Das papierlose Büro – digital statt analog

Papierloses Büro, das bedeutet, dass alle Prozesse, die digitalisiert werden können, auch digital stattfinden. Im 21. Jahrhundert ist es zwar ohnehin der Fall, dass sich zahlreiche Prozesse auf den digitalen Weg verschoben haben. Allerdings ist das Ziel beim Konzept papierloses Büro, wirklich nur noch etwas analog zu machen, wenn es beispielsweise von einer Behörde o.ä. gefordert wird. Im Fokus steht der Einsatz von modernen Kommunikationstools statt die Nutzung von Papier.

Wie stelle ich mein Büro auf ein papierloses Büro um?

Schritt 1: Die Planung

Im ersten Schritt für ein papierloses Büro muss erfasst werden, was überhaupt alles an Papierdokumenten da ist. So kann ein Plan für die anschließende Digitalisierung erstellt werden. In dem Plan für ein papierloses Büro muss zum einen festgelegt werden, wie viel Papier digitalisiert werden muss. In diesem Zuge können unnötige Unterlagen auch gleich aussortiert werden. Zum anderen aber auch, wie die Digitalisierung personell und technisch erfolgt. Dazu mehr im folgenden Schritt.

Schritt 2: Der Scan

In Schritt 2 für ein papierloses Büro geht's also ans Scannen. Hierfür kann eine extra Arbeitskraft oder sogar ein Dienstleister engagiert werden, wenn die Datenmenge sehr hoch ist. Denken Sie hier auch darüber nach, ob sich die Anschaffung eines neuen Scanners mit Einzugfunktion (falls nicht vorhanden) lohnt. Wenn Sie später ein papierloses Büro haben, ärgern Sie sich ggf. ansonsten über schlechte Qualität der Scans. Achten Sie daher auch auf die richtigen Einstellungen wie Größe, das Entfernen leerer Seiten, die Auflösung etc. Manuelle Nacharbeiten kosten mehr Zeit, als wenn Sie sich vorher verschiedene Scan-Profile anlegen.

Schritt 3: Die Verwaltung

Haben Sie alle Dokumente digitalisiert, geht es an eine effiziente Struktur. Natürlich sind PDF-Dokumente heutzutage durchsuchbar. Dennoch sollten Sie bei der Benennung auf die entsprechenden Keywords achten. Eine Kombination aus Datum (z.B. Erstelldatum oder Rechnungsdatum) ist ebenfalls sinnvoll, um auch in ein paar Jahren noch den Überblick behalten zu können. Oftmals wird dieser Aspekt etwas vernachlässigt, doch wenn Sie ein papierloses Büro effektiv nutzen wollen, ist die Verwaltung das A und das O.

Schritt 4: Weg mit dem Papier

Alles digitalisiert? Dann stellt sich nun die Frage: Wohin mit all dem Papier? Achten Sie darauf, dass Sie für rechtliche und steuerliche Themen alle Unterlagen im Printformat archivieren. Natürlich soll das Archiv nur in Ausnahmefällen genutzt werden, dennoch sollten Sie bedenken, dass hier auch rechtliche Auflagen zu erfüllen sind. Und der ganze Rest? Datenschutz nicht vergessen – also ab in den Schredder damit.

Es gibt einige Vorteile, die für ein papierloses Büro sprechen:

• Sie sparen Platz
• Sie haben sämtliche Daten zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar
• Sie sparen Kosten für Drucker und Bürobedarf
• Sie können Ordnung halten und strukturiert arbeiten
• Die Suchfunktion erspart langes Ordnerwälzen und somit viel Zeit
• Die Kommunikation ist schnell und modern
• Ein papierloses Büro schont die Umwelt

Natürlich kann ein papierloses Büro auch Nachteile haben. Sie sollten mit einer Pro-Contra-Liste abwägen, ob sich ein papierloses Büro für Ihr Unternehmen eignet oder nicht.

Die größte Hürde entsteht wahrscheinlich, wenn Sie auf ein papierloses Büro umsteigen. Die Umstellung ist mit großem Arbeitsaufwand verbunden: Sämtliche Dokumente müssen gescannt und digitalisiert werden. Eine Struktur muss entwickelt und die Mitarbeiter für ein papierloses Büro geschult werden, damit auch die Ordnung beibehalten werden kann. Die Arbeitsprozesse müssen für ein papierloses Büro angepasst werden, das erfordert auch die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein papierloses Büro.

Ein Nachteil am Konzept papierloses Büro kann außerdem sein, dass man stets auf technische Hilfsmittel angewiesen ist. Sollte man offline unterwegs sein oder ein Gerät ausfallen, so haben Sie kaum eine Ausweichmöglichkeit, wenn Sie ein papierloses Büro nutzen. 

Bestimmte Dokumente sind außerdem nur in Papierform gültig. Gerade bei behördlichen Prozessen müssen Sie in jedem Fall eine Alternative bereitstellen. Immer beachten müssen Sie außerdem die Datenschutznormen.

Bevor Sie auf ein papierloses Büro umsteigen, überlegen Sie sich also, ob es die Einführungszeit wert ist und wirklich ein Mehrwert entsteht. Ansatzpunkte für ein papierloses Büro sind beispielsweise gegeben, wenn die Regale, Ordner und Archive aus allen Nähten platzen und Sie sehr viel Zeit mit der Recherche von Dokumenten verbringen. Außerdem bietet sich ein papierloses Büro natürlich an, wenn Sie an verschiedenen Standorten arbeiten.

Ein papierloses Büro ist allerdings mehr als die Abschaffung von Papier. Vielmehr müssen Sie danach auch digitale Anschaffungen tätigen. So sind nach der Digitalisierung des Papierberges auch die richtigen Tools für Ihr papierloses Büro gefragt. 

Mittlerweile gibt es zahlreiche Tools, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, wir stellen ein paar davon vor:

Doo ist eine App, die alle Dokumente an einem Ort bündelt. Sowohl lokale Daten, die auf dem Rechner gespeichert sind als auch Daten, die online gespeichert sind (z.B. über Google Drive, Dropbox oder im E-Mail-Postfach), werden so zentral gespeichert. Auch ein Offline-Zugriff ist möglich. Außerdem hat Doo eine intelligente Suchfunktion, die Schlagwörter wie Unternehmen, Dokument-Typen, Dateiformate, Personen oder Orte automatisch erkennt.

Evernote ist ein „digitales Notizbuch", das sämtliche Informationen organisiert und archiviert, die sonst auf To-do-Listen oder Post-it-Erinnerungen herumfliegen. Evernote eignet sich auch, um mit Kollegen einzelne Notizbücher zu teilen oder sie mit anderen Medien zu synchronisieren. Das Tool sortiert die Notizen, zum Beispiel nach Keywords oder chronologisch. Auch eine Handschrifterkennung von gescannten Dateien wird bei Evernote geboten.

Neben der Organisation von Daten ist auch die Sicherheit nicht zu vernachlässigen. Back-ups sind das A und das O, wenn man ein papierloses Büro hat. Hierbei gibt es neben den klassischen externen Festplatten auch zahlreiche Tools, die die Daten online sichern. So beispielsweise Backblaze oder Dropbox. Hier sollten Sie sich jedoch immer in Sachen Datenschutz absichern.

Fünf Tools für einen produktiven Arbeitsalltag haben wir in unserem Blog vorgestellt. Außerdem finden Sie dort auch Tools für die Zusammenarbeit im Team.