Outsourcing: Definition, Anwendungsbereiche und Tipps

Sie haben erst kürzlich ein Unternehmen gegründet, aber haben nicht genügend Ressourcen, um sich um alle anfallenden Aufgaben kümmern zu können? Für die meisten Unternehmen ist Outsourcing schon längst ein bedeutender Teil der Unternehmensstruktur.

Wir erklären Ihnen, wie man als Unternehmen von Outsourcing profitiert und worauf Sie dabei achten sollten. 

Was bedeutet Outsourcing?

Outsourcing beschreibt das Auslagern von einzelnen Aufgabenstrukturen an Drittunternehmen. Das heißt, Sie können bestimmte Aufgaben an spezialisierte externe Dienstleister abgeben. Wenn Sie z. B. im Bereich Marketing und PR nicht genügend Fachwissen oder finanzielle Ressourcen haben, dann können Sie sich an Agenturen wenden, die diesen Aufgabenbereich übernehmen. Damit sparen Sie nicht nur Geld, sondern heben auch den Professionalitätsstandard Ihres Unternehmens, da die ausgewählten Anbieter im besten Fall Spezialisten für das jeweilige Aufgabenfeld sind.

Welche Bereiche kann man outsourcen?

Welchen Bereich Sie innerhalb Ihres Unternehmens auslagern können, hängt von Ihrer individuellen Spezialisierung ab. Typische Aufgabenbereiche sind jedoch: Buchhaltung, Steuerberatung, Grafik/Design und IT-Bereiche, da diese Bereiche nicht zum Kerngeschäft gehören oder nur gelegentlich gebraucht werden. Es würde sich vor allem für kleinere Unternehmen finanziell nicht lohnen, einen Mitarbeiter dafür anzustellen, weshalb das Outsourcing an externe Anbieter oftmals die einzige Möglichkeit ist. Aber auch große Unternehmen lagern bestimmte Bereiche an spezialisierte Firmen aus.

Es gibt verschiedene Formen von Outsourcing, die sich je nach Aufgabenbereich anders kombinieren lassen:

  1. Outtasking
    Beim Outsourcing handelt es sich meist um große Aufgabenbereiche, beim Outtasking hingegen werden ganz bestimmte Teilaufgaben ausgelagert. Je nachdem, welche Dienstleistung/en Sie in Ihrem Unternehmen anbieten, kann sich das Outtasking auf die verschiedensten Aufgaben beziehen – so bspw. auf die Entwicklung oder Anpassung einer Software oder die Produktion eines Werbespots.
  2. Out-Servicing
    Out-Servicing bezieht sich auf jeglichen Kundenkontakt, der an einen Dienstleister übergeben wird. Dafür können zum Beispiel Callcenter, Kundenberatungszentren oder ein entsprechender Büroservice beauftragt werden. Das fällt auch in den Bereich der sogenannten Managed Services, die sich um die Wartung der Informations- und Kommunikationstechnik kümmern.
  3. Transitional Outsourcing
    Es kann immer wieder vorkommen, dass innerhalb einer oder mehreren Abteilungen des Unternehmens eine Umstrukturierung nötig ist. Für diese Umstrukturierung können bestimmte Aufgabenbereiche vielleicht nicht mehr erledigt werden. Um das zu verhindern, werden die Abteilungen für diese Zeit an externe Dienstleister abgegeben und die Verluste können zumindest eingedämmt werden.
  4. Offshore-Outsourcing
    Offshoring ist eine Form des Outsourcings, bei der bestimmte Aufgabenbereiche ins Ausland verlagert werden. Der Wettbewerb findet somit international statt und bietet eine größere Reichweite für den eigenen Betrieb. Oftmals ist hierbei auch das Ziel, kostengünstiger zu produzieren und trotzdem einen hohen Leistungsstandard erreichen zu können. Besonders bei dieser Art von Outsourcing sollten Sie auf eine einwandfreie Kommunikation achten, da es durch die geografische Entfernung, eventuelle Zeitverschiebung und fehlende Flexibilität schneller zu Missverständnissen kommen kann, als wenn sie direkt vor Ort Meetings abhalten können.
  5. Complete Outsourcing
    Complete Outsourcing bedeutet das Auslagern von ganzen Aufgabenbereichen. Das einzige, was diese Form vom übergeordneten Outsourcing unterscheidet, ist, dass das Personal des auszulagernden Bereichs oftmals mit ausgelagert wird. Die Suchmaschinenoptimierung geben viele Unternehmen bspw. komplett in die Hände externer Agenturen, da sie nicht über die notwendigen Kompetenzen verfügen.
  6. Business Process Outsourcing (BPO)
    BPO bedeutet die Abgabe ganzer Geschäftsprozesse an einen ausgewählten Dienstleister. Dieser übernimmt die IT-Anwendungen der Geschäftsprozesse und Verwaltungstätigkeiten. Das heißt, es handelt sich hierbei um Dienstleistungsbetreiber und nicht Dienstleistungslieferanten wie bei den meisten anderen Formen des Outsourcings.
  7. Business Transformation Outsourcing (BTO)
    Diese Unterform von Outsourcing wird besonders dann genutzt, wenn neue Geschäftsmodelle eingeführt werden. In einem solchen Fall übernimmt der externe Anbieter nicht nur Aufgaben Ihres Unternehmens, sondern unterstützt Sie auch mithilfe einer Unternehmensberatung. Das heißt, der Anbieter übernimmt diese Aufgaben mit dem Ziel einer beständigen Optimierung Ihres Unternehmens.
  8. Application Service Providing (ASP)
    ASP bietet standardisierte Software-Dienstleistungen und die damit verbundenen Aufgaben, wie die Wartung der Programme und das Management. Mit dieser Form von Auslagerung können Sie als Unternehmer auf Software von öffentlichen und privaten Netzen zugreifen und müssen dafür keine Umprogrammierung der eigenen Software vornehmen.

Die Top Freelancer-Plattformen

Besonders das Digital Outsourcing gewinnt immer mehr an Relevanz. Auf verschiedenen Plattformen bieten Freelancer ihre Expertise als Dienstleistung an. Kunden können hierüber die notwendigen Kompetenzen ganz einfach digital beziehen. Hier eine kleine Auswahl deutscher Freelancer-Plattformen:

Twago
Twago bietet Spezialisten für die Bereiche Design, Text, Webentwicklung und Marketing.

Freelance
Das Portal vermittelt Freelancer für die Bereiche Text, Medien, Design und Management.

Gulp
Die Plattform Gulp bietet vor allen Dingen Expertise für IT-Themen.

Das Auge
Auf diesem Portal finden Sie besonders kreative Dienstleister: Designer, Fotografen und Grafiker.

Projektwerk
Projektwerk überzeugt mit Spezialisten im Bereich Marketing, Controlling und Entwicklung.

Vor- und Nachteile von Outsourcing

Vorteile

  • Kostensenkungen
    Qualifizierte Dienstleister können die Produktions- und Entwicklungskosten senken und oftmals auch Größenvorteile nutzen. Für Aufgaben, die vielleicht sogar einmalig sind oder nur wenige Male gebraucht werden, lohnt es sich schlichtweg nicht, einen eigenen Mitarbeiter anzustellen. In einem solchen Fall lohnt es sich besonders auszulagern. Die Kostensenkungen bei einer Auslagerung sollten bei mindestens 20 Prozent liegen, damit das Vorhaben als lohnenswert gilt.
  • Höhere Qualität
    Das Auslagern an Unternehmen kann zu einer steigenden Qualität der Produkte führen, wenn sich die Anbieter auf einen ausgewählten Aufgabenbereich spezialisiert haben und über mehr Erfahrungswerte verfügen. So müssen Sie sich als Unternehmensgründer ggf. nicht als Einsteiger um das Marketing kümmern und einen Qualitätsverlust aufs Spiel setzen.
  • Zeitgewinn
    Sich in ein neues Arbeitsfeld einzuarbeiten, beansprucht einiges an Zeit. Diese Zeit können Sie durch das Auslagern an ein Drittunternehmen sparen und in wichtigere Bereiche investieren, um Ihre eigene Expertise in einem anderen Fachbereich weiter auszubauen. Neu gegründete Betriebe profitieren von diesem Zeitgewinn in jeder Hinsicht.
  • Weniger Risiken
    Unternehmen, die noch ganz am Anfang stehen, bekommen wirtschaftliche Schwankungen ganz besonders zu spüren. Indem Sie aber einen oder mehrere Bereiche outsourcen, sinkt das Risiko in schweren Zeiten und erhöht dabei die Flexibilität, weil in erster Linie keine Infrastruktur aufgebaut werden muss.
  • Verbesserte Marktpositionierung
    Durch das Auslagern hat Ihr Unternehmen freie Ressourcen, die für die Hauptaufgaben genutzt werden können und somit das Wachstum ankurbeln. Dadurch verändert sich die eigene Marktpositionierung und die interne Effektivität Ihres Geschäfts.

Nachteile

  • Schlechtes Betriebsklima
    Wenn Sie in Ihrem Betrieb damit anfangen, jede komplexe Aufgabe auszulagern, kann die Expertise Ihrer Mitarbeiter nicht wachsen. Überlegen Sie sich daher genau, welche Bereiche Sie outsourcen möchten und welche Expertise Ihre Mitarbeiter selbst erwerben sollten. Ein wahlloses Outsourcing von Kernkompetenzen ist nicht angebracht.
  • Gefahr der Abhängigkeit
    Je nachdem, welchen Vertrag Sie mit den externen Anbietern vereinbaren, kann es passieren, dass Sie sich in die Abhängigkeit des Dienstleisters begeben. Verzögerungen, Probleme bei der Herstellung oder Streiks haben somit direkte Auswirkungen auf Ihr Geschäft. Achten Sie hier besonders auf eine Vertragsbindung, die auch kurzfristig wieder beendet werden kann und versuchen Sie, das Risiko auf mehrere Dienstleister zu verteilen.
  • Datenschutzverlust
    Durch die Zusammenarbeit mit externen Anbietern werden auch interne Informationen weitergeleitet, die schnell an die Öffentlichkeit gelangen können. Ohne eine Vertrauensbasis kann die Dateneinsicht zu Problemen führen.
  • Kommunikation
    Das wohl schwierigsten, aber auch Wichtigste beim Outsourcing ist die Kommunikation zwischen Unternehmen und Dienstleister. Je nach Standort kann die Kommunikation zum externen Anbieter sehr schwer sein. Trotzdem sollten Sie sich offen über Probleme und Wünsche austauschen, damit keine Missverständnisse entstehen, die der Zusammenarbeit zu einem späteren Zeitpunkt im Weg stehen könnten.

5 Tipps für erfolgreiches outsourcen

  1. Wählen Sie die Aufgabenbereiche zum Outsourcen nicht willkürlich.
  2. Setzen Sie die Kommunikation an erster Stelle.
  3. Achten Sie bei der Vertragsbindung auf eine kurze Kündigungsfrist.
  4. Achten Sie trotz Outsourcing auf reichlich Expertise innerhalb des Betriebs.
  5. Offenbaren Sie nicht alle Schlüsselkompetenzen Ihres Unternehmens an die externen Anbieter.

Fazit: Outsourcing für Unternehmen

Outsourcing ist eine Unternehmensstrategie, die besonders beim Aufbau eines Betriebs komplizierte Aufgaben abnehmen und Sie als Geschäftsführer entlasten kann. Die Vorteile klingen verlockend für jedes Unternehmen, aber ohne eine durchdachte Struktur kann Outsourcing auch zu einem großen Risiko werden. Die richtigen Aufgaben outsourcen und den geeigneten Partner dafür finden – bei diesen Entscheidungen gilt höchste Vorsicht, denn sie werden ebenso Teil des weiteren Verlaufs in Ihrem neuen Betrieb wie auch Ihre eigenen Mitarbeiter.

  • Recherchieren und Analysieren Sie genau, welcher Partner am besten passt, ob er ein individuelles Preismodell bereithält und vor allen Dingen, ob einer guten Kommunikation nichts im Wege steht.
  • Überlegen Sie bei der Auswahl der auszulagernden Aufgaben, welche einen besonderen Mehrwert für Ihr Unternehmen ergeben könnten, bevor Sie willkürlich outsourcen, nur um weniger Arbeit zu haben.
  • Outsourcing ist bestimmt keine Patentlösung, sondern lediglich eine Stütze. Überlegen Sie sich lieber noch ein zweites Mal, ob Sie diese eine Aufgabe wirklich an externe Anbieter abgeben möchten, oder ob es intern nicht doch eine geeignete Lösung dafür gibt.