Presseverteiler: Tools, Kontaktrecherche und Stolperstein Datenschutz

Ein paar Adressen ins Mail-Programm kopieren und weg mit der Pressemitteilung - naja, so einfach ist die Sache mit der Pressearbeit für Gründer nicht. Ein professioneller Presseverteiler ist gefragt. Doch woher bekomme ich die Kontakte? Welche Tools helfen wirklich? Und wie stehts um den Datenschutz? Diese Fragen klärt unser Gastautor Jörg Röthlingshöfer, Gründer und Geschäftsführer der PR-Agentur factum, im Gastbeitrag: Must-have Presseverteiler – Worauf kommt es an?

 

Der Presseverteiler ist ein Instrument aus dem vielseitigen Handwerkskasten der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und dient als Sammelstelle für alle relevanten Kontakte. Möchte ich meine Themen in die Medien und an die Öffentlichkeit bringen, komme ich an ihm nicht vorbei. Wie ihr ihn anlegt und mit ihm arbeitet, habe ich hier für euch zusammengefasst.

Jörg Röthlingshöfer ist Gründer und Geschäftsführer der PR-Agentur factum. (Foto: factum)

#1 Die Funktionen des Presseverteilers

Bevor ihr einen Presseverteiler erstellt ist es hilfreich, euch kurz bewusst zu machen, wofür ihr euren Presseverteiler nutzen wollt. So könnt ihr ihn anschließend für genau eure Zwecke passend anlegen. Generell hat der Presseverteiler drei Grundfunktionen:

1. Er dient der Kontaktdatensammlung und -verwaltung,
2. dem Versand von Pressemitteilungen, Einladungen oder Ähnlichem und – last but not least –
3. der Dokumentation eurer Gespräche mit den einzelnen Kontakten.

#2 Inhaltliche Kriterien für den Verteileraufbau: Was soll rein?

Der inhaltliche Aufbau des Verteilers hängt davon ab, wie ihr ihn nutzen wollt. Generell empfehle ich, folgende Punkte auf jeden Fall aufzunehmen:

• Name des Mediums, des Unternehmens oder der Einrichtung
• Ansprechpartner (Vor-und Nachname, evtl. Titel)
• Funktion und Ressort bzw. Themenschwerpunkte
• die wichtigsten Kontaktdaten, wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Anschrift

Zudem ist es nützlich, eine Spalte für Notizen und Kommentare einzurichten. Bei Medienkontakten ist es zusätzlich ratsam, die Art des Mediums, die Erscheinungsweise sowie die Reichweite zu vermerken. Je nachdem, wie umfangreich der Verteiler ist und für welche Zwecke er genutzt wird, empfiehlt es sich, ihn nach Themenbereichen oder Medienarten zu clustern. Es lohnt sich außerdem, gleich von Anfang an eine für eure Zwecke sinnvolle Verschlagwortung festzulegen. So sorgt ihr für eine gute Übersicht in eurem Verteiler und findet bestimmte Medien über diese Schlagworte leichter wieder.

#3 Technische Umsetzung: PR-Software – wie finde ich die passende Lösung für mein Unternehmen?

Wie sieht es mit der technischen Grundlage aus? Die einfachste und schnellste Variante ist hier wohl immer noch die gute alte Excel-Tabelle. Sie hat den Vorteil, dass sie kostengünstig und leicht zu bedienen ist. Ihr könnt euch dort die Spalten und Inhalte so anlegen, wie ihr sie braucht und sie jederzeit abändern. Die Mail-Adressen lassen sich leicht für einen Versand exportieren und über die Suchfunktion findet ihr stets den richtigen Ansprechpartner.

Die Daten können auf dem eigenen PC oder Server gespeichert werden und verlassen euer Unternehmen nicht (vgl. #6 Stolperstein Datenschutz). Die Excel-Tabelle ist ein geeignetes Tool für den Anfang und sofort einsatzbereit. Ist die Kontaktdatenbank jedoch umfangreicher, besteht sie aus mehreren Listen zu verschiedenen Themen oder benötigt ihr mehr Funktionen, stößt sie allerdings schnell an ihre Grenzen. Die Liste wird unübersichtlich und die Verteilerverwaltung und -pflege erschwert.

Eine Alternative liefern verschiedene PR-Software-Tools, die genau auf die Bedürfnisse der User zugeschnitten sind. Hier könnt ihr aus einer großen Bandbreite - je nach Bedarf und Geldbeutel - das passende Angebot heraussuchen. Die Software-Tools sind normalerweise cloudbasiert, also auch außerhalb des Büros verfügbar. Viele PR-Software bietet nützliche Funktionen, wie etwa eine automatische Dubletten-Bereinigung, einen Versand direkt über das Tool mit personalisierter Anrede oder eine automatische Aussendung an einem vorher festgelegten Datum. Manchmal sind auch noch Journalistendatenbanken angegliedert, die ihr zur zusätzlichen Recherche nutzen könnt.

Beispiele für solche PR-Software-Tools sind MyConvento, Zimpel, pressfile, Cision oder Meltwater. Aber aufgepasst: Diese sind nicht immer ganz günstig! Deshalb solltet ihr euch unbedingt vor der Anschaffung genau informieren und die Tools testen.

Im Normalfall stellt jeder Anbieter ein kostenloses Einführungsseminar und eine kostenlose Testphase zur Verfügung. Mein Tipp: Sucht euch zwei bis drei Tools aus, die ihr euch näher anschauen wollt und entscheidet euch nach der Testphase für die Software, die am besten zu euch passt und euren Anforderungen gerecht wird. Ein guter Kundensupport durch den Anbieter sollte auf jeden Fall ein Entscheidungskriterium sein.

Nachteile der PR-Software-Tools sind neben den Kosten unter anderem eine mögliche Einarbeitungszeit, um euch mit dem Tool vertraut zu machen, sowie eine Umstellungsphase, in der die bereits vorhandenen Kontakte importiert werden müssen. Plant also auf jeden Fall etwas Zeit ein, wenn ihr euch für ein professionelles Tool entscheidet! Beachtet auch: Bei der Nutzung eines PR-Software-Tools liegen die Daten nun nicht mehr bei euch, sondern auf den Servern des Anbieters. Noch ein Aspekt, den es bei der Auswahl zu berücksichtigen gilt!

PR-Software-Tools wie MyConvento, Zimpel, pressfile, Cision oder Meltwater helfen dabei, den Presseverteiler aufzubauen und zu pflegen.

#4 Kontaktrecherche – Woher bekomme ich meine Daten?

Oft vernachlässigt, jedoch unverzichtbar, ist zunächst die Zielgruppendefinition.

Bevor ihr mit der Recherche für den Presseverteiler startet, solltet ihr euch unbedingt die Zeit nehmen, eure Zielgruppe(n) zu definieren.

Wen will ich ansprechen? Und über welche Medien erreiche ich meine Zielgruppe? Die ersten Überlegungen sind hier: Bin ich im B2C- oder im B2B-Bereich tätig? Möchte ich Allgemein- oder Fachmedien ansprechen? Sind eher regionale oder überregionale Medien für mich interessant?

Die Verteiler-Software steht, die Zielgruppe auch – nur wie fülle ich nun meinen Presseverteiler? Erstes Stichwort: Eigenrecherche. Das heißt, ich suche selbst nach relevanten Medien und Kontakten. Die erste Anlaufstelle ist dabei meistens das Internet. Suchmaschinen liefern Ergebnisse zu gewünschten Medien und Kontakten.

• Speziell für Fachmagazine eignet sich z.B. die Seite www.fachzeitungen.de. Hier findet man nach Themen sortiert alle relevanten Medien.
• Um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, empfiehlt sich außerdem die Website www.mountbarley.de, die jeden Monat eine Auflistung aktueller Neuerscheinungen, Umbenennungen und Einstellungen der deutschsprachigen Print- und Onlinemedien veröffentlicht.

Die Medien- und Kontaktrecherche ist aber nicht nur virtuell möglich. Bei manchen (Nischen-)Themen lohnt es sich, einfach mal in einen Zeitschriftenladen zu gehen und dort ein wenig zu stöbern (Tipp: Zeitungsläden an Bahnhöfen haben oft eine besonders große Auswahl). Für beide Arten der Recherche gilt: Die Kontaktdaten findet ihr am leichtesten im Impressum. Auch in den Mediadaten findet ihr sinnvolle Angaben. Unter „Team“ oder „Redaktion“ bekommt ihr manchmal auch gleich die richtigen Ansprechpartner für verschiedene Themen serviert. Ihr solltet aber immer darauf achten, welche Adressen die Medien als Anlaufstelle nennen. Manche möchten eine Mail gerne erstmal an die allgemeine redaktion@-Adresse geschickt bekommen, um sie dann dem richtigen Ansprechpartner zuzuteilen. Andere wünschen sich die Mails direkt an die zuständigen Personen.

Auch Social Media-Kanäle lassen sich gut zur Recherche nutzen: Über Twitter und Co. könnt ihr gezielt herausfinden, wer sich für welche Themen interessiert und über was er berichtet.

Eine zweite Möglichkeit, bei der ihr euch Recherchezeit sparen oder zusätzliche Kontakte finden könnt, sind Journalisten-Datenbanken. Das sind dynamische Datenbanken, in denen zahlreiche Journalisten-Kontakte aus unterschiedlichen Medien und Ressorts zu finden sind. Die bekanntesten sind die des Zimpel Verlags, des Stamm- und des Kroll-Verlags sowie die Kressköpfe. Hier ist allerdings zu beachten, dass für die meisten Datenbanken ein Login benötigt wird und viele mit Kosten verbunden sind. Daher heißt es auch hier wieder: Ihr solltet euch vorher gut informieren und überlegen, was zu welchem Zeitpunkt in Frage kommt.

Generell gilt bei der Aufnahme von Kontakten in den Verteiler: Qualität vor Quantität!

#5 Verteilerpflege – nur so habt ihr lange etwas von eurem Presseverteiler

Der Verteiler sollte stets dynamisch sein. Zuständigkeiten ändern sich, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern werden ausgetauscht, Ressorts werden neu besetzt – daher ist es wichtig, die Inhalte immer aktuell zu halten. Nur so könnt ihr den Presseverteiler auch langfristig nutzen. Aber wie mache ich das? Zunächst einmal solltet ihr nach jeder Aussendung die Rückläufer bearbeiten. So könnt ihr direkt eventuelle Personalwechsel berücksichtigen oder neue Ansprechpartner in den Verteiler mitaufnehmen. Auch Telefonate könnt ihr dazu nutzen, richtige Ansprechpartner ausfindig zu machen. Wichtig ist, alle neu gewonnenen Informationen im Presseverteiler zu dokumentieren, z.B.:

• Wann habe ich mit wem gesprochen?
• Wer zeigt Interesse an meinen Themen?
• Wer hat wann etwas veröffentlicht?

Auch um eine Neurecherche kommt ihr von Zeit zu Zeit nicht herum, wenn ihr euren Presseverteiler aktuell halten wollt.

#6 Stolperstein Datenschutz – was muss ich hier beachten?

Da Name, persönliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer personenbezogene Daten sind, gelten für die Speicherung und Verwendung dieser Daten die Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes. Bei der Arbeit mit einem Presseverteiler und der Datenspeicherung sind daher einige Punkte wichtig:

In erster Linie müssen alle Daten durch Passwörter gesichert sein und nur für Befugte zugänglich aufbewahrt werden. Wer also eine eigene Datenbank nutzt, sollte sicherstellen, dass der Zugang zum Server und zur Datenbank für Unbefugte nicht möglich ist.

Außerdem muss nachvollziehbar sein, wer wann auf die Datenbank zugegriffen und Daten verändert hat. PR-Software-Tools und Journalistendatenbanken bieten meist gesicherte Datenverarbeitungsanlagen an, die die Vorgaben des Datenschutzes einhalten. Ihr solltet euch darüber im Vorhinein aber unbedingt informieren und absichern.

Darüber hinaus ist es nicht erlaubt, persönliche Daten ohne Zweck zu speichern oder für den Zweck der Pressearbeit unnötige Informationen über die Journalisten anzuhäufen. Daher hat es höchste Priorität, die Kontaktdaten von Journalisten aus den Verteilern zu löschen, wenn sie darum bitten.

Fazit: Presseverteiler effektiv einsetzen

Wie ihr seht, ist der Presseverteiler nicht nur eine reine Kontaktansammlung, sondern vielmehr ein wichtiger Bestandteil der Arbeit mit Journalisten. Wenn ihr ein paar Dinge beachtet, euch einmal die Arbeit macht, den Verteiler ordentlich aufzusetzen und ihn regelmäßig pflegt, dann könnt ihr ihn langfristig und zielgerichtet nutzen. Ohne etwas Aufwand geht es leider nicht – ohne einen Verteiler aber eben nun mal auch nicht.

Übrigens: Wenn der Presseverteiler dann steht, geht es darum, Journalisten zu überzeugen. Lest hier meine Dos and Don'ts der Journalistenansprache.

• factum ist eine Münchner PR-Agentur, die sich u.a. auch auf Start-ups fokussiert hat. Das Portfolio reicht von klassischer Pressearbeit und Social Media-Maßnahmen über die Konzeptionierung, Umsetzung und Pflege von Internetseiten sowie Suchmaschinenmarketing (SEO) bis hin zur Gestaltung von Flyern und Broschüren. Auch Events, Ausstellungen und Messeauftritte könnt ihr von der Kommunikationsagentur betreuen lassen.

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