Gestaltungsmöglichkeiten und Pflichtangaben im Geschäftsbrief

Ganz einfach ausgedrückt, ist ein Geschäftsbrief ein geschäftlicher Brief. Ein Geschäftsbrief bezeichnet die externe Kommunikation an einen oder mehrere bestimmte Empfänger. Im Gegensatz zu einem privaten Brief an einen Freund oder Verwandten beinhaltet ein Geschäftsbrief zumeist ein deutlich erkennbares geschäftliches Anliegen.

Der Geschäftsbrief zielt auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts ab. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Übermittlung schriftlich oder elektronisch erfolgt. Inhaltlich kann es sich bei einem Geschäftsbrief um ein Angebot, eine Rechnung, eine Auftrags- und Anfragebestätigung, einen Bestell- und Lieferschein oder eine Quittung handeln.

Demnach kann ein Geschäftsbrief in Schriftform oder als E-Mail versendet werden. Vorweg: da auch eine E-Mail als Geschäftsbrief gilt, müssen ebenso wie im schriftlichen Geschäftsbrief, auch hier Pflichtangaben hinterlegt werden.

Ein Geschäftsbrief von Einzelunternehmen und Unternehmen ohne Handelsregistereintrag muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• Vor- und Nachname des Gesellschafters, der Gesellschafter
• Bei <link wissen existenzgruendung-planen recht-und-steuern rechtsform gbr-gruenden internal-link der gbr als selbstständig>Gesellschaften bürgerlichen Rechts dieser Zusatz oder die Abkürzung GbR
• Ladungsfähige Anschrift des Unternehmens oder des Unternehmers
  
• Geschäftsbezeichnung kann enthalten sein

In einem Geschäftsbrief eines Unternehmens mit Handelsregistereintrag (also Unternehmen mit der Rechtsform GmbH, UG, AG, OHG sowie alle weiteren Kapitalgesellschaften) müssen diese Pflichtangaben enthalten sein (gemäß § 37a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG):

• Firmenname
• Bezeichnung <link wissen existenzgruendung-planen recht-und-steuern rechtsform internal-link der rechtsformen für unternehmen und>der Rechtsform
• Ort der Handelsniederlassung des Unternehmens
• Registergericht und Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
• Zusätzlich müssen bei der GmbH die Geschäftsführer genannt und sofern ein Aufsichtsrat gegründet wurde, der Vorsitzende mit Vor- und Nachname angegeben werden.
• Bei einer Aktiengesellschaft müssen alle Vorstandsmitglieder genannt und der Vorstandsvorsitzende gekennzeichnet werden. Zudem ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname anzugeben.

Neben den Pflichtangaben sind außerdem folgende Angaben empfehlenswert:

• Anschrift, Ort und Datum
• Telefon- und Telefaxnummern, E-Mail
• Website
• Bankverbindung
• Ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Sie können außerdem ein Logo verwenden - jedoch möglichst getrennt von den Pflichtangaben

• Genaue Vorschriften für Layout und Design im Geschäftsbrief gibt es nicht.
• Für die Pflichtangaben eignet sich bspw. die Fußzeile.
• Es existiert eine DIN 5008, also „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung", die Empfehlungen u.a. für die Gestaltung von Geschäftsbriefen gibt.
• Generell gilt, dass Sie auch bei Geschäftsbriefen das grafische Leitbild, also die Corporate Identity, Ihres Unternehmens beachten sollten.

Gehen Sie sorgfältig bei der Erstellung von Geschäftsbriefen vor. Bei fehlerhaften oder unzureichenden Angaben auf Geschäftsbriefen kann es empfindliche Bußgelder geben. Für Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Rechnungen und Buchungsbelege müssen zehn Jahre verwahrt werden.

Korrekte Grammatik im Geschäftsbrief: Da ein Geschäftsbrief geschäftliche Absichten übermittelt, sollte er fehlerfrei und formal korrekt sein. Nur so werden Unternehmer erst genommen. Am wichtigsten dabei ist die Prüfung der Grammatik und Schreibweise im Geschäftsbrief. Versenden Sie niemals einen Geschäftsbrief, ohne vorher noch einmal drüber gelesen zu haben.

Name des Empfängers im Geschäftsbrief: Schreiben Sie in einem Geschäftsbrief den Namen des Empfängers falsch, vermitteln Sie den Eindruck der geringen Wertschätzung. Daher ist zu raten, den Namen eingehend zu prüfen, bevor Sie den Geschäftsbrief absenden.

Unterschrift im Geschäftsbrief: Ist ein Geschäftsbrief nicht unterschrieben, ist der Geschäftsbrief nicht rechtskräftig. Um zu gewährleisten, dass der Empfänger den Namen des Verfassers lesen kann, selbst wenn die Unterschrift im Geschäftsbrief unleserlich ist, sollte der Name in Druckbuchstaben unter der Unterschrift stehen.

Absender auf dem Umschlag: Um den Empfänger schon vorher in Kenntnis zu setzten, von wem der Geschäftsbrief kommt, sollte der Absender gut lesbar sein - entweder in sauberer Schrift oder per ausgedrucktem Aufkleber. So kann Ihnen der Geschäftsbrief auch zurückgesandt werden, falls die Adresse nicht mehr aktuell ist.

Abkürzungen im Geschäftsbrief: Gehen Sie im Geschäftsbrief vorsichtig mit Abkürzungen um. Ein saloppes „MfG" ist im Geschäftsbrief kein adäquater Ersatz für ein ausformuliertes „Mit freundlichen Grüßen".

• Nur ein Geschäftsbrief mit Unterschrift ist ein rechtskräftiger Geschäftsbrief
• Bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag gehören Firmenname, Rechtsform, Registergericht und Nummer, Gesellschafter (bei GmbH) und der Vorstandsvorsitzende sowie die Vorstandsmitglieder (bei AG) in den Geschäftsbrief
• Bei einem Unternehmen ohne Handelsregistereintrag gehören Vor- und Nachname der Gesellschafter, die Anschrift, eventuell die Geschäftsbezeichnung und bei <link wissen existenzgruendung-planen recht-und-steuern rechtsform gbr-gruenden internal-link der gbr als selbstständig>einer GbR dieser Zusatz in den Geschäftsbrief
• Weitere Angaben wie Ort und Datum, Telefon- und Faxnummer, E-Mail, Website, Bankverbindung, ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und das Firmenlogo können ebenfalls auf dem Geschäftsbrief hinterlassen werden
• Auch eine geschäftliche E-Mail ist ein Geschäftsbrief