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René Klein, Geschäftsführer von Für-Gründer.de

Bürobedarf: Darauf sollten Existenzgründer achten

Schere, Stift, Papier – das und zahlreiche andere Gegenstände gehören zu einem modernen Sortiment in Sachen Bürobedarf. Für Gründer stellen sich bei der Auswahl die Fragen: Was gibt es überhaupt alles an Bürobedarf? Und was davon brauche ich wirklich? Wie kann ich in Sachen Bürobedarf Geld sparen? Wo kaufe ich meinen Bürobedarf?

Denn gerade zu Beginn einer Existenzgründung ist das Budget oft knapp und es muss an vielen Ecken und Enden gespart werden. Eine moderne Alternative zum Bürobedarf kann da auch das papierlose Büro sein.

Bürobedarf: Was gehört alles dazu?

Stift und Papier hat wahrscheinlich jeder Gründer in seinem Bürobedarf vorrätig. Gemeint sind mit Bürobedarf aber alle Materialen, die in der Abwicklung von Büroarbeiten genutzt werden. Unterschieden wird dabei in:

  • Ordnungsmittel

Dazu gehören beispielsweise Aktenordner, Mappen, Büroklammern, Hefter, Ablagen, Hüllen, Beschriftungsaufkleber, Alben, Ordnungshilfen wie Klemmhilfen oder Lochverstärker, Registerkarten oder Etiketten.

  • Schreibmittel

Zu den Schreibmitteln zählen alle Arten von Stiften: Kugelschreiber, Fineliner, Tintenschreiber, Textmarker, Permanentmarker etc. Aber auch Korrekturmittel wie Tipp-Ex können hierzu gezählt werden.

  • Schreibunterlagen

Damit sind sämtliche Dinge gemeint, auf denen man schreibt, beispielsweise Blöcke, Briefpapier, Post-its oder auch Druckerpapier und Formularblöcke.

  • Versandmittel

Vom Brieföffner über das Briefpapier und Umschläge bis hin zum Paketband – hier kann alles rund um Briefe und Pakete gezählt werden.

Neben dem klassischem Bürobedarf sollte auch ein Kopierer im Büro nicht fehlen.

  • Weiterer Bürobedarf

Dazu gehören alle weiteren Materialen, die in keine der obigen Kategorien fallen: Locher, Kalender, Unterlagen, Tesafilm, Anspitzer, Radiergummi usw.

TIPP

Platzproblem? Statt umfangreichem Bürobedarf gibt es auch die Lösung eines papierlosen Büros.

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Bürobedarf: Was brauche ich wirklich?

Natürlich hängt es voll und ganz von Ihrem Unternehmen ab, wie viel und was genau an Bürobedarf sinnvoll ist. Viele Gründer versuchen auch, ein papierloses Büro durchzusetzen. Das kann natürlich kostengünstiger sein, jedoch ist es auch eine Frage der Akzeptanz bei den Mitarbeitern und ein gewisser Grundstock an Bürobedarf wird dennoch bleiben. Selbst in Zeiten der Digitalisierung kommen Briefe von Kunden. Auch Dokumente für das Finanzamt oder andere Behörden werden oftmals noch in Papierform angefordert. Dennoch kann das papierlose Büro, insbesondere wenn es von Anfang an konsequent genutzt wird, Kosten sparen. Außerdem benötigen Sie hier weniger (realen) Platz in Ihrem Büro und sparen sowohl Ressourcen als auch Zeit bei der Suche von Dokumenten.

So oder so empfiehlt es sich aber für jeden Gründer, zumindest einen Grundstock an Bürobedarf vorrätig zu haben. Damit sich am Ende jedoch nicht die Materialen stapeln oder im Gegenteil – damit sie nicht frühzeitig ausgehen, hier unsere Tipps für den richtigen Umgang mit Bürobedarf:

  1. Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern darüber, was sie wirklich an Bürobedarf benötigen und welche Materialien sie besonders gern nutzen. So sparen Sie sich überflüssige Bestellungen.
  2. Sprechen Sie auch über den bewussten Umgang mit dem Bürobedarf.
  3. Wenn Sie sich nicht sicher sind, legen sie keinen Zeitpunkt der Bestellung für Ihren Bürobedarf fest, sondern bestellen Sie situationsabhängig und beobachten Sie erst einmal ein paar Monate lang, was tatsächlich verbraucht wird.
  4. Wenn Sie abschätzen können, was tatsächlich an Bürobedarf genutzt wird und gewünscht ist, standardisieren Sie den Bestellablauf. Denkbar ist beispielsweise eine zuständige Person, die monatlich eine Bestellung aufgibt. Auch eine Liste am Schrank, in dem sich der Bürobedarf befindet, kann sinnvoll sein. Dort müssen dann verbrauchte Dinge eingetragen werden.
  5. Berücksichtigen Sie auch den verfügbaren Lagerplatz für Ihren Bürobedarf.

Wie sich Anbieter für Bürobedarf unterscheiden

Wenn Sie einen Anbieter für Bürobedarf suchen, vergleichen Sie am besten online die Preise. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter für Bürobedarf. Diese unterscheiden sich oft weniger in Angebot und Qualität der Waren, sondern viel mehr in den Serviceleistungen.

Berücksichtigen Sie bei einem Vergleich also auch, ob Versandkosten entstehen und wenn ja, wie hoch diese sind. Außerdem können auch die Bezahlart und die Lieferdauer für Sie entscheidend sein. Einige Anbieter für Bürobedarf bieten mittlerweile auch ein Rückgaberecht von 100 Tagen an. Je nachdem, welche Anforderungen Sie an Ihren Bürobedarf haben und welchen Umfang an Bürobedarf Sie benötigen, können auch folgende Aspekte eine Rolle spielen: 

  • Mengenrabatt
  • Abobestellung
  • Einfachheit der Bestellung
  • Beratungshotline
  • Rücknahmekosten

Geld sparen können Sie also im Rahmen von Abobestellungen und durch Mengenrabatt. Beides empfiehlt sich für Gründer aber nur, wenn das Geschäftsmodell gesichert ist und die anfänglichen Hürden überwunden sind. Im Rahmen von einem Gemeinschaftsbüro oder in einem Coworking Space können Sie sich in Sachen Bürobedarf aber auch zusammenschließen und so gemeinsam Geld sparen.

TIPP

Letztlich hängt es von Ihren persönlichen Bedürfnissen an Bürobedarf ab, welcher Anbieter am besten passt. Für den Anfang empfiehlt es sich, einen oder mehrere Anbieter für Bürobedarf zu testen und erst dann den Prozess zu standardisieren.

Beispiele für Anbieter von Bürobedarf

Das unabhängige Vergleichsportal Netzsieger hat 2015 Onlineanbieter für Bürobedarf getestet. Das Ranking machte eOffice24 zum Gewinner, weitere Favoriten waren:

  1. Bürobedarf von eOffice24
  2. Bürobedarf von Otto Office
  3. Bürobedarf von Staples
  4. Bürobedarf von Viking
  5. Bürobedarf von büroshop24.de
  6. Bürobedarf von mcbuero.de

Der Gewinner hebt sich allen voran durch das Rückgaberecht von 100 Tagen ab. Außerdem bietet er als einziger eine Abobestellung an. Auch die Versandkosten sind dort am günstigsten und es gibt keinen Mindestbestellwert.