1. Mai-Spezial: Nützliche Tools, die Gründern die Arbeit erleichtern
Zum heutigen Tag der Arbeit am 1. Mai haben wir uns in der Netzgemeinde umgehört und nachgefragt, womit sich Gründer und Webworker die Arbeit erleichtern. Dabei heraus gekommen sind einige hilfreiche Tools und Apps. Ein Tool sticht dabei besonders hervor. Welches das ist, steht in Tool-Tipp #7.
Tool-Tipp #1: Toogl zur Zeiterfassung
Toggl liefert eine webbasierte Lösung zur Zeiterfassung. Um es zu nutzen, öffnet man entweder seinen Account und drückt auf „Start“ oder installiert vorab den Toggl-Button, auf den man klicken kann, wenn man die Zeiterfassung beginnen will. Die Time-Tracking-Lösung ermöglicht es auch, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und Zeiten zu messen. So kann jeder seinen zeitlichen Anteil dokumentieren und von der Toggl-Software analysieren lassen.
Das Tool zielt darauf ab: Arbeitszeit effizient zu gestalten und effektiv im Blick zu behalten, wie viel Zeit man wirklich für ein Projekt aufgewendet hat. Genau das schätzt Ljubow Chaikevitch von CODE_n, dem Netzwerk von GFT für digitale Start-ups.
Mit Toggl kann ich die tatsächliche Zeit, die ich für bestimmte Teilprojekte brauche, genau nachverfolgen. Durch die einfache Handhabung sehe ich, wie effizient ich arbeite und welche Projekte besonders viel Zeit in Anspruch nehmen. Ich glaube, dass es für Gründer ein tolles Tool ist, um zu sehen in welchen Bereichen sie mit dem geringsten Zeiteinsatz Nutzen generieren und welche Bereiche wahre „Zeitfresser“ sind.
Mit dem Tool Toggl die Zeit im Blick behalten (Screenshot: Toggl)
Tool-Tipp #2: Google Drive erleichtert das Speichern
Der Suchmaschinenriese stellt mit Google Drive einen Onlinespeicher zur Verfügung, der von überall aus zugänglich ist. Die Cloud ist kostenfrei und bietet Platz für Fotos, Videos und Dokumente aller Art. Sowohl vom Laptop als auch von den mobilen Endgeräten aus ist Google Drive erreichbar und bewahrt alles sicher auf.
Mit dem Tool Google Drive überall Zugriff auf die eigenen Dokumente haben (Bild: Google Drive)
Philipp Knodel, Gründer von App Camps, speichert seine Unterlagen auf Google Drive und erklärt, warum:
Damit können wir im Team an verschiedenen Orten arbeiten, haben immer alle wichtigen Dateien dabei und ich muss keine Festplatten mit mir herumschleppen. So kann ich wirklich alles von überall machen.
Tool-Tipp #3: Aktivitäten dokumentieren mit OneNote
Auch Microsoft bietet ein Tool zur Erleichterung der Arbeit an, und zwar OneNote. Wie der Name schon erahnen lässt, geht es darum, Notizen überall verfassen und verfügbar zu machen. Ob auf dem Computer, Tablet oder Smartphone - OneNote liefert eine App oder Webanwendung. Ebenso wie bei den anderen Tools steht die Zusammenarbeit im Fokus. Jeder aus dem Team soll Zugriff erhalten und die Notizen erweitern können.
Mit dem Microsoft OneNote jederzeit an gemeinsamen Notizen arbeiten (Foto: Microsoft OneNote)
Dabei geht es nicht nur um Verschriftlichung von Gedanken und Gesprächen, sondern auch um Screenshots aus dem Web, E-Mails und Schnappschüsse, die man in die Anwendung lädt und mit anderen teilt. Genau das und noch mehr macht Wolfgang Westermeier von Braufässchen, einem Onlineshop mit Bier-Konfigurator, mit OneNote:
Wir nutzen Microsoft OneNote für unser bereichsübergreifendes Wissensmanagement. Darin werden Protokolle von Meetings festgehalten, Projektmeilensteine dokumentiert und To-do-Listen gepflegt. Der Vorteil bei OneNote ist, dass die Kooperation sehr gut funktioniert und problemlos mehrere Personen gleichzeitig in einem Notizbuch arbeiten können und dass alle Notizbücher durchsuchbar sind.
Tool-Tipp #4: planen mit Wunderlist
Mit Wunderlist verbinden die meisten Digitalarbeiter wohl das Erstellen von To-do-Listen, Erinnerungen und Einkaufslisten. Aber das Planungstool kann auch sehr praktisch zweckentfremdet werden für einen Bereich, der viele Unternehmen betrifft: Social Media. Lars Niggemann, Gründer der Düsseldorfer Digitalagentur Netzhygiene, erklärt, dass Wunderlist ihm eine echte Unterstützung im digitalen Alltag sei. Das Tool helfe ihm generell dabei, Aufgaben zu planen und zu priorisieren. Die Erinnerungsfunktion macht ihn beispielsweise per Mail oder Push-Nachricht auf's Smartphone auf nahende Deadlines aufmerksam. Besonders einfach mache ihm Wunderlist das Entwickeln und Festhalten spontaner Ideen, wie er erklärt:
Zündende Ideen kommen selten wie bestellt, sondern eher ungeplant nachts, unterwegs oder sonst wo. Was ist in solchen Momenten meist greifbar? Richtig, das Smartphone mit Wunderlist.
Durch den einfachen Aufbau der App sei der Gedanke schnell gespeichert und auf allen Geräten verfügbar. Und eben all diese Funktionen seien vor allem für die Planung der Social Media-Redaktion in seiner Agentur so wertvoll.
Auch Jan Jessberger, Gründer von Cheesy Wooden, einer Marke für Accessoires aus Holz, arbeitet mit Wunderlist - obwohl man seine Geschäftsidee im ersten Moment nicht mit der Notwendigkeit, digitale Tools nutzen zu müssen, verbinden würde. Doch auch er hat weit mehr Aufgaben zu bewältigen:
Als Einzelgründer mussten speziell in der Anfangsphase viele Aufgaben unterschiedlichster Natur gleichzeitig erledigt werden. Hier den Überblick zu behalten, fällt mir bis heute nicht leicht. Dank Wunderlist werden die To-dos zwar nicht weniger, aber es vereinfacht die Organisation und Planung meiner Aufgaben und verhilft mir zeitgleich zu einem strukturierten und effizienten Arbeiten.
Mit dem Tool Wunderlist nichts mehr vergessen, auch nicht den Social Media-Redaktionsplan (Bild: Wunderlist)
Tool-Tipp #5: für die Suchmaschinenoptimierung
SEO-Profi Fabian Rossbacher rief den SEO Day ins Leben und deshalb sind seine Lieblingstools im Bereich der Suchmaschinenoptimierung angesiedelt. Dabei greift er auf gleich mehrere Tools zurück, mit denen er sich die Optimierung seiner Website erleichtert. Er erklärt:
Ich greife sehr viel auf Google-Suggest und die Google-Serps/Google-Ads zu. Generell nutze ich sehr viele selbst entwickelte Tools, um Daten zu sammeln und zu aggregieren.
Dazu gehören unter anderem:
- Integrety und Toolbox-Crawl.me: Crawlen und Website-Warmup
- sichtbarkeitsindex.de: Sichtbarkeitsüberprüfung von Domains
- Similarweb Browser-Plugin: Website-Traffic
- Webarchive.org: Altersbestimmung von Domains
- Backlinktest.com: Überblick der Backlinkstruktur
- Hypersuggest.com: Longtail-Analyse
Tool-Tipp #6: Kommunizieren im Team mit Slack
Slack ist durch seinen webbasierten Instant-Messaging-Dienst ein klassisches Kollaborations-Tool, also ein Online-Werkzeug für die digitale Zusammenarbeit im Team. Konkret können Nutzer einer Gruppe einander Textnachrichten sowie Dateien verschicken und gemeinsam bearbeiten. Hauptsächlich sollen damit langwierige Korrekturschleifen per E-Mail verkürzt und effizienter gestaltet werden. Ein besonderes Highlight von Slack ist die Suche auf allen Ebenen. Ist man auf der Suche nach einer bestimmten Datei oder Abmachungen zu einem Thema, kann man Slack in allen einzelnen Team-Chats und Dateiordnern danach suchen und sich sämtliche Ergebnisse anzeigen lassen. So verpasst keiner den aktuellsten Stand.
Das erklärte Ziel von Slack: Ordnung in das Kommunikations-Chaos bringen. Empfohlen hat das Tool Felicia Schneiderhahn, Gründerin und Geschäftsführerin von 30SecondsToFly, eine Reisemanagement-Software. Mit jeweils einem Firmensitz in New York und Bangkok ist Slack für sie absolut unabdingbar.
Wir nutzen Slack zum schnellen Austausch von Informationen aber auch, um uns gegenseitig anzufeuern und Erfolge zu teilen. Wir arbeiten viel von unterwegs und aus der Ferne. Slack erlaubt uns trotzdem eine starke Kultur gemeinsam aufzubauen und berufliche wie persönliche Dinge miteinander zu teilen. Unsere Sammlung von komischen, lustigen und “gephotoshopten” Bildern auf Slack ist grandios!
Mit dem Tool Slack im Team kommunizieren, ohne den Überblick zu verlieren (Screenshot: Slack)
Auch Andreas Bruckschlögl, Gründer von OnPage.org und Mitbegründer von Bits & Pretzels, nutzt gerne Slack, obwohl er gesteht, dass er anfangs nicht so einfach von Skype zu Slack wechseln wollte. Nun lässt er sich mit Slack gerne die Arbeit erleichtern:
Slack bietet viele Vorteile, die ich nicht mehr missen möchte. So kann man verschiedene Teams anlegen, was bei mir mit den beiden Unternehmen sehr wichtig ist. Innerhalb dieser Teams kann ich sowohl mit dem gesamten Team als auch in eigens angelegten Channels sehr effizient kommunizieren oder mich mit einzelnen Mitarbeiterin austauschen. Für mich gibt es kein Tool, mit dem ich mir mehr Zeit spare.
Tool-Tipp #7: Organisieren mit Trello, #Favorit
Während Slack und Wunderlist jeweils gleich zwei Befürworter unter den Befragten gefunden haben, toppt ein Tool alle, nämlich Trello. Die Anwendung trifft scheinbar den Nerv der Zeit und erleichtert sowohl den Machern von Fempreneur, Dein-Lebenslauf.com als auch Flixbus die Arbeit.
Hier geht es um eine Projektmanagement-Software, die das Drag-and-Drop-Prinzip perfektioniert hat. Gemeinsam erstellt man Gruppen, markiert Aufgaben, lädt Dokumente rein, setzt Deadlines und weckt den inneren Spieltrieb. Denn wird beispielsweise ein Aufgabenkärtchen nicht „bearbeitet“. altert es optisch. Maxi Knust, Fempreneur-Gründerin und Organisatorin des Fempreneur Summits bringt die Vorteile von Trello wie folgt auf den Punkt:
Hier kann ich verschiedene Boards anlegen und darin meine Aufgaben und Notizen in Listen festhalten. Auch meine Wochen- und Prio-Planung mache ich mit diesem praktischen Tool. Trello gibt's auch als App, sodass ich auch mobil auf meine Listen zugreifen kann.
Mit dem Tool Trello gemeinsam Projekte managen (Screenshot: Trello)
"Die Visualisierung der einzelnen Projekte bei Trello mit kleinen Kärtchen, die man von Board zu Board schiebt, ist unschlagbar. Außerdem kann man noch Farb-Labels setzen, Leads verteilen und Anhänge hochladen", schwärmt Britta Kiwit, Mitgründern von Dein-Lebenslauf, aber warnt auch augenzwinkernd:
Mein persönlicher Tipp: Vor kurzem habe ich erfahren, dass das halbe Büro denkt, ich spiele den ganzen Tag lang Solitär - wegen des grünen Hintergrunds. Nehmt also lieber eine andere Farbe.
Und der dritte im Trello-Bunde ist Jochen Engert, Gründer und CEO von Flixbus. Auch er erklärt, warum er Trello mag, obwohl er eigentlich eher mit Zahlen arbeitet.
Ich bin ein klassischer Excel-Freak. Aber wenn es nicht um reine Zahlen geht, arbeite ich gerne mit Trello. Das hilft bei der Organisation von Einzelthemen, besonders bei Projekten, an denen viele Teams beteiligt sind. Das Tool ist einfach und übersichtlich zu bedienen. Man kann überall darauf zugreifen und Inhalte teilen.
Welche Tools nutzt Ihr? Schreibt einfach Eure Lieblingstools in die Kommentare!
In anderen Artikeln haben wir weitere nützliche Tools, wie zum Beispiel zur Produktivitätssteigerung oder der Arbeit im Team, vorgestellt.
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