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Steuerliche Regelungen für Kunden- und Mitarbeitergeschenke: So profitieren beide Seiten

Weihnachten, Geburtstag, Jubiläum: Es gibt viele Anlässe, um Kunden oder Mitarbeitern ein Geschenk zukommen zu lassen. Je nachdem, wem Sie etwas schenken und welchen Gegenwert das Präsent hat, müssen Geschenke versteuert und als Betriebsausgabe oder Betriebseinnahme verbucht werden.

In diesem Beitrag finden Sie wichtige finanzielle Grenzen sowie Richtlinien für Mitarbeitergeschenke und Kundenpräsente, die Sie als Unternehmer kennen sollten, damit sich Kunden- oder Mitarbeitergeschenke für beide Seiten lohnen.



Gute Anlässe für Mitarbeitergeschenke und Kundenpräsente

Es gibt viele Anlässe, zu denen es sich als Unternehmer anbietet, ein Geschenk an seine Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter zu vergeben. Dazu zählen sowohl private Angelegenheiten als auch geschäftliche Meilensteine, wie beispielsweise:

  • Geburtstag
  • Heirat
  • Geburt eines Kindes
  • Weihnachten
  • Jubiläum
  • Dank für besondere Leistungen

Unternehmenspräsente wie Kunden- oder Mitarbeitergeschenke zählen heutzutage zum guten Ton und sind oft Bestandteil fester Marketingmaßnahmen. Damit verbunden sind steuerliche Aspekte, die wir im Folgenden genauer beschreiben.

Freibeträge für Kunden- und Mitarbeitergeschenke

Neben der Auswahl des passenden Geschenks ist für Kunden- und Mitarbeitergeschenke grundsätzlich entscheidend, wie viel das Präsent kosten darf. Dabei ist zu unterscheiden, ob Sie Ihren Mitarbeitern oder Kunden bzw. Geschäftspartnern etwas schenken. Folgende Grundregeln sollten Sie kennen:

Grundregeln für Kundenpräsente

  • Bis 35 Euro pro Jahr werden Geschenke als Betriebsausgaben anerkannt, auch die Umsatzsteuer bekommt der Unternehmer erstattet, wenn der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist.
  • Der Wert von 35 Euro gilt als Nettowert, wenn der Vorsteuerabzug für den Unternehmer möglich ist.
  • Ist das nicht der Fall (beispielsweise bei Ärzten) gilt die 35 Euro Grenze als Bruttowert.

Grundsätzlich müssen Sie immer genau dokumentieren, welche Geschenke Sie an welchen Kunden oder Geschäftspartner vergeben haben. Das Finanzamt hat ein Recht darauf, einen Nachweis einzufordern und gegebenenfalls den Betriebsausgabenabzug nicht anzuerkennen.

Wichtig ist außerdem, dass der Betrag von 35 Euro pro Wirtschaftsjahr gilt. Wenn Sie einem Kunden also beispielsweise zu Weihnachten und einem anderen Anlass etwas schenken, so zählen die Summen aller Geschenke im jeweiligen Jahr zusammen.

Geschenke über 35 Euro - was ist zu tun?

Wenn Sie Kundenpräsente über 35 Euro verschenken möchten, ist das natürlich trotzdem möglich. Allerdings können Sie in diesem Fall keinen Vorsteuerabzug machen und die Kosten für die Geschenke nicht als Betriebsausgaben angeben.

  • Wenn Ihr Kunde ebenfalls Unternehmer ist, ist er verpflichtet, alle Geschenke (unter und über 35 Euro) als Betriebseinnahme zu erfassen und versteuern.

Grundregeln für Mitarbeitergeschenke mit persönlichem Anlass

Die steuerliche Grenze für Mitarbeitergeschenke liegt etwas höher als bei Präsenten für Kunden oder Geschäftspartner. Hier wird unterschieden zwischen persönlichen Anlässen (Hochzeit, Geburtstag, Geburt eines Kindes) und weiteren Anlässen (Weihnachten, Jubiläum etc.).

Für persönliche Anlässe gilt:

  • Für Mitarbeitergeschenke von bis zu 60 Euro fallen keine Lohnsteuern und keine Sozialversicherungsbeträge an.
  • Die Grenze gilt im Vergleich zu Kundenpräsenten für Mitarbeitergeschenke nicht pro Jahr, sondern pro Anlass.
  • Der Unternehmer verbucht Mitarbeitergeschenke als Betriebsausgabe - unabhängig von der Summe.
  • Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich, da die Zuwendung des Geschenks in den Privatbereich des Mitarbeiters fällt.

Weihnachten zählt nicht als persönlicher Anlass - hier gilt eine Grenze von 44 Euro pro Geschenk und Mitarbeiter. Die Kosten einer Veranstaltung, bspw. Weihnachtsfeier mit Hotel, Taxi, Verpflegung, dürfen inkl. Geschenk pro Mitarbeiter nicht die Grenze von 110 Euro übersteigen - alles, was darüber liegt, muss der Mitarbeiter versteuern. Es bietet sich daher an, das Mitarbeitergeschenk zeitlich versetzt zu vergeben oder die Weihnachtsfeier mit Weiterbildungsmaßnahmen, bspw. Workshops, zu verknüpfen, um die Aufenthaltskosten dort zu verbuchen.

Sonderfall: Geldgeschenke, Gutscheine und Werbegeschenke

Geldgeschenke sind immer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie können diese nicht als Betriebsausgabe deklarieren. Besser eignen sich Gutscheine als Geschenk. Bis zu 44 Euro (wenn es kein persönlicher Anlass ist) können Sie Gutscheine verschenken, die weder lohnsteuer- noch sozialversicherungspflichtig sind. Gutscheine sind insbesondere in Form von Essens- oder Tankgutscheinen als Mitarbeitergeschenke üblich. Bereits ab 44,01 Euro werden diese Gutscheine jedoch als Lohnbestandteil behandelt.

Reine Werbegeschenke, etwa für Messen oder andere Streuartikel wie bedruckte Büromaterialien, Tassen oder weitere Give-Aways können frei verteilt werden, sofern diese pro Stückzahl unter 10 Euro netto liegen. Ebenso sind auch Bewirtungsaufwendungen bei beruflichen Veranstaltungen oder Terminen nicht als Geschenk für Kunden oder Mitarbeiter anzusehen

Pauschale Besteuerung von Geschenken

Damit Ihren Kunden oder Mitarbeitern die Freude über das Geschenk nicht durch das Finanzamt verdorben wird, können Sie als Schenkender die Besteuerung der Sachgeschenke pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer übernehmen. Dies müssen Sie pauschal für alle Geschenke des Wirtschaftsjahrs vornehmen. Die Pauschalsteuer ist außerdem als Betriebsausgabe abziehbar, falls auch die Aufwendungen für das Geschenk selbst als Betriebsausgabe berücksichtigt werden können. Natürlich müssen Sie dem Empfänger die Besteuerung mit Übergabe des Geschenks mitteilen.

Grafik: Zusammenfassung der Grenzen und Besteuerungen

Übersicht: Gesetzliche Regelungen für Geschenke von Unternehmen

Kunden- und Mitarbeitergeschenke: Anerkennung oder Bestechung?

Ganz prinzipiell sollten Sie sich als Unternehmer überlegen, an welche Kunden und Mitarbeiter Sie in welcher Form Geschenke vergeben.

Das Thema Mitarbeitergeschenke ist weniger umstritten als das Thema Kundengeschenke. So können Mitarbeitergeschenke motivierend sein und werden als in der Regel Anerkennung seitens des Mitarbeiters gesehen. Sie sollten jedoch darauf achten, dass die Präsente zu Ihren Mitarbeitern passen, einen neutralen Charakter haben, der Position angemessen sind und der Gegenwert der einzelnen Mitarbeitergeschenke nicht zu sehr schwankt, um Neid zu vermeiden.

Bei Kundengeschenken sollten Sie vorsichtiger vorgehen. Der Grad zwischen Aufmerksamkeit, Gefälligkeit oder gar Bestechung ist hier schmal. Insbesondere große Unternehmen haben daher sogenannte "Codes of Conducts". In diesen Codizes ist festgehalten, wie Mitarbeiter korrekt mit Einladungen und Geschenken umzugehen haben. Bis wie viel Gegenwert dürfen Geschenke angenommen werden? Ab wann müssen Geschenke versteuert werden? Diese Fragen werden hier geklärt. Bei Journalisten heißt die Regelung oft noch klarer: kein Gefälligkeitsjournalismus, d.h. insbesondere Journalistenreisen und größere Produktproben werden nur in Ausnahmefällen angenommen.

Ganz generell sollten Sie also darauf achten, dass Sie nicht unmittelbar vor relevanten Entscheidungen (beispielsweise Auftragsvergabe) Kundengeschenke vergeben, sondern beispielsweise zu Weihnachten, rückwirkend als Dank für ein gutes Geschäftsjahr.

TIPP

Auch Ihre Mitarbeiter sollten Sie darüber informieren, dass Sie nicht unbegrenzt Geschenke von Ihren Kunden annehmen dürfen.

Fazit: die 10 wichtigsten Fakten auf einen Blick

Folgende Fakten sollten Sie aus diesem Artikel zum Thema Kundenpräsente und Mitarbeitergeschenke mitnehmen:

  1. Die Grenze für Kundengeschenke liegt, sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, bei 35 Euro pro Jahr.
  2. Die Grenze für Mitarbeitergeschenke liegt bei 60 Euro pro persönlichem Anlass.
  3. Gutscheine oder andere Sachzulagen dürfen bis zu 44 Euro pro Monat ausgehändigt werden.
  4. Geldgeschenke sind immer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
  5. Überschreitungen der genannten Grenzen sind möglich, aber das Geschenk ist dann nicht steuerfrei.
  6. Ein Vorsteuerabzug ist nur bei Kundengeschenken unter 35 Euro möglich.
  7. Werbegeschenke bis 10 Euro und Bewirtungsaufwendungen sind keine Geschenke.
  8. Alle Geschenke sollten Sie stets genau (Name, Anlass, Art, Kosten) dokumentieren.
  9. Als Schenker können Sie Geschenke pauschal mit 30% besteuern.
  10. Richtlinien für die Annahme von Geschenken Ihrer Mitarbeiter durch Dritte sind empfehlenswert.
TIPP

Sie haben noch weitere Fragen zum Thema Kunden- oder Mitarbeitergeschenke? Wir finden für Sie einen Buchhalter oder Steuerberater in Ihrer Nähe.

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