesamtumsatzes unter die Kassenpflicht fallen. Der AfW fordert deshalb, die Pflicht an tatsächlich kassenrelevante Geschäftsvorfälle zu knüpfen und Unternehmen mit ausschließlich Überweisungen oder Lastschriften auszunehmen.

Ähnlich argumentiert der Deutsche Steuerberaterverband. Er fordert, stärker auf das tatsächliche Manipulationsrisiko abzustellen. Auch die Bundessteuerberaterkammer verlangt Nachbesserungen und Ausnahmen für Berufsgruppen, bei denen Kassengeschäfte kaum eine Rolle spielen.

Ein weiterer Kritikpunkt sind die zusätzlichen Kosten und der bürokratische Aufwand für Anschaffung, Betrieb und technische Absicherung eines Kassensystems. Im weiteren Gesetzgebungsverfahren dürfte deshalb vor allem die Frage eine Rolle spielen, wer tatsächlich eine Registrierkasse benötigt und wer von der Pflicht ausgenommen werden sollte.

Welche Ausnahmen gibt es bei der Registrierkassenpflicht?

Der Referentenentwurf sieht Ausnahmen vor. Zum einen sollen die Finanzbehörden Selbstständige im Einzelfall nach pflichtgemäßem Ermessen von der Kassenpflicht befreien können, wenn die Voraussetzungen der Härtefallregelung nach § 148 AO erfüllt sind.

Zum anderen plant das Bundesfinanzministerium allgemeine Ausnahmen per Rechtsverordnung. Ein erster Entwurf nennt unter anderem bestimmte Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen sowie Unternehmen, die ihre Leistungen ausschließlich über bestimmte elektronische Plattformen oder Schnittstellen erbringen.

Zählen Kartenzahlungen als Kassengeschäft?

Ja. Nach der Begründung des Referentenentwurfs sollen neben Barzahlungen auch Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte über das elektronische Kassensystem erfasst werden. Damit wären etwa EC- beziehungsweise Girocard- und Kreditkartenzahlungen von der geplanten Kassenpflicht umfasst.

Anders sieht es bei Überweisungen und Lastschriften aus. Werden Zahlungen auf diesem Weg über das Geschäftskonto abgewickelt, müssen sie nach dem aktuellen Entwurf nicht über das Kassensystem erfasst werden.

Was gilt für mobile Selbstständige und Verkäufe außerhalb des Betriebs?

Für mobile Tätigkeiten sind Sonderregeln geplant. Erhält ein Selbstständiger Zahlungen außerhalb seiner Betriebsstätte, soll er diese dort nicht unmittelbar über ein Kassensystem erfassen müssen. Nach der Rückkehr in den Betrieb müssten die Einnahmen jedoch unverzüglich in einem elektronischen Aufzeichnungssystem nacherfasst werden.

Auch für temporäre oder mobile Verkaufsstellen sieht der Diskussionsentwurf eine Erleichterung vor. Dort erzielte Einnahmen sollen nicht direkt an der mobilen Verkaufsstelle erfasst werden müssen, aber spätestens täglich in einem entsprechenden Kassensystem nachzutragen sein. Die Umsätze zählen trotzdem bei der Berechnung der 100.000-Euro-Grenze mit.

So geht es mit der Kassenpflicht weiter

Selbstständige müssen wegen des Referentenentwurfs noch keine neue Registrierkasse anschaffen. Sinnvoll ist aber, frühzeitig zu prüfen, ob der Jahresumsatz über 100.000 € liegt und welche Zahlungsarten im eigenen Geschäft eine Rolle spielen.

Denn noch kann sich die geplante Kassenpflicht ändern. Derzeit liegt lediglich ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vor. Im nächsten Schritt müsste die Bundesregierung den Entwurf im Kabinett beschließen und damit zum Regierungsentwurf machen.

Dieser wird anschließend unter Beteiligung von Bundesrat und Bundestag beraten. Dabei können Regelungen, Umsatzgrenzen oder Ausnahmen noch angepasst werden.

Auch die geplanten Ausnahmen stehen noch nicht endgültig fest. Das Bundesfinanzministerium will das förmliche Verfahren für die entsprechende Verordnung erst nach Verkündung des Gesetzes starten. Bis dahin gilt für Selbstständige: Entwicklung beobachten, aber nicht vorschnell investieren.

Auch spannend:

• Insolvenz: Deutsche Rucksack-Hersteller gibt auf
• Schufa: Klage wegen Schattendatenbank droht
• Erbschaftsteuer: Neues Rekordhoch bei Einnahmen