So digitalisiert ihr euer Unternehmen Vol. 2 - Dokumentenmanagement

10.10.2018

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Im Durchschnitt verbringt ein Mitarbeiter 3,5 Stunden pro Woche damit, nach Dokumenten zu suchen. Für Unternehmen und Mitarbeiter ist das kostbare Zeit, die produktiver genutzt werden könnte. Trotzdem hat jedes vierte Unternehmen noch keine einzige Akte digitalisiert. Dabei könnte eine digitale Lösung Arbeitsprozesse effizienter machen. Wir zeigen euch beispielhaft, wie ihr durch digitales Dokumentenmanagement wieder mehr Zeit für wichtige Dinge habt.

Die Digitalisierung hält große Potenziale bereit. Unternehmer müssen sie nur nutzen.

Mark ist Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens, das mit Beton handelt. Er beschäftigt mehrere Mitarbeiter, die sich um die Abwicklung der Aufträge kümmern: Buchhalter, Lagerverwalter, Einkäufer, Vertriebler. Logistikunternehmen transportieren für ihn die Ware von A nach B. Digitales Dokumentenmanagement nutzt er nicht. Marks Firma steht beispielhaft für ein typisches mittelständisches Unternehmen, das von der Digitalisierung profitieren kann.

Eine jüngst veröffentlichte Studie des Digitalverbands Bitkom hat ergeben, dass viele deutsche Unternehmen gerade im Bereich digitale Dokumentenverwaltung noch klar hinterherhinken. 26 Prozent der befragten Unternehmen hat noch keine einzige Akte digitalisiert. Circa 39 Prozent haben zumindest schon neuere Papierakten digital gespeichert. Doch auch das ist eigentlich zu wenig. Unternehmen nehmen so ineffiziente Arbeit und Kosten in Kauf.

So auch Mark mit seinem Betonhandel: Angebote, Kaufverträge, Lieferscheine und Rechnungen werden hier noch in Papierform erstellt und verschickt. Auftragsbestätigungen werden mittlerweile schon per E-Mail versandt. Anfragen und allgemeine Korrespondenz mit Kunden finden per E-Mail oder Fax statt. Gleichzeitig führt Mark digitale Listen zu Lagerbeständen, Reklamationen und Urlaubszeiten seiner Mitarbeiter. Es ist ein Wirrwarr an Dokumenten – digital, analog und an unterschiedlichen Orten gespeichert.

Das führt dazu, dass Mark und seine Mitarbeiter Zeit verlieren, wenn sie an verschiedenen Orten nach Dokumenten suchen müssen. Ordner, Ablagen, Unternehmens- und E-Mail-Server müssen zeitintensiv durchsucht werden. Zudem benötigen Papierdokumente viel Platz, der in der Regel bezahlt werden muss. Änderungen werden vorgenommen, aber erreichen möglicherweise nicht die Kollegen, weil die aktuelle Version an einem anderen Ort gespeichert wird als die alte. Und wer einen Tag im Home Office arbeiten will, hat keinen Zugriff auf wichtige Dokumente.

Um die Fülle und das Chaos der Dokumente zu bewältigen, lohnt sich für Unternehmen digitales Dokumentenmanagement zu nutzen. Das heißt, dass analoge Dokumente gescannt, digital archiviert und für künftige Prozesse auf digitale Dokumente umgestellt werden müssen. Digitalisierte und digitale Dokumente werden dann alle zentral gespeichert und verwaltet. Hierzu eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem.

Papier über Papier... Wie soll man in dem Chaos irgendetwas finden? Digitale Lösungen zum Dokumentenmanagement machen die Suche einfach.

Welche Vorteile bringt ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die alle digitalen und digitalisierten Dokumente zentral speichert und verwalten lässt. So hilft ein DMS dabei, Papier aus dem Büro zu verbannen oder zumindest stark zu reduzieren. Durch die zentrale Speicherung aller Dateien in einem System reduzieren sich die Suchzeiten enorm. Marktübliche DM-Systeme nutzen in der Regel eine automatische Volltext-Erfassung, sodass die Dokumente vom System indexiert und durchsucht werden können. Das System gleicht neue Dokumente mit bestehenden ab. So werden Dubletten vermieden und dem Mitarbeiter wird immer die aktuellste Version präsentiert. Jeder Mitarbeiter kann jederzeit schnell und ortsunabhängig auf die aktuellsten Informationen zugreifen, sie nutzen und Änderungen vornehmen. So werden Geschäftsprozesse beschleunigt und effizienter gemacht.

Digitales Dokumentenmanagement Schritt für Schritt

Um die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements zu nutzen, sollte ein Unternehmer wie Mark also einige Schritte durchführen:

#1 Ein Dokumentenmanagementsystem anschaffen

Die marktüblichen Dokumentenmanagementsysteme haben in der Regel eines gemein: Sie speichern zentral alle digitalen und digitalisierten Dokumente, indexieren die Dokumente und bieten eine Suchfunktion via Indexrecherche und Volltextrecherche. Von automatisiertem E-Mail-Import über Drag-and-Drop-Bedienung über Schnittstellen zu Datenbanken und anderen Systemen (wie zum Beispiel Enterprise-Resource-Planning-Systemen) variieren die Dokumentenmanagementsysteme allerdings. Hier sollte man darauf achten, welche Funktionen für das Unternehmen sinnvoll sind. Mark nutzt beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem. So wäre es in seinem Fall sinnvoll, ein DMS zu wählen, das er an das bestehende Warenwirtschaftssystem andocken kann. So können Daten automatisiert von einem System in das andere übernommen werden.

#2 Papierdokumente digitalisieren

Bei Angeboten, Kaufverträgen und Rechnungen kann Mark auf digitale Dokumente umstellen. Werden Unterschriften (wie im Vertragsfall) benötigt, können die analogen Dokumente im Anschluss gescannt und digital archiviert werden. Einige DMS-Anbieter unterstützen allerdings auch digitale Signaturen, das macht das Ganze noch einfacher. Angebote und Rechnungen kann Mark direkt digital erstellen und verschicken. Um der Papierlast zu entkommen, sollte Mark zudem alte analoge Dokumente scannen und digital archivieren. All diese Dokumente werden in das Dokumentenmanagementsystem importiert.

#3 Digitale Dokumente importieren

Teile von Marks Dokumenten sind schon digital. Um alle Dateien gebündelt und strukturierter speichern und verwalten zu können, sollte man kontinuierlich auch die digitalen Dokumente in das DMS importieren. Zu diesen Dokumenten gehören zum Beispiel auch E-Mails von Kunden und Geschäftspartnern. Sucht Mark später beispielsweise nach einer Korrespondenz zu einer Reklamation, kann er lediglich nach dem Kundennamen, der Kundennummer oder ähnlichen Informationen suchen, die in der E-Mail enthalten sind, und findet alle zugehörigen Bestellungen und Lieferscheine.

#4 Mitarbeitern bestimmte Berechtigungen geben

Damit jeder Mitarbeiter an die für ihn relevanten Informationen gelangt, kann Mark seinen Mitarbeitern verschiedene Berechtigungen zuteilen. So hat die Buchhaltung zum Beispiel Zugang zu allen Lieferscheinen und Rechnungen, das Personalwesen Zugriff auf die digitalen Personalakten.

#5 Prozesse verschlanken

Wer das DMS richtig nutzt, kann nicht nur Suchzeiten und Papierlasten verringern, sondern auch Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Bearbeiten alle Mitarbeiter die Dokumente durchgängig digital im System, so werden Durchlaufzeiten zwischen den verschiedenen Mitarbeitern reduziert und der Informationsfluss zwischen den beteiligten Mitarbeitern erhöht. Viele DM-Systeme ermöglichen, dass bei Eingang bestimmter Dokumente eine Benachrichtigung an die zuständigen Mitarbeiter gesandt wird. Kommt zum Beispiel eine Rechnung rein, erhält der Mitarbeiter in der Buchhaltung eine Benachrichtigung, dass er die Rechnung überprüfen soll.

#6 Automatisierung durch Schnittstellen mit anderen Systemen

Einige DMS-Anbieter erlauben die Andockung an andere unternehmensinterne Systeme. Über diese Schnittstellen kann man gewisse Prozesse automatisieren. So lassen sich zum Beispiel E-Mails oder Daten aus dem Warenwirtschaftssystem automatisiert im DMS archivieren. Andere Optionen sind, dass Rechnungen automatisiert überprüft sowie erstellt und verschickt werden. Damit Unternehmer Mark diese Möglichkeiten nutzen kann, muss er sicherstellen, dass das Dokumentenmanagementsystem Schnittstellen zu den anderen Programmen, die er im Unternehmen nutzt, anbietet.

Und wie sieht das in der Praxis aus?

In der Praxis sieht das bei Marks Unternehmen zum Beispiel so aus: Er hat ein DMS gewählt, das mit seinem Warenwirtschaftssystem kommuniziert. Ein Kunde hat eine Bestellung aufgegeben. Ein Mitarbeiter der Buchhaltung erhält sogleich eine Benachrichtigung und überprüft die Bestellung. Anschließend erstellt er einen Lieferschein, der über das DMS digital an den Lagerbearbeiter geschickt wird. Dieser druckt den Lieferschein samt einem Barcode aus und bereitet den Auftrag vor. Ein Lieferant erhält die Ware samt Lieferschein, bringt die Ware zum Empfänger und kehrt mit dem unterschriebenen Lieferschein zurück. Der Lagerbearbeiter muss nun nur noch den Lieferschein scannen und schon ordnet das DMS das Dokument dem Geschäftsvorgang zu. Die Buchhaltung erhält eine Nachricht, dass die Lieferung erfolgt ist. Das System erstellt nun automatisch eine Rechnung und schickt sie an den Kunden.

Fazit

Analoge und dezentrale Dokumentenverwaltung kann einem Unternehmen und den Mitarbeitern viel Zeit und Geld kosten. Wer auf digitales Dokumentenmanagement umstellt, erreicht hingegen effizientere Arbeitsprozesse. Ein für das Unternehmen passendes Dokumentenmanagementsystem hilft, Dokumente digital und zentral zu speichern sowie zu verwalten. Papier wird somit aus dem Büro verbannt, Räumlichkeiten gespart und Such- und Durchlaufzeiten verringert. Zudem eröffnet ein DMS Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Arbeitsschritte können so gespart werden und die Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere, wichtigere Dinge.

Dies ist ein Beitrag unserer Reihe "So digitalisiert ihr euer Unternehmen". Wenn ihr mehr über das Thema erfahren möchtet, schaut doch auch in den Überblick. In der nächsten Zeit stellen wir weiterhin für einzelne Bereiche konkrete Tools und Strategien vor.
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