Zahlungserinnerung: Vorlage zum Download (Word, OpenOffice, Pages)

Mit einer Zahlungserinnerung erinnern Sie Ihre Kunden an eine offene Rechnung. Mit einer freundlichen, aber bestimmten Zahlungserinnerung kann man dem Gedächtnis der Kunden auf die Sprünge helfen. Wir stellen Formulierungstipps und eine Zahlungserinnerungs-Vorlage in verschiedenen Formaten (Word, OpenOffice, Pages und PDF) zum Download zur Verfügung.

1. Vorlage oder Rechnungssoftware verwenden?

Viele Gründer und besonders kleinere Betriebe möchten ihre Rechnungen (und Zahlungserinnerungen) am liebsten unkompliziert mit einer Vorlage erstellen. Doch seit es eine Gesetzesänderungen der GoBD gab, ist die Verwendung von Vorlagen zur Rechnungsstellung nur noch eingeschränkt zulässig. Damit Sie Vorlagen und Muster weiterhin verwenden können, muss gewährleistet sein, dass die erstellten Dokumente unveränderlich sind. Dies ist bei einer Word-Datei, die immer wieder überschrieben wird, nicht gegeben. Auch die Fehleranfälligkeit ist bei solchen Vorlagen hoch, da die Kundendaten stets manuell eingegeben werden müssen und sich so schnell Zahlendreher einschleichen können.

Unternehmer können jedoch aufatmen, denn es gibt mittlerweile zahlreiche sehr günstige Tools, mit denen sich nicht nur Zahlungserinnerungen, sondern auch Rechnungen und Mahnungen ganz leicht erstellen lassen. Die Rechnungsprogramme lohnen sich auch für Kleinbetriebe und sind rechtlich immer up to date.

Zahlungserinnerung Vorlage mit Tool

Tool zum Erstellen von Zahlungserinnerungen

Erstellen Sie Rechnungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen anstatt mit einer Vorlage mit nur einem Klick – rechtssicher und mit allen Pflichtbestandteilen!

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2. Zahlungserinnerung formulieren: Muster + Beispiel

Da für eine Zahlungserinnerung keine bestimmten Pflichtangaben gelten, sind Sie in Ihrer Formulierung komplett frei. Dabei ist es gleich, ob Sie das Schreiben Zahlungserinnerung oder Zahlungsaufforderung nennen. Nachfolgend finden Sie Formulierungsvorschläge für Ihre Zahlungsaufforderung.

Teil der ZahlungserinnerungBeispiel
Hauptteil

Wir haben uns über Ihre Bestellung vom ... gefreut und können es natürlich verstehen, wenn man eine Rechnung mal übersieht oder einfach vergisst. Deshalb möchten wir Sie daran erinnern, den ausstehenden Betrag in Höhe von ... zu begleichen.

Der Betrag der Rechnung ... ist noch nicht bei uns eingegangen. Das kommt vor. Eine Rechnung kann schnell verloren gehen oder übersehen werden. Deshalb haben wir Ihnen eine Kopie der Rechnung noch einmal beigefügt.

Um Sie an Ihre ausstehende Zahlung zu erinnern, haben wir am ... eine E-Mail geschrieben. Dennoch ist bei uns weder eine vollständige Zahlung noch eine entsprechende Rücksendung eingegangen. Bitte veranlassen Sie umgehend die Zahlung in Höhe von ...

Schlussteil

Wir weisen Sie darauf hin, dass es in Ihrem eigenen Interesse liegt, die Rechnung zu begleichen, bevor wir weitere Schritte einleiten müssen.

Sollten Sie den offenen Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Beispiele für die Zahlungserinnerung

KundenbeziehungFormulierungsvorschlag
Bestands- oder Neukunde

Wir haben uns über Ihre Bestellung vom ... gefreut und können es natürlich verstehen, wenn man eine Rechnung mal übersieht oder einfach vergisst. Deshalb möchten wir Sie daran erinnern, den ausstehenden Betrag in Höhe von ... bis zum ... [heute + 14 Tage] zu begleichen. Eine Kopie der Ausgangsrechnung haben wir angefügt.

Haben Sie noch weitere Fragen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.

Sollten Sie den offenen Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Gelegentlicher Spätzahler

Nach Durchsicht Ihres Kundenkontos haben wir festgestellt, dass der nachfolgend aufgeführte Betrag zum Fälligkeitsdatum nicht beglichen wurde. Bitte nehmen Sie den Ausgleich Ihres Kundenkontos spätestens bis zum ... [heute + 7 Tage] vor.

Wir weisen Sie darauf hin, dass es in Ihrem eigenen Interesse liegt, die Rechnung zu begleichen, bevor wir weitere Schritte einleiten müssen.

Sollten Sie den offenen Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben als gegenstandslos.

Kostenloses Beispiel für die Zahlungserinnerung herunterladen

Nachfolgend können Sie ein kostenloses Beispiel für eine Erinnerung zur Zahlung als PDF herunterladen:

  • PDF Download Zahlungserinnerung

3. Download Zahlungserinnerungs-Vorlage

Begleichen Ihre Kunden fällige Rechnungen nicht rechtzeitig, erstellen Sie mit der Zahlungserinnerung in wenigen Schritten eine individuelle Zahlungsaufforderung. Unsere Vorlage für Word enthält bereits alle nötigen Felder für Empfänger, Rechnungsnummer und -datum.

Kostenlose Zahlungserinnerungs-Vorlage herunterladen

Die folgende Vorlage ist lediglich ein Vorschlag. Sie können sie Ihren eigenen Bedürfnissen und bevorzugtem Vorgehen anpassen.

Unsere Vorlage enthält bereits alle nötigen Felder für Empfänger, Rechnungsnummer und -datum.

  • Zahlungserinnerung Vorlage (Word)
  • Zahlungserinnerung Vorlage (OpenOffice)
  • Vorlage für die Zahlungserinnerung (Pages für Mac)
Zahlungserinnerung

4. Fazit: Besser ein Rechnungsprogramm nutzen

Begleichen Ihre Kunden fällige Rechnungen nicht rechtzeitig, können Sie diesen eine freundliche Zahlungserinnerung schreiben. Mit unserer Vorlage gelingt dies ganz einfach.

Wir empfehlen, anstatt von Vorlagen ein Rechnungsprogramm zu nutzen, mit dem Sie bestehende und überfällige Rechnungen mit einem Klick in eine Zahlungserinnerung umwandeln und auch versenden können. So verhindern Sie Zahlendreher und Tippfehler und agieren zudem GoBD-konform.

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