- Seit 2020 muss jedes Kassensystem eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten.
- TSEs gibt es als physische Geräte (z. B. USB-Stick oder SD-Karte) oder als Cloud-Lösungen über das Internet.
- Obwohl TSE-Zertifikate bis zu 8 Jahre gültig sind, muss nach 5 Jahren eine erneute Zertifizierung der TSE erfolgen.
- Die TSE vergibt für jeden Kassiervorgang eine Signatur, einen Zeitstempel und eine fortlaufende Nummer.
- Alle Vorgänge werden unveränderbar gespeichert und können im Prüfungsfall exportiert werden.
| Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?
Eine technische Sicherheitseinrichtung (kurz: TSE) ist ein Sicherheitsmodul für elektronische Aufzeichnungssysteme für Kassensysteme oder Taxameter. Die TSE sorgt dafür, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos aufgezeichnet, signiert und manipulationssicher gespeichert werden.
Seit 2020 gilt die sogenannte TSE-Pflicht für E-Kassen. Die Grundlage bildet die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Verbindung mit § 146a Abgabenordnung. Die TSE-Pflicht ist nur eine von mehreren Maßnahmen, um die Manipulation von Kassensystemen und anderen Aufzeichnungssystemen zu verhindern und so Steuerhinterziehung zu bekämpfen.
| Wie funktioniert eine TSE?
Beim Verkaufsvorgang sendet das Kassensystem die Belegdaten an die technische Sicherheitseinrichtung. Die TSE vergibt eine fortlaufende Transaktionsnummer, einen Zeitstempel und erstellt eine digitale Signatur.
Wenn der Kunde bezahlt, wird der Datensatz im vorgeschriebenen Format auf der TSE gespeichert.
Auf dem Kassenbon erscheinen bestimmte Pflichtangaben aus der TSE, zum Beispiel:
- TSE-Seriennummer
- Transaktionsnummer
- Zeitstempel
- Prüfwert (Signatur)
Auf diese Weise ist nachweisbar, dass der Beleg echt und unverändert ist.
Beispiel einer Belegausgabe mit TSE-Signatur
Eine Kundin bestellt im Café einen Cappuccino für 3,50 €. Der Besitzer wählt das Produkt im Kassensystem aus und erstellt einen Bon. Die Kasse meldet den Vorgang der TSE.
Der Bezahlvorgang wird abgeschlossen und die Kundin erhält einen Beleg mit zusätzlichen TSE-Angaben:
- Transaktionsnummer: 00012345
- Zeitstempel: 2025-11-02 10:01
- Signaturwert: ABF-CAI-94E-12C
- TSE-Seriennummer: TSE-123456790
Diese Daten werden auf der TSE unveränderbar gespeichert.
| Komponenten der TSE
Eine TSE besteht aus drei Komponenten: Einem Speichermedium, der digitalen Schnittstelle (DSFinV-K) und dem Sicherheitsmodul.
Das Speichermedium dient zur gesicherten Aufbewahrung aller aufzeichnungs- und signaturpflichtigen Vorgänge. Auf dem Medium werden die von der Kasse erzeugten Einzelaufzeichnungen, TSE-Signaturen und Transaktionsdaten gespeichert.
Je nach Art der TSE kann das Speichermedium ein Server (Software-TSE) oder ein USB-Stick bzw. eine SD-Karte (Hardware-TSE) sein.
Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ein standardisiertes Datenformat, das jede TSE enthalten muss.
Sie regelt, wie TSE-Daten strukturiert und exportiert werden müssen, damit die Finanzverwaltung sie einheitlich auswerten kann. Dadurch kann das Finanzamt im Fall der Kassennachschau die Kassendaten auslesen.
Das Sicherheitsmodul ist der „Kern“ der TSE. Es sorgt dafür, dass jede Transaktion in der Kasse kryptografisch signiert wird, um Manipulationen zu verhindern.
Für jede Transaktion vergibt das Modul eine fälschungssichere Signatur. Dadurch stellt es sicher, dass nachträgliche Änderungen sofort erkennbar wären.
Das Modul wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und gewährleistet die Integrität und Nachvollziehbarkeit der Kassendaten.
| TSE-Arten im Überblick
Auf dem Markt gibt es zwei verschiedene Arten von technischen Sicherheitseinrichtungen:
Hardware-TSE
Eine Hardware-TSE ist eine physische Komponente, die direkt an der Kasse oder am Bondrucker angesteckt bzw. darin verbaut ist.
Bei der Hardware-TSE kann es sich um einen USB-Stick, eine SD-Karte oder eine MicroSD-Karte handeln.
Der Vorteil der Hardware-TSE ist, dass sie lokal und ohne Internet funktioniert. Allerdings ist der Speicher begrenzt. Wartung und Austausch müssen vor Ort vorgenommen werden, oft durch Service-Mitarbeiter des Anbieters.
Software-TSE
Eine Cloud- oder Software-TSE ist keine Hardware, die an der Kasse steckt. Sie ist ein digitaler Sicherheitsdienst, der auf sicheren Servern im Internet läuft. Diese Server sind vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik geprüft und zertifiziert.
Die Kasse ist mit diesem Dienst online verbunden und schickt alle Kassenvorgänge dorthin, damit sie dort fälschungssicher gespeichert und signiert werden.
Auch Wartung sowie Updates des Zertifikats werden zentral vom Anbieter gepflegt.
| Wer braucht eine TSE?
Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Kassensoftware für den Browser und als App (z. B. ready2order oder SumUp)
- Elektronische Registrierkassen
- Kassen mit Waage
- ERP-Systeme und Handwerker-Software mit Kassenfunktion
- Taxameter und Wegstreckenzähler
Wann ist eine TSE nicht notwendig?
Wer kein elektronisches Kassensystem, Taxameter oder Wegstreckenzähler einsetzt, fällt nicht unter die TSE-Pflicht.
Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Unternehmer für Kassiervorgänge lediglich eine offene Ladenkasse (z. B. Geldkassette) einsetzen oder nur bargeldlose Zahlungsmittel akzeptieren, etwa mit einer Payment-Lösung.
Wie die TSE-Pflicht in der Praxis aussieht und für wen sie gilt (und für wen nicht), zeigen die folgenden Praxisbeispiele.
Beispiel #1 Handwerksbetrieb
Das Handwerksunternehmen Müller-Bau GmbH stellt Rechnungen aus und bietet als optionale Zahlungslösung Kartenzahlungen beim Kunden vor Ort an.
Da die Gesellschaft kein Kassensystem einsetzt, sondern lediglich eine Handwerker-Software ohne Kassenfunktion und mobile Zahlungen anbietet, besteht keine TSE-Pflicht.
Beispiel #2 Foodtruck
Elisa betreibt einen Foodtruck für Schoko-Früchte. Sie nimmt nur Bargeldzahlungen mit ihrer Bargeldkassette an. Da (bisher) keine Registrierkassenpflicht in Deutschland besteht und sie kein Kassensystem nutzt, muss sie keine TSE einsetzen.
Laut Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sind zudem folgende Systeme von der TSE-Pflicht ausgenommen, da sie nicht zu den elektronischen Kassensystemen zählen:
- Fahrscheinautomaten
- Parkschein- und Kassenautomaten
- Elektronische Buchhaltungsprogramme (ohne Kassenfunktion)
- Geldautomaten
- Spielautomaten
| Zertifizierung der TSE
Jede technische Sicherheitseinrichtung muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden.
Diese Zertifizierung stellt sicher, dass die TSE alle gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllt, um Kassendaten fälschungssicher und nachvollziehbar aufzuzeichnen.
Laufzeit des TSE-Zertifikats
Das BSI zertifiziert technische Sicherheitseinrichtungen für bis zu 8 Jahre. Allerdings wird alle 5 Jahre überprüft, ob die laufenden Zertifikate noch den aktuellen rechtlichen Standards entsprechen.
Die meisten TSE-Hersteller lassen daher ihre technischen Sicherheitseinrichtungen (egal ob Cloud- oder Hardware-TSE) daher bereits nach 5 Jahren rezertifizieren.
Austauschen der TSE
Läuft das TSE-Zertifikat ab, muss die TSE ausgetauscht werden. Bei Hardware-TSEs muss dieser Prozess manuell durchgeführt werden, entweder vom Kassenbesitzer (Unternehmer) oder vom Hersteller. Letzteres ist unvermeidbar, wenn die TSE fest im Kassensystem verbaut ist.
Bei Cloud- bzw. Software-TSEs nimmt der Kassensystem-Anbieter entsprechende Updates vor. Der Wechsel findet automatisch statt.
Wichtig ist: Sobald eine neue TSE eingesetzt wird (egal ob aus der Cloud oder Hardware), muss die neue TSE beim Finanzamt gemeldet werden. Wie das genau funktioniert, zeigt unser Ratgeber zur Meldepflicht.
| Häufige Fragen
Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein Sicherheitsmodul, das jede elektronische Kasse in Deutschland enthalten muss. Das Modul zeichnet jede Transaktion manipulationssicher auf. Dazu versieht sie jeden Kassiervorgang, Storno oder Trainingsbon mit einer digitalen Signatur, die nachträgliche Änderungen erkennbar macht. Die TSE speichert Kassendaten unveränderbar in einem einheitlichen Format, das der Finanzbehörde im Falle einer Prüfung in standardisierter Form über die DSFinV-K-Schnittstelle zur Verfügung steht.
Die TSE-Pflicht gilt für alle Unternehmer in Deutschland, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen. Dazu gehören Kassensoftwares für den Browser und als App für Smartphone und Tablet, elektronische Registrierkassen, ERP-Systeme mit Kassenfunktion, Wegstreckenzähler und Taxameter. Die Pflicht betrifft somit Restaurants, Einzelhändler, Friseure, Handwerksbetriebe, Apotheken und viele weitere Branchen mit Barumsatz.
Seitdem 1. Januar 2020 schreibt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vor, dass alle elektronischen Registrierkassen und Kassensysteme in Deutschland mit einer zertifizierten TSE ausgestattet sein müssen. Nur so gelten Kassenaufzeichnungen als ordnungsgemäß und revisionssicher.
Dann gilt ein Kassensystem als nicht gesetzeskonform. Das kann bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau zu Bußgeldern führen. Zudem kann das Finanzamt die Buchführung verwerfen, wenn die Manipulationssicherheit nicht gewährleistet ist.
Bei Schäden, vollem Speicher oder abgelaufenem Zertifikat ist es notwendig, die Hardware-TSE auszutauschen. Das kann auch der Hersteller übernehmen. Bei Cloud-Kassensystemen ist das nicht notwendig, da sich der Anbieter um Updates kümmert.
Wo das Ablaufdatum der Lizenz ersichtlich ist, kann von Kassensystem zu Kassensystem unterschiedlich sein. Zum Beispiel innerhalb der Software (Abschnitt mit TSE) oder auf dem Beleg. Ist der Hersteller bekannt (zum Beispiel fiskaly oder EPSON), kann die Lizenzierung auch auf der Homepage des Bundesministeriums für Sicherheit in der Informationstechnik nachgeschlagen werden.
Eine Hardware-TSE kostet ca. 250 € einmalig, alle 3 bis 5 Jahre. Für Software- oder Cloud-TSEs fallen laufende Gebühren von 10 € bis 15 € pro Monat je nach Anbieter an. Im Preis sind bereits alle Kassen und Verbundsysteme je Betriebsstätte enthalten.
Die TSE-Pflicht lässt sich nur umgehen, wenn man auf ein elektronisches Kassensystem verzichtet und stattdessen lediglich eine offene Ladenkasse, eine Kartenzahlungslösung oder einen Kassen- bzw. Bezahlautomaten fürs Parkhaus, Kino oder die Kommune nutzt. Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem, etwa eine Kassensoftware, -App oder eine Registrierkasse nutzt, ist zum Einsatz der TSE verpflichtet.
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