Geschenke für Mitarbeiter und Kunden steuerlich absetzen

Weihnachten, Geburtstag, Jubiläum: Es gibt viele Anlässe, um Kunden oder Mitarbeitern ein Geschenk zukommen zu lassen. Je nachdem, wem Sie etwas schenken und welchen Gegenwert das Präsent hat, müssen Geschenke versteuert und als Betriebsausgabe oder Betriebseinnahme verbucht werden.

In diesem Beitrag finden Sie wichtige finanzielle Grenzen sowie Richtlinien für Mitarbeitergeschenke und Kundenpräsente, die Sie als Unternehmer kennen sollten, damit sich Kunden- oder Mitarbeitergeschenke für beide Seiten lohnen.

1. Welche Art von Geschenk ist überhaupt abzugsfähig?

Nicht jedes Kunden- oder Mitarbeitergeschenk ist auch automatisch abzugsfähig. Sie sollten daher gut überlegen, was Sie verschenken, damit das Geschenk steuerlich auch als solches qualifiziert ist.

Abzugsfähig sind folgende Präsente:

  • Blumen (ausgeschlossen Beerdigungen)
  • Eintrittskarten (etwa fürs Theater)
  • Sach- und Geldgeschenke

Nicht abzugsfähig, weil nicht als Geschenk qualifiziert:

  • Rabatte, Gutschriften und Coupons (da diese sich auf einen vorherigen Kauf beziehen)
  • Sponsoringleistungen und Trinkgelder (da sich diese auf eine Gegenleistung bezieht)
  • Werbeprämien (da diese für die Vermittlung neueer Kunden geleistet werden = Gegenleistung)
  • Gewinne und Gewinnspiele
  • Werbeartikel und Warenproben

2. Was gilt für Geschenke an Mitarbeiter?

Sie möchten Ihrem Personal ein kleines Präsent zukommen lassen? Schön. Geschenke an die eigenen Mitarbeiter werden anders als Kunden- oder Geschenke an Geschäftspartner bewertet und oftmals dem Entgelt zugerechnet. Mitarbeitergeschenke sind von der 35-Euro-Freigrenze nämlich ausgenommen und sind unbegrenzt abziehbar.

Der Sachverhalt im Überblick:

  • Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind im Monat bis zu 44 Euro steuerfrei (Sachbezugsfreigrenze).
  • Die Steuerfreiheit wird auch für die Sozialversicherung übernommen.
  • Über die Sachzuwendungsfreigrenze hinaus können Sie Ihren Mitarbeitern mit Geschenken bis zu einem Wert von 60 Euro eine Freude machen, sofern es sich um einen persönlichen Anlass handelt (Kindesgeburt, Jubiläum in der Firma, Geburtstag etc.) – Weihnachten ist kein persönlicher Anlass
  • Geldgeschenke sind immer steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Obacht bei der Berechnung der Sachzuwendungen: Darunter fallen alle Zuwendungen pro Mitarbeiter zusammengerechnet.

Dazu ein Beispiel: Sie machen Ihren Mitarbeitern im Dezember jeweils ein Weihnachtsgeschenk in Höhe von 40 Euro. Zusätzlich gibt es für alle im Team noch ein Wichtelgeschenk während der Weihnachtsfeier in Höhe von zehn Euro. Mit ingesamt 50 Euro haben Sie die Sachzuwendungsfreigrenze pro Mitarbeiter überschritten. Sofort wird die Lohnsteuer fällig und die Sozialversicherungspflicht greift.

Aufpassen sollten Sie auch bei Gutscheinen, da Sie sich hierbei auf arbeitsrechtlich heikles Terrain begeben. Dann nämlich, wenn der Arbeitnehmer seinen Gutschein nur teilweise einlöst und einen Restbetrag ausgezahlt bekommt. Somit handelt es sich nämlich um keine reine Sachzuwendung mehr. Ein strenger Betriesprüfer könnte sich hieran stoßen.

TIPP

Streuartikel (Artikel, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter zehn Euro liegen) müssen nicht versteuert werden – weder vom Schenkenden noch vom Beschenkten.

3. Geschenke an Kunden und Geschäftspartner

Geschenke sind ein kluger Weg, sich bei Ihren Kunden und Geschäftspartnern erkenntlich zu zeigen – und ein dezentes Signal zu setzen, dass es Sie noch gibt.

Die wichtigste Regel: Geschenke sind bis maximal 35 Euro (Nettowert) pro Person und pro Jahr als Betriebsausgaben voll abzugsfähig. Sogar die Umsatzsteuer bekommen Sie erstattet, wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt seid. Wer keine Vorsteuer abziehen darf, für den gelten die 35 Euro als Bruttowert-Obergrenze. Über 35 Euro sind Geschenke abzugsfähig, wenn diese ausschließlich betrieblich genutzt werden können.

Noch einmal konkret zusammengefasst:

  • Bei Geschenken über 35 Euro ist kein Abzug der Vorsteuer möglich und sie werden nicht als Betriebsausgabe anerkannt. In diesem Fall müssen diese als Gewinn versteuert werden.
  • Einem Kunden können Geschenke übermittelt werden, jedoch dürfen diese im Wirtschaftsjahr nicht den Gesamtwert von 35 Euro überschreiten.
  • Die übernommene Steuer führt nicht dazu, dass das Geschenk nicht mehr abzugsfähig ist. Erst wenn der reine Warenwert die 35 Euro überschreitet, können Sie es nicht steuerlich geltend machen.
  • Die übernommene Steuer für die Geschenke ist ebenfalls abzugsfähig.
TIPP

Die 35-Euro-Regelung ist kein Freibetrag, sondern eine Freigrenze. Bei einem Geschenk über 35 Euro ist der Wert des Geschenks nicht abziehbar und auch die Umsatzsteuer ist nicht als Vorsteuer anrechenbar.

Kundengeschenke vs. Aufmerksamkeiten

Bieten Unternehmer bei Besprechungen und Meetings kleinere Snacks und Getränke an, zählt dies steuerlich betrachtet als Aufmerksamkeit und lässt sich 100%ig als Betriebsausgabe abziehen. Dabei kommt es nicht darauf an, wie teuer diese Aufmerksamkeit ist, sondern ob es sich dabei um eine übliche Hoflichkeit handelt.

Als Aufmerksamkeit zählen etwa:

  • Warme und kalte Getränke (auch das Glas Sekt, mit dem auf einen erfolgreichen Geschäftsabschluss angestoßen wird)
  • Gebäck, Kuchen, belegte Brötchen, "Nervennahrung"

Aber Achtung: Wird die Üblichkeit überschritten, muss unbedingt ein Bewirtungsbeleg ausgestellt werden. Wird bei einer Ihrer Besprechungen also etwa eine ganze Kiste Wein ausgeschenkt, gilt dies definitiv nicht mehr als Aufmerksamkeit.

TIPP

Denken Sie an bei teureren Geschenken (über 35 Euro) unbedingt an die Nachweispflicht! Machen Sie sicherheitshalber ein Foto vom Geschenk und bewahren Sie dieses gemeinsam mit der Rechnung auf. So können Sie Nachfragen oder Streitigkeiten mit dem Finanzamt direkt aus dem Weg räumen.

4. Geschenke pauschal versteuern

Kundengeschenke

  • Geschenke an Geschäftspartner oder Kunden lassen sich mit 30 Prozent ihres Wertes zzgl. Kirchensteuer (abhängig vom Bundesland) und Solidaritätszuschlag pauschal versteuern.
  • Entscheiden Sie sich für die Pauschalversteuerung, müssen Sie diese auf alle Geschenke an sämtliche Kunden anwenden.
  • Wenn das Geschenk nicht pauschal versteuert wird, muss der Beschenkte das Geschenk als Betriebseinnahme erfassen. Sie sind dann gesetzlich dazu verpflichtet, den Empfänger über diese Versteuerung in Kenntnis zu setzen.
  • Um dem Beschenkten keine Unannehmlichkeiten zu bereiten, können Unternehmer für den Beschenkten die Steuer zzgl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag übernehmen – hierüber muss der Beschenkte dann allerdings ebenso unterrichtet werden. Diese Pauschalsteuer wird dann ans Finanzamt abgeführt und im Anschluss als Betriebsausgabe verbucht.

Geschenke an Mitarbeiter

  • Auch bei Geschenken an die eigenen Mitarbeiter kann die pauschale Steuerübernahme genutzt werden. Hier greift dann der Steuersatz von 30 Prozent.

Das Wahlrecht, ob pauschal oder nicht versteuert und ob die Steuer übernommen wird, muss für jede Personengruppe innerhalb eines Jahres für alle Zuwendungen einheitlich ausgeübt werden.

5. Kunden- und Mitarbeitergeschenke: Anerkennung oder Bestechung?

Ganz prinzipiell sollten Unternehmer sich überlegen, an welche Kunden und Mitarbeiter sie in welcher Form Geschenke vergeben.

Das Thema Mitarbeitergeschenke ist dabei weniger umstritten als das Thema Kundengeschenke. So können Mitarbeitergeschenke motivierend sein und werden als in der Regel Anerkennung angesehen. Sie sollten jedoch darauf achten, dass die Präsente zu Ihren Mitarbeitern passen, einen neutralen Charakter haben, der Position angemessen sind und der Gegenwert der einzelnen Mitarbeitergeschenke nicht zu sehr schwankt, um Neid zu vermeiden.

Bei Kundengeschenken sollten Sie vorsichtiger vorgehen. Der Grad zwischen Aufmerksamkeit, Gefälligkeit oder gar Bestechung ist hier schmal. Insbesondere große Unternehmen haben daher sogenannte "Codes of Conduct". In diesen Codizes ist festgehalten, wie Mitarbeiter korrekt mit Einladungen und Geschenken umzugehen haben. Bis wie viel Gegenwert dürfen Geschenke angenommen werden? Ab wann müssen Geschenke versteuert werden? Diese Fragen werden hier geklärt. Bei Journalisten heißt die Regelung oft noch klarer: kein Gefälligkeitsjournalismus, d. h. insbesondere Journalistenreisen und größere Produktproben werden nur in Ausnahmefällen angenommen.

Ganz generell sollten Sie also darauf achten, dass Sie nicht unmittelbar vor relevanten Entscheidungen (bspw. einer Auftragsvergabe) Kundengeschenke vergeben, sondern besser zu Weihnachten, rückwirkend als Dank für ein gutes Geschäftsjahr.

6. Infografik: Geschenke richtig absetzen

Mitarbeiter- oder Kundengeschenke richtig auszuwählen und abzusetzen, muss nicht kompliziert sein. Wenn Sie an die Freigrenze von 35 bzw. 44 Euro und an die zur Absetzbarkeit qualifizierten Geschenktypen denken, kann nichts mehr schief gehen. Einen Überblick verschafft auch folgende Infografik: