Social Intranet: So fördert das moderne Intranet die effektive Zusammenarbeit

19.09.2019

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Ein Social Intranet vereint das Beste aus Kommunikations-Tools, CRM-System und Prozessoptimierung. In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ein modernes Intranet aufgebaut ist und welche Features für mehr Produktivität sorgen.

Das Social Intranet ist ein unternehmensinterner Dreh- und Angelpunkt für eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation von Mitarbeitern und Vorgesetzten untereinander. Daher ist es nur für eine eingegrenzte Personengruppe nutzbar.

Im Intranet tauscht ihr euch über Projekte, neue Denkansätze und Verbesserungsmöglichkeiten aus. Gemeinsam mit dem erfolgreichen Kommunikationsunternehmen Bitrix haben wir Tipps gesammelt, wie ihr das Social Intranet richtig aufsetzt und im Alltag nutzt.

Social Intranet vs. klassisches Intranet

Ein modernes Social Intranet bedient sich der Kommunikationsvorzüge sozialer Netzwerke wie Facebook. Welche das sind, erfahrt ihr später noch. Ziel ist es, mit dem Social Intranet die Vernetzung der Kollegen untereinander zu fördern.

Letztendlich legt ihr die Ziele aber individuell selbst fest. Diese können sein:

Verringerung des E-Mail-Verkehrs
Schnellere und effektivere Informationsvermittlung
Förderung nahtloser, standortübergreifender Kommunikation
Steigerung der Mitarbeitermotivation durch optimierte Prozesse
Bündelung und erleichterte Bereitstellung von Wissen

Das sind die Unterschiede zu klassischen Intranets:

Mitarbeiter können sich Profile erstellen
Bildung von Gruppen für effektiven Austausch möglich
Optionale Integrierung eines Blogs
Chat-Funktion
Suchfunktion
Anleitungen, Guides etc. zum Download verfügbar

Ein Social Intranet ist somit dynamischer als ein klassisches Intranet. Kommunikation wird damit erleichtert und unmittelbarer. Verstärkt wird dieser positive Effekt noch durch mobile Nutzungsmöglichkeiten mithilfe von Apps für Tablet und Smartphone.

Kommen wir nun zu den einzelnen Social-Intranet-Funktionen im Detail.

Unternehmensstruktur und Mitarbeiterverzeichnis

In das Social Intranet integrierte Organigramme helfen Mitarbeitern dabei, die Unternehmensstruktur zu verstehen und darin den richtigen Ansprechpartner ausfindig zu machen. Das verkürzt einerseits die Kommunikationswege und alle Beteiligten sparen so wertvolle Zeit.

Ein Mitarbeiterverzeichnis bietet die Möglichkeit, schnell und unkompliziert mit Teamkollegen Kontakt aufzunehmen. Über die Profilseiten erfahren Mitarbeiter hilfreiche Facts über die Kollegen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.

Interne Kommunikation per Chat

E-Mails können untergehen. In Chats hingegen können sich die Mitarbeiter in Echtzeit austauschen, was ideal für die schnelle Informationsbeschaffung ist.

Für alltägliche Absprachen eignen sich Chats also hervorragend. In Kombination mit einer Volltext-Suchfunktion lassen sich die protokollierten Gespräche schnell und bequem durchstöbern.

Das moderne Social Intranet führt Kommunikation und Kollaboration zur Perfektion. (Grafik: Bitrix24)

Aufgaben und die Effektivität der Mitarbeiter

Je genauer eure Teammitglieder ihre eigenen Aufgabenbereiche kennen, desto strukturierter können sie auch arbeiten. Eigentlich eine Binsenweisheit, doch die Umsetzung fällt vielen Unternehmen schwer.

Teils, weil Aufgaben nicht gut kommuniziert werden, teils, weil die Bereiche nicht trennscharf genug voneinander abgegrenzt sind. Dadurch kommt es zu Unsicherheiten unter den Mitarbeitern oder zu schwerfälligen bzw. sinnlosen Workflows.

Doch wie effektiv sind die einzelnen Maßnahmen tatsächlich? Ein modernes Social Intranet hat Antworten auf diese Fragen: Tracking- und Analysetools stellen Daten für die Auswertung der KPIs zur Verfügung.

Status-Updates, die sich kommentieren lassen, sorgen ebenfalls für eine bessere Nachvollziehbarkeit der Mitarbeiter-Aktivitäten. Auch hier steht die optimierte Kommunikation durch Kollaboration im Fokus.

Arbeitszeiterfassung

Das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Unternehmen dazu, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos zu erfassen. Hintergrund für die Zeiterfassung ist der Schutz der Arbeitnehmer.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Ansprüche an ein Zeiterfassungssystem. Lassen euch von unserem Partner Aroundoffice kompetent beraten, um das beste Zeiterfassungssystem für euer Unternehmen zu finden. Die Beratung ist kostenlos und unverbindlich. Hier geht’s zum Angebot.

Diese Pflicht lässt sich in einem modernen Social Intranet mit entsprechender Integration ganz einfach erledigen. Alte Zeiterfassungssysteme, die parallel laufen und damit durch zusätzliche Log-Ins Zeit fressen, könnt ihr damit einstellen und in einer effektiveren All-in-one-Lösung nutzen.

Mitarbeiter-Berichte und Updates

Berichte liefern einen praktischen Überblick über laufende oder abgeschlossene Projekte. Mitarbeiter haben Zugriff darauf und können sich die Berichte eigenständig herunterladen. Auch das spart wieder jede Menge Zeit.

Darüber hinaus erhöht es die Mitarbeitermotivation, wenn die Kollegen ihre Erfahrungen, Wünsche und Ideen im Social Intranet kundtun können und Feedback von Kollegen dazu erhalten.

Sehr hilfreich sind auch kurze Statusupdates. So wissen andere Teammitglieder immer, wer momentan in welchen Projekten involviert ist. Noch effektiver wird die Kommunikation, wenn sich die Statusupdates kommentieren lassen.

Hat das Social Intranet auch Nachteile?

Kein System ist perfekt, auch nicht ein Social Intranet. Ein Risiko bei der Nutzung ist, dass zu viel Zeit für die Kommunikation über Chats und Kommentare verloren geht. Damit entsteht der genau gegenteilige Effekt, den es eigentlich haben sollte.

Abhilfe schaffen hier vor der Nutzung erstellte Guidelines, an denen Mitarbeiter sich für die Kommunikation orientieren können.

Weiterhin ist der Datenschutz ein sensibles Thema im Social Intranet. Ihr solltet daher genauestens regeln, wie viele Informationen eure Mitarbeiter von sich preisgeben müssen und wer tatsächlich Zugriff auf diese Informationen hat.

Generell gilt in puncto persönliche Informationen: nur so viel wie nötig und so wenig wie möglich. Auch das stellt ihr mit Richtlinien sicher, die ihr für euch und euer Team definiert.

Davon unabhängig geben Kritiker zu bedenken, dass einige Social Intranets nicht auf neue Kommunikations- und Kollaborationstrends wie zum Beispiel die Nutzung von Slack vorbereitet seien. Hier ist es wichtig, dass ihr euch für einen Anbieter entscheidet, der laufend Optimierungen und Verbesserungen am Social Intranet vornimmt. Dann lohnt sich der Einsatz für euer Start-up.